Direction des immeubles

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1 Guide de l utilisateur - Libre service - Maximo 7.1 (version Oct.2010) Octobre 2010 page 1

2 Table des matières Section 1 Ouverture et fermeture de Maximo page 3 Section 2 Création d une demande de service page 4 - Champs obligatoires - Demandes facturables - Joindre un document Section 3 Demandes de clefs / cartes (DC) page 6 - Types de DC - Clefs multiples - Cartes d accès Section 4 Affichage et consultation des demandes de service page 7 - Recherche d une demande - Tri et consultation - Explication des différents statuts - Impression de vos demandes Section 5 Changement de mot de passe page 9 Annexe A Numérotation des principaux pavillons page 10 Annexe B Distinction entre les types de demandes page 11 Octobre 2010 page 2

3 Section 1 Ouverture et fermeture de Maximo 1. Ouvrir votre intranet et accéder au site 2. Inscrivez votre nom d utilisateur dans la case appropriée 3. Inscrivez votre mot de passe 4. Ne tenez pas compte de cette section ce n est pas tout à fait au point 5. Pour poursuivre l ouverture de la session Cliquez sur le bouton : 6. Lors de votre première visite, une fenêtre pour modifier le mot de passe temporaire apparaît ; faites le nécessaire et cliquez sur OK 7. La fenêtre de «Bienvenue» s ouvre ensuite : 8. Il est très important, lorsque vous terminez votre utilisation de Maximo, de fermer votre session en cliquant sur le bouton situé dans le haut de votre centre de démarrage et de ne pas quitter l application en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit de votre écran. Octobre 2010 page 3

4 Section 2 Création d une demande de service 1. Cliquez sur 2. Voici la page «Créer une demande de service» : 3. La fiche de création de la demande se présente en deux (2) volets : 1 er volet: «Description de la demande».à remplir pour toutes les demandes sans exception!!! 2 ème volet: «Demande de clés/cartes» à compléter seulement lorsque vous choisissez le type de demande DC (voir section 3 ci-dessous) 4. Champs obligatoires Le premier champ à remplir correspond à la «Personne requérante» (personne qui fait la demande). Pour compléter ce champ, vous devez entrer votre «LOGIN personnel» (correspondant à votre UNIP environnement SIM de la DGTIC). Faites «TAB» sur votre clavier et votre fiche se complètera automatiquement. Complétez votre 1 er volet: «Description de la demande» ne pas oubliez de remplir les champs marqués d un correspondent aux champs obligatoires, qui - Emplacement : Vous devez ouvrir l arborescence pour bien identifier votre local. Au besoin, vous pouvez consulter l Annexe A à la fin de ce guide. - Type de demande : L Annexe B présente la distinction entre les différents types de demande - Description (récapitulatif) : En plus du récapitulatif, vous pouvez ajouter plus de détails dans le champ détail Pour une DC, inscivez seulement «Demande de clé» car vous aurez à détailler votre demande plus tard. Octobre 2010 page 4

5 5. Demandes facturables Dans le cas de demandes facturables, il vous est possible de demander une estimation préalable à la réalisation des travaux, et ce en cochant la case appropriée. Pour chacune des demandes de service facturable (TC ou DC), vous devez inscrire un numéro de compte à facturer CI-CV : Les deux segments ci et cv doivent être saisis, séparés par un tiret ( ), et le 2 e segment, c est-à-dire le «cv», doit obligatoirement être «PD826002», sauf pour des demandes de clés suivant des projets de construction où le cv doit être «DI08SE01». Dans l éventualité où le compte cicv choisi n est pas valide dans Maximo, un message vous indiquera qui contacter. 6. Joindre un document Vous pouvez joindre un document à votre demande de service, en cliquant sur le bouton dans la section appropriée. La fenêtre suivante apparaît vous devez alors cliquer sur, sélectionnez le document sur votre ordinateur et finalement cliquez sur pour joindre le document ; il apparaîtra alors sous la section Pièces jointes. 7. Soumettre votre «Demande de service». Pour compléter votre demande de service cliquez sur le bouton «SOUMETTRE» Votre demande est alors acheminée au secteur devant traiter votre demande. Pour revenir à votre «Centre de démarrage» cliquez sur en haut de votre écran Octobre 2010 page 5

6 Section 3 Les demandes de clés/cartes (DC) 1. Il existe différents types de demandes de clés/cartes et une fois que vous avez choisi ce type de demande, des sections additionnelles apparaissent afin de vous permettre de préciser votre demande. 2. Les types de DC possibles sont : En fonction du type de DC choisi, les informations demandées varient et les sections qui apparaissent vous indiquent les champs requis. Seul le type «transfert de clé» n est pas facturable. Pour les cartes d accès, bien que vos demandes soient consignées avec le logiciel Maximo de la Direction des immeubles, c est la Direction de la Prévention et de la Sécurité qui en assume la responsabilité et donc qui assure le suivi de vos demandes. Il est à noter qu il vous est désormais possible de demander plus d une clé ou carte sur une même demande de service mais qu il n est pas possible sur une même demande de service de choisir plus d un type de DC. Ainsi, la section suivante doit être complétée dans le cas d une demande de clés; pour saisir les informations reliées à la première clé, vous devez cliquer sur le bouton clé additionnelle requise. et ainsi de suite pour toute Octobre 2010 page 6

7 La «Catégorie de clé» correspond aux catégories de clés que la section serrurerie vous a fourni en vous remettant l organigramme de votre département. Les champs «Fonction du local» et «Statut du détenteur» vous permettent de choisir dans une liste de valeurs alors que le champ «Nom du détenteur» est un champ texte ouvert. Une section pratiquement identique apparaît lorsque vous choisissez «demande de carte», avec les champs correspondants à remplir. Section 4 Afficher et consulter vos demandes de service 1. De votre centre de démarrage, cliquez sur 2. Voici la page «Afficher les demandes de service» : Cette page vous permet de faire vos recherches dans l ensemble de vos demandes de service en utilisant les champs appropriés Vous êtes en mesure d obtenir le résultat de vos recherches en fonction des champs choisis, soit : a. «No demande» b. «Statut» vous pouvez utiliser la lunette et choisir vos valeurs : c. «Type» d. «Emplacement» e. «Date de rapport» entre deux dates f. «Description», en y insérant un mot clé Octobre 2010 page 7

8 g. «Personne requérante» en y insérant le «login» personnel de la personne Pour obtenir le résultat de votre recherche, cliquez sur **Vous pouvez classer vos demandes de service. Vous n avez qu à cliquer sur le titre de la colonne et les demandes sont triées selon la colonne choisie ex :. en cliquant sur les petites flèches à répétition, le tri change de croissant à décroissant 3. Pour obtenir les informations supplémentaires d une demande de service, déplacer votre curseur sur le numéro de demande et sélectionnez-la en cliquant sur le «No de la demande» dans le tableau qui affiche les demandes : 4. Lorsque vous avez choisi une demande, les informations complètes de la demande vous apparaissent Remarquez que cette section est en lecture seulement ; vous ne pouvez donc apporter aucun changement à votre demande tout changement subséquent doit se faire en communiquant avec notre centrale au poste À partir de cet écran, il vous est possible d imprimer un rapport résumant votre demande en cliquant sur l icône votre imprimante. qui se trouve dans le haut de l écran à droite; l impression sera alors lancée automatiquement sur 6. Il vous est également possible de vous déplacer d une demande de service à l autre en utilisant :. Enfin, si vous désirez faire un retour à votre page de critères de recherche, utilisez l icône à la droite de Octobre 2010 page 8

9 Section 5 Changement du mot de passe 1. Pour changer votre mot de passe, vous devez cliquer sur à la gauche de 2. Une petite fenêtre s ouvre sous - Ne tenez pas compte des deux (2) premiers choix Choisissez plutôt «Informations sur le mot de passe» : Cette fenêtre apparaît au milieu de l écran : 3. Inscrire votre mot de passe actuel et lorsque vous avez terminé la saisie, faites «TAB» sur votre clavier, vous pouvez poursuivre en complétant les champs «Nouveau mot de passe» et «Vérifier le nouveau mot de passe». 4. Lorsque vous avez terminé cette section, cliquez sur ou Annuler si nécessaire. 5. Vous vous retrouvez dans votre Centre de contrôle. Pour toute aide additionnelle, composez le 2222 Et merci de faire confiance à la Direction des immeubles! Octobre 2010 page 9

10 Annexe A Principaux emplacements 504 Pavillon Samuel-Bronfman 511 Pavillon Roger-Gaudry (principal) 512 Centrale thermique 513 Résidence A 514 Terrain à St-Hippolyte (campus) 515 Pavillon J.-A.-DeSève - Centre étudiant 516 Animalerie - St-Hyacinthe 517 Services généraux extérieurs aux pavillo 518 Rampe mobile 519 Pavillon de la direction des immeubles 520 Pavillon Thérèse-Casgrain 523 CEPSUM - Stade d''hiver 525 HEC-Pav. Decelles 527 Laboratoire, René-J.-A.-Lévesque 528 Garage Louis-Colin 531 Résidence C 532 Pavillon CEPSUM -Centre d''éducation physique 537 Divers pavillons 540 Corridor CEPSUM et 3060 boul. Édouard-Montpetit et 3034, boul. Édouard-Montpetit et 2815, boul. Édouard-Montpetit , boul. Édouard-Montpetit 546 Pavillon 2101, boul. Édouard-Montpetit 551 Pavillon 3535, Chemin Queen Mary 553 École Polytechnique 555 Pavillon Marie-Victorin 556 Pavillon J.-Armand-Bombardier 558 Pavillon Faculté de théologie et de scie 559 Pavillon Marguerite-d''Youville/ Liliane 563 Pavillon de la Faculté de l''aménagement 566 Jardin Botanique 570 Chaufferie du pavillon Marie-Victorin 571 Corridor du garage Louis-Colin 572 Pavillon André-Aisenstadt 575 Pavillon Jean-Coutu 579 Pavillon Jules-Brunel 580 Pavillon Paul-Piriot 582 Chalet dortoir - St-Hippolyte 583 Hôtellerie - St-Hippolyte 584 Maison du gardien - St-Hippolyte 586 Pavillon Étienne-Magnin 587 Résidence A, Annexe 592 Pavillon Adrien-Robert 594 Pavillon Marcelle-Coutu 596 Observatoire astronomique , chemin de la Côte-Ste-Catherine 603 Résidence - Mont-Mégantic 606 Pavillon de la Faculté de musique , avenue des vétérinaires 611 REPA 613 Zootechnie 614 Salle Claude-Champagne 615 Centre de recherche Avicole , rue des Vétérinaires , rue des Vétérinaires , rue des Vétérinaires , rue Dessaulles 624 Pavillon principal - St-Hyacinthe 625 Laboratoire d''anatomie 626 Nouveau pavillon 627 Hôpital des grands animaux 628 Clinique des animaux de compagnie 647 Pavillon 3744, rue Jean-Brillant 650 Guérite du chemin de polytechnique 651 Guérite du chemin de la rampe 652 Guérite du CEPSUM 653 Guérite du pavillon Marie-Victorin 654 Guérite du pavillon de la Faculté de musique 655 Guérite du pavillon Marguerite-d''Youville 656 Guérite 5620 Darlington 660 Pavillon Paul-G.-Desmarais 677 HEC Montréal - pavillon principal 679 FEP Campus Laval 680 CNRC 683 Pavillons Pierre-Lassonde et Claudette M 684 FEP Campus Longueuil 685 Campus Lanaudière , boul. du Mont-Royal , Hutchison , Trans-Island 691 Pavillon 3190 Sicotte Cohen Avenue du Parc 697 Campus Montmorency 698 FANI 704 Pav. 1650, ave. Des Vétérinaires Octobre 2010 page 10

11 Annexe B Types de travail DC Demande de clés Demande de fabrication de clé (facturable) Note : les numéros des comptes CI et CV doivent apparaître dans le champ approprié MC Maintenance corrective Signalement d une défectuosité, d un bris, d une réparation à effectuer TC Travaux commandés Demande de travaux à effectuer (facturable) Note : les numéros des comptes CI et CV doivent apparaître dans le champ approprié Octobre 2010 page 11