TOULOUSE, le 02 août Le Président. Réf. : JO Monsieur le Directeur,

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1 Le Président TOULOUSE, le 02 août 2007 Réf. : JO Monsieur le Directeur, J ai l honneur de vous notifier, conformément aux dispositions de l'article L du code des juridictions financières, le rapport d'observations définitives sur les comptes et la gestion de la régie municipal d accueil de Saint-Lary-Soulan au titre des exercices 1998 à 2004, accompagné de votre réponse écrite. Il appartient au président du conseil d administration de communiquer ce document à l'assemblée délibérante de la régie municipale d accueil de Saint-Lary-Soulan dès sa plus proche réunion. Conformément à la loi, cette communication doit faire l'objet d'une inscription à l'ordre du jour de la prochaine réunion de l'assemblée délibérante et le rapport, assorti le cas échéant des réponses reçues, doit être joint à la convocation adressée aux membres de celle-ci. Il donnera lieu à un débat lors de sa présentation. Vous voudrez bien me tenir informé des conditions de cette communication par tout moyen à votre convenance, par exemple en m'adressant copie d'un extrait du procèsverbal des débats ou du relevé des délibérations. Je vous précise enfin que ces observations sont, selon les dispositions de l'article R du code précité, communicables aux tiers dès qu'a eu lieu la première réunion de l'assemblée délibérante suivant leur réception. distinguée. Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération Monsieur José BACARIA Directeur de la régie municipale d accueil de Saint-Lary-Soulan Mairie de Saint-Lary-Soulan SAINT-LARY-SOULAN Jean-Louis BEAUD de BRIVE

2 Le Président TOULOUSE, le 20 juin 2007 Réf. : JO Monsieur le Directeur, Par lettre en date du 11 janvier 2006, vous avez été informé du contrôle, par la chambre régionale des comptes de Midi-Pyrénées, des comptes et de la gestion de la régie municipale d accueil de Saint-Lary-Soulan au titre des exercices 1998 à 2004, l examen de la gestion ayant été étendu aux données disponibles les plus récentes. L entretien préalable avec le rapporteur, prévu à l article L du code des juridictions financières étant intervenu le 13 juillet 2006, la chambre a procédé, dans sa séance du 23 novembre 2006, à l examen du rapport que lui a présenté le conseiller chargé de l instruction. La vérification a porté sur les domaines suivants : 1. Les régies d avances et de recettes, 2. La gestion des immobilisations. Par lettre du 27 décembre 2006, je vous ai adressé les observations provisoires retenues par la chambre lors de sa séance du 23 novembre La juridiction a, dans sa séance du 19 avril 2007, arrêté les observations définitives ci-jointes. Ces observations constituent le rapport d'observations définitives prévu par l'article L du code des juridictions financières. Conformément à cet article vous disposez d'un délai d'un mois pour faire parvenir, si vous le désirez, au greffe de la chambre une réponse écrite qui sera alors jointe audit rapport d'observations. Monsieur José BACARIA Directeur de la régie municipale d accueil de Saint-Lary-Soulan Mairie de Saint-Lary-Soulan SAINT-LARY-SOULAN

3 2 Au terme du délai précité et une fois complété, le cas échéant, par la réponse, le rapport d'observations définitives vous sera notifié à nouveau pour être présenté à l'assemblée délibérante dès sa plus proche réunion. Ce n'est qu'à partir de ce moment-là qu'il sera communicable aux tiers. distinguée. Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération Jean-Louis BEAUD de BRIVE

4 CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES DE MIDI-PYRENEES --- N/Réf. : JO RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE LA REGIE MUNICIPALE D ACCUEIL DE SAINT-LARY-SOULAN DEPARTEMENT DES HAUTES-PYRENEES EXERCICES 1998 A 2004

5 CHAMBR REGIONALE DES COMPTES DE MIDI-PYRENEES SYNTHESE DES OBSERVATIONS DEFINITIVES REGIE MUNICIPALE D ACCUEIL DE SAINT-LARY-SOULAN La chambre régionale des comptes de Midi-Pyrénées a procédé au contrôle de la gestion de la régie municipale d accueil de Saint-Lary-Soulan au titre des exercices 1998 à Dans ce cadre la chambre a examiné, d une part, le fonctionnement des deux régies comptables mises en place par la régie d accueil (régie d avances et régie de recettes) et, d autre part, la gestion par la régie d accueil de ses immobilisations. Les régies S agissant d abord de la régie d avances, la chambre a constaté que cette régie ne dispose pas d une comptabilité au sens des dispositions de l article R du code général des collectivités territoriales, c'est-à-dire tenue selon la méthode de la partie double et devant permettre, à tout moment, de connaître notamment le solde en caisse. Elle demande en conséquence à la régie d accueil de mettre en place une comptabilité répondant aux règles comptables prévues en l espèce. En ce qui concerne la régie de recettes, la chambre a constaté que les recettes sont perçues auprès des usagers non par le régisseur mais par le personnel de caisse des quatre établissements gérés par la régie d accueil, sous la responsabilité d agents employés à temps plein, basés dans chacune des structures d accueil. S agissant de maniement de deniers publics, il est impératif que la procédure décrite cidessus soit formalisée, dans les meilleurs délais, par une habilitation donnée, en qualité de préposé, à chacun des agents d encadrement assurant la responsabilité de l encaissement des fonds. La gestion des immobilisations La chambre constate que l inventaire des immobilisations que doit tenir la régie, en parallèle de la tenue par le comptable d un état de l actif, dans le cadre de l instruction M 4, n existe pas. Elle relève également que l état de l actif établi par le comptable public en relation avec l ordonnateur ne tient pas compte des évolutions de la nomenclature comptable et comporte des imputations erronées qui doivent être régularisées. La chambre recommande que ces régularisations soient effectuées dans les plus courts délais possibles.

6 CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES DE MIDI-PYRENEES RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE LA REGIE MUNICIPALE D ACCUEIL DE SAINT-LARY-SOULAN La chambre régionale des comptes de Midi-Pyrénées a procédé au contrôle de la gestion de la régie municipale d accueil de Saint-Lary Soulan au titre des exercices 1998 à Dans ce cadre, la chambre a examiné, d une part le fonctionnement des deux régies comptables mises en place par la régie d accueil (régie d avances et régie de recettes) et, d autre part, la gestion des immobilisations par la régie d accueil. 1 PRESENTATION DE LA REGIE D ACCUEIL Créée par délibération du conseil municipal de Saint-Lary Soulan le 17 mars 1990, la régie municipale d accueil, service public à caractère industriel et commercial, dotée de la personnalité morale et de l autonomie financière, gère quatre établissements d accueil : - un restaurant d altitude, uniquement accessible par les pistes ou par télésiège, pouvant servir d accueil de jour en cas d urgence ou de fermeture inopinée des pistes ; - le refuge de L oule qui propose aux randonneurs un hébergement en dortoir ou en chambres doubles et une restauration simplifiée ; - un point de restauration rapide ouvert l été au pied du col de l hospice de Rioumajou ; - le camping municipal situé au centre de la commune de Saint-Lary Soulan. La situation financière de la régie municipale d accueil a été examinée par la chambre. Elle n appelle pas d observations particulières, les comptes étant équilibrés sur toute la période sur laquelle porte le contrôle. 2 LES REGIES D AVANCES ET DE RECETTES 2.1 La régie d avances Elle a un double objet : consentir des avances sur salaires au personnel employé par la régie d accueil et pourvoir aux fonds de caisse des régisseurs de recettes. La chambre relève en premier lieu que cette régie ne dispose pas d une comptabilité au sens des dispositions de l article R du code général des collectivités territoriales, c est-à-dire tenue selon la méthode de la partie double : chaque opération faisant fonctionner un ou plusieurs comptes en débit ou en crédit et devant permettre de connaître, à tout moment, le solde de la caisse.

7 2 Tel n est pas le cas de la régie d avances susvisée, les disponibilités remises par le receveur au régisseur, au demeurant rangées dans une simple boîte métallique, faisant l objet de décaissements au profit des régisseurs de recettes avec, pour seule pièce justificative à l appui, un document indiquant le montant et la date de remise des fonds sans qu il soit procédé au récapitulatif comptable journalier prévu par la réglementation dans le journal grand livre. S agissant du système d avances sur salaires, la chambre relève également que les décaissements opérés au vu d un document signé par le salarié mentionnant le montant et la date de remise de l avance ne sont pas non plus récapitulés comptablement dans le journal grand livre. La chambre souligne la nécessité de la mise en place d une comptabilité répondant aux principes posés par l article R susvisé du CGCT. Elle rappelle par ailleurs que l instruction comptable M4 prévoit un compte financier 5412 «fonds de caisse chez les régisseurs de recettes» qui permet de ne plus faire transiter les fonds remis aux régisseurs de recettes par la régie d avances. 2.2 La régie de recettes Elle est destinée à comptabiliser les encaissements effectués dans les quatre structures gérées par la régie municipale d accueil. Elle repose sur un seul régisseur basé physiquement dans les locaux administratifs de la régie municipale d accueil, en centre ville. Les recettes sont donc perçues auprès des usagers non par le régisseur mais par le personnel de caisse des établissements concernés, sous la responsabilité d agents employés à temps plein, basés dans chaque structure d accueil. Pour la chambre, il importe que cette procédure soit formalisée, dans les meilleurs délais, par une habilitation donnée, en qualité de préposé, à chacun des agents d encadrement assurant la responsabilité de l encaissement des fonds. Les recettes les plus importantes proviennent du restaurant d altitude. Elles sont remises au régisseur quotidiennement par le responsable de l établissement. Le dépôt s accompagne d un bordereau manuel récapitulant les modes d encaissement (numéraires, chèques, cartes bancaires ou chèques vacances) pour l ensemble des cinq caisses et une enveloppe par caisse avec le récapitulatif de caisse et la recette propre de la caisse. Le fonctionnement de la régie de recettes, tel que rappelé ci-dessus, soulève des problèmes de responsabilité, qui peuvent survenir notamment en période d affluence. En effet, les bandes machines peuvent porter la mention «annulation» dans l hypothèse d une erreur commise par le personnel de caisse dans le calcul du montant des prestations fournies à l usager. Dans cette hypothèse, la chambre rappelle qu il appartient aux seuls préposés dûment désignés dans l acte constitutif de la régie de procéder à la rectification de l erreur matérielle constatée.

8 3 L examen des encaissements de la régie de recettes permet, comme la chambre l a déjà relevé pour la régie d avances, de constater que la comptabilité n est pas tenue dans les conditions prévues par l article R du CGCT. Elle demande donc la mise en place par le régisseur d une comptabilité répondant aux principes de tenue posés par la réglementation et rappelés au 1.1. La chambre constate également que les chèques vacances ne font l objet que d une seule remise, en fin de saison, au comptable. Elle recommande que ces chèques fassent l objet d une remise plus régulière, selon une périodicité à définir avec le comptable chargé de les comptabiliser au compte 5118 «autres valeurs à l encaissement». Enfin, s agissant du camping municipal, il n existe pas actuellement de possibilité d effectuer une récapitulation des encaissements, le logiciel mis en place n éditant que des factures et non des reçus de paiement. De plus, un défaut de conception du logiciel a été relevé. En effet, dès lors qu une facture est annulée à la suite d une erreur matérielle, la numérotation reprend au numéro de la facture annulée. Cette pratique pourrait dès lors ouvrir la possibilité d émettre une facture, de l encaisser en numéraire, d annuler ensuite cette facture et de rééditer une nouvelle facture comportant le même numéro que celle qui a été annulée précédemment. La chambre recommande la mise en place d un logiciel intégrant des fonctions de sécurité minimum de nature à fiabiliser la chaîne des opérations. 3 LA GESTION DES IMMOBILISATIONS Comme l énonce l instruction M4 la responsabilité du suivi des immobilisations incombe, de manière conjointe, à l ordonnateur et au comptable. Du point de vue comptable, les immobilisations sont décrites dans un «état de l actif», document tenu par le comptable qui justifie les montants inscrits dans les comptes. Une description similaire doit exister également chez l ordonnateur, sous la forme de «l inventaire des immobilisations». A cet égard, la chambre rappelle les principes suivants : - les immobilisations entrent à l inventaire lors de leur acquisition, ou lors de la constatation des coûts de revient puis de leur réception dans le cas de travaux, ou enfin lors de leur affectation ou de leur mise à disposition à la collectivité ; - elles sortent de l inventaire lors de leur cession (à titre onéreux ou non), de leur réforme, de leur destruction, ou (sur décision de l assemblée délibérante), après amortissement total en une seule fois pour les biens de faible valeur.

9 4 Les modalités de recensement sont les suivantes : - pour les entrées : l attribution d un numéro d inventaire (qui sera mentionné dans tous les actes ultérieurs touchant cette immobilisation) et la transmission au comptable des informations nécessaires à la comptabilisation des actifs au bilan. - pour les sorties : la transmission au comptable des informations nécessaires à la comptabilisation des actifs au bilan, ainsi que le prix de la cession si elle a été effectuée à titre onéreux. L ordonnateur doit transmettre les données d inventaire au comptable selon un niveau de détail variant avec la nature des biens. Ainsi, les immeubles et le matériel de transport doivent donner lieu à un recensement exhaustif, la voirie pouvant faire l objet d une globalisation. Des modalités sont prévues pour les autres bien renouvelables. Au cas d espèce, la chambre constate que l inventaire des immobilisations que la régie doit tenir dans le cadre de l instruction M4 n existe pas. Elle relève également que, de son côté, le comptable public tient un état de l actif sur un logiciel qui ne tient pas compte des évolutions de la nomenclature M4. Elle constate enfin que sur de nombreux points l état de l actif doit être régularisé, les immobilisations n étant pas recensées sur les comptes prévus par la nomenclature comptable. A titre d exemple, les bâtiments d exploitation ne figurent pas dans l état de l actif de la régie, un véhicule Nissan figure sur le compte «outillage» alors qu il devrait être inscrit sur le compte «matériel de transport». De même, le compte 2181 «installations générales» retraçant celles acquises entre 1981 et 1990 (qui ne sont toujours pas intégralement amorties), enregistre des immobilisations disparates qui vont du porte manteau au chasse neige. Il y aurait lieu de s assurer que les immobilisations répertoriées existent toujours et de rectifier, le cas échéant, les écritures d imputations et d amortissement correspondantes. Au total, l état de l actif et le fichier des immobilisations ne répondent pas aux exigences réglementaires. Aussi la chambre recommande-t-elle à l ordonnateur et au comptable d établir conjointement un état de l actif et un inventaire des immobilisations répondant aux exigences réglementaires rappelées ci-dessus. * * * Telles sont les observations définitives que la chambre a souhaité porter à votre connaissance.

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