Cahier des charges du site internet de l AIM

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1 Julie Toussaint Marie Olivier TEMA 3 Cahier des charges du site internet de l AIM 1

2 Sommaire Présentation du projet... 3 Rôles... 3 Objectifs du site... 4 Liste des prestations attendues... 4 Contenu du site... 5 Architecture générale du site... 6 Schéma de principe... 6 Arborescence générale du site... 7 Contraintes et critères d ergonomie... 8 Page d accueil du site... 9 Agencement de la page Prestations attendues : schéma de principe Charte graphique et charte éditoriale Création et récupération du contenu Développement Description des éléments non fonctionnels Hébergement Référencement Statistiques et fréquentation Maquette de la page d accueil Aspects juridiques Déclaration du site à la CNIL Propriété intellectuelle Temps pour la refonte du site web

3 Présentation de l entreprise «L'Association Information et Management (AIM), fondée en 1991, regroupe des enseignants, des chercheurs et des professionnels, spécialistes des systèmes d'information. Sa vocation consiste à favoriser les débats sur ce champ disciplinaire au sein de la communauté francophone. Elle constitue ainsi un lieu d'échanges pour tous ceux qui enseignent, conçoivent, réalisent et mettent en œuvre les systèmes d'information.» Présentation du projet En juin 2011, le conseil d administration a décidé de faire évoluer le site web existant en apportant des améliorations substantielles dans la navigation et l organisation du contenu du site. L objectif est de passer d un site stratégique à un site dynamique avec une présentation plus professionnelle à travers la mise en œuvre d une solution de gestion de contenu de diffusion de la lettre AIM, de gestion des adhérents, des évènements organisés par l AIM, etc. Rôles Le rôle de l association AIM (MOA) commence par l expression des besoins de celle-ci concernant le site web ainsi que l accord ou le désaccord des suggestions exprimées par le prestataire, la validation du cahier des charges (fond et forme). Ensuite, l association doit veiller au respect des demandes exprimées dans le cahier des charges ou le contrat, par exemple le respect des délais, le souci des coûts et des ressources à fournir. Le rôle du prestataire (MOE), quant à lui, concerne la rédaction du cahier des charges. Il doit être une reformulation de la demande exprimée par l association (modification demandées, ajouts ) Il doit faire en sorte que la proposition de changement soit adaptée à la concurrence. Il doit aussi respecter les objectifs, les engagements et les délais prévus, mais aussi le planning établi au préalable avec l AIM. 3

4 Objectifs du site Les résultats attendus sont les suivants : Amélioration et développement de l ensemble des modules composant le site AIM. Enrichissement des différentes rubriques. Apporter une autre façon de naviguer sur le site internet. Favoriser le dynamisme du site internet. Liste des prestations attendues Nos cibles sont principalement adultes et francophones. Les cibles primaires sont les suivantes : Spécialistes des systèmes d information. L objectif est le partage des compétences et connaissances. Chercheurs et enseignants en systèmes d information : mises en relation, échange de connaissances, animation de débats. Les cibles secondaires sont les suivantes : Etudiants (recherche d informations) Simples passionnés de SI 4

5 Contenu du site Le site AIM est un site «plaquette», ou «vitrine». C est donc un outil d information, de communication et de promotion. Il décrit l activité de l entreprise ainsi que certains services. Le site représente également un excellent «poste d observation» pour mieux comprendre les attentes et les centres d intérêts des clients. Ceci permet de déterminer la façon de développer le site, afin toujours de mieux satisfaire ses utilisateurs. Sept principales rubriques sont présentes : La page d accueil comporte le plan du site et des liens vers différents articles L association. Cette rubrique comporte la présentation et les statuts, le conseil d administration, le bureau, les membres, la lettre de l AIM et l actualité générale de l association. La rubrique «adhérent» (adhérer AIM/SIM ). Celle-ci comporte le bulletin d adhésion et les liens avec les réseaux sociaux. Les actualités : appels à la communication et les annonces (parution de la revue AIM, offres d emploi ) La médiathèque, qui comporte les actes colloques AIM, les autres manifestations AIM, les thèses et mémoires et des liens. La rubrique «doctorants» comporte quant à elle le guide du doctorat et le prix robert reix La revue SIM, qui comporte les archives. Le logo, au format jpeg, est présent sur toutes les pages du site. La connexion au compte, le calendrier des évènements et les logos partenaires sont également présents sur toutes les pages. 5

6 Modifications attendues : Inclure un lien de retour à la page d accueil lorsque l utilisateur clique sur le logo. Cela facilitera la navigation sur le site. Inclure un système de newsletter. Le but du site étant la communication, le système de newsletter permet aux utilisateurs de se tenir au courant de chaque avancée ou chaque article intéressant. Inclure un forum de discussion, pour que les internautes puissent dialoguer entre eux et donner leurs avis respectifs sur des sujets qu ils créent eux-mêmes. De manière générale, proposer un site plus coloré et plus animé, par l intégration d images notamment. Architecture générale du site Schéma de principe Page d accueil Profil utilisateur Zone publique Informations sur les SI Organisation du colloque Abonnement newsletter Zone privée Consultation des newsletters Forum 6

7 Arborescence générale du site 7

8 Contraintes et critères d ergonomie Contraintes techniques : Site internet accessible à tous les systèmes d exploitation Langage HTML et CSS Serveur d application ( pas de modifications) Administration protégée par un mot de passe commun Le site doit garder l image de l ancien Critères d ergonomie : Simplicité : pas de surcharge Rapidité : le temps de chargement doit être inférieur à 4 secondes Interactivité : échange présent Accessibilité : adresse simple, présente dans la première page des moteurs de recherche Facilité et liberté de navigation Lisibilité : code couleur, structure, lisibilité. La police de caractère doit être adaptée aux différents systèmes. 8

9 Page d accueil du site 9

10 Agencement de la page 10

11 Prestations attendues : schéma de principe SITE FRONT OFFICE SITE PUBLIC ADMINISTRATION BACK OFFICE SITE PRIVE Visiteurs Accès identifiant Charte graphique et charte éditoriale Colorer le site aux couleurs de l entreprise Ecriture en gris et noir Gros titres en bleu nuit Logo interactif Couleur de fond blanc, pour rester dans un style sobre. Le dynamisme est apporté par les différences de coloris dans les contenus écrits. Police du site : Arial. Cette police est lisible dans tous les systèmes, par tous les ordinateurs. C est une garantie de toucher le plus grand nombre d utilisateurs potentiels. 11

12 Création et récupération du contenu L organisation et la structuration doivent être agréables et fonctionnelles. Pour cela, différents éléments sont à étudier : Le logo interactif. Il sert à donner du dynamisme à chaque page du site. Les images et photographies. Le projet est d ajouter des photos pour illustrer les articles et évènements. Les photos représenteront, par exemple, les principaux membres de l administration de l association AIM. Mais il ne faut pas surcharger le site d images. Celles-ci seront disséminées afin de rendre le site plus dynamique et attractif. La création d avatars pour le forum. Chaque utilisateur verra s afficher la photo, l âge les noms et prénoms, la profession et la ville de chaque autre adhérent. Les fonctionnalités générales du site sont les suivantes : Forum Espace identifiant personnalisé avec les avatars Archives des conversations et des pages consultées Les fonctionnalités multimédia sont les suivantes : Vidéoconférences. Echange de photos téléchargeables 12

13 Développement Le site devient un espace d échanges entre professionnels, spécialistes et étudiants. Il comportera alors : Un forum : grâce à un identifiant et un avatar, chaque internaute se créé une fiche d identité basique qu il peut partager avec les autres utilisateurs. Perspectives d évolution : des mises à jour seront disponibles en fonction des degrés d utilisation du site et de l avis des utilisateurs. Ces avis sont visibles sur le forum. Une structure simple, de façon à faire des modifications facilement et à moindre coût. Description des éléments non fonctionnels Hébergement Il est nécessaire de faire évoluer la solution d hébergement afin notamment d accroître les capacités de stockage. Pour cela, nous pouvons choisir l hébergeur PapaHost pour 2,95 / mois. C est un hébergeur canadien. Les différentes améliorations notables avec cet hébergeur sont les suivantes : Hébergement web illimité Transfert de données illimité Nombre illimité de domaines Ouverture gratuite de compte, sans aucun frais dissimulé Domaine gratuit à vie De plus, PapaHost a entrepris le «virage vert» en achetant de l énergie à 100% verte et renouvelable pour alimenter les centres d informations, bureaux etc. La protection des pages continuera d être assurée par l hébergeur. Le délai de rétablissement en cas de problème devra être inférieur à une demi-journée sous peine de rupture de contrat. 13

14 Référencement La proposition est une amélioration du référencement : Intégration des mots clés du site dans le plus de zones possibles Proposer des échanges de liens avec les différents sites spécialisés en systèmes d information Création de partenariats : le but est d augmenter le nombre de visiteurs grâce à une meilleure publicité. Augmenter les inscriptions du site dans les différents moteurs de recherche à l aide des mots-clés. Statistiques et fréquentation Pour mesurer l évolution du trafic, il est nécessaire de faire des analyses des statistiques de fréquentation du site régulièrement. Elles pourront s effectuer avec l un des logiciels gratuits présents sur le marché. Il faudra donc faire une formation d interprétation des statistiques afin de prendre des décisions stratégiques. 14

15 Maquette de la page d accueil 15

16 Aspects juridiques Déclaration du site à la CNIL «Les sites vitrines purement institutionnels, non commerciaux sont dispensés de déclaration à la condition qu ils soient conforme à la dispense n 7». Le site n aurait donc à priori pas besoin d être déclaré à la CNIL, même s il est préférable de le faire par principe de précaution. La dispense n 7 spécifie différents points auxquels le site doit se conformer : Les finalités du traitement Les données traitées Les destinataires des données Le traitement des informations des personnes concernées La durée de conservation et de mise à jour des données La sécurité La transmission de données Et quelques autres articles. Dans l ensemble, il convient surtout de faire attention aux données utilisateurs transmises, que celles-ci le soient dans les règles de l art. Propriété intellectuelle Le site et le nom de domaine sont de plein droit la propriété de l association AIM. L association est propriétaire du code source. Le prestataire doit livrer le code source intégral du site. Les images et les photos sont et resteront la propriété de l association. Ceci ne s applique pas aux avatars créés par les utilisateurs. Pour ces photos, elles sont l unique propriété de celui qui la publie. Temps pour la refonte du site web 1 semaine : activation du serveur web de l hébergement avec gestion de forum, paiement, facturation, démarches administratives 3 jours de paramétrage du serveur 1mois ½ : création du site web 1 semaine : phase de test avec personne externe, test de montée en charge 2 jours : correction des éventuels erreurs. 16

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