Guide de l organisateur. Projet de la communauté au profit de la Société Parkinson du Québec

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1 Guide de l organisateur Projet de la communauté au profit de la Société Parkinson du Québec

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3 Table des matières Formulaire de proposition de projet... 4 Où ira l argent?... 4 Différentes façons de lever des fonds... 5 Sollicitation pour des dons individuels ou corporatifs... 5 Organisation d activités de financement... 6 Programme de don jumelé... 7 Commanditaires... 7 Suivi des activités et des dons... 8 Remise des dons à la SPQ... 8 Reçus de charité... 9 Informations supplémentaires Coordonnées de la Société Parkinson du Québec Utilisation du nom et du logo Promotion des événements Permis de tirage et de réunion Assurances Directives de l Agence du revenu du Québec Communiqué de presse... 11

4 Avant toute chose, la Société Parkinson du Québec tient à vous remercier de l intérêt que vous portez à la cause de la maladie de Parkinson. Nous savons que le temps et l énergie que vous consacrerez à la collecte de fonds sont précieux et nous vous sommes reconnaissants de votre engagement. Ces initiatives, toutes aussi originales les unes que les autres sont importantes pour nous et nous sommes très heureux que vous ayez choisi d aider notre organisme. En organisant votre activité de financement, vous permettez à la SPQ de poursuivre sa mission qui vise à apporter un appui aujourd hui et à trouver une réponse demain grâce à ses efforts dans les secteurs de la recherche, de la sensibilisation, de la promotion de la cause et des services de soutien. Ce guide de collecte de fonds se veut un recueil de conseils pratiques pour faciliter vos initiatives de collecte de fonds. Il comprend également les procédures de la SPQ encadrant les activités de levée de fonds initiés par la communauté. Notre premier conseil : soyez optimiste! L enthousiasme est des plus contagieux et il est important pour vos donateurs de sentir votre passion pour l événement ainsi que votre engagement à l égard de la collecte de fonds et de la mission de la SPQ. Formulaire de proposition de projet Tous les projets doivent être au préalable présentés à la Société Parkinson du Québec pour approbation. (Formulaire de proposition de projet). Vous devez prévoir un délai d environ deux semaines pour l analyse de votre proposition de projet. Où ira l argent? Pour inciter votre entourage à contribuer à votre collecte de fonds, vous devez pouvoir expliquer à quoi les fonds serviront. Les fonds serviront à financer le développement des sociétés régionales afin que les personnes atteintes et proches aidants de toutes les régions du Québec puissent avoir accès à du soutien et de l information. La Société Parkinson du Québec (SPQ) contribue également au Programme national de recherche et a son propre Fonds québécois de recherche sur le Parkinson. Finalement, une partie des sommes recueillies servira à l organisation du voyage, et ce dans le respect des normes de l Agence du revenu du Canada (moins de 35 %). 4

5 Différentes façons de lever des fonds Utilisez et adaptez les outils de sollicitation fournis par la SPQ Lettre de sollicitation (français et anglais) L exemple de texte à insérer dans un courriel (formulaire de collecte de dons) Si vous vous adressez à des particuliers ou à des entreprises, vous devez trouver le moyen d établir une liste des candidats les plus susceptibles d appuyer votre projet et concentrer vos efforts sur cette liste de candidats prioritaires. Repérez ceux qui risquent d être les plus intéressés par votre projet, dressez votre liste de candidats et entreprenez vos démarches en commençant par le premier nom sur votre liste. Expliquez pourquoi vous recueillez des sommes d argent pour la SPQ. Lorsque vous racontez votre histoire ou votre motivation, les gens sont davantage portés à donner. Spécifiez que la SPQ émettra un reçu d impôt pour tous les dons de plus de 20 $. Adresser des demandes au plus grand nombre de personnes possibles. Demandez à votre comptable, votre banquier, votre pharmacien, à votre entraîneur personnel, à votre coiffeur, à votre dentiste... Le nombre de dons que vous recevrez sera en fonction du nombre de demandes que vous ferez. Sachez qu une des principales raisons pour lesquelles les gens ne participent pas ou ne font pas de don, c est qu on ne leur a jamais personnellement demandé de le faire! Ayez toujours vos formulaires de collecte de fonds à votre portée, vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin. Encourager les dons en ligne en incluant le lien vers le formulaire de don en ligne de la SPQ. Les donateurs peuvent faire un don à votre nom en choisissant votre activité le cas échant, et votre nom. Soyez systématique dans votre sollicitation en gardant un registre des courriels, lettres, relances et remerciements que vous effectuez (carnet des donateurs). Vous ne voudriez pas solliciter la même personne deux fois. Commencez votre collecte des mois à l avance. Des raisons personnelles ou professionnelles peuvent freiner les élans charitables des gens. Assurez-vous de remercier vos donateurs personnellement. Une lettre de remerciement est envoyée par la SPQ aux donateurs avec le reçu d impôt, par contre une lettre de votre part témoigne encore plus de votre appréciation. 5

6 Planification Définissez la formule de votre activité de collecte de fonds selon l objectif financier, votre réseau, les ressources à votre portée et le temps que vous pouvez y consacrer. Vous devrez signer l Entente de partenariat entre l organisateur et la SPQ si votre proposition de projet est acceptée. Dans le cadre du Sommet Parkinson, une seule entente doit être signée pour toutes les activités de financement. Échéancier Identifiez clairement toutes les étapes et dressez un échéancier réaliste. Nous recommandons la formation d un comité organisateur. Cela vous permettra de bénéficier de ressources additionnelles et donnera davantage de visibilité à votre activité. Date de l activité Surveillez les activités qui se déroulent dans la région où l événement aura lieu. Vous ne voulez pas vous retrouver avec une activité similaire à la vôtre à la même période. Les gens sont déjà très sollicités. Ressources humaines Identifiez vos besoins (président d honneur, maître de cérémonie, nombre de bénévoles avant et pendant l événement, personnes à la promotion et à la vente de billets). Si vous prévoyez vendre des billets, nous recommandons un vendeur pour chaque tranche de 10 billets. Matériel Faites une liste du matériel nécessaire à la préparation et à la journée de l événement (nourriture, structures spécifiques, équipement technique, micro, lutrin, tables, chaises, nappes, décoration, chariot, trousse de premiers soins, boîte à outils, etc.). Permis Obtenez la permission des autorités locales si votre événement se déroule dans un endroit public ou si vous attendez une foule importante. Certains événements musicaux, et ceux offrant de la nourriture ou de l alcool exigent un permis. La tenue d un tirage requiert également un permis. Assurances Faites attention aux questions liées à la santé et à la sécurité et à la possibilité qu une assurance soit requise. En cas de doute, renseignez-vous. Lieu de l activité Évaluez la facilité d accès, la capacité d accueil, le stationnement. Assurez-vous que l endroit où se déroulera l activité réponde aux normes de sécurité. Public cible Identifiez votre clientèle et vos réseaux de sollicitation. Impliquez tous les membres du comité organisateur dans cette démarche. Budget Dressez un budget des revenus, des dépenses et des profits estimés. Débutez tôt la recherche de commanditaires tout en remettant à la SPQ une liste de ceux que vous désirez solliciter. Commencez par les commanditaires locaux et régionaux, ce sont ceux qui seront les plus prêts à appuyer votre projet. Visibilité Une bonne visibilité favorise la réussite. Faites la promotion de votre activité le plus tôt possible. Parlez-en à votre entourage. La SPQ peut vous fournir du matériel promotionnel à cet effet. Rappelez-vous que l utilisation du logo de la SPQ doit être autorisée et approuvée au préalable par la Société. N hésitez pas à utiliser les médias pour promouvoir votre événement. Les médias régionaux soutiennent habituellement les initiatives locales. Référez-vous à la rubrique Communiqué de presse de ce guide. Collecte des fonds Établissez la façon dont vous procéderez pour recueillir les dons. Renseignez-vous toujours avant de promettre un reçu d impôt. Gardez le contact avec les donateurs et les remercier Vous pouvez envoyer un courriel à vos donateurs les informant de vos progrès. Leur faire parvenir une note de remerciement aussitôt que vous recevez un don de leur part. N oubliez pas de remercier tous les donateurs après l événement et les informer du montant que vous avez recueilli ainsi que le 6

7 montant total recueilli pour le Trek. Une lettre de remerciement accompagnera les reçus fiscaux délivrés par la SPQ, mais un mot de votre part est essentiel. Idées de collectes de fonds Zumbathon Vente d art et d artisanat Tournoi sportif Soirée de danse Vente de livres Vente de dessert Marché aux puces Lave-autos Cartes de Noël Concert Livre de recettes Souper-bénéfice Soirée Casinos Rallye automobile Fête d Halloween Soirée Karaoké Spectacle amateur Dégustation de vin Vente de chocolat, pains, fromages, etc. Quille Othon Communiquez avec le service des ressources humaines de votre entreprise pour savoir si elle offre le programme de don jumelé. Si c est le cas, procurez-vous un formulaire, remplissez-le et remettez-le avec vos dons. Vous pouvez ainsi facilement doubler le montant total recueilli. Suggérez à vos commanditaires d obtenir des formulaires de don jumelé de leur entreprise; plusieurs d entre eux ne connaissent pas ce programme. Même si elle ne propose pas de programme de ce type, une entreprise peut malgré tout accepter de vous offrir un don. Les commanditaires appuient les projets d ordre caritatif en s engageant à payer un montant d argent ou à fournir des produits et services en contrepartie d une visibilité lors de l événement. La Société Parkinson du Québec bénéficie de partenariats privilégiés avec plusieurs commanditaires. Beaucoup d entre eux appuient souvent plus d un projet. Afin d éviter une sollicitation excessive ou des incompatibilités de commanditaires, il est important d informer la SPQ de ceux que vous prévoyez approcher. 7

8 Suivi des activités et des dons Si vous recevez des dons en chèque ou en argent, assurez-vous de les déposer rapidement et de communiquer les coordonnées des donateurs à la SPQ pour assurer l émission rapide du reçu d impôt et l envoi de la lettre de remerciement. Utilisez le formulaire de collecte de fonds pour vous faciliter la tâche. Vous pouvez soit o Encaisser les dons à votre nom et faire un chèque global à la SPQ du montant total des dons accompagné de la liste des donateurs avec leurs coordonnées et le montant de leur don; ou o Faire libeller les chèques au nom de la Société Parkinson du Québec. Déposer les chèques et l argent comptant directement à la SPQ, et fournir la liste des donateurs avec leurs coordonnées et le montant de leur don. Si les dons proviennent d une activité de financement, et que des reçus d impôt sont requis, Les dons doivent faire l objet d un dépôt séparé pour éviter toute confusion. Dans un tel cas, la liste des participants doit aussi être indépendante de celle des dons uniques. Les montants déposés ainsi que les dons reçus en ligne seront pris en considération dans le calcul de vos versements. Les sommes recueillies lors d activités de financement ne requérant pas l émission de reçu peuvent être remises à la SPQ selon les modalités de versement établies dans l entente de participation au Sommet Parkinson. Un tableau des dons associés à votre nom vous sera fourni toutes les deux semaines par courriel par la SPQ. 8

9 La Société Parkinson du Québec est un organisme de charité enregistré et en tant que tel, est en mesure d'émettre des reçus officiels. Cependant, la Société doit respecter les règlements de l'agence du revenu du Canada (ARC) concernant l'émission de tous les reçus. La SPQ doit être en mesure de fournir à l Agence du revenu du Canada une ventilation complète des sommes ou de la fraction des sommes reçues à titre de don et des reçus délivrés pour ces sommes, en plus d être en mesure de rendre compte à l Agence du revenu du Canada de la valeur de tous les avantages reçus par les personnes ayant participé à la collecte de fonds. La SPQ remet un reçu fiscal pour tout don admissible de 20 $ et plus. La SPQ PEUT émettre des reçus officiels si les conditions suivantes sont respectées : 1) Fournir un budget des revenus et dépenses de votre activité afin que la valeur exacte du don de chaque donateur soit établie. Des reçus officiels ne peuvent être émis que pour un montant égal au montant d'argent reçu par la Société canadienne du cancer. Si elle reçoit les profits nets, des reçus ne peuvent pas être émis pour le montant brut. La Société se réserve aussi le droit de vérifier les dossiers financiers. 2) Si des reçus doivent être émis aux participants à l'événement pour la portion du prix du billet qui représente le don, ce montant doit être clairement identifié et différencié de la «juste valeur marchande» de l'événement. Cette valeur doit être déterminée avec la SPQ. 3) Fournir une liste des coordonnées complètes des personnes qui ont fait des dons ou ont participé à votre activité ainsi que le montant correspondant au don/contribution pour chacune d entre elles. La SPQ NE PEUT PAS émettre de reçus officiels dans les cas suivants : 1) Un reçu ne peut pas être émis pour l'achat de billets de loterie, de cartes d'entrée, de droits de jeu et de biens. Des reçus officiels ne peuvent être émis qu'aux personnes qui n'ont pas reçu de produit ou d'article tangible en échange de leur don. 2) La Société ne peut pas émettre de reçus pour des services donnés, y compris l'embauche d'une personne ou la location de quelque chose pour un événement (p. ex. installation d'une tente, divertissement). 3) Aucun reçu n'est émis pour les commandites monétaires ou en nature. Les commanditaires ne peuvent pas obtenir de reçu officiel, car ils reçoivent un bénéfice ayant une valeur commerciale grâce à leur commandite. Les commanditaires peuvent déduire cette commandite comme dépense d'exploitation légitime. 4) Dans la plupart des cas, la SPQ n'émet généralement pas de reçus pour les dons en nature. Il s'agit de dons de propriétés plutôt que de dons en argent. Cela est dû au fait que la plupart des compagnies se contentent d'une lettre spécifiant la juste valeur de marché de l'article donné. Vous pouvez discuter de la question des dons en nature avec le personnel de la SPQ avant de les accepter. 9

10 Informations supplémentaires 550 rue Sherbrooke Ouest, tour ouest, bureau 1080 Montréal, Québec H3A 8P9 Téléphone : ou Télécopieur : Courriel : Site Internet : Numéro d organisme de charité : RR 0001 Le nom et le logo de la Société Parkinson du Québec ne doivent pas être utilisés de quelque manière que ce soit sans l'approbation préalable de la Société. Cela comprend tout le matériel imprimé. La SPQ peut promouvoir votre activité de collecte de fonds sur son site Internet. Vous devez fournir un court texte descriptif indiquant le nom de l activité, la date, le lieu, le coût, et le nom et les coordonnées de la personne responsable. Un document en format PDF peut aussi être ajouté (affiche ou formulaire d inscription). Informez-nous des mentions de votre activité dans les médias et envoyez-nous des photos. Nous afficherons les afficherons avec plaisir sur notre site Internet. Tirage : Les événements qui comprennent des loteries, des tirages 50/50 ou autres doivent obtenir une licence auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux. Les licences ne peuvent être obtenues que par un organisme de charité enregistré; cependant la Société Parkinson du Québec déconseille fortement les activités de jeux de hasard. Réunion : Pour servir ou vendre de l alcool lors d un événement, vous devez obtenir un permis de réunion (service seulement ou vente et service) Consultez le site de la Régie des alcools, des courses et des jeux La SPQ n'est pas responsable des comportements ou des dommages qui pourraient survenir lors d'un événement organisé par une tierce partie. Par conséquent, les organisateurs de ces événements doivent s'assurer de posséder une assurance responsabilité civile adéquate afin de se protéger en cas d'accidents ou de situations pouvant entraîner une réclamation contre eux. Un organisme de bienfaisance doit s assurer que toute personne ou toute organisation exerçant des activités de financement pour son compte respecte les présentes lignes directrices. Quelques éléments importants des directives : 10

11 Les dépenses d une activité de collecte de fonds ne doivent pas dépasser 35 % du revenu brut de l activité. La SPQ doit approuver au préalable les formules de sollicitation ou d autres textes des activités de financement; La SPQ doit recourir à des vérifications internes pour examiner les dépenses et les revenus; Le communiqué sert à deux fins précises. La première est de permettre aux médias d annoncer la tenue prochaine de l événement, afin que les gens puissent vous appuyer. La seconde est d assurer une couverture médiatique de l événement, ce qui génère de la publicité pour la SPQ et encourage les gens à faire un don, même après la tenue de l événement. Conseils pratiques Préparez une liste des journalistes avec lesquels communiquer auprès de vos médias locaux, soit la presse écrite, la radio et la télévision. La SPQ peut vous fournir une liste des médias de votre localité. Transmettez votre communiqué au moins une semaine avant sa publication souhaitée. Votre communiqué devrait être court et direct, et le titre devrait être accrocheur. Ne cherchez pas à écrire un article. Votre communiqué ne devrait contenir que les faits essentiels ainsi qu une phrase ou deux évoquant la SPQ et la maladie de Parkinson. Assurez-vous de préciser le «qui, quoi, quand, où et pourquoi» de votre événement et d inclure votre numéro de téléphone et votre adresse de courriel. Assurez-vous d inclure l adresse Internet de la SPQ : Si c est possible, incluez une photo avec votre communiqué. Faites le suivi au moyen d un appel téléphonique pour confirmer la réception du communiqué et répondre aux questions. Deux jours avant l événement, rappelez aux journalistes d y assister. Prenez soin des journalistes ou photographes qui assistent à votre événement. Si vous avez des questions ou avez besoin de soutien pour la planification et l organisation de votre activité, n hésitez pas à communiquer avec le responsable des collectes de fonds de la Société Parkinson du Québec. Merci de votre engagement et bon succès! 11

12 550, rue Sherbrooke Ouest, bureau Tour Ouest Montréal (Québec) H3A 1B poste

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