GUIDE PRATIQUE SELECTION DES CONSULTANTS

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1 MINISTÈRE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES.. SECRETARIAT GENERAL. REPUBLQUE DU MALI Un Peuple Un but Une Foi.. GUIDE PRATIQUE SELECTION DES CONSULTANTS SEPTEMBRE 2003

2 Champs d Application Marchés d Études, Supervision et Assistance Technique, Services de Conseil et d Appui Documents de Base Décret Nº95-401/P-RM du 10 novembre 1995 portant Code des Marchés Publics et Décret Nº99-292/P-RM du 21 septembre 1999 portant Modification du Décret précité Arrêté N? /MEF-SG du 04 septembre 2002 portant Cahier des Clauses Administratives Générales Applicables aux Marchés Publics de Prestations Intellectuelles

3 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 1 I. OBJECTIFS? Obtenir des services de haute qualité? A un coût raisonnable II.? À des bonnes conditions financières et d efficacité PRINCIPES? Chercher des expressions d intérêt pour la meilleure qualité et technicité par annonces dans la presse nationale et si besoin internationale? Préparer des termes de référence clairs et complets pour bien définir le but et l envergure de la mission? Etablir une liste restreinte des meilleurs candidats sur la base des données reçues des annonces et/ou compilée du registre établi par la DGMP et d autres services de l administration? Maintenir la transparence à tous niveaux et assurer l égalité des chances III. TYPES DE CONSULTANTS? Sociétés privés? ONG? Consultants individuels? Prestataires de services? Universités? Laboratoires IV. TYPES DE SERVICES? ETUDES D INVESTISSEMENT ET DE PRE-INVESTISSEMENT? Sur le plan national ou sectoriel Identification, montage et faisabilité? PRÉPARATION DE PROJETS Avant-projet sommaire (APS) Avant projet détaillé (APD) Dossier de consultation des entreprises (DCE) (ou dossier d appel d offres - DAO)? EXÉCUTION DE PROJETS Passation des marchés, mise en œuvre, contrôle de surveillance des marchés Supervision et Inspection Systèmes d information

4 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 2? ASSISTANCE TECHNIQUE Services de conseil et d appui Renforcement des capacités Formation V. METHODES DE SELECTION DE FIRMES DE CONSULTANTS? Sélection fondée sur la qualité technique et le coût? Sélection fondée sur la qualité technique? Sélection «au moindre coût»? Entente directe VI. PARTICULARITES DES METHODES DE SELECTION 1. Qualité Technique et le Coût? A utiliser pour la plupart des tâches à exécuter par de firmes de consultants.? Dans l évaluation des propositions, il est donné un poids plus lourd à la qualité technique que le coût 80 %.? Le coût est pondéré généralement à 20 % pour introduire un élément de concurrence financière dans les propositions.? Les propositions techniques sont ouvertes «en séance publique», c est `a dire que les soumissionnaires peuvent y assister s ils le désirent.? Les enveloppes contenant les propositions financières restent cachetées et placées sous la responsabilité de l autorité compétente ; la commission de jugement d appel d offres n a pas accès avant l ouverture des propositions financières.? Les propositions financières des consultants dont la proposition technique n atteint pas la note technique minimum demandée dans la DP (généralement 70 points) ne sont pas ouvertes. Les soumissionnaires concernés en sont informés par écrit et il leur est indiqué que leur propositions (y compris leur proposition financière non-ouverte) leur seront renvoyées après l achèvement de la procédure de sélection.? Dans le même temps, l autorité contractante informe les soumissionnaires qui ont obtenu la note de qualification minimum, et leur indique la date et l heure d ouverture des propositions financières. Cette date se situera au minimum une semaine après la date de notification pour les consultations sur base d une liste restreinte nationale et deux semaines dans le cas d une consultation internationale.? Pour toutes les procédures de sélection, l autorité contractante doit obtenir l approbation de la DGMP sur le rapport d évaluation technique et son autorisation avant d ouvrir les propositions financières.? Les propositions financières sont ouvertes «en séance publique» et les soumissionnaires qui le désirent peuvent y assister.? Le score total sera obtenu par l addition des scores techniques et financiers, sur la base des pondérations techniques et financières notées dans la DP (par exemple 80 points pour l évaluation technique et 20 points pour l évaluation du prix) par une formule qui est également donnée dans la DP (voir «Evaluation»).

5 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 3? La méthode de la pondération de la note technique et financière est appliquée dans le cas de sélection basée sur la qualité technique et le coût, la qualité technique, et moindre coût (voir ci-dessous). 2. Sélection fondée sur la qualité technique Cette méthode peut être utilisée pour les appels d offres avec concours ou autres études complexes. La demande de proposition prévoit une procédure en deux étapes :? première étape : l autorité contractante lance une demande de propositions techniques (liste restreinte ou par voie «d appel d offres». Les propositions techniques sont ensuite discutées avec les soumissionnaires pour préciser l envergure du projet en fonction des limites budgétaires.? deuxième étape : les soumissionnaires font une proposition technique et financière révisées basées sur le résultat des discussions techniques et un seuil ou plafond financier donné.? L autorité contractante peut ensuite suivre deux méthodes : soit prendre le moins disant des offres techniques ayant franchi la note technique minimum (méthode «au moindre coût») soit évaluer les propositions conformément à la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût évoquée ci-dessus avec pondération du score technique (80 points) et du score financier (20 points). 3. Sélection «au moindre coût» Cette méthode s applique à des missions standards ou courantes d un montant modeste (audits, dossiers techniques de travaux simples) et pour lesquelles il existe des pratiques et des normes bien établies. Les procédures d ouverture et d évaluation des propositions techniques sont les mêmes que pour la méthode de sélection fondée sur la qualité technique et le coût ou la qualité technique seule.? La méthode consiste à fixer une note de qualification technique minimum (le «score» minimum généralement 70 points - doit être spécifié(e) dans la DP) et à inviter les consultants figurant sur une liste restreinte à remettre des propositions sous deux enveloppes séparées (proposition technique, et proposition financière).? Les propositions techniques sont ouvertes «en séance publique», c est `a dire que les soumissionnaires peuvent y assister s ils le désirent.? Les enveloppes contenant les propositions financières restent cachetées dans un coffre fort auprès de l autorité compétente auquel la commission de dépouillement et de jugement des offres n a pas accès avant l ouverture des propositions financières.? Les enveloppes contenant les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et ces propositions sont évaluées. Les propositions qui n atteignent pas le niveau de qualification technique minimum sont éliminées? Les propositions financières des consultants dont la proposition n atteint pas la note technique minimum demandée dans la DP ne sont pas ouvertes. Les soumissionnaires concernés en sont informés par écrit et il leur est indiqué

6 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 4 que leur propositions (y compris leur proposition financière non-ouverte) leur sera renvoyées après l achèvement de la procédure de sélection.? Dans le même temps, l autorité contractante informe les soumissionnaires qui ont obtenu la note de qualification minimum, et leur indique la date et l heure d ouverture des propositions financières. Cette date se situera au minimum une semaine après la date de notification pour les consultations sur base d une liste restreinte nationale et deux semaines dans le cas d une consultation internationale? Les enveloppes contenant les propositions financières des consultants restants sont alors ouvertes en séance publique, et la proposition dont le prix est le plus bas est retenue. 2. Entente directe? à n utiliser qu exceptionnellement et conformément au disposition du code des Marchés Publics. VII. PROCÉDURES DE SÉLECTION DE FIRMES DE CONSULTANTS A. Etapes générales? Définir le but et l envergure de la tâche? Préparer les termes de référence (objectifs, ampleur des services demandés, calendrier, apports de l autorité contractante de l administration, résultats attendues du Consultant)? Estimer les coûts (nombre d hommes-mois, durée, besoin de firmes nationales et/ou internationales)? Décider quelle procédure de sélection à suivre? Annoncer la tâche dans les journaux et/ou des publications techniques nationaux (ou selon le cas, internationaux) de grande diffusion? Sur la base des expressions d intérêt, et des registres de firmes qualifiées disponibles localement, choisir les meilleurs candidats pour établir la liste restreinte (3 à 6 firmes, en cas d une consultation internationale, pas plus de deux firmes de la même nationalité)? Pour ce qui concerne les annonces et l établissement de la liste restreinte, les dispositions pertinentes de la «Sélection fondée sur la qualité technique et le coût», la sélection fondée sur la qualité technique et «au moindre coût» s appliquent chaque fois qu il est fait appel à la concurrence? Préparer la Demande de Proposition («DP») B. Demande de Proposition (Firmes) 1. La Demande de Proposition (DP) est applicable aux quatre méthodes de sélection de firmes consultants décrits à la Section VI de Guide, à savoir la sélection (a) fondée sur la qualité technique et le coût, (b) la sélection fondée sur la qualité technique, (c) «au moindre coût» et (d) par entente directe. La sélection des consultants individuels est basée sur la présentation des qualifications et des CV qui correspondent le mieux à la tâche demandée. 2. Avant de préparer la DP, le Service responsable du Marché doit choisir la méthode de sélection et le type de contrat le mieux adapté pour l exécution de la mission contrat rémunéré «au forfait» (prix ferme) ou «au temps passé «(prix révisable). La sélection «qualité-coût» est utilisé le plus souvent pour les firmes de consultants.

7 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 5 3. Le même dossier type pour la DP peut être utilisé pour des missions complexes ou services standards à exécuter par des firmes, et les contrats qui les concernent. Donc, il n y a qu un seul dossier-type «Demande de Propositions» pour la consultation des firmes de consultants. 4. Il y a deux catégories de dossier type : - le dossier type pour les prestations intellectuelles (Firmes ou Bureaux) - le dossier type pour consultants individuels La rémunération peut être forfaitaire ou au temps passé pour les deux cas. 5. La DP comprend : a) Section 1 : Lettre d Invitation (LI) Cette lettre informe les firmes de consultants de l intention du Service responsable du Marché (l Autorité Contractante) de conclure un contrat pour des prestations intellectuelles pour un but spécifique. Elle donne des informations sur l origine des fonds (ligne budgétaire), le Service demandant les propositions, et la date, l heure et l endroit/adresse où les propositions doivent être remises. b) Section 2 : Instructions aux Soumissionnaires (IS) Les IS fournit des renseignements sur l éligibilité des soumissionnaires, la possibilité d exclusion (manque de technicité, à cause des conflits d intérêt, des actions frauduleuses ou de corruption), les éléments essentiels à couvrir dans les propositions techniques et financières, et les procédures de soumission, y compris la présentation d une caution de soumission acceptable à l autorité contractante, les procédures de l ouverture des soumissions (en publique), de l évaluation, des négociations de contrat et de l attribution. La partie IS de la DP est fixe et ne doit jamais être changée. c) Section 3 : La partie «Données particulières», qui est utilisée pour donner des informations particulières à l égard des IS, comme l objet et l envergure de la mission, les renseignements techniques et financiers spécifiques demandés des soumissionnaires, le montant de la caution de soumission, la méthode et les critères et sous-critères de l évaluation, le score minimum technique que tout soumissionnaire doit obtenir pour passer à l évaluation financière, la monnaie utilisée, et le taux de change au cas d une liste restreinte comprenant des firmes internationales, et l adresse, la date et l heure précise à la quelle les propositions devront être reçues et sont ouvertes en séance publique. d) Les Annexes comprennent Section 4 : les Termes de Référence ; Section 5 : liste des «pièces administratives» à inclure comme des attestations que le soumissionnaire est en règle avec le service des impôts, et un modèle de caution de soumission ;

8 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 6 Section 6 : formulaires de la proposition technique : lettre de soumission de la proposition technique, particularités de la proposition, méthodologie, les CV du personnel clé ; Section 7 : formulaires de la proposition financière : lettre de soumission de la proposition financière, formulaires donnant les coûts (taux, frais remboursables, frais divers) ; Section 8 : Modèle de contrat utilisé (mission complexe, missions standards). Le Modèle de Contrat utilisé pour le type de prestation sollicité est indiqué dans la Lettre d Invitation. La même DP peut être utilisée pour les quatre types de contrat pour des firmes de consultants. C. Points essentiels relatifs aux Termes de Référence 1. L ampleur des services demandés doit être compatible avec le budget disponible. 2. Au cas où la mission comprends de la formation, l envergure de cette tâche doit être décrite avec précision et le coût y afférent doit être entièrement prévu dans le budget. 3. Les services demandés, les résultats attendus et les responsabilités de part et d autre doivent être définis avec soin pour éviter que l autorité contractante soit déçue lorsque les résultats ne font pas satisfaction. 4. Les consultants devront être demandés de contribuer à la définition finale des Termes de référence, d abord pour rendre les consultants «co-propriétaire»des objectifs et accroître leur engagement intellectuel et ensuite pour améliorer la qualité.

9 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 7 D. Estimation des coûts (budget) 1. Le coût doit être estimé de manière minutieuse et réaliste, et refléter les paramètres des termes de référence. L estimation doit rester dans le budget établi pour la tâche et éviter que les propositions surpassent le budget d un montant considérable. Si l estimation dépasse le budget, il faudra repenser les objectifs et résultats attendus de la tâche et soit rajuster le budget vers le haut soit diminuer l envergure de la tâche. 2. Les détails des coûts comprennent le nombre d hommes mois estimé nécessaire pour atteindre les résultats désirés (honoraires, frais remboursables), l appui logistique et les moyens matériels (véhicules, matériel informatique, matériel de laboratoire). S il s agit d une demande de proposition internationale, il faudra repartir les coûts en devises et en monnaie national. E. Critères de Sélection Les «Données Particulières» de la DP fournissent les critères d évaluation (Chapitre 6 des Données particulières de la DP type). La méthode pour établir des critères techniques est décrite ci-dessous.? Critères pour l Evaluation technique Le nombre de points attribué pour chaque critère et sous critère d évaluation peut être le suivant : (valeurs indicatives et à titre d exemple uniquement) Points i) Expérience des consultants pertinente pour la mission (10 points) (10 points) expérience du bureau dans l exécution de prestations de même nature (au moins 5 projets similaires réalisés avec un résultat satisfaisant, 2 points par projet] ii) Conformité du plan de travail et de la méthode proposés aux Termes de référence (20 points) Plan de Travail (organisation, méthodologie et ampleur quantitative des moyens logistiques et matériels - : a) l organigramme de l équipe avec pour chaque expert, une estimation du nombre de mois de travail (10 points) b) Le nombre d homme mois estimé pour chaque volet de travail; le calendrier envisagé pour l exécution du projet (10 points) iii) Qualifications et compétence du personnel clé pour la mission (60 points)(60 points) a) Ingénieur d Ouvrage d art/chef de Mission sera noté sur 30 points sous-critères : qualification et expérience : 0 à 6 points sous-critères : qualifications et expérience dans la sous-région correspondant aux tâches à accomplir (projets similaires réalisés dans la sous-région: 0 à 18 points sous-critères : connaissance du français : 0 à 6 points b) Ingénieur géotechnicien, l hydrologue et l architecte seront notés chacun sur 10 points. L évaluation sera faite en fonction des critères suivants - Qualification et expérience générales (maximum 3 points) diplôme requis : 1 point 5 ans d expérience : 2 points (0.4 point par année d expérience)

10 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 8 - Qualifications correspondant à la tâche à accomplir (maximum 6 points) 3 projets similaires réalisés notés sur 6 points (2 points par étude similaire) - Expérience dans la sous-région et connaissance de la langue française (maximum 1 point) 2 études réalisées dans la sous-région sur 0.7 points connaissance de la langue française notée sur 0.30 points iv) Qualité du programme de transfert de connaissances (formation) Total : (10 points) 100 points Le score technique minimum requis est de: 70 points? Formule de l Evaluation financière La formule utilisée pour établir les scores financiers est la suivante Sf = 100 x Fm/F Sf étant le score financier, Fm la proposition la moins disante et F le montant de la proposition considérée.? Evaluation technique et financière combinée Le score final (S) est obtenu en attribuant un poids de 0.8 % (T) au score technique (St) et un poids de 0.2 % (P) au score financier (Sf) S = St x T% + Sf x P %. La pondération financière peut varier entre 0.10 et.30 % mais ne doit jamais dépasser 0.30%. L importance est d obtenir la meilleure prestation technique étant donné l impact que la solution technique peut avoir sur le résultat en aval, dont le coût sera beaucoup plus important que le coût de l étude. Le consultant ayant obtenu le score le plus élevé est invité aux négociations F. Lancement de la Demande de Proposition au Candidats sur la Liste Restreinte.? Le service responsable du marché doit faire approuver la liste restreinte par la DGMP à partir de tous contrats d une valeur supérieure ou égale à 10 millions de FCFA.? Le service responsable du marché doit soumettre le projet de DP à l approbation préalable de la DGMP pour tous marchés au dessus de 10 millions de FCFA.? La soumission doit consister en une grande enveloppe sans le nom de l expéditeur, seulement l objet du marché, comprenant deux enveloppes cachetées séparées: une comprenant la proposition technique, l autre la proposition financière.? La grande enveloppe doit aussi comprendre des attestations que la firme est à jour de ses obligations fiscales et para-fiscales.

11 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 9? Il faudra déterminer le type de contrat envisagé et ajouter le projet de texte du contrat choisi à la DP.? Il importe de donner suffisamment de temps dans la DP pour préparer les propositions : 15 jours minimum.? AUCUNE PROPOSITION REÇUE APRÈS L HEURE DE LA DATE DE CLOTURE N IMPORTE LA RAISON DONNÉE N EST RECEVALBE. G. OUVERTURE ET ÉVALUATION DES PROPOSITIONS TECHNIQUES? La Commission de dépouillement et de jugement des offres ouvre (ouverture publique) les enveloppes extérieures en présence des soumissionnaires et vérifie le contenu (la présence des pièces administratives, du caution de soumission, des deux sous-envelopes, une pour la proposition technique et une pour la proposition financière). Les noms des soumissionnaires des propositions reçues sont lus à haute voie.? Au cas où une proposition n est pas accompagnée d une caution de soumission valable et en conformité avec les dispositions des données particulières elle n est pas recevable.? Les Propositions financières doivent rester cachetées et mises en dépôt auprès de l autorité compétente jusqu à la réception de l accord de la DGMP sur le résultat de l évaluation technique et l ouverture commence à la date et l heure déterminées pour l ouverture des propositions financières.? La Commission de dépouillement conduit l évaluation technique conformément au Modèle de rapport d évaluation (voir Modèle et Guide Pratique Détaillé), en se rassurant que la soumission est accompagnée par les pièces administratives et la caution de soumission.? Après avoir complété le Rapport d évaluation technique, la Commission l envoie à la DGMP pour avis, approbation, et autorisation pour ouvrir les propositions financières.? Seules les propositions techniques qui ont obtenu la note de qualité technique minimum sont admises à l évaluation financière.? Les autres propositions ne sont pas retenues. L autorité contractante en avise les soumissionnaires concernés par écrit en leur informant que leur propositions financières seront renvoyées dès la fin de la procédure de sélection. La caution de soumission relative aux propositions techniques non-retenues est libérée. La caution de soumission relative aux propositions qui passent à l évaluation financière n est libérée que lorsque le contrat avec le soumissionnaire sélectionnée est signé.? La Commission conduit l évaluation conformément au Modèle de Rapport d évaluation (voir Modèle et Guide Pratique Détaillé) et procède à l évaluation technique et financière combinée, puis fait sa recommandation à la DGMP concernant le soumissionnaire qui a obtenu le score total le plus élevé.

12 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 10 Exemples de calculs des scores techniques et financiers et du score final combiné:

13 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 11 EVALUATION TECHNIQUE Modèle de fiche d'évaluation sommaire CONSULTANT A CONSULTANT B CONSULTANT C CRITERE Points Note Score Note Score Note Score P a* a*x p b* b* x p c* c* x p 1. Expérience Méthodologie Personnel clé Chef de projet Economiste Ecologiste Ingénieur Analyste financier Transfert de Connaissances * sur 100 Total

14 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 12 EVALUATION COMBINEE Modèle de fiche sommaire SCORE SCORE x 0,80 COUT SCORE x 0,20 TOTAL TECHNIQUE (a) CFA milles FINANCIER (SF) (b) (a) + (b) (St) CONSULTANT A ,7 15, B ,50 17,50 89,50 C ,74 17,94 85,94 D MC = Proposition la moins chère Score financier = MC x 100 PC = Proposition du consultant PC Score financier Consultant "A" 7000 x Score combiné (S) Consultant "A" St x Sf x 0.20 = 92 x x.20 = = Consultant "D" = 82 x x.20 = = 85.5 Consultant "B" Score combiné de 89.5 est le mieux placé pour être invité aux négociations

15 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 13 H. NEGOCIATIONS, MISE AU POINT ET SIGNATURE DU CONTRAT. (a) Négociations.? La DGMP autorise l autorité contractante à négocier un contrat avec la firme sélectionnée? Les négociations ont pour objet de clarifier et de préciser (sans modifier l essentiel): Aspects Techniques? détails de la méthodologie? points des Termes de Référence? Personnel-clé et calendrier? Rapports et Résultats? Les négociations ne modifieront pas de manière significative les Termes de référence initiaux ni les conditions du contrat, pour éviter d affecter la qualité technique du produit final, son coût, et la pertinence de l évaluation initiale (pas de changement dans le classement technique des offres). Les moyens en personnel prévus ne doivent pas être réduits de façon sensible dans le seul but de se conformer au budget disponible. Les Termes de référence finaux et la méthodologie convenue seront intégrés dans la «Description des services», qui fera partie du contrat.? Le Consultant retenu ne sera pas autorisé à remplacer le personnel clé, à moins que les deux parties ne conviennent que ce remplacement a été rendu inévitable par un trop grand retard du processus de sélection, ou que ce(s) remplacement(s) est (sont) indispensable(s) à la réalisation des objectifs de la mission.? Si tel n est pas le cas, et s il est établi que le Consultant a proposé une personne clé sans s être assuré de sa disponibilité, ce Consultant peut être disqualifié et le processus de sélection poursuivi avec le Consultant classé en deuxième position. La personne clé proposée en remplacement doit posséder des qualifications égales ou supérieures à celles de la personne initialement proposée. Aspects financiers à discuter :? Taux mensuels (seulement dans le cas où il y a une réduction de l envergure de la tâche. Les taux mêmes ne devraient pas être négociés vers le bas étant donné que le prix a déjà fait l objet d une concurrence), et? Niveau des frais remboursables? Transport? Logement et bureaux (voir tableau ci-dessous)

16 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 14 FRAIS GENERAUX TYPE (Frais commerciaux de la firme) Loyers Charges (eau, électricité, téléph) Salaires, personnel administratif Salaires non facturables Ordinateurs Impression & reproduction Transports Dons Marketing Amortissement Audit Assurances Communications Intérêts Impôts Perfectionnement du personnel Total? Calendrier de paiements Les dispositions relatives aux paiements (montants, calendrier et procédures) doivent être arrêtées d un commun accord durant les négociations. Les paiements peuvent être effectués à intervalles réguliers (comme dans le cas des contrats rémunérés au temps passé) ou en échange de prestations convenues (comme dans le cas des contrats à rémunération forfaitaire). Les avances (pour frais de démarrage, par exemple) supérieures à 20% du montant du contrat doivent normalement être couvertes par des cautions de restitution d avances. Il n y aura pas de garanties de bonne exécution. Puisque le travail des consultants est généralement un travail de jugement, ces garanties donnent souvent lieu, dans leur application, à des jugements subjectifs, et peuvent donc aisément engendrer des abus de la part des clients; elles ont également tendance à entraîner, au niveau de l ensemble des consultants, des surcoûts sans contreparties évidentes et qui sont finalement répercutés sur l autorité contractante. Les paiements doivent être effectués dans les meilleurs délais, conformément aux dispositions du contrat.

17 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 15? Taxes, le cas échéant? Charges Sociales (voir tableau ci-dessous) CHARGES SOCIALES TYPE Congés annuels Congés de maladie Congés de maternité Sécurité sociale Caisse de retraite Assurances - assurance-maladie - assurance-accidents - assurance-vie TOTAL Le Service responsable du marché affecte normalement des membres de son propre personnel à diverses fonctions requises pour la mission. Le contrat conclu entre ce Service et le Consultant doit spécifier les dispositions régissant ce personnel, dit de contrepartie, ainsi que les installations et services devant être fournis par le Service (logements, bureaux, services de secrétariat, équipements collectifs, matériels, véhicules, etc.). Le contrat doit en outre indiquer les mesures pouvant être prises par le Consultant si certains de ces éléments ne peuvent être fournis ou doivent cesser de l être durant la mission, et ce qu il recevra à titre de compensation en pareil cas. Mobilisation Si les négociations n aboutissent pas à un contrat satisfaisant, l autorité contractante y mettra fin et invitera le Consultant classé en seconde position à négocier, après avoir consulté la DGMP. Le Consultant sera informé des motifs ayant conduit à la rupture des négociations. Ces négociations ne pourront être reprises dès lors que les négociations avec le Consultant classé en seconde position seront engagées. Dès conclusion des négociations, l autorité contractante avisera les autres consultants figurant sur la liste restreinte qu ils n ont pas été retenus, et ce dans les meilleurs délais.

18 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 16? Confidentialité Aucun renseignement concernant l évaluation des propositions et les recommandations d attribution ne doit être communiqué aux consultants ayant soumis une proposition ou à toute autre personne n ayant pas qualité pour participer à la procédure de sélection, et ce tant que l attribution du contrat n a pas été notifiée au Consultant gagnant.? Conflit d Intérêts Le Consultant ne doit recevoir, au titre de la mission, aucune autre rémunération que celle prévue dans le contrat. Le Consultant et les entreprises qui lui sont affiliées ne doivent pas entreprendre d activités de conseil incompatibles avec les intérêts du client au titre du contrat ; en particulier, ils ne seront pas admis ultérieurement à fournir des biens, à exécuter des travaux, à acquérir des actifs, ou à fournir tous autres services en rapport avec la mission initiale, en dehors de ceux qui s inscrivent dans le prolongement des «Services» fournis au titre du contrat qu ils ont conclu avec l autorité contractante. Au cas où les consultants sont amenés à faire des acquisitions au nom de l autorité contractante, ils devront appliquer les règles de passation de marchés de la République du Mali (Code des Marchés Publics) et sauf accord contraire ne sont pas admis de faire des bénéfices ou de bénéficier des commissions dans l exécution de cette tâche.? Pénalité de retard. Le montant des pénalités journalières pour des retards dans l exécution des prestations doit être convenu lors des négociations. Ce montant est indiqué dans le CCAP et s élève à un montant de 0,0002 et 0,0004 pour cent du marché par jour ). Le texte du CCAG pour les Prestations Intellectuelles stipule le suivant à ce sujet: «En cas de retard dans l'exécution des prestations, l'autorité contractante est en droit, sans mise en demeure préalable et sans préjudice des autres recours prévus par le marché, d'exiger des pénalités pour retard qui prennent effet dans l'intégralité de leur montant, conformément aux dispositions de l'article 61 du Décret n /P-RM du 10 novembre Le montant des pénalités journalières est compris entre un cinq millième et un deux mille cinq centième du montant du marché initial éventuellement modifié ou complété par les avenants intervenus. Le montant est précisé dans le CCAP. Les taux de pénalités sont d'application progressive en fonction de l'importance du retard. Le montant des pénalités est retenu sur les sommes dues au titulaire au titre du marché.. En cas d'insuffisance, le solde donne lieu à l'émission d'un ordre de recette. Dans le cas de résiliation du marché, les pénalités de retard sont éventuellement appliquées jusqu'à la veille incluse du jour de la date d'effet de la résiliation.

19 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 17 Le décompte des pénalités est notifié au titulaire qui est admis à présenter ses observations à la personne responsable du marché dans un délai d'un mois à compter de la notification de ce décompte ; passé ce délai, le titulaire est réputé avoir accepté les pénalités». (b) Mise au point du Contrat? Avant signature, soumettre le projet de contrat à la DGMP pour avis et approbation.? Notification et signature conformément aux directives du Code des Marché Publics (articles 42 et 43)? L autorité contractante renvoie les propositions financières non-évaluées, et gardées cachetées, aux soumissionnaires qui n avaient pas atteint la note minimum technique.? Mainlevée de la caution de soumission. VIII. PROCEDURES DE SELECTION DES CONSULTANTS INDIVIDUELLES? On utilise des consultants individuels: pour des tâches ne demandant pas du travail en équipe ni d appui d un siège pour une assistance technique spécifique (conseiller) ou pour des tâches bien définies de courte durée.?? Les consultants individuels sont choisis en fonction de leurs qualifications eu égard à la nature de la mission. L évaluation de leurs capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, administration et organisation politique).?? Leur sélection peut se faire sur la base de références fournies par des employeurs précédents ou par comparaison des qualifications entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui ont été contactés directement par le Service responsable, sur la base d un registre de consultants qualifiés existant auprès de l administration. Les consultants individuels employés doivent posséder toutes les qualifications requises et être pleinement capables de mener à bien la mission.? Mode de Sélection des Consultants Individuels : On leur envoie une Demande de Proposition simple consistant en une Lettre d Invitation, les Termes de Référence, un format de CV, et un tableau de coûts (Rémunération fixe et Remboursables), détails sur le Calendrier des Rapports et/ou les prestations, mode de paiements (voir Modèle de DP pour les consultants individuels.) Conflit d intérêts Si des associés ou des membres permanents du personnel d un bureau d études se déclarent disponibles à titre de consultants individuels les dispositions relatives aux conflits d intérêts figurant dans le Code des Marchés Publics s appliquent à leur maison mère.? Le Contrat utilisé : voir Modèle de Contrat type pour des Consultants Individuels.

20 DGMP Guide pratique sur la sélection des consultants 18 IX. FRAUDE ET CORRUPTION? Conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics, les soumissionnaires, candidats ou titulaires d un marché public qui se livrent à la corruption ou favorisent des actes frauduleux à l encontre de l autorité contractante encourent le retrait de leur agrément et l exclusion consécutive de toute participation aux appels à la concurrence ou des marchés par entente directe.? Tout agent public qui reçoit des commissions ou des faveurs sera puni conformément à la législation en vigueur

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