SERVEUR D ÉCHANGE. Guide de l utilisateur

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1 SERVEUR D ÉCHANGE Guide de l utilisateur Version 1.1 du 23/12/2011

2 Généralités - Principes Un échange de fichiers repose sur l utilisation d un dossier, créé par un utilisateur disposant d un compte sur le serveur, et permettant d échanger des fichiers avec des tiers extérieurs, qui recevront un lien unique sécurisé, leur permettant d accéder directement au dossier concerné sans autre code de connexion. Il existe trois type de dossiers : 1.Dossier en émission : Pour envoyer des fichiers à un tiers. L émetteur du dossier y dépose des fichiers dès la création. Les destinataires reçoivent un courriel les invitant à aller récupérer les fichiers. Ils ne peuvent rien y déposer. 2.Dossier en réception : Pour permettre à un tiers d envoyer des fichiers. A la création du dossier, les destinataires reçoivent un courriel les invitant à y déposer des fichiers. Une fois leur dépôt terminé, le dossier leur est fermé et l émetteur est notifié. 3.Dossier permanent : Il s agit d un dossier en réception permettant à des tiers devant envoyer régulièrement des fichiers de toujours disposer d un lien pour déposer des fichiers. A la création du dossier, les destinataires reçoivent un courriel les invitant à y déposer des fichiers. Une fois leur dépôt terminé, ils reçoivent un nouveau courriel contenant un nouvel accès pour des dépôts ultérieurs. 2

3 CONNEXION Aller sur Sélectionner "Serveur d'échange de fichiers«(dans le menu à gauche) Entrer le nom d utilisateur et le mot de passe (mêmes codes d accès que pour Zimbra et Intranet) Puis cliquer sur Valider ou presser Entrée 3

4 Cliquer ici pour créer un dossier que VOUS partagez avec des tiers Cliquer ici pour créer un dossier dans lequel des TIERS pourront déposer des documents pour vous Cliquer ici pour gérer les tiers (destinataires) Cliquer ici pour créer un dossier dans lequel des TIERS pourront toujours déposer des documents pour vous PAGE D ACCUEIL Pour chaque catégorie de dossier (émission, réception ou permanent), sont affichés les différents dossiers créés. Ces dossiers sont cliquable pour en éditer les propriétés. 4

5 DOSSIER EN ÉMISSION Configurer un dossier d envoi 5

6 Sélectionner un fichier puis cliquer sur Joindre Choisir les destinataires, l un après l autre. Ou en créer Nommer le dossier d échange Cliquer sur Envoyer pour terminer la création du dossier et envoyer le message aux tiers Par défaut, la durée de vie du dossier est de deux mois DOSSIER EN ÉMISSION 6

7 DOSSIER EN ÉMISSION Description de la page de création d un dossier en émission (page 1/2) : 1.Sélection de fichiers : Choisir un fichier accessible depuis le poste de travail (localement ou en réseau) et cliquer sur Joindre pour le déposer dans le dossier. Répéter l opération autant de fois qu il y a de fichier à envoyer. La petite croix noire permet de supprimer du dossier un fichier déjà envoyé 2.Destinataires (tiers) : Choisir les destinataires, l un après l autre, dans le menu déroulant. Si un destinataire est absent de la liste, le bouton "Créer un destinataire" permet de l'y ajouter : Des informations seront demandées (nom, prénom, adresse de courriel) 7

8 DOSSIER EN ÉMISSION Description de la page de création d un dossier en émission (page 2/2) : 1.Nom de l'échange : Nommer le dossier d'échange. 2.Objet du mail : Le courriel envoyé aux destinataires aura cet objet 3.Message du mail : Le courriel envoyé aux destinataires sera composé d'un message type auquel sera ajouté ce texte. Exemple : Bonjour Doe John, exp-demo vous fait parvenir des fichiers. Voici votre lien sécurisé pour y accéder: lien Le message personnalisé s'affiche ici. 4.Durée de vie : Au-delà de cette date, le dossier et son contenu seront supprimés. Cette durée est modifiable à la création du dossier et ultérieurement. 5.Envoi du mail en copie : Recevoir une copie du courriel envoyé aux destinataires, sur sa messagerie. 6.Mot de passe confidentiel : Pour accéder au dossier, les destinataires devrons saisir un mot de passe. Ce mot de passe n'est pas transmis automatiquement, il est destiné à être échangé par un autre moyen, afin de sécuriser l échange. 8

9 DOSSIER EN RÉCEPTION Configurer un dossier de réception 9

10 Choisir les destinataires, l un après l autre Ou créer des destinataires Nommer le dossier d échange Cliquer sur Envoyer pour terminer la création du dossier et envoyer le message aux tiers Par défaut, la durée de vie du dossier est de deux mois DOSSIER EN RÉCEPTION 10

11 DOSSIER EN RÉCEPTION Description de la page de création d un dossier en réception (page 1/2) : 1. Destinataires (tiers) : Choisir les destinataires, l un après l autre, dans le menu déroulant. Si un destinataire est absent de la liste, le bouton "Créer un destinataire" permet de l'y ajouter : Des informations seront demandées (nom, prénom, adresse de courriel) 11

12 DOSSIER EN RÉCEPTION Description de la page de création d un dossier en réception (page 2/2) : 1. Nom de l'échange : Nommer le dossier d'échange. 2. Objet du mail : Le courriel envoyé aux destinataires aura cet objet 3. Message du mail : Le courriel envoyé aux destinataires sera composé d'un message type auquel sera ajouté ce texte. Exemple : Bonjour Doe John, Voici un nouveau lien de dépose de fichiers (pour exp-demo): lien Le message personnalisé s'affiche ici. 4. Durée de vie : Au-delà de cette date, le dossier et son contenu seront supprimés. Cette durée est modifiable à la création du dossier et ultérieurement. 5. Envoi du mail en copie : Recevoir une copie du courriel envoyé aux destinataires, sur sa messagerie. 6. Mot de passe confidentiel : Pour accéder au dossier, les destinataires devrons saisir un mot de passe. Ce mot de passe n'est pas transmis automatiquement. 12

13 DOSSIER EN RÉCEPTION Notification de réception d'un fichier : Un courriel de confirmation de dépôt par un tiers est envoyé à l utilisateur ayant créé le dossier : Bonjour Doe John, les fichiers ont été déposés. Voici un lien permettant de consulter ces fichiers : lien Le fichier est récupérable soit : -en cliquant sur le lien fourni dans le courriel de confirmation -via l'interface intranet (voir la section GESTION DES DOSSIERS de cette documentation) 13

14 DOSSIER PERMANENT Configurer un dossier permanent 14

15 Choisir les destinataires, l un après l autre Ou créer des destinataires Nommer le dossier d échange Cliquer sur Envoyer pour terminer la création du dossier et envoyer le message aux tiers Par défaut, la durée de vie du dossier est de deux mois DOSSIER PERMANENT 15

16 DOSSIER PERMANENT Description de la page de création d un dossier permanent (page 1/2) : 1. Destinataires (tiers) : Choisir les destinataires, l un après l autre, dans le menu déroulant. Si un destinataire est absent de la liste, le bouton "Créer un destinataire" permet de l'y ajouter : Des informations seront demandées (nom, prénom, adresse de courriel) 16

17 DOSSIER PERMANENT Description de la page de création d un dossier permanent (page 2/2) : 1. Nom de l'échange : Nommer le dossier d'échange. 2. Objet du mail : Le courriel envoyé aux destinataires aura cet objet 3. Message du mail : Le courriel envoyé aux destinataires sera composé d'un message type auquel sera ajouté ce texte. Exemple : Bonjour Doe John, Voici un nouveau lien de dépose de fichier (avec exp-demo): lien Le message personnalisé s'affiche ici. 4. Durée de vie : Au-delà de cette date, le dossier ne sera plus accessible. Cette durée est modifiable à la création du dossier et ultérieurement. 5. Envoi du mail en copie : Recevoir une copie du courriel envoyé aux destinataires, sur sa messagerie. 6. Mot de passe confidentiel : Pour accéder au dossier, les destinataires devrons saisir un mot de passe. Ce mot de passe n'est pas transmis automatiquement. 17

18 GESTION DES DOSSIERS Récupérer des fichiers déposés par des tiers Supprimer des dossiers ou fichiers 18

19 Les dossiers créés sont listés dans la page d'accueil GESTION DES DOSSIERS Les dossiers créés en émission, en réception ou permanents sont listés dans leur catégorie respective, sur la page d'accueil 19

20 Qu'ils soient en émission, réception ou permanent, l'affichage sera similaire à ces visuels GESTION DES DOSSIERS 20

21 Supprimer le dossier et son contenu Cet encadré donne des informations générales sur le dossier sélectionné La suppression du dossier et son contenu se fait via le bouton "supprimer" Cet encadré donne la liste des fichiers déposés dans le dossier Le téléchargement individuel des fichiers via un clic sur son nom La suppression individuelle des fichiers se fait via la petite croix noire Supprimer un fichier Télécharger le fichier GESTION DES DOSSIERS Qu'ils soient en émission, réception ou permanent, l'affichage sera similaire à ces visuels 21

22 Cet encadré liste les tiers invités au dossier sélectionné Pour chacun d'entre eux il est possible d'envoyer un courriel de relance Sélectionner les destinataires à relancer Personnaliser le courriel de relance Relancer les destinataires sélectionnés Un clic sur "Editer le message de relance" permet l'affichage d'un formulaire grâce auquel il est possible de personnaliser le courriel de relance Le courriel envoyé aux destinataires sera composé d'un message type auquel sera ajouté ce texte. GESTION DES DOSSIERS Qu'ils soient en émission, réception ou permanent, l'affichage sera similaire à ces visuels 22

23 En pied de page un bouton permet de changer la date de fin de validité du dossier sélectionné Modifier la date de fin de validité Un formulaire s'affiche alors permettant de sélectionner la nouvelle date de fin de validité du dossier Cliquer ensuite sur "Valider" GESTION DES DOSSIERS Qu'ils soient en émission, réception ou permanent, l'affichage sera similaire à ces visuels 23

24 GESTION DES TIERS Créer, modifier et supprimer des destinataires 24

25 Pour modifier ou supprimer un tiers, le choisir ici Pour créer ou modifier un tiers, remplir tous ces champs Cliquer ici pour créer, s il s agit d un nouveau tiers Cliquer ici pour modifier ou supprimer le tiers sélectionné en tête de formulaire GESTION DES TIERS 25

26 GESTION DES TIERS Modifier ou supprimer un tiers : 1. Sélectionner le tiers : Choisir le tiers à supprimer ou modifier. A la sélection, ses informations s'affiche dans le formulaire au centre de l'écran 2. Modifier les informations : Si besoin, modifier les informations dans le formulaire 3. Valider : Cliquer soit sur Modifier pour appliquer les modifications, soit sur Supprimer pour effacer ce tiers de la liste Ajouter un tiers : 1. Sélectionner le tiers : Ne rien choisir 2. Entrer les informations : Saisir les informations dans le formulaire 3. Valider : Cliquer sur Ajouter 26

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