Wilog ERP Formation 16/03/2012. Wilog ERP Formation

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1 Wilog ERP Formation Page 1 sur 40

2 1. Aide Wilog générale... 4 Facilités dans les tables... 4 Aperçu avant impression... 4 Liste déroulante Gestion des formations & du catalogue... 4 Import d un catalogue... 4 Export d un catalogue en Excel... 4 Dupliquer un catalogue... 5 Impression d une ou plusieurs formations en PDF... 5 Création & modification d une formation Suivi Commercial... 8 Suivi commercial... 8 Recherche d un client / contact Fiche client / contact Tâches automatiques Gestion des propositions commerciales Création Impression Modification Liste des propositions commerciales : Gestion des pistes Liste des pistes Création / Modification d une piste Génération des pistes vierges : Gestion des actions Liste des actions : Fiche d une action : Contrats animateurs Liste des contrats Création d un contrat Convention de stage Création & modification d une convention Liste des conventions Feuilles d émargement Gestion des animateurs Création et modification des animateurs Compétences des animateurs Frais externes Facturation / avoirs & règlements / relances Facturation Avoir Règlement Relances règlement Évaluation : Saisie et Statistiques Saisie des évaluations intervenant Liste des évaluations Performance des actions Globalité des formations Page 2 sur 40

3 Détails par formation Extractions statistiques Autres statistiques Délai de transformation d une proposition commerciale Délai de règlement d une facture CA et Marge Nombre d heures de formation Bilan pédagogique Liste des formations / pistes / actions Calendrier des formations Calendrier prévisionnel Planning Paramétrages Personnels Société Générales du centre de formation Taux d alerte et envoi du mail Tâches automatiques Conventions Propositions commerciales Contrats Agences Salles Création des villes Gestion des prospects Étiquettes Mailing Légende : Informations importantes Informations ou astuces Chemin d accès depuis le menu Explication des calculs Page 3 sur 40

4 1. Aide Wilog générale Facilités dans les tables Sélection des colonnes Déplacement des colonnes Tri Filtre Export Copie d une cellule Aperçu avant impression Impression imprimante page courante Impression de toutes les pages Enregistrement du document en PDF, Word, Excel Envoi par mail (l aperçu sera dans le corps du mail), mail + PDF : l aperçu sera transformé en PD Fet joint à un mail Liste déroulante + pour créer de nouveau 2. Gestion des formations & du catalogue Import d un catalogue Menu : Formation Gestion du catalogue Importer un catalogue Le catalogue à importer doit être dans un fichier Excel. Sélectionner le fichier à importer, le catalogue, l ordre des colonnes. Champs obligatoire : Référence, Libellé, catégorie, type de formation. La catégorie, le niveau, et le type de formation doivent être écrit à l identique à ceux de Wilog. Export d un catalogue en Excel Formation Gestion du catalogue exporter un catalogue. Sélectionner : la catégorie, l année, les formations actives et / ou inactives, intra et ou inter. Cliquer sur le bouton «Valider». Enregistrer le fichier Excel. Page 4 sur 40

5 Dupliquer un catalogue Formation Gestion du catalogue Dupliquer un catalogue. Sélectionner le catalogue à dupliquer, saisir l année du nouveau catalogue, indiquer les formations à dupliquer. Cliquer sur le bouton «Valider». Les nouvelles formations et le nouveau catalogue se créent automatiquement et seront accessible depuis la gestion du catalogue. Impression d une ou plusieurs formations en PDF Formation Liste des formations Il est possible d imprimer le programme du catalogue complet, de plusieurs formations, ou d une formation, en sélectionnant les informations intra ou inter. Faire une recherche pour afficher la ou les formations à imprimer. Sélectionner la ou les formations, cliquer sur le bouton «imprimer», cliquer sur «Infos inter» ou «Infos Intra» en fonction des informations à imprimer. La ou les formation(s) s imprimeront de la manière suivante : Page 5 sur 40

6 Il est possible des les imprimer, les envoyer par mail, ou de les enregistrer en PDF. Création & modification d une formation Formation Liste des formations Cliquer sur le bouton «Ajouter» pour créer une nouvelle formation Modification du code stat, du prix ou de la case «Active» : il est possible de saisir le code stat et le prix directement dans le tableau et de cocher ou décocher la case active dans le tableau. Dans ce cas, l enregistrement se fera automatiquement. Modification : Sélectionner la formation à modifier et cliquer sur le bouton» Modifier» ou double cliquer sur la ligne correspondante. Page 6 sur 40

7 Toutes les informations accessibles sont modifiables. Dans l exemple, le catalogue n est pas modifiable car il existe déjà une action ou une facture avec cette formation. Il est important de bien saisir les informations d une fiche formation. De ces informations sont générés les actions, les propositions commerciales. o o Gestion des modules Sélectionner la formation via la liste déroulante et cliquer sur le bouton «Valider» Créer une nouvelle formation rapidement via le «+» Supprimer un module «-» Supprimer tous les modules de cette formation Gestion des dates de formation Cliquer sur le bouton «Ajouter dates». Il est possible de saisir plusieurs dates pour une formation et une ville Saisir directement les dates dans le tableau. Sélectionner la ville. Cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la saisie. Supprimer une ou plusieurs dates de formations. U Double cliquer sur la ligne d une date afin de modifier la session. A la validation, les dates iront automatiquement s inscrire dans le tableau des dates de formation. Le n d action sera affiché suite à la création d action depuis le calendrier des formations Page 7 sur 40

8 o Gestion des compétences des animateurs Les compétences des animateurs sont gérées par formation. Cliquer sur le bouton «Ajout animateur», Double cliquer sur l animateur à ajouter dans cette formation. Une formation pour un ou plusieurs animateurs. Permet d accéder à la recherche de l animateur. o o o Modification des informations Inter / intra Ces informations seront imprimées lors de l impression du catalogue, de la création d une proposition commerciale et envoyées sur le site web. Visualisation des statistiques Ces statistiques récapitulent les évaluations stagiaires et animateurs de toutes les actions pour cette référence. Gestion documentaire Il est possible de rattacher des documents à une formation. Ces documents pourront être dupliqués. 3. Suivi Commercial Suivi commercial Société/Contact Suivi commercial. Par défaut, uniquement les clients gérés par l agent de l utilisateur sont affichés. Les utilisateurs n étant pas rattaché à un agent verront tous les clients. Tout le monde a accès à cette fenêtre en modification. Actions possible : o Afficher tous les clients : en décochant la case «uniquement les clients suivis» o Calculer le CA : si cette case est cochée lors de l affichage de la table, celle-ci sera plus longue à s initialiser. Somme de toutes les factures dans la période sélectionnée, pour ce client. o Rechercher les clients par rapport à une ville : Saisir le périmètre, la ville d origine et cliquer sur «Valider» o Sélectionner des départements / régions o Filtrer sur l importance des clients o o o Filtrer sur les dates : de relances, d appels, de rendez-vous. Enregistrer / appliquer / supprimer la vue : un clic droit sur le bouton «Valider» permet d accéder à ce menu. Enregistrer : sauvegarde la configuration des colonnes : ordre et taille. Appliquer : affiche la précédente configuration des colonnes sauvegardée. Supprimer : réinitialise la configuration des colonnes Ajouter une action pour un client Page 8 sur 40

9 o Créer une proposition commerciale o Supprimer un client : Si le client est rattaché à une action, une facture, le client de remplacement devra être sélectionné, s il a des contacts : pour chaque contact il sera demandé l action à effectuer : sélectionner le contact de remplacement, le recréer dans la nouvelle société ou le supprimer. Visualiser les informations du client Information sur l importance du client Liste des contacts de ce client Liste des actions de ce client : ici, le client a au moins une action. A la modification de la date d appel, de relance et de plan de formation, un mail sera envoyé automatiquement pour rappel. A la modification de la date de RDV, une petite popup s ouvre afin de valider les informations de la tâche à créer. Pour les clients / contacts existant : modifier directement ses informations dans la table. Pour les nouveaux contacts : Sélectionner la société, cliquer sur le bouton «Ajout contact» Page 9 sur 40

10 Nouveaux clients : Cliquer sur le bouton «Créer client» et saisir les principales informations du client. Page 10 sur 40

11 Recherche d un client / contact Société/ Contacts Sociétés et contacts Recherche simple : une partie de la raison sociale, du prénom, du nom du contact, des mots de recherche Les entreprises et/ou les contacts en affichant ou non les contacts des entreprises. Dans le cas où les contacts des entreprises sont affichés, ils seront tous affichés pour les entreprises affichées sans tenir compte de la recherche dans les contacts. Recherche avancée : les différents filtres se cumulent. Liste des «favoris» Liste des derniers saisis : en indiquant le nombre de derniers saisis. Fiche client / contact Partie des sociétés, liste des contacts pour cette société, accès aux actions de cette société. «Affaires dont je suis partenaire» : liste des actions dans lesquelles cette société est affichée dans l onglet «ressources / partenaires». Historiques : tous les historiques automatiques sur cette société. Partie des contacts, liste des sociétés rattachées à ce contact Tâches automatiques Lorsque le taux d alerte des évaluations est atteint : envoi d un mail à une ou plusieurs personnes Modification de la date du RDV Modification de la date d appel Modification de la date du plan de formation Relance après l envoi d une proposition commerciale 4. Gestion des propositions commerciales Gestion commerciales Propositions commerciales Liste des propositions Création Il est possible de créer des propositions commerciales depuis : o Le suivi commercial Les informations du client sélectionné seront reprises (nom du client, du contact, adresses) o Une piste Les informations de la formation rattachées à la piste seront reprises (titre de la formation, dates, durée, animateur, coût) Si un client est sélectionné, les informations du client sont également reprises. o o o Une formation Les informations de la formation seront reprises Une action Les informations de la formation rattachées à l action seront reprises (titre de la formation, dates, durée, animateur, coût, type) Si un client est sélectionné depuis l onglet ressource), les informations du client sont également reprises. La liste des propositions Informations obligatoires à sélectionner : o Client o Agence o Commercial o Responsable o Nom de la formation o Formation et titre Page 11 sur 40

12 A la création d une proposition commerciale, le n est vide, il sera automatiquement renseigné lors de son enregistrement. Impression Lien entre une proposition commerciale et impression : o 1 ère page (dans l ordre de l affichage) Service du commercial sélectionné (1) (renseigné dans la fiche du salarié) Nom du commercial sélectionné dans la liste déroulante (1) N de téléphone du commercial pour cette agence (5), ou n de l agence sélectionnée Nom du client (2) Civilité et nom prénom du contact (3) Adresse du client (4) Ville de l agence (5) et date de la proposition (6) Civilité du contact (3) Texte d introduction (7) modifiable pour une proposition Liste des formations inter-entreprise en premier, puis intra muros (8) les formations sont imprimées dans l ordre affiché dans la proposition. Texte pour finir la liste des inter-entreprises (9) Liste des formations intra-muros (8) Texte de conclusion (10) Nom du responsable sélectionné (11) Page 12 sur 40

13 o o o Fonction du responsable (modifiable dans la fiche du salarié) Bulletin d inscription lorsqu il y a une inter : les informations de la formation sont reprises : Durée, dates, coût, titre du stage, lieu (adresse de l agence sélectionnée), n de téléphone de l agence, réf de la formation, coordonnées du client, personne chargée du dossier : nom du contact sélectionné. 3 ème page : introduction du programme de la première formation intra 4 ème page : programme de la formation Le programme de la formation corresspond aux informations d une fiche produit en fonction du type de la formation : une formation intra affichera le contenu de l onglet «intra» de la fiche formation. o Niveau (affiché uniquement s il est renseigné) Objectifs Public Pré requis Pédagogie Contenu (onglet «programme») 5 ème page : Organisation et coût de la première formation Page 13 sur 40

14 Titre de la formation (1) Lieu (2) Durée (3) Participants (4) ou «A définir dès votre accord» si 0 Planning prévisionnel (5) ou «A définir dès votre accord» si vide Animateur pressenti (6) ou «A définir dès votre accord» si non renseigné Coût : De la formation, du taux de remise et du déplacement. (7) Calculé en fonction de la case (10) Calcul du coût total : Pour une inter : coût de la formation * nb personnes + montant des frais * nb jours Pour une intra : coût de la formation * nb jours + montant des frais * nb jours Si la case «calculer via le nombre de stagiaire» est cochée, le calcul sera identique à une inter. o Conditions de règlement (8) 6 ème page : Accord de proposition Entre : nom du client (2) et adresse (12 de l image 1) Et : information globale de BT Est Objet (1 : titre de la formation) Durée (3) Montant : Montant total HT calculé page précédente Facturation texte paramétré Domiciliation : Information globale de BT Est Cadre BT Est : information de l agence sélectionnée. Page 14 sur 40

15 Modification Il est possible depuis une proposition commerciale d ajouter : Une formation Une piste Une action. Dans tous les cas, les informations de la formation seront récupérées. Pour les pistes et les actions, l animateur sera conservé. Il est important d indiquer la date d envoi de la proposition, cette donnée sera utilisée pour des statistiques et pour l envoi des mails de rappel. Lors de l ajout d une piste dans une proposition commerciale, à la validation de la proposition, le client (s il n est pas dans la piste) est automatiquement rajouté à la piste comme étant «intéressé». Lors de la création d une proposition depuis une fiche formation : les dates de sessions sélectionnées seront reprises dans la proposition. Lors de l ajout d une formation dans une proposition : une petite pop-up s ouvre afin de sélectionner la session à ajouter. Liste des propositions commerciales : information sur l état de la proposition commerciale Visualiser les informations du client Liste des formations pour cette proposition. Il est possible de modifier la date d envoi directement dans la colonne. Un clic droit sur le tableau permet de changer l état de la proposition rapidement Page 15 sur 40

16 5. Gestion des pistes Gestion commerciales Pistes de formations Liste des pistes Liste de toutes les pistes de formations actives. Possibilité de filtre par rapport : Dates de planning : les pistes sans planning ne seront pas affichées Date de relance: les pistes sans date de relance ne seront pas affichées Date de rappel: les pistes sans date d appel ne seront pas affichées Avec un client intéressé : uniquement les pistes ayant au moins un client intéressé Avec un client : les pistes ayant au moins un client enregistré Pistes actives / annulées Catalogue Les dates d appel et de relances sont modifiables dans le tableau. Depuis la liste des pistes : imprimer les informations d une piste. 1 ère colonne : liste des actions inter non commencées de cette formation Calculs : CA Total = prix de la formation par client * nb personnes (ne seront pris en compte dans le calcul que les clients ayant la case «intéressé» cochée). Coût total = coût animateur * nb jours Liste des dates de formation pour cette piste, il est possible de saisir directement dans le tableau. Page 16 sur 40

17 Liste des clients avec les principales informations, il est possible depuis cette liste de créer une proposition commerciale. Commentaire de la piste en saisie. Création / Modification d une piste Les informations saisies dans la piste serviront pour remplir automatiquement les informations de l action. Dates du planning, animateur, coût, client, salle. Ajouter un nouveau client ou sélectionner un client existant. Pour chaque client il est possible de saisir les informations spécifiques directement dans le tableau o 1 ère colonne : sélectionner les stagiaires participant à la formation, ou saisissez les nouveaux noms dans le tableau o Modifier l adresse du contact o Indiquer la date de rappel, d inscription. o Cocher BI lorsque le bulletin d inscription vous aura été retourné o Indiquer le nombre de personnes o Modifier le coût de la formation pour ce client o Cocher Intéressé ou non Page 17 sur 40

18 o o Ajouter des commentaires. Ajouter un document : le document est relié à un client et sera récupéré dans l action de formation. Uniquement si l action de formation est créée depuis la piste, ou depuis une proposition commerciale créée depuis une piste. Un clic sur permet d accéder aux documents du client et d en ajouter de nouveau. Dans l onglet formation : liste des actions inter non commencées pour cette formation. Il est possible directement depuis là de lier un client de la piste à cette formation. Passage d une piste en action Action intra : Un seul client doit être sélectionné Action inter : pour un ou plusieurs clients Lors du passage en action, les informations de dates et les clients associés disparaissent de la piste. Génération des pistes vierges : Création automatique de piste sur les formations du catalogue n ayant pas encore de piste. 6. Gestion des actions Gestion commerciale Actions de formations Liste des actions : Gérer les documents de la formation depuis la liste : o Feuilles d émargement o Évaluation intervenant o Contrat animateur o Convention de stage (uniquement pour les intra) Modifier rapidement des informations sur l action : Un clic droit sur n importe quelle colonne permet d ouvrir une petite pop-up pour modifier les informations principales : Page 18 sur 40

19 Un clic droit sur la colonne «Coût Total» permet de modifier les informations de coût et salle : Il n est pas possible depuis cette fenêtre de modifier les prix par client ou module pour une formation. Les colonnes «F», «FP», «RP», et «S» sont modifiable directement grâce à un clic dans la cellule. L enregistrement se fera automatiquement. Filtrer la liste des actions : o Actions comprises entre : Affiche toutes les actions dont la période entre la date de début et de fin de l action est comprise dans les dates du filtre sans tenir compte des dates du planning exemple : filtre du 01/04/2012 au 31/12/2012 : affiche les actions suivantes : du 08/02/12 au 15/04/12 du 25/12/12 au 30/01/13 du 05/05/12 au 05/06/12 o Action commencées entre : Affiche toutes les actions dont la date de début et de fin sont comprises entre les dates du filtre. Exemple : filtre du 01/04/2012 au 31/12/2012 : affiche les actions suivantes : Date de début > ou = 01/04/2012 et date de fin <ou+ au 31/12/2012 Impression d une action : Imprime toutes les informations de l action si possible dans un A4. Page 19 sur 40

20 Fiche d une action : Calcul des coûts : Le nombre de jours utilisé dans les calculs est calculé par rapport aux dates de formation. Si la case «demi journée» est cochée, la date sera comptabilisée comme 0.5. En intra : Le nombre de stagiaire peut être renseigné par jour. Dans ce cas, le nombre de stagiaire par jour sera utilisé dans le calcul du bilan pédagogique. Si ce nombre n est pas renseigné, se sera le nombre de stagiaire final qui sera utilisé. Inter sans module : CA total HT = somme pour tous les clients : (Frais de l animateur (3) + Prix unitaire ht par jour pour le client) * nombre d inscrits par client Inter avec modules : CA total = somme pour tous les clients : et somme pour tous les modules : (Frais de l animateur (3) + Prix unitaire ht du module) * nombre d inscrits Intra : (Frais HT de l animateur (3) + Prix unitaire ht par jour (2)) * nombre de jours Coût Total = (Coût animateur (1) * nb jours) + (Coût location de salle (4) * nb jours) + (Qté supplémentaire (6)* coût supplémentaire (5)) * nb jours + total HT des frais externes Page 20 sur 40

21 o Sélection d un animateur : Par défaut, ne sont affichés que les animateurs ayant une compétence pour la formation de l action. Cocher la case «ne pas tenir compte des compétences des animateurs» pour afficher tous les animateurs. o Gestion des modules : Uniquement pour les inter. Les modules sont rajoutés automatiquement lors de la création de l action depuis une piste (voir case à cocher). Lors de la création d une action, il est possible d ajouter les modules. Lorsqu il y a des modules dans une formation, il est nécessaire : Pour chaque date de formation : définir le module associé Pour chaque client : sélectionner le module auquel il participe. Par défaut, il participera à tous les modules. Si aucun module n est coché : il participera à tous les modules. Définir le prix du module (s il est différent du prix initial) : dans ce cas, cocher la case du module pour que la modification soit enrgistrée Page 21 sur 40

22 o Gestion des stagiaires : Il est important de renseigner le nom des stagiaires pour éditer ensuite les feuilles d émargement En Inter ou lorsque la case «Gérer les stagiaires comme des inter» est cochée : dans l onglet «Ressource» ajouter les clients participants à la formation. Cliquer dans la première colonne du tableau pour ouvrir la liste des stagiaires. Cocher les participants, ou ajouter les nouveaux stagiaires à la suite. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Vérifier si le stagiaire n existe pas déjà dans le tableau avant de le recréer afin d éviter les doublons. En intra : Dans l onglet «Formation», tableau des stagiaires. 7. Contrats animateurs Liste des contrats Gestion commerciale - Gestion des contrats - Liste des contrats Liste de tous les contrats déjà effectués avec une indication sur les avenants, l action, les frais et les échéances. Création d un contrat Gestion commerciale Actions de formations Depuis la liste des actions : sélectionner l action et cliquer sur «Doc Formation Contrat animateur» L animateur doit être rattaché à un type de contrat (travailleur indépendant, vacataire) Les informations de l intervenant (coordonnées et société) et de l action sont automatiquement récupérées. Page 22 sur 40

23 Seuls les frais avec un montant seront imprimés. Tous les champs sont modifiables avant l impression. Impression du contrat : Les contrats peuvent être enregistrés dans les documents Création d un avenant : La création d un avenant valide automatiquement le contrat initial, il n est plus modifiable. Le nouveau contrat conserve l information «avenant», il est possible de saisir des observations qui s imprimeront sur le contrat. Valider un contrat Suite à la validation, le contrat n est plus modifiable. Page 23 sur 40

24 8. Convention de stage Création & modification d une convention Gestion commerciale Actions de formations Intra : depuis la liste des actions ou depuis une action. Inter : depuis une action, onglet ressource, la convention sera effectuée pour le client sélectionné. Dans le cas d une formation avec module : une convention sera établie par module et client. Si le client participe à tous les modules : une convention pour la formation globale A la création d une convention, le n est vide, il sera automatiquement renseigné lors de son enregistrement. Les champs en rouge sont obligatoires. Les informations sont automatiquement reprises de l action et peuvent être modifié. Calcul du coût de la formation : Inter : (le prix de la formation ou du module pour le client sélectionné + frais HT de l animateur) * nb stagiaires. Intra : (prix de la formation + frais HT de l animateur) * durée du stage A l impression : Total du coût de déplacement = Coût de déplacement jour * durée du stage Cout Paramétrable (ici MTM) = Coût * nb participants TTC = (Coût Paramétrable + coût déplacement + coût de la formation) * TVA Les conventions peuvent être enregistrées dans les documents. Dupliquer une convention Le numéro doit être rajouté lors de la création d une convention dupliquée. Les observations de la convention dupliquée seront imprimées en dessous du titre. Page 24 sur 40

25 Liste des conventions Gestion commerciale Convention de stage Clic droit sur une ligne pour changer l état de la convention. 9. Feuilles d émargement Depuis la liste des actions ou depuis une action. Dans le cas d une formation avec modules : une feuille d émargement sera établie par module. Si le client participe à tous les modules : les stagiaires seront imprimés sur la feuille d émargement de la formation globale. Sélectionner les dates à imprimer dans la feuille d émargement en cochant les dates. Au maximum, 10 demi-journées sont imprimées sur une feuille d émargement. 10. Gestion des animateurs Création et modification des animateurs Depuis la création de client, la case «fournisseur» doit être cochée, le type de fournisseur sera «Animateur». Compétences des animateurs Les compétences sont gérées dans la modification d une formation Il est possible de n afficher que les animateurs ayant une compétence pour la formation dans une action. 11. Frais externes Entreprise Frais Cocher la case «Frais Externe» Les frais seront comptabilisés dans la marge de l action, visible depuis l onglet «Frais» d une action. Ajouter directement les frais externes de l animateur depuis l action : les informations de l animateur et de l action seront récupérées. Page 25 sur 40

26 12. Facturation / avoirs & règlements / relances Facturation Gestion commerciale Actions de formations Intra : depuis une action. Inter : depuis une action, onglet ressource, la facture sera effectuée pour le client sélectionné. Dans le cas d une formation avec module : une facture sera établie, le montant de la facture sera la somme des prix des modules. Avoir Gestion commerciale Ventes Depuis une facture : clic droit «Créer un avoir à partir de» Les informations de la facture sont automatiquement récupérées. Règlement Gestion commerciale Ventes Sélection de la facture à régler. Le montant restant à payer est automatiquement récupéré. Avec un avoir : Page 26 sur 40

27 Sélectionner le ou les avoirs à intégrer dans le règlement. Les montants à imputer sont automatiquement calculés et peuvent être modifiés. Relances règlement Gestion commerciale Relances clients Par défaut, les dates d échéances des factures sont à «date de facturation + 2 mois». Il est possible de modifier la date d échéance lors de la modification d une facture. Liste des factures dont la date d échéance a dépassé la date du filtre. Page 27 sur 40

28 13. Évaluation : Saisie et Statistiques Saisie des évaluations intervenant Gestion commerciale Actions de formations Depuis une action : bouton doc formation Évaluations intervenant Dans le cas d une action avec plusieurs client : une seule évaluation intervenant. Liste des évaluations Entreprise Évaluations des stages Liste des évaluations Performance des actions Entreprise Évaluations des stages Performance des actions La liste des évaluations tient compte du catalogue sélectionné Filtres possible : Date Animateur Catégorie de formation Catalogue Page 28 sur 40

29 % en rouge : taux inférieur au taux d alerte paramétré Liste animateur : Nom de l animateur (société). Liste de ses actions regroupées par type d action. Accès rapide aux actions. Regrouper par client : Seules les sociétés des animateurs sont affichées. Liste client Globalité des formations Entreprise Évaluations des stages Indicateurs : globalité des formations Page 29 sur 40

30 Total de toutes les évaluations sur une période. Détails par formation Entreprise Évaluations des stages Indicateurs : détails par formation Une ligne par «code Stat», pour chaque ligne le total des évaluations et le % associé. Extractions statistiques Entreprise Évaluations des stages Indicateurs : extractions statistiques Histogramme des % des taux «Très satisfaisant», «Satisfaisant», «Passable», «Insatisfaisant» Filtres disponibles : Client Formation Dates Page 30 sur 40

31 Type d action (Intra Inter) Regrouper par famille Regrouper par animateur Détails par mois. 14. Autres statistiques Délai de transformation d une proposition commerciale Gestion commerciales Proposition commerciales Indicateur : délai de transformation Temps en jours entre la date d envoi de la proposition commerciale et la date de création de l action. Uniquement dans le cas ou l action est créée depuis la proposition commerciale. Délai de règlement d une facture Gestion commerciales ventes Pour chaque facture, le délai de règlement est affiché. Calculé à partir de la date d envoi de la facture et de la date du dernier règlement. CA et Marge Entreprise Reporting Statistiques CA simplifiée CA et marge détaillé par mois et par agence. Plusieurs filtres possibles : Par agences : en les comparant et regroupant. Par type d action Département Clients Familles de formation Calculs : CA = Total HT des factures effectuées Marge = CA des formations Total des coûts CA des formations = idem calculs dans une fiche formation Intra : Total des coûts = (frais animateurs + coût animateur + coût location de salle + coût supplémentaire) * quantité facturé (correspond à un nombre de jours facturés) Inter : Total des coûts = (frais animateurs + coût animateur + coût location de salle + coût supplémentaire) * Pourcentage de la facture par rapport au CA total de l action Nombre d heures de formation Entreprise Reporting Heures de formation Total d heure pour toutes les dates de formation sur une période. Si la case «calculer les heures en fonction des stagiaires» est cochée, on reprend le même principe de calcul que le bilan pédagogique. En inter : total du nombre inscrits dans l onglet ressources / partenaires. En intra : total du nombre de stagiaire par jour si le chiffre est différent de 0 sinon le nombre de stagiaire est recalculé en fonction des cases à cocher dans la liste des stagiaires. Filtres disponible : Catégorie de formation Animateur Dates Page 31 sur 40

32 15. Bilan pédagogique Gestion commerciale Bilan pédagogique Pour chaque action : calcul automatique du nombre de stagiaire (modifiable), nombre d heure et nombre d heures total pour tout les stagiaires. Calculs : Nombre de stagiaire = en inter : total du nombre inscrits dans l onglet ressources / partenaires. En intra : total du nombre de stagiaire par jour si le chiffre est différent de 0 sinon nb personnes final. Nombre d heures = nb journées entière * nombre d heure par jour + nb demi journée * la moitié du nombre d heures par jours. Nombres d heures total pour tout les stagiaires = nombre de stagiaires * nombre d heures. Dans le cas de modules : Le nombre d heure est calculé en fonction des participants à chaque module pour chaque client. Filtres : Inter, intra, CHSCT. Page 32 sur 40

33 16. Liste des formations / pistes / actions Calendrier des formations Formations Calendrier des formations Liste de toutes les formations dont les dates enregistrées sont comprises entre les filtres. Le numéro d action sera ajouté suite à la création d une action pour une formation depuis cette fenêtre. Calendrier prévisionnel Formations Calendrier prévisionnel Liste des pistes / actions / formations dont les dates de planning n ont pas encore débuté à la date du filtre Planning Entreprise Planning Formation Page 33 sur 40

34 Planning des formations, possibilité de filtrer (intra / inter). Les puces de couleurs indiquent si la formation est une intra ou une inter. Affichage à la journée, semaine, mois, des formations et / ou formateurs. Le survol d un rendez-vous affiche une bulle avec plus de détails. Un double clic sur une case ouvre l action. 17. Paramétrages Personnels Mon espace Paramètres personnels Le paramétrage effectué dans cette fenêtre sera effectif uniquement pour l utilisateur connecté. Choix de la fenêtre d accueil Paramétrage des informations de messagerie Couleur des colonnes «en saisie», «cliquable» dans Wilog Paramétrage du chemin des documents. Il est conseillé de ne pas changer le chemin des documents. L accès aux documents pourrait ne plus s effectuer. Société Administration paramètres logiciels «Bouton» Informations de la société. Les informations saisies dans cette fenêtre sont utilisées pour les impressions. Générales du centre de formation Administration paramètres logiciels «Bouton» Centre de formation onglet «Général» Paramétrage des horaires par défaut : utilisé pour les horaires dans une action. Nb heures de formation Année du catalogue actuel Taux d alerte et envoi du mail Administration paramètres logiciels «Bouton» Centre de formation onglet «Général» Page 34 sur 40

35 Saisie du taux d alerte Cocher les personnes quoi recevront un mail d alerte. Le mail sera envoyé lorsque le taux d alerte est dépassé suite à la création d une évaluation de stage. Tâches automatiques Idem Sélectionner les types de tâches à créer ainsi que le nombre de jour pour l envoi du mail. Date du plan de formation : Paramétrer : le nombre de jour et l heure pour l envoi du mail avant la date d échéance, le type de tâche, le mail qui sera automatiquement envoyé. Insérer les informations utiles dans le corps du mail. Propositions commerciales : Page 35 sur 40

36 Paramétrer le mode de relance suite à l envoi d une proposition. Conventions Administration paramètres logiciels «Bouton» Centre de formation onglet «Conventions» L impression de la convention se basera sur le paramétrage effectué. Personnaliser la convention en ajoutant des champs «tag» qui seront automatiquement remplacés par les informations enregistrées dans la convention. Propositions commerciales Administration paramètres logiciels «Bouton» Centre de formation onglet «Propositions commerciales» Page 36 sur 40

37 Le texte paramétré pourra être modifié lors de la création de la proposition commerciale. (Sauf le pied de page, les n qualité, le texte par défaut) Contrats Gestion commerciale Gestion des contrats Type de contrat Le libellé du contrat sera imprimé dans le premier cadre. L onglet fin de corps correspond à l annotation du (1) Cocher les informations à saisir pour chaque type de contrat. Page 37 sur 40

38 Paramétrage des différents remboursements Gestion commerciale Gestion des contrats Remboursements Agences Gestion commerciale Paramétrages : actions de formations Gestion des agences Les numéros de téléphones saisis ici s imprimeront sur la première page des propositions commerciales s il y en a un pour le commercial, sinon, ce sont les numéros de l agence qui s imprimeront. Il est possible d imprimer le RIB d une autre agence sur les documents, ou d utiliser la numérotation d une autre agence. Dans ce cas, il y aura un seul compteur pour les agences. Cliquer sur le bouton modifier de la ligne d une agence pour saisir les numéros des actions par type d action. Page 38 sur 40

39 Salles Gestion commerciale Paramétrages : actions de formations Gestion des salles Les coûts enregistrés pour ces salles seront utilisés dans la fiche d une action. Création des villes 18. Gestion des prospects La base de données des prospects permet une gestion de liste de clients potentiels n interférant pas dans Wilog. Lorsque ces prospects deviennent presque des clients, ils peuvent être transféré en client, et les actions effectuées sur ces prospects seront récupérées dans l historique du client crée. Différents filtres peuvent être utilisé pour afficher les prospects. 19. Étiquettes 3 listes : sociétés, adresses des contacts professionnels (uniquement les décideurs), adresse personnel des décideurs. Paramétrer le format des étiquettes Avant l impression. Saisir le nombre d étiquettes à imprimer en face de chaque ligne souhaitée. Page 39 sur 40

40 20. Mailing Actions Envoi d Ajout destinataires Effectuer les filtres souhaités. Sélectionner les sociétés / contacts pour l envoi du mail et cliquer sur la flèche vers la droite pour le mettre dans le tableau de droite. A la fin de votre sélection : cliquer sur «Ajouter» Les destinataires iront automatiquement s ajouter dans l envoi du mail. Il est encore possible de modifier les adresses ou de supprimer un destinataire si besoin. Il est possible de personnaliser les s en fonction des informations de l utilisateur ou du client. Cocher la case «mode ing» pour envoyer un mail par destinataire. Page 40 sur 40

ANNEXE 8 : Le Mailing

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