Préambule

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1 Manuel d utilisation du portail Hôtel Préambule Les informations présentes dans le présent document sont strictement confidentielles. Le soumissionnaire destinataire du présent manuel d utilisation s engage à ne pas reproduire, même partiellement, son contenu sans accord écrit préalable de CDS Groupe.

2 Sommaire I. A propos du Portail Hébergement... 3 II. Accès à l application... 3 III. Effectuer une réservation... 5 Recherche d hôtels Options de recherche... 7 Finaliser une réservation... 8 IV. Consulter sa réservation Rechercher ses réservations Détails de la réservation V. Annuler une réservation

3 I. A propos du Portail Hébergement Le portail hôtels permet aux collaborateurs de réserver en ligne des hôtels en France et à l international. Le portail hôtels vous donne accès à : Une offre hôtelière riche composée d hôtels de chaines et d hôtels indépendants L ensemble e des tarifs négociés de votre entreprise II. Accès à l application L accès à l application se fait au travers d un login et d un mot de passe*. Votre login est lié à un profil qui vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités sur l outil, notamment : Créer, annuler vos réservations Consulter vos réservations Ci-dessous la page de connexion au portail hôtels : 3

4 *Notez que dès sa première connexion à l outil de réservation, l utilisateur doit modifier son mot de passe depuis l onglet «mon profil» Onglet profil Dans la section «Données Personnelles», il faut renseigner l ancien mot de passe et spécifier le nouveau mot de passe souhaité, puis cliquer sur «valider». Modifier le mot de passe 4

5 III. Effectuer une réservation Une fois connecté au portail, vous accédez directement à la page d accueil de l outil. Celle-ci est composée des 3 rubriques suivantes : Rubrique A : Menu Rubrique B : Zone de recherche d hôtels Rubrique C : Liste des sites de l entreprise, liste des voyages récents et informations utiles Rubrique D : Zone de modification de la langue du site et de la devise D A C B Recherche d hôtels La recherche d hôtels se fait via un champ unique dans lequel il peut être saisi une adresse, une ville, un aéroport, un site d entreprise ou un point d intérêt. Champ destination Sélection de la période de réservation Nombre de nuit(s). Le calcul se fait automatiquement Options de recherche Lancement de la recherche 5

6 Une fois toutes les informations concernant le déplacement renseignées, l utilisateur clique sur le bouton «Rechercher». La recherche peut prendre plusieurs secondes. Une fois la recherche finalisée, la liste des hôtels correspondant aux critères apparaît (cf. chapitre «Effectuer une réservation»). La rubrique C vous permet d accéder à : La liste des sites de votre entreprise. Lorsque vous sélectionnez un des sites de la liste, celui- ci est automatiquement pré renseigné dans le champ «destination». La liste de vos voyages récents Aux informations utiles (guide utilisateurs, communication de votre entreprise, etc ) Liste des entités préenregistrées de votre société Liste de vos voyages récents Liste des informations utiles disponibles 6

7 Options de recherche Sélection d options de recherche Pour affiner votre recherche, vous pouvez spécifier le rayon de recherche, ainsi que le nom de l hôtel souhaité, L écran ci-dessous, quelque soit le mode de recherche choisi (par compagnie, ville, adresse, aéroport), vous permet de sélectionner vos options : Rayon de recherche Nom de l hôtel 7

8 Finaliser une réservation Une fois que l utilisateur a effectué sa recherche, l écran ci-dessous apparaît listant l ensemble des hôtels répondant aux critères de l utilisateur : Rappel des critères de recherche Filtre de recherche A. Résultats de la recherche d hôtels Trie par prix, distance, Géo localisation des hôtels Nombre de pages Tarifs de l hôtel 8

9 Vous pouvez consulter la fiche complète d un hôtel en cliquant sur son nom afin d accéder au détail de son descriptif, ses photos, ses équipements et sa géo localisation. Géo localisation de l hôtel Photos Descriptif de l hôtel Equipements de l hôtel 9

10 La géo localisation de l hôtel permet notamment à l utilisateur d accéder à l itinéraire d un point A à l hôtel et inversement. Pour ce faire, l utilisateur doit cliquer sur «Voir la carte». La popup ci- dessous s affiche alors. Le point A peut être une gare, un aéroport, un site de l entreprise L utilisateur peut renseigner manuellement ces informations ou les présélectionner dans une liste déroulante. Il peut également son moyen de locomotion (voiture, transport, à pied). Une fois les informations renseignées, l utilisateur peut accéder au détail de son itinéraire et l imprimer. Imprimer l itinéraire Détail de l itinéraire 10

11 En dessous des équipements de l hôtel, l utilisateur peut également accéder à l ensemble des tarifs disponibles et réserver le tarif de son choix. Tarifs disponibles 11

12 Une fois que l utilisateur a trouvé l hôtel, et le tarif qui lui convient il lui suffit de cliquer sur le tarif souhaité. L écran ci-dessous apparait, effectuant un récapitulatif de votre commande. Il est possible de faire des demandes spécifiques à l hôtelier en cochant la demande particulière dans la section «demande à l hôtel». Afin de pouvoir procéder à la validation de sa commande, l utilisateur doit renseigner ses coordonnées bancaires et les valider*. Il lui suffit ensuite de sélectionner la case en face du champ «J'ai lu les conditions et restrictions du tarif et je les accepte.», et enfin cliquer sur le bouton «confirmer» pour finaliser sa réservation. Revenir sur la page précédente Renseignement des coordonnées bancaires Description de l hôtel Récapitulatif de la prestation Informations du voyageur Validation des coordonnées renseignées Validation des conditions d annulations Confirmer la réservation Spécifications à destination de l hôtel 12

13 *Une fois validées, les coordonnées bancaires s affichent dans le champ «carte de crédit». (A sa prochaine réservation, l utilisateur pourra directement sélectionner sa carte dans le champ «carte de crédit»). Indication de la carte de crédit prise en compte pour la réservation Suppression des coordonnées renseignées Notez qu une fois utilisée pour une réservation, la carte s enregistre automatiquement dans le profil du voyageur. (cf print écran de la page «mon profil»). Il peut de là, la supprimer ou en ajouter une nouvelle. Une fois la réservation confirmée, l utilisateur reçoit une confirmation par mail qui fait office de voucher. 13

14 IV. Consulter sa réservation Rechercher ses réservations L utilisateur a la possibilité de consulter ses réservations dans l onglet «mes réservations». Une liste de l ensemble de ses réservations s affichera. Pour effectuer sa recherche, il peut rentrer plusieurs informations : son numéro de réservation (cette information se trouve sur le Voucher), son nom, ses dates séjours, le nom de l hôtel réservé ou encore sa destination. Il peut également rechercher ses réservations selon leur statut (réservée ou annulée). Le bouton «Filtrer» lui permet d afficher les réservations correspondantes au(x) critère(s) renseigné(s). Nombre de réservations trouvées Statut des réservations recherchées Critères de recherche Vos réservations Code de la réservation L utilisateur accède ainsi au détail de sa réservation en cliquant sur le numéro de réservation dans l onglet «code». 14

15 Détails de la réservation Détail de la réservation Boutons d actions pour modifier, annuler, imprimer 15

16 V. Annuler une réservation L utilisateur a la possibilité d annuler sa réservation. Pour se faire, il doit suivre le processus de consultation. Une fois le détail de sa réservation affiché, il peut cliquer sur le bouton «annuler le voyage». La page suivante s affiche. L utilisateur doit confirmer l annulation. Rappel des conditions d annulation Confirmer l annulation 16

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