Notice d utilisation de la saisie des licences loisirs par les Clubs via l Intranet Fédéral

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1 Notice d utilisation de la saisie des licences loisirs par les Clubs via l Intranet Fédéral

2 SOMMAIRE Introduction : Page 1 - Qu est-ce que l Intranet? - Comment créer son compte club pour accéder à l ensemble de ces possibilités? - Que trouve-t-on sur l espace Intranet fédéral réservé aux Clubs? I. Rubrique Clubs : Page 4 - Les coordonnées du club - Les coordonnées des dirigeants II. La saisie d une demande de Licence Loisir : Page 6 - La création d une licence pour un nouveau licencié(e) Page 9 - Le renouvellement d une licence pour un ancien licencié(e) Page 11 - Le règlement des licences Page 13 III. Informations complémentaires Page 14 - Stats/Exportations - Téléchargements

3 INTRODUCTION - Qu est-ce que l Intranet? L Intranet fédéral mis en place depuis la saison est une véritable pierre angulaire dans la relation entre la FFHMFAC et ses Clubs. Cet outil d utilisation très simple fonctionne sur un principe de base de données d informations qui est alimentée par les Clubs et la Fédération. L Intranet fédéral est un instrument administratif au service du développement des Clubs qui permet : le renouvellement et l ajout des licencié(e)s loisirs par les Clubs ; l accès permanent au listing des licencié(e)s du club pour une gestion intuitive de vos pratiquants ; une facilité d archivage et d exportations des données sur l ensemble de vos licencié(e)s ; le téléchargement de documents spécifiques (attestation d affiliation, fiches d entraînement, guide du club, etc.) ; l accès à des statistiques évolutives sur les licencié(e)s de votre club qui vous permettront de dresser avec aisance à tout moment un bilan de vos activités. L utilisation de l Intranet fédéral est aujourd hui incontournable dans le développement des Clubs et de la Fédération, il devient obligatoire pour la saisie des licences loisirs pour tous les clubs à compter du 1 er septembre Son objectif principal est d apporter au plus vite les informations dont les Clubs, les Comités Départementaux, les Comités Régionaux et la Fédération ont besoin pour leur gestion quotidienne. L extraction des données ou encore la consultation des statistiques sur vos licencié(e)s est aujourd hui une étape décisive. De nombreuses autres possibilités sont envisageables, qui feront de cet Intranet fédéral un véritable dispositif administratif. Mais il nous faut pour cela votre adhésion et celle de tous les clubs à nos côtés. Dès maintenant, prenez contact avec le Service licences de la FFHMFAC pour faire créer le compte intranet FFHMFAC de votre club. Nous avons tous à y gagner! 1

4 - Comment créer son compte club pour accéder à l ensemble de ces possibilités? Après avoir dûment rempli et envoyé le formulaire d affiliation à la FFHMFAC, le représentant du club doit prendre contact avec le Service licences pour se connecter sur l espace intranet qui est réservé à son club. Le Service licences délivrera au représentant du club, un identifiant ainsi qu un mot de passe qui sera choisi par ce dernier. Coordonnées du Service licences Tél : Courriel : servicelicences@ffhmfac.fr Afin de vous servir de l Intranet fédéral vous devez utiliser Mozilla Firefox comme navigateur (téléchargeable gratuitement sur ce lien Le représentant du club, après s être connecté sur l Intranet fédéral via le site internet de la FFHMFAC par l onglet «Gestion des licenciés» ou directement sur le site doit saisir l identifiant et le mot de passe du club et pour finir cliquer sur l onglet «valider». Pour vous expliquer le fonctionnement de l Intranet fédéral, nous avons créé un club fictif, le «Club FFHMFAC», présidé par Monsieur Sébastien DUPONS, dirigeant fictif de ce club. 2

5 Pour avoir la possibilité d interférer sur les données de votre club, vous devez vous connecter en tant que Président de votre club en sélectionnant «Club : Président -> Club FFHMFAC» et cliquer sur ok. - Que trouve-t-on sur l espace Intranet fédéral réservé aux Clubs? Vous trouverez ci-dessous la page d accueil d un compte club après vous être connecté en tant que Président du club. En haut à gauche un onglet recherche par licencié(e). Dans le menu en surbrillance bleue, six rubriques sont accessibles : «Accueil» de l interface, «Utilisateurs» (regroupe tous les licencié(e)s du club depuis la création de l Intranet fédéral), «Clubs» (informations concernant le club), «Licences» (permet d effectuer une saisie de licence et de suivre sa demande), «Stats/Exportations» (statistiques sur les licencié(e)s, exportations de données), «Téléchargements» (documents d affiliation, documents licences, fiches entraînements, etc.). 3

6 I. Rubrique clubs - Les coordonnées du club Après vous être connecté en tant que Président de votre club, vous aurez la possibilité de consulter les coordonnées du club en cliquant sur l onglet «Clubs» dans le menu en surbrillance bleue. A ce stade, vous aurez accès aux données du club dont vous êtes le représentant. Après avoir cliqué sur le nom de votre club, ici le Club FFHMFAC, vous serez dirigé vers une nouvelle page vous donnant accès à diverses informations et coordonnées concernant votre club. En bas de page, vous pouvez télécharger «l attestation d affiliation format PDF». Cette attestation vous sera entre autres utile lors de vos demandes de subvention. 4

7 - Les coordonnées des dirigeants Pour accéder aux informations relatives aux dirigeants de votre club, il suffit de cliquer sur l onglet dirigeant à droite de l onglet «Infos générales». Vous retrouverez dans cette rubrique les coordonnées de vos dirigeants (Président, Secrétaire, Trésorier, Correspondant Sportif/Licence). Vous avez également accès à d autres rubriques : - «Licenciés» : cette rubrique vous permet de réaliser un export de la liste de l ensemble des licencié(e)s de votre club en cliquant en bas à droite de la liste des licencié(e)s, et également de consulter les licencié(e)s des saisons précédentes en changeant de saison. - «Compte» : ici, vous retrouvez le suivi financier des versements que vous avez effectués ou qu il vous reste à effectuer à la Fédération (demande de licence, affiliation). - «Statistiques» : cet outil vous donne accès à des statistiques très détaillées sur vos licencié(e)s : par type de licence, par type de discipline principale, par tranche d âge, etc. 5

8 II. La saisie d une demande de licence loisir ETAPE 1 A partir de la page d accueil de l Intranet fédéral, vous pouvez procéder à une demande de licence loisir pour un de vos futurs licencié(e)s en faisant glisser la souris sur l onglet «Licences». Vous avez alors la possibilité de cliquer «Suivi des demandes de licence» ou «Demande de licence», il vous faut sélectionner la rubrique «Demande de licence». Après avoir sélectionné la rubrique «Demande de licence» vous devez cliquer sur «Passer à l étape 2». 6

9 ETAPE 2 L étape 2 consiste à choisir le nombre de licences que vous désirez demander, vous n aurez pas à sélectionner un type de licences particulier car votre accès à l intranet fédéral vous permet uniquement de saisir des demandes de licences loisirs. Le Service licences de la Fédération continue de s occuper de la saisie des licences compétitions. Pour expliquer le processus de saisie d une demande de licence, nous partirons sur la base d une saisie de deux licences, vous inscrirez le chiffre 2 dans la case «Nombre de licence : tarif réduit», pour passer à l étape suivante cliquer sur «enregistrer». Taper le nombre de licences que vous souhaitez demander dans cette case 7

10 Après avoir enregistré le nombre de licences que vous souhaitez, vous obtiendrez un récapitulatif de votre demande, comprenant le solde du compte de votre club (dès que vous choisissez le nombre de licences votre solde est automatiquement déduit en conséquence), et le numéro de bordereau du dossier en cours, numéro très important que vous devez retenir pour la suite des opérations. Pour poursuivre, vous devez cliquer sur l onglet «Saisir une licence» en bas de page. Numéro important à retenir Dans une procédure de saisie de demande de licences, deux possibilités s offrent à vous : - La création d une licence pour un nouveau licencié(e). - Le renouvellement d une licence pour un ancien licencié(e) du club. 8

11 - La création d une licence pour un nouveau licencié(e) A ce stade, vous verrez deux sous rubriques : «Nouveau licencié?» et «Licenciés de la saison précédente» dans cet onglet vous retrouverez tous les licencié(e)s déjà présents au club lors de la saison précédente. Pour la création d une licence d un nouveau licencié(e), dans la sous rubrique «Nouveau licencié?», vous devez inscrire le nom et le prénom du licencié(e) en question dans les cases respectives en MAJUSCULE. Après avoir inscrit le nom et le prénom du nouveau licencié(e) vous devez cliquer sur «Rechercher». La saisie de caractère dans la base doit se faire en lettre MAJUSCULE Après avoir cliqué sur «Rechercher» : - si le nom, prénom et numéro de licence du licencié(e) s affiche en dessous du nom et prénom que vous venez de saisir, vous êtes en présence d un licencié(e) qui était déjà présent au club lors d une saison précédente, dans ce cas vous devez cliquer sur son nom pour effectuer un renouvellement de licence pour la saison actuelle ; - si aucun nom, prénom et numéro de licence du licencié(e) ne s affiche en dessous du nom et prénom que vous venez de saisir, vous êtes en présence d un nouveau licencié(e), vous devez alors cliquer en bas de page sur la mention «Aucune personne ne correspond» pour passer à la prochaine étape. 9

12 Lors de cette étape, vous devez référencer les coordonnées relatives à votre nouveau licencié(e), afin qu il soit identifié par le Club et la Fédération et surtout pour qu il soit joignable facilement. Après avoir rempli les cases vides concernant les coordonnées du licencié(e), vous devez également choisir la «Discipline principale» qu il souhaite pratiquer au sein de votre club et enfin cliquer sur «Valider». Toutes les données sont à saisir en majuscule. 10

13 - Le renouvellement d une licence pour un ancien licencié(e) Après avoir validé la fiche du licencié(e) que vous venez de créer, la demande de licence le concernant est prise en compte par l Intranet fédéral, et vous serez de retour sur la page où vous avez commencé votre première saisie. Pour la seconde licence de cette saisie, nous allons envisager la seconde hypothèse qui se présente lors d une saisie de demande licence, il s agit du renouvellement d un licencié(e) de la saison précédente. Pour effectuer cette opération, il vous faut cliquer sur le nom et le prénom d un licencié(e) de la saison précédente que vous souhaitez licencier pour la saison actuelle. Après avoir sélectionné le nom du licencié(e) dont vous souhaitez enregistrer la nouvelle licence, vous devez vérifier que l ensemble de ses coordonnées sont bien à jour. Si des informations relatives aux licencié(e)s ont changé, vous devez les modifier directement sur la fiche de ce dernier. Cliquez ensuite sur «Valider». 11

14 Après avoir validé, vous arrivez sur une page résultant l état de votre demande de licences, avec le montant à régler à la Fédération, les noms et les prénoms des licencié(e)s, et le solde du compte. Vous pouvez maintenant constater que votre demande est complète avec un total de 2 licences demandées, 2 licences saisies donc 0 restante. Après avoir bien vérifié l ensemble des données saisies, vous pouvez générer le récapitulatif de votre demande de licence en cliquant sur «Générer». En cliquant ici, vous pouvez réduire ou augmenter le nombre de licences souhaitées INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES - Possibilité de modifier le nombre de licence que l on souhaite saisir Le nombre de licence que vous choisissez lors de l étape 2 n est pas arrêté. Vous pouvez à tout moment avant l édition du récapitulatif, demander des licences en plus ou en moins sur votre bordereau. Pour effectuer cette manipulation, vous devez sélectionner «Etape 2 : Choix du type et du nombre de licence». Si vous n avez pas complété la totalité des licences demandées à l origine du bordereau, pour pouvoir le modifier, vous devez cliquer sur l onglet «Licences» («Suivi des demandes de licences») et insérer le numéro du bordereau en question dans la case correspondante, vous retrouverez celuici dans la rubrique «Demande de licence à enregistrer». Cliquer ensuite sur le numéro de bordereau afin d accéder à la page ci-dessus puis sélectionner «Etape 2 : Choix du type et du nombre de licence» pour modifier le nombre de licences du bordereau. - Comment récupérer un bordereau déjà commencé? Vous avez également la possibilité d éditer votre récapitulatif plus tard, ou de continuer la saisie de vos licences à un autre moment. L intranet fédéral prend en compte la partie de la demande déjà effectuée. Afin de reprendre la demande laissée en attente, lorsque vous vous reconnecterez à l espace réservé à votre club, vous devrez glisser votre souris sur l onglet «Licences» et sélectionner «Suivi des demandes de licence». Ici vous retrouverez le dernier bordereau de licence laissé en suspens. Pour accéder à ce bordereau vous devez cliquer sur la rubrique «Demande de licence à enregistrer», puis sur le numéro du bordereau en question. 12

15 - Le règlement des licences Ce récapitulatif est un document résumant votre demande de licence, avec le numéro du bordereau de la demande et le nombre de licences qu elle contient, la somme à régler à la Fédération ainsi que l identité du correspondant licence au sein du club. Ce document que vous venez de générer, devra impérativement être joint à votre mode de paiement (chèque, espèce, mandat cash) que vous adresserez au Service licences de la FFHMFAC. Vous avez également la possibilité de régler vos licences par un virement bancaire, dans ce cas nous n avez pas besoin de joindre le récapitulatif, vous devez simplement inscrire le numéro du bordereau dans l objet du virement. Ci-dessous le RIB de la FFHMFAC pour les virements bancaires. LE RECAPITULATIF 13

16 III. Informations complémentaires Félicitations! Votre dossier est complété, vous venez d effectuer une saisie de licence. Dès réception de votre règlement, la Fédération vous fera parvenir les licences demandées. Au moment de votre prochaine saisie de licence, vous devrez répéter les mêmes étapes pour l obtention de vos licences loisirs. Outre la possibilité de saisir directement vos licences loisirs, l Intranet fédéral vous donne accès à plusieurs outils qui seront bénéfiques à votre club au quotidien. - Stats/Exportations Par exemple en cliquant sur l onglet «Stats/Exportations», vous pourrez accéder à un ensemble de données statistiques sur votre club qui sont exportables informatiquement. - Téléchargements Egalement à votre disposition dans l onglet «Téléchargements», plusieurs éléments dont, vos documents d affiliation, vos documents licence, le Guide du club, des documents téléchargeables sur la Musculation Santé Loisir avec plusieurs fiches d entraînement à thème comme la lutte contre l ostéoporose ou encore des programmes spécifiques au volume musculaire. 14

17 Pour toutes informations complémentaires ou assistance, n hésitez pas à contacter le Service licences Coordonnées du Services licences Tél : Courriel : servicelicences@ffhmfac.fr CNIL Lorsque vous êtes connecté à l Intranet fédéral, vous êtes dans un espace sécurisé, dont la responsabilité incombe au club et à son représentant. A ce titre, certaines rubriques font apparaître l ensemble des licencié(e)s du club. C est donc au club et à son représentant qu il revient de ne pas diffuser les informations auxquelles il aurait accès dans cet espace, les données étant strictement réservées à l usage administratif du club. 15