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- Bertrand Beaudet
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1 de la Convention d échange des factures électroniques Version GALIA de mars 2014 Page 1/6
2 Réglementation applicable La présente convention type a été rédigée en conformité avec la nouvelle Directive Européenne 2010/45/UE du 13 Juillet Elle amende la version précédente qui était basée sur la Directive Européenne 2001/115/CE. Il convient aux parties de rédiger un avenant pour toutes les conventions en vigueur précédemment signées. Modification de la convention Toute modification du contrat (notamment du tribunal compétent) nécessite un avis de la Direction Juridique de chacune des Parties. Parties à la convention Les parties à la convention peuvent agir en leur nom propre et pour leur compte et/ou également, sous réserve de mandat, au nom et pour le compte de leurs Affiliées ou toute autre entité juridique. Périmètre géographique 1. Applicabilité en l état de la convention (Pays émetteur/pays récepteur) : Société France Société France 2. Applicabilité sous réserve de la validation de la convention par les services juridiques et fiscaux locaux : Société France Société UE hors France Société UE hors France Société France Société UE hors France Société UE hors France 3. Non applicabilité : tous les flux où l un des partenaires est hors UE ne sont pas concernés par la présente convention. Version GALIA de mars 2014 Page 2/6
3 ANNEXE L annexe est à compléter en fonction des besoins et de l accord des parties. Attention : Pour les factures EDI (Echanges de Données Informatisés) non émises dans le cadre de la dématérialisation fiscale, seul le support papier de la facture et/ou de l avoir a valeur d original et en conséquence prime sur le support du message EDI. 1. PARTIE FONCTIONNELLE 1.1 Généralités Adresses de notification du Client et du Fournisseur Il s agit de l adresse utilisée pour les échanges administratifs. A défaut, c est l adresse précisée en première page de la Convention qui prévaudra. En cas de courriel, il est préférable d utiliser une adresse générique ou une liste de distribution. 1.2 Adresses de notification (cf Article 8 de la Convention) Objet des factures Type de factures Domaine métier concerné Périmètre Géographique Mono ou multi bons de livraison Fréquence des échanges Nombre moyen de factures / mois Cocher le ou les cas retenus Cocher le ou les cas retenus Colonne précision : les parties peuvent par exemple préciser le type de factures concernées (exemples : factures de commandes ouvertes, factures de produits hors fabrication, factures d outillages ) Description : les parties limitent le ou les domaines concernés Exemples : Première monte (poids lourd et génie civil) ou vie série ; Pièces de rechange Cocher le ou les cas retenus. Si «société UE hors France», lister les pays concernés dans la colonne précision. Cocher le cas retenu Exemples : Journalier, jours ouvrés, hebdomadaire, mensuel, Estimation en fonction des besoins communs, tout en essayant d être le plus précis possible. Cette information peut être utile pour la mise en place technique. Version GALIA de mars 2014 Page 3/6
4 2. PARTIE TECHNIQUE 2.1 Définition des échanges Format de fichier échangé EDI avec options EDI avec piste d audit Fichier non structuré signé (PDF, ) EDI signé Fichier non structuré avec piste d audit (PDF ) Cocher le ou les cas retenus. Si plusieurs cases sont cochées, préciser le contexte dans la colonne précision. Il est recommandé d utiliser un seul format d échange pour un couple émetteur/récepteur. Versions des messages EDI A préciser uniquement en cas d échanges EDI 2.2 Environnement technique Logiciel interne Nom Version Développement Interne (O/N) Nom et adresse de l éditeur Ne pas remplir si développement interne Services hébergés Prestataire de dématérialisation fiscale Adresse du prestataire Prestataire d archivage Pays d archivage des factures Préciser le nom du prestataire Préciser l adresse postale du prestataire Préciser le nom du prestataire d archivage Préciser le ou les pays d archivage des factures Système de communication Système d exploitation Réseau et protocole de communication entre les parties Préciser le système d exploitation du logiciel de communication. Il s agit de la machine sur laquelle tourne le logiciel de communication. Réseau et protocole de communication utilisés entre les Parties (directement ou via leur prestataire de services respectif). Le réseau utilisé entre le prestataire de service et son donneur d ordre n apparaitra pas ici. Exemple de réseaux : ENX, Internet, ISDN, Exemple de protocole de communication : OFTP, AS2, Version GALIA de mars 2014 Page 4/6
5 2.3 Liste des flux valides Cette liste initiale est établie à la date de signature de la Convention et est mise à jour durant l exécution de la Convention. Cette liste est composée des couples émetteurs/récepteurs en fonction du niveau retenu : usine(s), pays unique ou plusieurs pays de l union européenne. A ne renseigner que pour les échanges en EDI. Nom du fournisseur Identifiant du Fournisseur et segment associé Identifiant du Client et segment associé Nom du client Date prévue en test Date prévue en production Information utilisée dans le message EDI pour identifier un fournisseur de façon unique (précisé dans le NAD+SE du message EDI) Information utilisée dans le message EDI pour identifier un client de façon unique (précisé dans le segment NAD+IV du message EDI) Utilisé si les parties s entendent sur un planning Utilisé si les parties s entendent sur un planning Commentaires 2.4 Description du ou des messages EDI Deux hypothèses : Si le référentiel est émis par un tiers reconnu (exemple GALIA, Odette, ) et que les Parties n entendent pas modifier ce référentiel, son incorporation à la Convention peut être faite via un simple lien vers le site du tiers reconnu, dans le chapitre «Référence». Si le référentiel est un standard modifié ou provient d une Partie, avec ou sans modification, son incorporation à la Convention doit se faire via l impression du contenu de ce référentiel qui sera jointe à la Convention dans le chapitre «Descriptif du message». Si plusieurs messages EDI sont utilisés, dupliquer autant de fois que nécessaire le chapitre «Référence» ou le chapitre «Descriptif du message» Référence Ce paragraphe est utilisé lorsque l on veut pointer vers un site web référent tel que GALIA Descriptif du message Ce paragraphe permet d insérer le guide de mise en œuvre détaillé du message, ou d ajouter une annexe. Version GALIA de mars 2014 Page 5/6
6 2.5 Processus Phase de validation Phase d exploitation Décrire ici le processus de validation du flux dans les environnements de test et de production. Décrire ici les processus en marche courante pour expliquer pas à pas les étapes du processus (décrire le flux avec les composants) et les responsabilités associées. 3. PARTIE SUPPORT 3.1 Processus d alarme et de gestion des erreurs Expliquer comment les Parties communiquent entre elles en cas d erreurs. Processus d alarme Processus de gestion des erreurs Description du processus d alarme chez le client et chez le fournisseur (comment sont faites les actions et quand) Description du processus de gestion des erreurs chez le client et chez le fournisseur. Exemples : le client détecte l erreur et en informe le fournisseur ; le fournisseur doit réémettre les factures dans les conditions suivantes. 3.2 Solution de secours Expliquer la solution de secours retenue par les Parties. 3.3 Contacts Préciser les contacts de chaque Partie. En cas de besoin, ajouter des lignes au tableau. Ne pas laisser de zones vides, remplir par «n/a». Support technique Support Fonctionnel Responsable de la relation client - fournisseur Préciser les contacts, téléphones et courriels chez le client et le fournisseur. Il est conseillé de renseigner des informations génériques ou une liste de distribution. Préciser les noms, téléphones et courriels chez le client et le fournisseur. Il est conseillé de renseigner des informations génériques ou une liste de distribution. Exemples : acheteur, responsable commercial,... Version GALIA de mars 2014 Page 6/6
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