NOTE EXPLICATIVE INSCRIPTIONS AU CHALLENGE ENTREPRISES / COURIR A CLERMONT 2013

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1 NOTE EXPLICATIVE INSCRIPTIONS AU CHALLENGE ENTREPRISES / COURIR A CLERMONT 2013 Cette note explicative a pour but de vous guider concernant vos inscriptions au challenge Entreprises de Courir à Clermont (8 et 9 juin 2013). Pour toute demande de renseignement : Thibault JEUDY (poste 10 65) I. Présentation et tarification Cette note explicative s applique pour les inscriptions au challenge Entreprises. Elle concerne les inscriptions au 5km et au 10km uniquement. Tarification 2013 : - pour le 5 km, le prix est de 10 (dix euros). - pour le 10 km, le prix est de 12 (douze euros). II. Conditions de participation Pour être valable et comptabilisée dans les classements, la saisie devra comporter au minimum 5 inscriptions sur 5km ou 10km (l équipe pouvant être composée de 5 à 8 participants). Si vous n avez pas au minimum 5 participants sur une distance, vous ne serez pas classés au titre du challenge Entreprises. Chaque entreprise doit désigner un responsable des inscriptions, qui sera le référent pour récupérer les dossards et les tee-shirts de la course. IMPORTANT : la saisie doit être effectuée et finalisée le mercredi 29 mai à 20H. Audelà de cette date, aucun ajout ou suppression ne pourra être effectuée et aucune modification ne pourra être apportée. III. Équipes et classement Vous ne composez pas vous-même vos équipes. Les équipes sont composées en fonction des temps réalisés sur la distance choisie (5 ou 10 km) par vos coureurs. Exemple : vous inscrivez 29 participants. Les coureurs ayant réalisé les 5 meilleurs temps composeront l équipe 1. Les coureurs ayant réalisé les 5 temps suivants composeront l équipe 2. Les coureurs ayant réalisé les 5 temps suivants composeront l équipe 3. Pour les nombres impairs et non multiples de 5 : - L équipe 4 et 5 sont chacune composées de 7 coureurs ayant réalisé les 14 temps suivants - Dans ces équipes, seuls les 5 meilleurs temps sur les 7 coureurs seront comptabilisés.

2 IV. Procédure de saisie des inscriptions par le responsable 1. Pour utiliser le module d inscription à ce challenge, il faut vous connecter à Internet, puis : - aller à l adresse suivante : - glisser votre souris sur la carte et cliquer sur «Courir à Clermont» - sur la page Courir à Clermont, cliquer sur «Inscriptions en ligne» 2. Une fenêtre s ouvre au milieu de votre écran : - choisissez l onglet «Challenge Entreprises 5 km et 10 km» - Vous arrivez sur une page d accueil «Back Office». Si vous possédez déjà vos codes d accès, vous pouvez alors vous connecter. Si vous ne possédez pas de codes d accès, vous pouvez les obtenir en adressant votre demande à en indiquant votre nom et prénom, votre adresse mail et votre numéro de téléphone (en cas d urgence). 3. Une fois connecté(e), vous arrivez sur une page comportant plusieurs onglets : - Le premier «Gestion des inscrits» vous permet de saisir vos inscriptions - Le deuxième «Télécharger un état des inscrits» vous permet de télécharger un récapitulatif de vos inscriptions. 4. Pour saisir un participant : - Cliquez sur «Gestion des inscrits», puis sur OK - Choisissez la distance (5 km ou 10 km) puis cliquez sur l icône pour saisir une inscription - Une page s ouvre (si elle ne s ouvre pas, vous devez débloquer les pop-up). Suivez alors le lien «> Inscription individuelle >>> Cliquez ici». - Vous accédez alors au bulletin d inscription. Merci de bien vouloir renseigner l ensemble des champs afin que l inscription soit valide. L adresse et postale du participant doit être renseignée de façon personnelle : il recevra une confirmation de son inscription ainsi qu un récapitulatif sur les pièces justificatives à fournir pour valider définitivement son inscription. - N oubliez pas de valider vos saisies. Recommencez l opération autant de fois que nécessaire en vérifiant si vos participants souhaitent s inscrire sur le 5 km ou le 10 km. Note : Vous pouvez ajouter le scan du certificat médical ou celui de la licence d athlétisme/triathlon directement sur le bulletin d inscription. L ajout doit se faire lors de la première saisie, sinon, vous devrez apporter les justificatifs lors du retrait des dossards. 5. Pour modifier ou supprimer les données sur un participant : - Revenez au menu principal. - Cliquez sur «Gestion des inscrits» puis sur OK. - Cliquez sur l icône. Vous pouvez alors consulter la liste des inscrits. Si vous souhaitez accéder à une fiche, cliquez sur «Détails». Important : si vous souhaitez supprimer un coureur, effacez les données saisies et valider les champs vides

3 V. Modalités de paiement La facture est éditée par le Clermont Athlétisme Auvergne. Pour tout renseignement, contactez par courriel : Cette facture vous sera envoyée ou remise en main propre lors du retrait des dossards. De ce fait, vous devez apporter votre règlement au moment du retrait. Si vous procédez par virement, contactez au préalable le Clermont Athlétisme Auvergne. Vous pouvez régler par : - paiement en ligne par carte bancaire (frais supplémentaires) - chèque à l ordre du Clermont Athlétisme Auvergne. - virement bancaire sur demande au Clermont Athlétisme Auvergne VI. Procédure de remise des dossards La remise des dossards au responsable des inscriptions pour son organisation se fera uniquement pour les dossiers complets devant comprendre : - le document imprimé de l état récapitulatif des inscrits par équipe - les certificats médicaux et/ou les copies de la licence selon les conditions précisées ci-dessous : Règlement du certificat médical ou licence : les courses sont ouvertes aux licenciés F.F.A, ainsi qu aux non-licenciés F.F.A remplissant les conditions minimales d âge. Titulaires d une licence Athlé compétition, d une licence Athlé Entreprise, d une licence Athlé Santé Loisir option Running ou d un Pass Running délivrés par la Fédération Française d Athlétisme : n de licence obligatoire. - Ou titulaires d une licence délivrée par les Fédérations multisports agréées pour la saison en cours (ex : FSCF, FSGT, UFOLEP, FSPN etc ), sur laquelle doit apparaître par tous moyens la mention de non contre-indication à la pratique de l athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition : photocopie de la licence. - Ou titulaires d une licence délivrée par la Fédération Française de Triathlon, la Fédération Française de Course d Orientation ou la Fédération Française de Pentathlon Moderne pour la saison en cours : photocopie de la licence - Ou titulaires d une licence délivrée par l UNSS ou l UGSEL pour la saison en cours dans la mesure où ils sont valablement engagés par l établissement scolaire ou l association sportive : photocopie de la licence - Ou, pour les autres participants, titulaires d un certificat médical de non contre-indication à la pratique de l Athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition datant de moins de un an ou sa photocopie. Ce document sera conservé en original ou en copie par l organisateur en tant que justificatif en cas d accident. Aucun autre document ne peut être accepté pour attester de la présentation du certificat médical. VII. Procédure de remise des tee-shirts La remise des tee-shirts au responsable de l équipe ou au responsable gérant les inscriptions pour une seule et même entreprise se fera au même moment que celle des dossards.

4 ATTENTION : - les dossards et les tee-shirts ne seront remis qu en un seul lot par équipe au responsable des inscriptions - aucune remise d épingle n étant prévue pour les coureurs, merci de bien vouloir informer vos participants de se munir d épingles pour accrocher leur dossard (4 épingles). Programme de Courir à Clermont Vous venez courir avec votre entreprise? Vous pouvez même en profiter en famille! Samedi 8 juin 2013 De 12H à 20H, venez partager un moment de découverte et de convivialité sur le village de Courir à Clermont. Des animations ludiques et sportives pour les petits et les grands seront proposées tout au long de la journée. Un concert SURPRISE vous attend de 12H à 14H! Dimanche 9 juin H00 10H00 Départ du 5 km Départ du 10 km à partir de 11H45 Premières Foulées (pour les enfants de moins de 12 ans).

5 DATES DE REMISE DES DOSSARDS + TEE SHIRTS Pour la date de retrait des dossards et des tee-shirts, merci de compléter les informations ci-dessous. A retourner, dès la clôture des inscriptions, au plus tard le 29 mai 2013 à 20H. - par courrier à : CENTRE France La Montagne 45, rue du Clos Four CLERMONT-FERRAND CEDEX 2 - par fax au : par à : Nom de l entité :. Nom du responsable : Tel :.. . DATES DE RETRAIT DES DOSSARDS : (veuillez cocher le jour de récupération des dossards et des tee-shirts) A la maison des Sports, place des Bughes. Lundi 3 juin de 10H à 18H Mardi 4 juin de 10H à 18H Mercredi 5 juin de 10H à 18H Jeudi 6 juin de 10H à 18H TAILLE DES TEE-SHIRTS Merci de bien vouloir nous indiquer la taille des tee-shirts souhaités par votre entité (dans la limite des stocks disponibles), en complétant les tableaux ci-dessous : TAILLE S M L XL HOMME NOMBRE TAILLE XS S M L FEMME NOMBRE

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