GUIDE DES NORMES Programme d assistance financière à l accessibilité aux camps de vacances (PAFACV) Édition

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1 GUIDE DES NORMES Programme d assistance financière à l accessibilité aux camps de vacances (PAFACV) Édition

2 Le présent document a été réalisé par le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport. Coordination et rédaction Direction du sport, du loisir et de l activité physique Coordination de la production et édition Direction des communications Révision linguistique Sous la responsabilité de la Direction des communications Pour toute information : Renseignements généraux Direction des communications Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport 1035, rue De La Chevrotière, 28 e étage Québec (Québec) G1R 5A5 Téléphone : Ligne sans frais : Ce document peut être consulté sur le site Web du Ministère : Gouvernement du Québec Ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport, 2015 ISBN (PDF) ISSN (en ligne) Dépôt légal - Bibliothèque et Archives nationales du Québec,

3 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE... 1 DESCRIPTION DU PROGRAMME... 2 FINALITÉ... 2 VOLETS... 2 GESTION... 2 ORGANISMES CIBLÉS... 2 EXCLUSIONS... 2 MESURES DE CONTRÔLE ET DE CONTINGENTEMENT... 3 PRINCIPALES DÉFINITIONS... 4 VOLET SOUTIEN À L ACCESSIBILITÉ POUR LES PERSONNES EN SITUATION DE PAUVRETÉ... 8 OBJECTIF... 8 CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ... 8 NORMES ADMINISTRATIVES... 8 CALCUL DE L AIDE FINANCIÈRE... 9 MODALITÉS DE VERSEMENT DE L AIDE FINANCIÈRE VOLET SOUTIEN AUX IMMOBILISATIONS ET AUX AMÉNAGEMENTS RÉCRÉATIFS DE PLEIN AIR OBJECTIF CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ NORMES ADMINISTRATIVES CALCUL DE L AIDE FINANCIÈRE MODALITÉS DE VERSEMENT DE L AIDE FINANCIÈRE VOLET SOUTIEN À L ACCOMPAGNEMENT DES PERSONNES HANDICAPÉES OBJECTIFS CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ NORMES ADMINISTRATIVES CALCUL DE L AIDE FINANCIÈRE MODALITÉS DE VERSEMENT DE L AIDE FINANCIÈRE VOLET SOUTIEN AUX PROJETS SPÉCIAUX EN ACCESSIBILITÉ OBJECTIF CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ CRITÈRES D ÉVALUATION ET DE SÉLECTION DES PROJETS NORMES ADMINISTRATIVES CALCUL DE L AIDE FINANCIÈRE MODALITÉS DE VERSEMENT DE L AIDE FINANCIÈRE PROGRAMME DE SOUTIEN FINANCIER À L ACQUISITION D ÉQUIPEMENT DE PLEIN AIR DANS LES CAMPS DE VACANCES SOUTIEN À LA PROMOTION DE LA QUALITÉ, DE LA SÉCURITÉ ET DE L ÉTHIQUE DES ORGANISMES PRÉSENTATION D UNE DEMANDE D ASSISTANCE FINANCIÈRE ANNEXES ANNEXE A ANNEXE B ANNEXE C ANNEXE D ANNEXE E ANNEXE F ANNEXE G ANNEXE H... 32

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5 PRÉAMBULE Plusieurs études font état de la sédentarité et des problèmes sociaux de santé physique et de santé mentale que celle-ci engendre. Au Québec, 48 % de la population n est pas assez active i, alors qu au Canada, 63 % du temps libre des jeunes est consacré à des activités sédentaires et seulement 7 % des enfants sont suffisamment actifs ii. Partout dans le monde, le temps consacré au jeu libre à l extérieur a considérablement diminué au cours des dernières décennies au profit du temps passé devant l écran, et les jeunes sont de moins en moins en contact avec la nature et la connaissent peu; on parle maintenant d un «déficit nature», qui n est actuellement pas comblé par le milieu scolaire iii. Or, les plus faibles taux de pratique d activités récréatives et sportives s observent chez les personnes venant de ménages à faible revenu, isolés et peu scolarisés. Les enfants issus de ces familles sont trois fois plus susceptibles de n avoir jamais pratiqué d activités physiques et de sports organisés iv.2en fait, pour la majorité de ces personnes, l état de pauvreté s accompagne d une augmentation du temps libre, mais se combine à une diminution de l accessibilité à la nature et aux activités enrichissantes de loisir et de sport, car elles n ont pas accès aux services en raison d une incapacité financière, d un manque d information ou de barrières sociales ou physiques. Le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) est d avis qu un séjour en camp de vacances représente une occasion privilégiée, dans un environnement favorable, d être en contact avec la nature et de pratiquer des activités récréatives et sportives, grâce à une expérience concrète qui peut s avérer déterminante dans la vie d une personne issue d un milieu défavorisé v. Mais au-delà de ses effets bénéfiques sur l augmentation de la pratique d activités physiques, un séjour dans un camp de vacances exerce aussi une influence notable sur la santé mentale, notamment parce qu il brise l isolement et stimule la création de relations affectives constructives chez les individus. Par ailleurs, les besoins et les soins particuliers propres aux personnes handicapées engendrent un poids financier supplémentaire et grandissant pour les camps de vacances qui les accueillent, en raison, entre autres, de l offre de service d accompagnement et de l adaptation des installations et des équipements. Pour plusieurs personnes handicapées, l accompagnement constitue non seulement la clé d une intégration réussie, mais également une condition sine qua non à l atténuation des contraintes limitant leur accès à la pratique d activités récréatives et sportives. Parallèlement, les équipements de plein air et le parc immobilier des camps de vacances du Québec sont vieillissants, et la hausse des exigences qualitatives entraînent des contraintes considérables eu égard aux obligations importantes de mise aux normes et de travaux visant à assurer la sécurité et le bien-être des usagers. Sans aide extérieure, l amortissement des coûts de ces travaux pourrait rendre les séjours inaccessibles sur le plan financier à de nombreuses personnes en situation de pauvreté ou handicapées. Situés loin des écrans, dans des milieux stimulants et encadrés, les camps de vacances québécois constituent des laboratoires naturels, propices à transmettre, à ceux qui les fréquentent, le goût de bouger pour le reste de la vie. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

6 DESCRIPTION DU PROGRAMME Finalité Le PAFACV vise, par une intervention globale auprès des organismes de première ligne, à atténuer les contraintes économiques, sociales et spatiales qui pèsent sur les personnes en situation de pauvreté et sur celles vivant avec un handicap et ainsi favoriser leur accessibilité aux camps de vacances pour augmenter leur participation à des activités récréatives et sportives. Volets Le PAFACV comprend les quatre volets suivants, dans lesquels se répartit l aide financière gouvernementale : Soutien à l accessibilité pour les personnes en situation de pauvreté; Soutien aux immobilisations et aux aménagements récréatifs de plein air; Soutien à l accompagnement des personnes handicapées; Soutien aux projets spéciaux en accessibilité. Gestion Le MELS est responsable de la gestion du PAFACV au Québec. Organismes ciblés Les organismes ciblés sont les camps de vacances à but non lucratif situés au Québec et qui accueillent majoritairement des enfants, des familles ou des personnes handicapées. Exclusions Ne sont pas admissibles au PAFACV les organismes qui ne sont pas réputés être des camps de vacances en vertu de la définition donnée dans le présent document, par exemple les camps de jour, les camps de classes nature, les sites d accueil de vacances familiales, les camps de passage, les terrains de camping, les auberges de jeunesse, les pourvoiries, les villages d accueil, les hôtels, les motels et les refuges. Sont également exclus les camps pour nudistes, les centres de répit et de gardiennage, les organismes qui louent leurs équipements à un autre pour l exploitation d un camp de vacances ou ceux qui exercent leurs activités sur un seul site, mais avec des administrations distinctes. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

7 Mesures de contrôle et de contingentement Dans le but de répondre aux exigences inhérentes à l utilisation des fonds publics, l organisme qui reçoit une subvention dans le cadre du PAFACV s engage à soumettre annuellement au MELS, dans les délais impartis, l ensemble des renseignements et documents demandés aux fins d analyse. Tout organisme admissible à l un ou l autre des volets du PAFACV, ou à plusieurs d entre eux, et qui ne respecte pas l ensemble des normes administratives en cours d année financière recevra un avis de défaut l intimant de se conformer aux règles en vigueur dans les 90 jours. S il n apporte pas les correctifs demandés ou s il refuse de s y conformer, il sera exclu du PAFACV pour une période indéfinie. Si une subvention versée pour la période estivale 2014 par l intermédiaire du volet Soutien à l accessibilité pour les personnes en situation de pauvreté n a pas été utilisée en totalité aux fins pour lesquelles elle a été attribuée, ce surplus devra être déclaré dans le rapport prévu à cet effet. De plus, un maximum de 10 % de ce montant inutilisé pourra être reporté sur la période estivale La somme résiduelle, soit 90 % du montant inutilisé, sera déduite de la subvention prévue pour la période estivale suivante. Si l organisme ne présente plus de demande au PAFACV, il devra rembourser la somme qu il doit au MELS au plus tard dans les 30 jours suivant le début de l année financière, soit avant le 30 avril de l année courante. À défaut de rembourser cette somme dans les délais prescrits, l organisme s exposera à ne plus être admissible à un soutien financier dans le cadre du PAFACV durant les cinq années financières suivant son exclusion ou indéfiniment si le MELS le juge à propos. Cette mesure s applique également à la suite d une fausse déclaration. Dans le cas où le déficit accumulé d un organisme est supérieur à 15 % des revenus totaux pour un même exercice financier, celui ci devra produire et déposer au MELS un plan de résorption de ce déficit, à défaut de quoi le MELS se réserve le droit de suspendre indéfiniment son admissibilité au PAFACV. Cette mesure s applique également si l organisme n a pas apporté les corrections nécessaires à la suite d infractions aux lois gouvernementales d autres ministères ou à la réglementation d autres instances publiques ou parapubliques. Par ailleurs, le MELS ne s engage pas à soutenir financièrement tous les organismes admissibles à l un ou l autre des volets du programme. En cas de surabondance de demandes, le MELS déterminera les organismes à soutenir parmi les camps de vacances les plus accessibles, selon le pointage obtenu à l annexe A. Enfin, en ce qui concerne le volet Soutien à l accompagnement des personnes handicapées, le MELS ne s engage pas à considérer la totalité de la demande d un camp de vacances pour le calcul de sa subvention, dans l éventualité où le montant global des demandes serait trop important. Dans ce cas, les demandes dont les montants sont les plus élevés pourraient être ramenées à un montant normalisé qui sera établi en collaboration avec un comité national. Si vous êtes insatisfait d une décision rendue par le MELS dans le cadre de ce programme, vous disposez d un délai de 30 jours suivant la réception de la décision pour déposer une demande de révision écrite en mentionnant les éléments de votre dossier ayant amené à la décision que vous contestez. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport 3 Guide des normes (PAFACV)

8 Principales définitions Aux fins du PAFACV, les termes suivants désignent : Accompagnement Accompagnement effectué par une personne dont la présence à l activité de loisir et de sport est nécessaire pour le soutien et l aide qu elle apporte exclusivement à une ou à plusieurs personnes handicapées. Cette mesure de compensation facilite la participation de la personne handicapée à une activité de loisir et de sport. Cette assistance n est pas normalement requise par la population dans la réalisation de l activité en question vi. Aménagement récréatif de plein air Aménagement qui vise le milieu physique, qu il soit naturel ou artificiel, c est-à-dire le territoire où des activités récréatives de plein air sont pratiquées. Le but ultime de l aménagement est de créer un environnement construit par l homme, ou «bâti», qui répond à certaines normes de sécurité ou de qualité environnementale. Camp de vacances Lieu aménagé généralement en pleine nature qui offre, sous forme de tourisme social ou communautaire, de l hébergement, des services de restauration ou d autocuisine, des programmes ou des services d animation ainsi que des aménagements et des équipements de loisir et de sport à des enfants, à des adultes ou à des familles pendant les vacances et qui permet un partage collectif d expériences éducatives, sociales et récréatives. Camp de vacances accessible Camp de vacances qui offre la possibilité d accéder aux activités proposées, aux lieux de pratique et aux équipements. Il favorise aussi l égalité des chances par la mise en place de mesures propres à répondre aux besoins et aux attentes d une partie de la population. Le camp de vacances accessible doit également être un organisme où l ensemble des citoyens (sans égard à leur revenu, à leur race, à leur sexe, à leur handicap, à leur orientation sexuelle, à leur région géographique ou à leur milieu ethnique ou culturel) qui s intéressent aux objectifs qu il poursuit peuvent s investir, et dont les structures internes en garantissent le contrôle démocratique par les membres. Déficit nature Manque de contact régulier avec la nature qui a des effets nuisibles sur l être humain, particulièrement les enfants, chez qui il peut causer des problèmes d attention, d anxiété, d obésité et de dépression. Enfant Personne non mariée qui est âgée de moins de 18 ans ou qui est âgée de 18 ans ou plus et qui fréquente à temps plein un établissement d enseignement primaire ou secondaire. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

9 Famille Ensemble d au moins deux personnes, soit un couple avec un ou des enfants, soit un parent seul avec au moins un enfant. Groupe autonome et groupe non autonome Groupe préalablement constitué, qui utilise les différents plateaux du site d un camp de vacances, et ce, avec ou sans hébergement ou restauration, et qui assure librement son animation (ou qui ne requiert pas d animation). L encadrement de ce groupe se limite à l accueil ou à des responsabilités accessoires ayant été préalablement établies entre les deux parties, telles que la surveillance ou la préparation des plateaux. Par opposition, le groupe non autonome est un groupe préalablement constitué, dont l accueil requiert les trois éléments suivants : l hébergement pour au moins deux nuitées consécutives; un service d animation structuré et fourni par le site d accueil, c est-à-dire une programmation définie d activités individuelles ou de groupe, à caractère récréatif, qui nécessite une prise en charge de l animation par le camp de vacances tout au long du séjour, que celle-ci soit en groupe ou par plateaux d activité; un service d alimentation ou d autocuisine. Immobilisation Ensemble des éléments matériels durables (usage à long terme) tels que les bâtiments, les installations, les aménagements ou les équipements non amovibles nécessaires à l exploitation d un camp de vacances. Incapacité Incapacité correspondant au degré de réduction de la possibilité pour une personne d accomplir une activité physique ou mentale. Jumelage Moyen d offrir à plus d une personne, lorsque le jumelage est réalisable, les services d un même accompagnateur ou d une même accompagnatrice (simultanément ou en temps partagé). Mise aux normes Action de rendre un bâtiment, une installation, un système ou tout autre bien matériel ou aménagement naturel conforme aux réglementations en vigueur. Personne en situation de pauvreté Être humain privé des ressources, des moyens, des choix et du pouvoir nécessaires pour acquérir et maintenir son autonomie économique ou pour favoriser son intégration et sa participation à la société. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

10 En vertu des balises de ce programme, une personne est considérée comme étant en situation de pauvreté si son revenu brut (avant impôts) ou celui de sa famille est inférieur ou égal au montant qui figure dans la case correspondante, sous la rubrique SFR (avant impôts), tel qu il est défini à l annexe B ou si elle a été recommandée par : un organisme de charité légalement constitué; un organisme affilié ou relevant du ministère de la Santé et des Services sociaux; un organisme public ou parapublic qui prend à sa charge, en tout ou en partie, les coûts d une clientèle en situation de pauvreté ou handicapée (ex. : Curateur public); un organisme à but non lucratif dont la mission consiste à venir en aide aux personnes en situation de pauvreté ou handicapées; ou un établissement scolaire (excluant les nuitées en classe nature). Particularités a. Les camps scouts Étant donné leur structure organisationnelle, les camps scouts peuvent exceptionnellement déclarer les nuitées des groupes qui fournissent eux-mêmes le personnel d animation. Les responsables doivent toutefois indiquer au camp hôte le nombre de personnes en situation de pauvreté que compte leur groupe. En retour, le camp hôte doit fournir un rabais proportionnel à ce nombre. b. Les organismes religieux Même si la majorité des organismes religieux sont reconnus comme organismes de bienfaisance, la totalité des nuitées des personnes de ces groupes ne peut d emblée être considérée comme admissible à être déclarée. Les responsables doivent indiquer au camp hôte le nombre de personnes en situation de pauvreté que compte leur groupe (le cas échéant). En retour, le camp hôte doit fournir un rabais proportionnel à ce nombre. Comme pour les autres catégories d organismes, si le groupe est autonome, les nuitées de ce groupe ne doivent pas être déclarées au registre. c. Les camps subventionnés Les camps reconnus comme organismes de bienfaisance ou ayant pour mission de venir en aide aux personnes en situation de pauvreté ou handicapées ne peuvent s auto-attribuer une clientèle en situation de pauvreté ou l attribuer à un autre camp subventionné. Personne handicapée Toute personne ayant une déficience entraînant une incapacité significative et persistante et qui est sujette à rencontrer des obstacles dans l accomplissement d activités courantes vii. Programmation Ensemble intégré, agencé et structuré d activités réparties dans le temps et dans l espace visant un thème, une mission ou un but déterminé. La programmation désigne toutes les activités sous la responsabilité du personnel d animation du camp ainsi que les activités de plateaux. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

11 Séjour admissible Séjour constitué d au moins deux nuitées consécutives, pendant la période estivale (entre le 1 er juin et le 30 septembre inclusivement) de l année en cours, et qui doit être déclaré au registre des séjours dans le cadre du PAFACV. Note : Les nuitées accordées à un ou à une bénévole qui, à titre d accompagnateur ou d accompagnatrice, a dû payer des frais de séjour et sans qui la personne handicapée n aurait pu participer aux activités peuvent aussi être considérées comme admissibles. Séjour non admissible Séjour qui appartient à l une ou à l autre des catégories suivantes et qui ne doit pas être déclaré au registre des séjours dans le cadre du PAFACV : séjour des personnes qui ne résident pas au Québec; séjour de groupes scolaires (classe nature); séjour hors de la période estivale, soit entre le 1 er octobre et le 31 mai inclusivement; séjour des membres du personnel, que ces personnes soient rémunérées ou non; séjour des groupes autonomes (voir la définition de «groupe autonome»). Seuil de faible revenu (SFR) Niveau de revenu auquel on estime qu une famille consacre 20 % de plus que la famille moyenne à la nourriture, au logement et à l habillement, ce qui réduit son revenu disponible pour d autres dépenses telles que la santé, l éducation, le transport et les loisirs. Types de contrats (construction) Contrat de travaux de construction : contrat pour la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d un bâtiment ou d un ouvrage de génie civil, y compris notamment la préparation du site, les travaux d excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d équipement et de machinerie si ceux-ci sont prévus au contrat et y sont liés, ainsi que l installation et la réparation des équipements fixes d un bâtiment ou d un ouvrage de génie civil pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ). Pour plus de détails sur les contrats de travaux de construction, se référer à la section «Coûts directs» du programme. Contrat de fourniture de matériel ou de matériaux (approvisionnement) : contrat pour l achat ou la location de biens meubles dans lequel des frais peuvent être inclus pour l installation, le fonctionnement et l entretien des biens. Pour plus de détails sur les contrats de fourniture de matériel ou de matériaux (approvisionnement), se référer à la section «Coûts directs» du programme. Contrat de service : contrat pour la fourniture de services dans lequel des pièces ou des matériaux nécessaires à cette fourniture peuvent être inclus. Les services professionnels comprennent notamment les services pour la conception en architecture et en ingénierie et pour la surveillance de chantier. Pour plus de détails sur les contrats de service, se référer à la section «Frais incidents» du programme. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

12 VOLET SOUTIEN À L ACCESSIBILITÉ POUR LES PERSONNES EN SITUATION DE PAUVRETÉ Objectif Favoriser l accessibilité aux camps de vacances pour les personnes en situation de pauvreté dans le but d augmenter leur participation à des activités récréatives et sportives en soutenant financièrement les organismes à but non lucratif qualifiés qui exploitent de tels camps. Critères d admissibilité 1. Être reconnu par le MELS comme un camp de vacances accessible aux personnes en situation de pauvreté (voir l annexe A). 2. Être un organisme à but non lucratif incorporé conformément à la troisième partie de la Loi sur les compagnies ou à toute autre loi régissant un organisme à but non lucratif. 3. Réaliser de façon régulière des activités liées à sa mission depuis au moins un an. 4. Entretenir une vie associative et démocratique en vertu des balises retenues par le MELS (voir l annexe D). 5. Être un organisme qui possède, dirige ou gère un camp de vacances au Québec et qui accueille majoritairement des enfants, des familles ou des personnes handicapées. 6. Être membre en règle de l Association des camps du Québec ou du Mouvement québécois des vacances familiales et, à cet égard, leur transmettre les pièces justificatives qui permettront d évaluer le respect des 12 critères d agrément exigés par le MELS inscrits à l annexe G. 7. Avoir été en activité pendant au moins 30 jours, en présence de la clientèle, entre le 1 er juin et le 30 septembre inclusivement de l année précédente. 8. Avoir transmis au MELS une demande d assistance financière dans le cadre du PAFACV au plus tard le 20 mars Normes administratives 1. Posséder une politique de tarification modulée des prix en fonction du revenu qui accorde, sur le prix courant d un séjour, un rabais minimal de 15 % pour chaque inscription effectuée par des personnes en situation de pauvreté au moment d un séjour admissible (voir l annexe C). 2. Utiliser les seuils de faible revenu (SFR) fournis par le MELS (voir l annexe B) comme mécanisme d identification des personnes en situation de pauvreté, hormis dans le cas des clientèles recommandées par : les organismes de bienfaisance enregistrés; les établissements affiliés au réseau de la santé et des services sociaux; Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

13 les établissements scolaires; les organismes à but non lucratif dont la mission consiste à venir en aide aux personnes en situation de pauvreté ou handicapées; ou les organismes publics ou parapublics qui prennent à leur charge, en partie, les coûts d une clientèle en situation de pauvreté ou handicapée (ex. : Curateur public). Pour vérifier l appartenance de la clientèle non recommandée par les types d organismes ci-dessus, le camp de vacances doit demander une preuve du revenu familial annuel brut, soit l une des pièces suivantes, et en conserver une copie au dossier pendant une période de 6 ans: l Avis de cotisation (T -451) délivré par l Agence du revenu du Canada; l Avis de cotisation (TPF-98) délivré par le ministère du Revenu du Québec; l Avis sur le crédit d impôt remboursable pour le soutien aux enfants du Régime de rentes du Québec; le carnet de réclamation remis à un adulte ou à une famille prestataire de l aide financière de dernier recours du ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale. 3. Tenir un registre des séjours pour la période comprise entre le 1 er juin et le 30 septembre inclusivement. 4. Transmettre tous les documents mentionnés à l annexe H aux dates prescrites par le MELS. 5. Assurer la visibilité du MELS, notamment dans les outils promotionnels traditionnels du camp de vacances (dépliants, brochures ou site Web), le cas échéant. 6. Produire un rapport financier sous la forme : d un rapport de l auditeur indépendant (audit) signé par un expert ou une experte-comptable si l organisme cumule $ de subventions publiques 1 ; d un rapport de mission d examen signé par un expert ou une experte-comptable si l organisme cumule de $ à $ de subventions publiques; d une mission de compilation (avis aux lecteurs) signée par un expert ou une experte-comptable si l organisme cumule moins de $ de subventions publiques. Calcul de l aide financière Le montant de l aide financière accordée par l intermédiaire de ce volet est établi selon la moyenne des nuitées admissibles attribuées à des personnes en situation de pauvreté par le camp de vacances au cours des trois dernières années, multipliée par une indemnité forfaitaire établie en fonction d un prorata des prix moyens d une nuitée selon les types de camps (avant réduction), à savoir : 25,50 $ la nuitée pour les camps pour personnes handicapées; 1. Les subventions publiques désignent celles qui proviennent des gouvernements du Québec ou des autres provinces, du gouvernement fédéral et des municipalités. Les revenus provenant des centres locaux de développement (CLD) et des unités régionales de loisir et de sport (URLS) ne sont pas considérés comme des subventions publiques. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

14 14 $ la nuitée pour les camps pour enfants et jeunes; 14 $ la nuitée pour les camps familiaux. La subvention maximale est de $ par site de camp. Conditions particulières et mesures transitoires Dans le cas d un camp nouvellement admis au PAFACV, le calcul de l aide financière sera établi selon le nombre de nuitées attribuées à des personnes en situation de pauvreté au cours de l été précédent. À l an 2, le calcul sera effectué selon la moyenne des nuitées admissibles attribuées à des personnes en situation de pauvreté au cours des deux derniers étés, et ainsi de suite jusqu à l an 3. Modalités de versement de l aide financière L aide financière est payable au comptant, sous réserve de l approbation du Conseil du trésor, en deux versements. Le premier correspond à une avance maximale de 75 % de la subvention de l année antérieure, et ce, si l organisme a satisfait à toutes les exigences afférentes. Le deuxième, qui correspond à 25 %, est effectué quand toutes les exigences ont été respectées. Les subventions accordées par l intermédiaire de ce volet seront recalculées une fois par année en fonction des résultats obtenus au cours des trois étés précédents. Conditions particulières et mesures transitoires Dans le cas d un camp nouvellement admis au PAFACV, l aide financière est payable au comptant, en un seul versement, quand toutes les exigences ont été respectées. À l an 2, les modalités de versement de l aide financière décrites ci-dessus s appliquent. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

15 VOLET SOUTIEN AUX IMMOBILISATIONS ET AUX AMÉNAGEMENTS RÉCRÉATIFS DE PLEIN AIR Objectif Favoriser l augmentation de la pratique du loisir et du sport dans un cadre sécuritaire en contribuant à l amélioration de la qualité et de la sécurité des installations et des équipements des camps de vacances accessibles aux personnes en situation de pauvreté et aux personnes handicapées. Critères d admissibilité Respecter l ensemble des critères d admissibilité du volet Soutien à l accessibilité pour les personnes en situation de pauvreté. Conditions particulières et mesures transitoires Les camps de vacances nouvellement admis en ne peuvent déposer de projet pour ce volet avant l année financière Normes administratives 1. Soumettre une demande complète, en bonne et due forme, avec tous les documents exigés et qui respectent intégralement les normes administratives ci-dessous. Note : Les demandes jugées incomplètes seront rejetées et non recommandées aux fins de subvention. 2. Soumettre des projets ayant trait à la construction, à la rénovation et à la mise aux normes d immobilisations, d installations, d équipements ou d aménagements de sites récréatifs de plein air. 3. Soumettre, au maximum, trois projets par année pouvant satisfaire aux critères d évaluation suivants : la sécurité et la protection contre les incendies (6 points); la salubrité et l hygiène (5 points); les installations destinées aux personnes handicapées (4 points); l entretien et l aménagement de sites récréatifs d activités de plein air (3 points); les réparations courantes (2 points); les nouvelles constructions 2 (1 point). Note : Un projet soumis à la suite de la délivrance d un avis de non-conformité par une autorité compétente se verra attribuer 5 points supplémentaires au moment de l évaluation des projets. De même, un projet jugé écoresponsable se verra attribuer 1 point supplémentaire. 2 Pour être admissible à ce type de projet, votre camp de vacances doit avoir consacré minimalement 51 % de ses nuitées en période estivale à des personnes en situation de pauvreté. Vous devez également joindre une lettre justificative dûment signée par votre conseil d administration qui montre que votre projet est essentiel à l exploitation de votre camp de vacances. Il est fortement suggéré de joindre à ce type de demande les plans et devis de votre projet. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

16 4. Soumettre, aux fins de remboursement, les coûts admissibles parmi les coûts directs, les frais incidents et les autres coûts qui sont engagés et payés uniquement et expressément par le requérant de l aide financière pour des biens et des services nécessaires à la réalisation du projet annoncé par le MELS Coûts directs Les coûts directs d immobilisations définis et déterminés selon les principes comptables généralement reconnus relativement aux travaux admissibles. Le salaire de tout employé d un requérant qui effectue des travaux admissibles à la place d un entrepreneur. Ces coûts seront admissibles lorsque le requérant transmettra au MELS une attestation de travail (formulaire DL-3) dûment signée par le conseil d administration de l organisme. Les frais d ingénierie et d arpentage du chantier si le projet l exige. Les coûts liés aux travaux requis pour respecter la Politique d intégration des arts à l architecture et à l environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux et publics, dans la mesure où il s agit d un projet de construction au sens de cette politique. Les taxes nettes afférentes aux coûts directs admissibles Frais incidents Les frais généraux et tous les autres frais d exploitation ou d administration directs ou incidents, notamment ceux liés à la planification, à l architecture, à la supervision, à la gestion et à d autres services fournis par un entrepreneur ou fournisseur de service. Les honoraires versés à des professionnels, à du personnel technique ou encore à des consultants retenus pour la conception, la surveillance ou la gestion d un projet admissible. Les taxes nettes afférentes aux frais incidents admissibles Autres coûts Les coûts liés à l obtention d autorisations gouvernementales. Les coûts liés aux études d évaluation des impacts sur l environnement. Les taxes nettes afférentes aux autres coûts admissibles. Note : Les frais incidents admissibles ne pourront excéder 20 % des coûts directs admissibles. Les montants prévus au chapitre des autres coûts ne pourront être utilisés pour les coûts directs ou pour les frais incidents et pourront être compensés par un montant maximal de 500 $. De plus, la partie des travaux reconnus admissibles à une aide financière peut faire l objet d une aide provenant d un autre ministère, d une agence ou d un mandataire du gouvernement du Québec, ou encore du gouvernement fédéral. Toute indemnité ou tout dédommagement versé par un tiers en vertu d un jugement d un tribunal, d une transaction ou d une négociation en lien avec les travaux admissibles peut être déduit du montant d aide financière prévu. 4.4 Coûts non admissibles Les services obtenus et les achats effectués à l extérieur du Québec. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

17 Les coûts directs, les frais incidents et les autres coûts engagés avant le 1 er avril de l année en cours. Les coûts relatifs à l achat ou à la location de matériel amovible non nécessaire à la réalisation du projet (ex. : meubles, décoration, électroménagers). Les frais généraux et tous les autres frais d exploitation ou d administration directs ou incidents, notamment ceux liés à la planification, au transport, à l architecture, à la supervision, à la gestion et à d autres services fournis par le personnel régulier du requérant. La valeur des matériaux usagés ou recyclés. Le coût des études de faisabilité et de planification autres que celles expressément requises pour l élaboration du dossier de présentation stratégique et du dossier d affaires initial. Le fonds de roulement. La partie de la taxe de vente du Québec et la partie de la taxe sur les produits et services ainsi que les autres coûts pour lesquels le requérant (ou une tierce partie) a droit à un remboursement. Les engagements ou les contributions en nature (ex. : bénévolat, commandites, dons). Les coûts d acquisition, de location de terrains, d immeubles et d autres installations (ex. : permis d occupation du domaine public). Les frais juridiques. Les frais d entretien et ceux liés à l exploitation, y compris les équipements, hormis pour les projets liés à l entretien et à l aménagement de sites de pratique d une activité de plein air. Les coûts relatifs au mobilier urbain et à l aménagement paysager. Les coûts de décontamination du terrain. La rémunération versée à un lobbyiste. Les frais de financement temporaire et permanent. Les dépassements de coûts. 5. Suivre les règles d adjudication des contrats pour les organismes à but non lucratif avant l exécution des travaux (voir l annexe E). 6. Réaliser des travaux conformes aux lois, aux règlements et aux normes en vigueur, particulièrement en matière de travail, d équité, d emploi, de droits de la personne, d environnement, de sécurité, d accessibilité universelle et d attribution des contrats. 7. Dans le cas de travaux visant l aménagement ou l entretien de sites de pratique d activité de plein air, suivre les normes et les critères des différentes fédérations ou associations reconnues de la discipline visée (consulter le répertoire des associations ou des fédérations figurant à l annexe F). La liste des aménagements admissibles figure dans le formulaire de demande dans la section prévue à cette fin. 8. Confirmer, par voie de résolution écrite du conseil d administration, l intention de réaliser le ou les projets annoncés par le MELS. Dans le cas d une annulation, fournir également au MELS les justifications de cette décision par écrit. De plus, toute demande de modification de la nature d un projet subventionné doit être soumise par écrit et être préalablement approuvée par la ministre ou son représentant. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

18 9. Transmettre toutes les pièces justificatives (factures, relevés, formulaires adéquats ) au MELS dans les délais prescrits, y compris les photographies (sur pellicule ou numériques) du projet avant et après sa réalisation. 10. Toute contribution gouvernementale cumulée sur trois ans et supérieure à $ pour le volet Soutien aux immobilisations et aux aménagements récréatifs de plein air est aussi conditionnelle à ce que : l organisme s engage à accorder une place à des personnes en situation de pauvreté ou handicapées à l intérieur de son camp de vacances pour une période d au moins trois ans suivant la réception de la subvention; l installation subventionnée soit exploitée, utilisée et entretenue aux fins pour lesquelles elle a reçu la contribution gouvernementale pour une période d au moins trois ans; l organisme obtienne au préalable l autorisation de la ministre si la propriété est cédée à un autre organisme ou pour tout changement qui va à l encontre de la condition mentionnée précédemment. Calcul de l aide financière Le pointage alloué aux camps en fonction de leur accessibilité (annexe A) détermine le pourcentage d aide financière accordé, et ce, jusqu à concurrence de $ par projet : 15 points ou plus : 50 % du coût maximal admissible; Entre 10,5 et 14,9 points inclusivement : 33 % du coût maximal admissible. Note : Le requérant doit indiquer, au moment de déposer sa demande d aide financière, toute demande d aide qu il a transmise à d autres ministères ou organismes gouvernementaux, y compris les sociétés d État. L aide financière accordée par l intermédiaire du volet Soutien aux immobilisations et aux aménagements récréatifs de plein air du PAFACV ne pourra excéder 50 % des coûts reconnus admissibles. Lorsqu une aide est versée par un autre palier de gouvernement, par un autre ministère ou par une société d État du gouvernement du Québec, ce montant est soustrait du total des coûts estimés du projet. L aide accordée par les unités régionales de loisir et de sport ou par une municipalité régionale de comté, dans le cadre du pacte rural, n est pas considérée dans le calcul du cumul de l aide gouvernementale. Toute autre aide gouvernementale non déclarée au moment du dépôt de la demande et, par la suite, à l égard des coûts admissibles sera déduite de l aide accordée par le gouvernement du Québec. Modalités de versement de l aide financière L aide financière est payable au comptant, en un seul versement, à la suite de l analyse et de l approbation des pièces justificatives remises dans les délais prescrits. Le montant de la subvention accordée ne peut être bonifié si le coût réel du projet excède le coût estimé au moment du dépôt de la demande. Toutefois, le montant annoncé sera réévalué à la baisse si le coût réel est inférieur au coût prévu. De même, le pourcentage d aide attribué à un organisme ne pourra être revu à la hausse pour les mêmes raisons. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

19 VOLET SOUTIEN À L ACCOMPAGNEMENT DES PERSONNES HANDICAPÉES Objectifs Susciter la participation des personnes handicapées aux activités récréatives et sportives en leur fournissant un service d accompagnement. Encourager les camps de vacances à offrir des services d accompagnement pour favoriser l accessibilité au loisir pour les personnes handicapées au loisir ainsi que leur intégration à la communauté. Critères d admissibilité 1. Respecter les critères d admissibilité 2 à 8 du volet Soutien à l accessibilité pour les personnes en situation de pauvreté. 2. Effectuer une demande de financement pour des services d accompagnement qui ne sont habituellement pas couverts par les services courants de l organisme, que le camp soit un camp ordinaire ou un camp spécialisé pour les personnes handicapées. 3. S il ne s agit pas d une première demande, avoir rempli et remis au MELS le rapport d évaluation relatif à la dernière subvention reçue pour des services d accompagnement. Note : Les camps de vacances qui désirent présenter une demande pour des participants à un camp de jour (sans hébergement) doivent se référer au Programme d accompagnement en loisir pour les personnes handicapées (organismes et municipalités). Normes administratives 1. Utiliser la subvention exclusivement pour rémunérer l accompagnatrice ou l accompagnateur. Note : Les frais liés à l inscription au camp de vacances et à la participation aux activités sont à la charge du participant ou de la participante. 2. Prendre les mesures nécessaires (ex. : achat ou fabrication de matériel adapté, adaptation des programmes, des activités ou de l équipement et des bâtiments) pour soutenir l intégration de la personne handicapée dans ses programmes de loisir dans le but de lui permettre de participer aux activités offertes. 3. Prendre les mesures requises pour évaluer les besoins d accompagnement nécessaires dans le but de faciliter la participation de la personne handicapée aux activités de loisir et établir les possibilités de jumelage. 4. Assumer les responsabilités légales quant à l embauche, à la formation et à la rémunération du personnel d accompagnement. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

20 5. Respecter les normes administratives 4 et 5 du volet Soutien à l accessibilité pour les personnes en situation de pauvreté. 6. Présenter une demande qui ne vise que les nuitées comprises dans la période du 1 er juin au 30 septembre inclusivement de l année en cours, en excluant les services de répit. Calcul de l aide financière Les demandes d aide financière seront évaluées par un comité provincial composé de partenaires du milieu et mis sur pied par le MELS. L aide financière sera calculée en fonction du pourcentage de la demande du camp de vacances par rapport au montant total des demandes et selon le tarif suggéré pour un service d accompagnement en camp de vacances, soit 65 $ par nuitée. Modalités de versement de l aide financière La totalité de l aide financière est payable au comptant, sous réserve de l approbation du Conseil du trésor, en un seul versement. Les subventions accordées par l intermédiaire du volet Soutien à l accompagnement des personnes handicapées sont attribuées annuellement. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

21 VOLET SOUTIEN AUX PROJETS SPÉCIAUX EN ACCESSIBILITÉ Objectif Contribuer à l augmentation de la participation aux activités récréatives et sportives dans les camps de vacances par des projets, des événements, des programmes ou des études. Critères d admissibilité 1. Recevoir un soutien financier par l intermédiaire du volet Soutien à l accessibilité pour les personnes en situation de pauvreté ou être reconnu comme un partenaire du MELS. 2. Permettre la réalisation d un projet, d un événement, d un programme ou d une étude qui vise prioritairement un ou plusieurs des domaines d intervention suivants dans les camps de vacances : l accessibilité aux activités physiques de loisir et de sport par l inclusion sociale des personnes en situation de pauvreté, des immigrants, des personnes handicapées et des Autochtones; la mise en oeuvre d activités physiques récréatives et sportives, notamment des activités émergentes ou qui contribuent à la lutte contre le déficit nature chez les jeunes; l amélioration de la qualité de l expérience liée à la pratique d une activité physique (encadrement, sécurité, etc.). 3. Permettre la réalisation, sur une période déterminée de trois ans au maximum : d actions circonscrites qui ne sont pas déjà mises en œuvre dans l organisme et qui ne peuvent être automatiquement reconduites; d actions de nature différente de celle des interventions déjà ciblées aux volets 1, 2 et 3 du présent programme. Critères d évaluation et de sélection des projets Les demandes sont évaluées par le MELS. Ce dernier peut recourir, au besoin, à des experts externes. 1. La pertinence du projet (41 %) est évaluée notamment par : sa cohérence avec la mission principale du requérant; sa concordance avec les objectifs de l appel de projets; sa concordance avec le plan d action du MELS visant le territoire touché; l absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours. 2. La qualité du projet (33 %) est évaluée notamment par : son caractère d originalité ou d innovation; Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

22 la nature du plan prévu pour sa réalisation; l expérience et les compétences de l équipe qui s en chargera; la qualité des partenaires et la nature de leur engagement; la répartition judicieuse des ressources; le réalisme des prévisions budgétaires; la diversité des sources de financement et leur part relative dans le montage financier prévu; les garanties de réalisation offertes; l appui du milieu. 3. Les retombées prévisibles du projet (7 %) sont mesurées notamment par : ses effets structurants; son apport à un secteur ou à un territoire d intervention. 4. Les autres critères d évaluation (19 %) sont : la clarté et la qualité globale de la présentation de la demande; l envergure du projet : le nombre de personnes visées par celui-ci ou encore, dans le cas d une publication, le nombre d exemplaires imprimés (diffusion du projet auprès du public); la présence, la qualité et la diversité de la formation offerte aux participants; le recours à des ressources professionnelles pour l encadrement, la formation et les services techniques; la qualité et la précision du plan de réalisation (calendrier). Note : Étant donné les ressources financières limitées pour ce volet, seuls les projets ayant reçu le plus haut pointage à la suite de l évaluation de l ensemble des projets seront recommandés pour un financement, et ce, jusqu à l épuisement des fonds disponibles. Normes administratives Les différents appels de projets comportent, selon l objet auquel ils s appliquent, des dispositions et des exigences du MELS qui leur sont propres. Un rapport d activité incluant les détails de l utilisation de cette subvention est exigé pour tous les projets retenus. 1. Soumettre, aux fins de remboursement, les coûts admissibles parmi les coûts directs qui sont engagés et payés uniquement et expressément par le requérant de l aide financière pour des biens et services nécessaires à la réalisation du projet annoncé par le MELS. Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet. Celles-ci peuvent inclure : des coûts de main-d œuvre (avantages sociaux compris); des coûts de location d équipement ou de locaux; des frais de promotion; des frais de déplacement; d autres frais afférents à la réalisation du projet (ceux-ci devront être détaillés); Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

23 des frais d administration (jusqu à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus). 2. Le requérant doit présenter les renseignements permettant d évaluer sa demande, notamment une description du projet où sont précisés : ses objectifs; son contenu; sa pertinence et sa cohérence par rapport à la mission du requérant; les dates de sa réalisation; les résultats attendus et les retombées escomptées; les noms des partenaires associés au projet et une description de leur contribution; les noms des membres de l équipe prévue pour la réalisation du projet, et une description de leur expérience et de leurs compétences; le budget détaillé du projet; la résolution prise par le conseil d administration de produire une demande d aide financière; tous les renseignements pertinents à l appui de la demande. Calcul de l aide financière L aide financière accordée pourra atteindre 90 % des dépenses admissibles selon la nature du projet et les disponibilités financières, et ce, jusqu à une subvention maximale de $ par projet. Les organisations peuvent présenter au maximum deux demandes par année financière gouvernementale. Modalités de versement de l aide financière L aide financière est payable au comptant, sous réserve de l approbation du Conseil du trésor, en un ou deux versements, selon la nature du projet. Pour les projets où deux versements sont prévus, le premier correspond à un maximum de 75 % de la subvention annoncée. Le ou les autres versements sont effectués quand toutes les exigences ont été respectées. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)

24 PROGRAMME DE SOUTIEN FINANCIER À L ACQUISITION D ÉQUIPEMENT DE PLEIN AIR DANS LES CAMPS DE VACANCES Le MELS a conclu une entente avec l Association des camps du Québec afin que les camps de vacances admissibles en puissent se procurer des équipements de plein air à moindre coût. Ce programme est ouvert exclusivement aux camps de vacances subventionnés et vise à améliorer la qualité de l expérience dans la pratique des activités de plein air et à favoriser l adoption d un mode de vie physiquement actif de façon durable. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, communiquez avec l Association des camps du Québec au ou consultez le site SOUTIEN À LA PROMOTION DE LA QUALITÉ, DE LA SÉCURITÉ ET DE L ÉTHIQUE DES ORGANISMES Il est connu que le niveau des risques existants est fortement tributaire de la qualité de l encadrement. Or, cette responsabilité repose en bonne partie sur les personnes qui encadrent, administrent et animent les milieux. À cet égard, l expertise des organismes nationaux reconnus est aujourd hui devenue un incontournable pour fournir au milieu une gamme d outils et de services en matière de sécurité, de formation, de promotion, de réseautage et d éthique, des éléments clés de la qualité de l expérience. C est dans cette optique que le MELS souhaite favoriser la qualité des services offerts aux usagers des camps de vacances dont il favorise l accessibilité. En conséquence, tous les camps de vacances subventionnés dans le cadre de ce programme recevront une aide financière forfaitaire de $ par site de camp. La somme allouée devra servir pour les coûts engagés et payés uniquement et expressément par l organisme, et ce, aux usages exclusifs suivants au cours de la dernière année financière complétée: les frais d affiliation et de certification à l un des deux organismes nationaux reconnus, soit l Association des camps du Québec ou le Mouvement québécois des vacances familiales; les frais liés aux tests d eau de consommation et en piscine, effectués conformément au Règlement sur la qualité de l eau potable et au Règlement sur la qualité de l eau des piscines et autres bassins artificiels; les sessions de formation du personnel de gestion ou des administrateurs et administratrices, y compris la participation à un colloque ou à un séminaire; la mise en place de mécanismes de filtrage des bénévoles et des intervenants et intervenantes ainsi que les frais payés pour la vérification des antécédents judiciaires du personnel; l élaboration des plans d intervention d urgence exigés par l Association des camps du Québec ou le Mouvement québécois des vacances familiales; l élaboration et la mise en place d une politique de prévention de la violence et des abus sexuels. L aide financière est payable au comptant, sous réserve de l approbation du Conseil du trésor, en un versement. Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Guide des normes (PAFACV)