Mode d'emploi Zone des clubs Swiss Swimming

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1 Mode d'emploi Zone des clubs Swiss Swimming Version 1.1, Qu'est-ce-que la banque des données Swiss Swimming via «zone des clubs» vous offre? Gestion des licences Gestion des membres Lien avec le Teammanager Swiss Swimming Accès/Login Responsables dans le club Login Travailler dans le système Membres Licences Club Gestion des membres Filtrer et exporter des membres Liste des membres/aperçu de tous les membres Modifier des membres ou introduire de nouveaux membres Gestion des licences Nouveautés à la demande de licences Introduire une nouvelle licence Relicenciement en début de saison Licenciement/relicenciement d'athlètes isolés au cours de la saison Liste de licences... 10

2 1 Qu'est-ce-que la banque des données Swiss Swimming via «zone des clubs» vous offre? 1.1 Gestion des licences - Accès à vos données de licences et gestion des licences - Demande de nouvelles licences - Demande de relicenciements - Impression de listes de licences 1.2 Gestion des membres - Accès et gestion de tous vos membres - Enregistrement de nouvelles personnes - Classement de personnes par équipe - Impression de listes de membres - Joindre des documents et photos d'une personne 1.3 Lien avec le Teammanager Swiss Swimming - Les données ne sont gérées que dans l'extranet / zone pour les clubs Swiss Swimming - Nous offrons une exportation des données vers le Teammanager (sur demande) - Les inscriptions aux meetings continuent à être gérées via le Teammanager 2 Accès/Login 2.1 Responsables dans le club Veuillez nous annoncer une (ou des) personnes(s) ayant le droit d'accéder à vos données de membres et de licences. - Cette personne doit être enregistrée dans notre banque des données avec l adresse postale et l adresse . - Nous organisons l'accès à vos données de membres et de licences. 2.2 Login Premier Login: Avec votre adresse enregistrée chez nous, vous pouvez alors demander un mot de passe. Login régulier: Introduction du mot d'utilisateur ( ) et du mot de passe. Outlogin: Pour quitter l'extranet, veuillez cliquer sur le point du menu Désinscrire. Link: 3 Travailler dans le système 3.1 Membres Sous membres, vous trouvez: - Instructions:Un mode d'emploi pour la gestion de tous vos membres - Administration/Gestion des membres: L'aperçu de tous vos membres. - Adhesion/Entrée de membre: Un masque pour entrer une nouvelle personne.

3 3.2 Licences Sous licences, vous trouvez: Instructions: Un mode d'emploi détaillé pour la gestion de toutes vos licences Licences: L'aperçu de toutes vos licences. Nouveau licenciement/appliction Licence: Un masque pour entrer une nouvelle licence. Relicenciement/Renouvellement Licences:La liste de toutes vos anciennes licences que nous avons préparée en début de saison pour le relicenciement. 3.3 Club Vous pouvez y mettre à jour les données d'adresse de votre club. Vous ne pouvez modifier le nombre de branches sportives, ainsi que le nom du Président de votre club que par demande écrite à Swiss Swimming. 4 Gestion des membres Toutes les personnes affichées dans la gestion des membres, sont membres de votre club. Il s'agit notamment des personnes suivantes: Les personnes disposant d'une licence ou qui en avaient disposé dans le passé Les personnes ayant suivi une formation de juges ou d'entraîneurs Les personnes que vous nous avez annoncé dans votre liste de membres complète (tous les membres de club sont initialement importées dans le système. Les personnes qui ne sont pas affichées devront encore être connectées avec votre club. 4.1 Filtrer et exporter des membres 4.2 Liste des membres/aperçu de tous les membres

4 Exporter votre choix en cliquant sur le bouton Export Feuilleter les données en cliquant sur les flèches correspondantes Afficher plus de 25 sets de données par page 4.3 Modifier des membres ou introduire de nouveaux membres En cliquant sur la ligne du membre choisi dans la liste des membres, la fenêtre des données détaillées du membre choisi s'affiche. Traitement des données Dans tous les clubs, il y a beaucoup de membres avec des adresses incomplètes ou fausses. Dans des champs "inconnu", veuillez svp. compléter les adresses. Modifier des données Données personnelles - La personne/numéro de licence ne peut être modifiée. - Si vous trouvez une faute dans le nom/prénom, merci de nous le communiquer par écrit! Télécharger une photo passeport Vous avez la possibilité de télécharger une photo passeport pour chaque personne. Pour de nouvelles personnes, il faut d'abord appuyer sur le bouton "enregistrer" avant de pouvoir y ajouter une photo passeport dans une deuxième phase.

5 Attention: Pour toutes les licences waterpolo, il est obligatoire de télécharger une photo passeport. 1) Préparez une photo passeport (max. 100kb) sur votre ordinateur. 2) Format de l image.jpg ou.gif 3) Cliquez sur le symbole de la loupe à droite dans le champ photo détaillée 4) Choisissez la photo 5) Cliquez sur "ouvrir" Adresse de la photo: La photo est téléchargée et doit être enregistrée en cliquant sur le bouton. La photo est enregistrée dans la page de la personne en question. Le document n'est visible que pour la FSN Données d'adresse Le champ "adresse" ne peut être laissé vide. Pour pas mal de personnes, vous trouvez la mention inconnu. Merci de mettre à jour! Pays: Commencez à taper les premières lettres du pays; il s'ouvre alors une fenêtre avec les pays. Cliquez sur le pays choisi. Etat de membre Traitement de l'état de membre: Ici vous avez la possibilité de classer des personnes qui ont quitté votre club depuis longtemps avec le statut "démissionné".

6 Ensuite, ces personnes n'apparaîtront plus dans la liste et leur lien avec le club est effacé. Equipe: Une attribution à une équipe peut être faite dans le champ "team" Télécharger des documents Tout document qui devrait être enregistré dans la banque des données d'une personne, peut être téléchargé sous "nouveau document". Le document n'est visible que pour Swiss Swimming. Attention: Pour toutes les licences waterpolo, il est obligatoire de télécharger une copie de passeport valable. Les documents sont enregistrés dans la banque des données FSN pour cette personne et ne sont pas visibles aux clubs. Enregistrer toutes les données Les données ne peuvent être enregistrées que si tous les champs obligatoires ont été remplis.

7 Les champs obligatoires sont entourés en rouge. Prénom Nom Date de naissance Sexe Nationalité Adresse (rue, no. ou case postal) Code postal Lieu Pays 5 Gestion des licences 5.1 Nouveautés à la demande de licences Remplacement du formulaire papier: Dorénavant, les licences ne sont activées que via le système online. Ceci est valable pour le renouvellement et la demande de nouvelles licences. Il n'y a plus besoin de formulaires. Remplacement de la signature: En acceptant les conditions de licence, la personne demandant la licence assure que l'athlète ou son représentant légal aient pris connaissance des conditions et ont donné leur approbation. "La personne à licencier reconnaît le statut d'antidopage de Swiss Olympic (incl. les directives d'exécution) et la responsabilité exclusive de la chambre disciplinaire de Swiss Olympic pour un jugement de délits de dopage en première instance ( Elle se soumet expressément à sa compétence de jugement. Ses décisions peuvent être réexaminées par le TAS (Tribunal Arbitral du Sport) à Lausanne qui décide en dernière instance sans recourir aux tribunaux ordinaires." Remplacement de la liste des licences pour le renouvellement des licences: Afin de renouveler vos licences, nous vous mettrons à disposition sur internet la liste des licences de la saison passée. Vous pouvez y cocher et demander les licences que vous voulez renouveler pour la nouvelle saison. Le type de la licence est généré automatiquement selon l'année de naissance de l'athlète (la liste sera établie vers mi septembre). 5.2 Introduire une nouvelle licence La personne doit déjà figurer dans le système, sinon il faut l'y enregistrer (voir sous introduire une nouvelle personne). Ensuite une nouvelle licence peut être demandée pour cette personne. Choisissez dans le menu à gauche Nouveau licenciement Tous les champs entourés en rouge doivent obligatoirement être remplis. Club: Choisissez le club pour lequel la personne doit être licenciée. Licencié: La personne doit déjà figurer dans le système afin de pouvoir la sélectionner en tapant son nom. Type: Le type de licence peut être choisi selon la branche sportive et l'âge de la personne. Saison: Choisissez la saison durant laquelle la licence doit être valable.

8 Droit de départ: Pour les étrangers, le droit de départ est à indiquer parmis les catégories suivantes: «Swiss Sports Nationality»: Le compétiteur mentionné ci-dessus n'a encore jamais participé activement à des compétitions pour un club étranger --> Statut "Swiss Sports Nationality". Cette règle devient caduque avec effet immédiat si le compétiteur participe activement à une compétition pour un club étranger. «Start Suisse»: Le compétiteur mentionné ci-dessus a déjà participé activement à des compétitions pour un club étranger; selon les documents joints, il remplit néanmoins les conditions de la branche sportive en question pour obtenir le «Start Suisse». «Etrangers»: Le compétiteur mentionné ci-dessus a déjà participé activement à des compétitions pour un club étranger. Il ne dispose ni du statut «Swiss Sports Nationality» ni du statut «Start Suisse». Confirmation: En cliquant dans la coche sur les conditions et termes générales, vous acceptez les conditions de licence et confirmez que l'athlète pour lequel la licence a été demandé (ou son représentant légal) aient également pris note de ces conditions et les ont acceptées. Enregistrer: La demande de licence part à la FSN. Attribuer des licences (FSN): Le secrétariat général de la FSN traite, examine et facture les licences demandées. Le club reçoit la liste des licences actualisée et les factures y relatives. 5.3 Relicenciement en début de saison Choisissez à gauche le point de menu Relicenciement. Dans la liste s'affichent toutes les licences que la FSN a préparées pour votre club avec le statut "ouverte". Filtrer la liste de relicenciement: La sélection peut être restreinte en recherchant par nom (licenciés), club, type de licence ou discipline (branche sportive).

9 Choix: - Pour le choix de toutes les licences affichées, cliquez dans la boîte tout en haut (à gauche du titre "saison") - Pour le choix de licences isolées, cliquez dans la boîte à côté du nom de la personne. Confirmation: Après la confirmation, le sytème vous demande si vous voulez demander les licences. 5.4 Licenciement/relicenciement d'athlètes isolés au cours de la saison Comme d'habitude, vous pouvez continuer à demander des licences durant toute la saison. Variante 1: Nouvelle licence voir: nouvelle licence Variante 2: Relicenciement d'un athlète qui figure encore avec le statut "ouverte" dans la liste pour le relicenciement voir relicenciement

10 5.5 Liste de licences L'aperçu de toutes vos licences peut être filtré et classé Possibilité de filtrage: Statut o Ouverte= Prête pour un relicenciement par le club o Demandée = La licence a été demandée à la FSN dans le sytème o Accordée/active= Licences valables (par saison) Type = Type de licence Discipline = Branche sportive Saison = Validité Classer: En cliquant sur le nom de la colonne, la liste s'affiche suivant l'alphabet Imprimer les licences: Cliquez sur le bouton Export La liste est exportée selon vos filtres et classements sélectionnés. Liste de licences: La FSN vous envoie la liste officielle tamponnée (par poste pour la natation synchronisée, la natation et le plongeon, par pour le water-polo); la liste inofficielle de toutes vos licencee comprend les champs suivants: No. personnel = Numéro de licence Nom de famille,prénom,date de naissance, ,sexe Pays = Nationalité Téléphone P,Téléphone N, Adresse corr.,cp corr.,lieu corr. = Adresse de la personne Saison= validité Type= Type de la licence Statut= Statut de la licence (Aktive, demandée, ouverte, etc ) Entreprise corr., = Nom du club Adresse corr., CP corr.,lieu corr. = Adresse du club