Construire et piloter les tableaux de bord de gestion d une collectivité territoriale.

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1 Construire et piloter les tableaux de bord de gestion d une collectivité territoriale 1

2 Objectifs de la formation Identifier les fonctions d une unité de travail et du Tableau de bord de pilotage (TdB). Définir les conditions d existence d un TdB. Concevoir, construire et utiliser un TdB. 2

3 Contenu de la formation contexte général pour Construire et piloter les tableaux de bord de gestion d une collectivité territoriale significations et portées pour Construire et piloter les tableaux de bord de gestion d une collectivité territoriale pourquoi Un tableau de bord de pilotage? les caractéristiques d un tableau de bord Les 5 rôles essentiels Conception, élaboration, et réalisation Limites du tableau de bord dans la gestion communale 3

4 Outil de pilotage Tableau de bord un outil d'évaluation de l'organisation instrument de mesure de la Performance (outil indicateur) 4

5 Tableau de bord de gestion: significations et portés Le Tableau de bord est un document rassemblant des indicateurs financiers et économiques et sociaux d'une organisation. Le plus souvent, il est mensuel mais peut s'établir sur des périodes plus ou moins courtes. C'est une aide à la gestion de l organisation. un tableau de bord est un instrument de mesure de la performance facilitant le pilotage "pro-actif" d'une ou plusieurs activités dans le cadre d'une démarche de progrès. Il contribue à réduire l'incertitude et facilite la prise de risque inhérente à toutes décisions. C'est un instrument d'aide à la décision. 5

6 Tableau de bord de gestion: significations et portés Le tableau de bord de gestion est un outil d'évaluation de l'organisation d'une entreprise ou d'une institution constitué de plusieurs indicateurs de sa performance à des moments donnés ou sur des périodes données. Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d'indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références statistiques), le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu'il considère comme les plus significatifs. 6

7 Tableau de bord de gestion: significations et portés Le tableau de bord est un outil de pilotage à la disposition d'un responsable ou de son équipe pour prendre des décisions et agir en vue de l'atteinte d'un but qui concourt à la réalisation d'objectifs stratégiques. C'est un outil d'aide au management pour piloter (orienter les évolutions et les effets du fonctionnement d'un système), animer une équipe en développant une réflexion collective, et organiser dans le but d'utiliser au mieux les ressources Le tableau de bord est un outil d aide à la gestion composé d un ensemble de rapports dont le but est de fournir au gestionnaire une vision claire de la situation actuelle de son système par rapport aux objectifs fixés 7

8 Tableau de bord de gestion: les types un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d'indicateurs. On distingue entre deux types: 1. tableau de bord de pilotage 2. tableau de bord prospectif le tableau de bord de pilotage est constitué d'un ensemble d'indicateurs consensuellement définis, de procédures de collecte d'information et de procédures d'exploitation (utilisation des résultats). Il permet de mettre l'opérationnel au service de la stratégie. Le tableau de bord prospectif est un tableau de bord qui intègre des gains tangibles et non mesurables, pour relier les nouvelles capacités d'évolution qualitative de l'organisation aux résultats financiers de celle-ci. Il permet de valider et d'ajuster la stratégie. 8

9 Simplicité clarté efficacité Les caractéristiques d un tableau de bord Facilité Pertinence 9

10 Tableau de bord de gestion : les objectifs Un tableau de bord de pilotage d'un gestionnaire ou d'un décideur présente des indicateurs permettant de suivre et d'anticiper le fonctionnement et l'activité de l organisme ou du service. Il renseigne à tout moment le gestionnaire sur l état de fiabilité, d efficience et d efficacité de l ensemble de son système ainsi il permet de répondre aux objectifs de management suivants : 1. évaluer la performance 2. réaliser un diagnostic de la situation 3. communiquer 4. informer 5. motiver les collaborateurs 6. progresser de façon continue 10

11 Tableau de bord de gestion: le contenu Le contenu d un tableau de bord consiste à concilier des exigences apparemment contradictoires, à savoir : 1. Retenir peu d indicateur mais tous ceux qui sont essentiels ; 2. Personnaliser le tableau de bord pour son destinataire tout en respectant une présentation homogène ; 3. Abréger les informations en passant d un niveau à un autre en facilitant le dialogue entre les responsables de ces différents niveaux. Le tableau de bord contient des indicateurs et des graphiques. La présentation du tableau de bord doit être abrégée, synoptique et convergente 11

12 Tableau de bord de gestion: les rôles 12

13 Tableau de bord de gestion: les rôles -1- Réduire l'incertitude Le contexte n'est jamais totalement connu (en référence, la rationalité limitée de Herbert Simon), les conséquences des décisions ne sont à ce stade guère plus que des conjectures, des scénarios hypothétiques. Nous ne vivons pas un univers déterministe -2- Stabiliser l'information L'information est changeante par nature. Le tableau de bord propose un instantané cohérent de la situation. Les informations présentées ne sont pas en décalage temporel l'une par rapport à l'autre. Le temps est arrêté pour un moment, le temps d'apprécier globalement le contexte. -3- Faciliter la communication Bien conçu cet instrument est un référentiel commun pour des échanges constructifs. 13

14 Tableau de bord de gestion: les rôles -4- Dynamiser la réflexion Bien conçu cet instrument incite le décideur à pousser plus avant sa prospection. -5- Maîtrise du risque Le tableau de bord contribue à une prise de risque "réfléchie". Toute décision est une prise de risque. On ne peut envisager à priori avec certitude les conséquences de la décision. Celle-ci comporte une part plus ou moins importante de risques. En facilitant la prise en compte du contexte de la décision, le tableau de bord contribue quelque part à mieux apprécier la valeur et la portée du risque de la décision. Cet instrument de pilotage oriente en un sens celui de la démarche de progrès. Il balise un parcours, celui choisi par le(s) décideur(s). Il offre un regard cohérent de la situation en rapport aux objectifs s'adapte aux besoins et à la sensibilité du ou des décideurs. 14

15 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord La Conception: L élaboration du tableau de bord doit être cohérente avec l organigramme de la commune. Cette cohérence existe à deux niveaux : Au niveau de l ensemble, le réseau de tableaux de bord épouse l articulation des niveaux hiérarchiques et des fonctions. La liste des tableaux de bord est en fonction du nombre de responsables dans la commune. On mettra en œuvre le principe cigogne. Celui-ci consiste à regrouper les différents tableaux de bord sous une forme calquée sur l organigramme ; Au niveau de chaque tableau de bord, les informations retenues concernent spécifiquement la gestion du responsable qui en est le premier destinataire et couvrent les points clés de la délégation qu il a reçue. 15

16 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord La Conception: un tableau de bord se conçoit comme un ensemble d'indicateurs renseignés périodiquement et destinés au suivi. Ces derniers jouent un rôle d alarme et se déclenchent automatiquement pour signaler une anomalie ou une performance dans le fonctionnement du système. Remarque: Il n existe pas de modèle standard de tableau de bord. C est un instrument personnel, conçu sur mesure suivant les responsabilités et les objectifs de son utilisateur. 16

17 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord Le modèle SWOT et la réussite de la conception de tableau de bord Facteurs négatifs Facteurs positifs Risques: juridiques et politiques (T) opportunités (O) L environnement externe Facteurs De faiblesse (W) Facteurs De force (S) L environnement interne 17

18 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord La Conception: L élaboration du tableau de bord doit être cohérente avec l organigramme de la commune. Cette cohérence existe à deux niveaux : Au niveau de l ensemble, le réseau de tableaux de bord épouse l articulation des niveaux hiérarchiques et des fonctions. La liste des tableaux de bord est en fonction du nombre de responsables dans la commune. On mettra en œuvre le principe cigogne. Celui-ci consiste à regrouper les différents tableaux de bord sous une forme calquée sur l organigramme ; Au niveau de chaque tableau de bord, les informations retenues concernent spécifiquement la gestion du responsable qui en est le premier destinataire et couvrent les points clés de la délégation qu il a reçue. 18

19 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord La Conception: un tableau de bord se conçoit comme un ensemble d'indicateurs renseignés périodiquement et destinés au suivi. Ces derniers jouent un rôle d alarme et se déclenchent automatiquement pour signaler une anomalie ou une performance dans le fonctionnement du système. un tableau de bord ne se conçoit pas comme un outil de contrôle ou un instrument de motivation du personnel. C est un instrument de comparaison et d amélioration. Il est un déclencheur d enquête. Lorsqu un dysfonctionnement est mis en évidence par rapport aux objectifs fixés, le tableau de bord aide le gestionnaire à identifier les actions correctives adéquates. 19

20 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord l élaboration: Cette phase dépond d une base des données, généralement issues d'un système d'information de gestion (SIG). Pour la fixation des indicateurs Un indicateur est un paramètre ou une combinaison de paramètres qui représente l'état ou l'évolution d'un système, il est choisi en fonction des leviers d'action qui seront utilisés pour prendre d'éventuelles mesures correctives et donc en fonction de décisions à prendre dans le futur. 20

21 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord l élaboration: Les indicateurs que contient le tableau de bord doivent répondre à certains critères préalablement sélectionnés. Ils doivent être : Claires et simples. Significatifs et durables. Cohérents entre eux. Personnalisés : l opérationnel concerné doit y reconnaître ce qui le différencie des autres centres de responsabilité et ce qui traduit le résultat de ses efforts et de la qualité de sa gestion. 21

22 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord Le tableau de bord bien conçu ne comporte qu'un nombre limité d'indicateurs assurant une perception adaptée du contexte. 5 à 10 indicateurs sont suffisants. Ces indicateurs bien spécifiques sont sélectionnés : selon les activités pilotées selon les besoins et préférences du décideur ou du groupe de décideurs selon les objectifs "tactiques" poursuivi 22

23 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord D un point de vue technique, les indicateurs prennent la forme : D indicateurs physique (quantité, heures machines, heures travaillées, visites effectuées). D indicateur financiers se rapportant aux coûts, aux produit, aux marges, aux résultats. De ratios. D indicateurs relatifs à l environnement (évolution de la concurrence, évolution des statistiques relatives au coût de la vie). D indicateurs relatifs à l activité (quantités vendues ou fabriquées, chiffre d affaires 23

24 Conception, élaboration, et réalisation d un tableau de bord La réalisation: exercices pratiques 24

25 merci merci 25

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