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1 tendances en partenariat avec le digital workspace mobilité, collaboration, gouvernance printemps 2014

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3 Laurent David, directeur de la rédaction Les Echos Publishing L explosion de la puissance des réseaux de communication et la multiplication des smartphones et des tablettes ont profondément transformé nos environnements de travail. Un bouleversement qui dépasse la simple dimension technologique et qui vient tout simplement de faire disparaître les contraintes physiques et temporelles qui, jusqu à présent, encadraient notre exercice professionnel. Dans ce nouveau monde, l entreprise, ses services, ses acteurs, ses outils et la force de son collectif se nichent au creux de notre main en tout lieu et à toute heure. Une nouvelle donne inédite à laquelle, que nous soyons dirigeant ou collaborateur, nous devons tous nous adapter afin qu elle ne constitue pas une source de difficultés, mais au contraire une mine d opportunités. printemps 2014 tendances 03

4 creditphoto 04 tendances printemps 2014

5 transformation digitale des modes de travail mobilité L arrivée des smartphones, des tablettes et l augmentation de la puissance des réseaux sont en passe de révolutionner les modes de travail. Quelques points clés de cette inexorable mutation. À en croire la dernière édition du baromètre du marketing mobile, la France comptait en 2013 pas moins de 27 millions de possesseurs de smartphones et 7,9 millions d utilisateurs de tablettes. Un niveau d équipement important, qui devrait encore progresser dans les années à venir, et qui n est pas sans rapport avec la digitalisation de l espace de travail, le digital workspace, qui est à l œuvre ou à l étude dans de nombreuses entreprises. Cette tendance recèle de nombreuses opportunités qu il convient de saisir. Mais comme toutes les mutations venant modifier en profondeur les modes de travail, les outils associés et leur pilotage, elle doit être accompagnée. 40 % en 2014 les ventes de tablettes devraient augmenter de 40 % dans le monde source : Gartner - octobre 2013 une révolution portée par la technologie... L intégration massive de la mobilité dans les process de travail a été rendue possible par la concomitance de deux évolutions technologiques majeures. La première, la plus visible, permet à chacun de détenir au creux de sa main un véritable ordinateur. Un outil qui, en fonction de sa taille et de certaines spécificités techniques, prend le nom de smartphone, de tablette ou de phablette (appareil hybride entre la smartphone et la tablette), mais qui dans tous les cas sera équipé d un écran tactile, d une connectique standard, d un espace de stockage plus ou moins important, d une caméra, d un micro et d une batterie de capteurs environnementaux. >> printemps 2014 tendances 05

6 Nous établissons des partenariats pour accompagner au mieux nos clients dans la digitalisation de leur espace de travail. Pascal Ancian, vice-président mobile France & international, Orange Business Services orange De nombreux partenariats ont été signés par Orange Business Services. Qu est-ce qui motive cette démarche? Nous établissons des partenariats pour accompagner au mieux nos clients dans la digitalisation de leur espace de travail. Nous leur offrons ainsi des solutions pertinentes qui tiennent compte de la particularité de leurs métiers. Cela suppose souvent l élaboration d applications spécifiques et l adaptation à des terminaux mobiles parfois multi-os. Ainsi, grâce à ces partenariats, nous sommes en mesure d apporter une réponse complète à nos clients. Vu les enjeux de la transformation des modes de travail en mobilité, c est un point essentiel. Quel rôle joue Orange Business Services dans la mise en place de cette solution globale? Orange Business Services est un des leaders de la mobilité et un acteur majeur des télécoms et de l informatique. Cette position nous permet d être, aux yeux de nos clients, totalement légitimes pour répondre à leur demande en jouant, d une certaine façon, le rôle de chef d orchestre. Nous allons ainsi, en fonction de leurs besoins, de leurs métiers, de leurs modes de prise de décisions et de leur historique, définir, par exemple, quel terminal, quel OS et quel type d outils de gestion sont les mieux adaptés. Par ailleurs, en tant qu opérateur mondial, nous sommes en mesure d assurer l interopérabilité des matériels, des solutions applicatives et des réseaux. Les solutions que vous proposez sontelles toujours réalisées sur mesure? Nous proposons bien sûr du sur-mesure mais aussi des offres standard. Par exemple, nous avons packagé une solution à destination des PME qui permet de gérer en temps réel les interventions d une équipe de techniciens nomades. Cette solution, que le client n a plus qu à paramétrer, comprend à la fois, côté utilisateurs, l application métier, le terminal mobile et l accès réseau et, côté entreprise, l application Web de gestion. Vos missions vont-elles au-delà de la mise en place de solutions? La question de la gestion des terminaux, de la sécurité des données et du pro/perso est très souvent au cœur des préoccupations de nos clients. Aussi, pour y répondre, nous avons développé une solution de device management avec un des leaders du marché. Sur la gestion du BYOD (Bring Your Own Device), nous travaillons en partenariat étroit avec des constructeurs mobiles pour proposer des plates-formes de sécurité permettant de créer une séparation entre les données personnelles et professionnelles sur un même smartphone ou une même tablette. 06 tendances printemps 2014

7 >> Et permet à son possesseur de traiter des textes, des images, du son, de téléphoner, de filmer, d échanger des données, de faire tourner des applications professionnelles : autrement dit de travailler. La seconde évolution qui facilite la généralisation de la mobilité n est autre que celle des réseaux sans fils cellulaires et WiFi. Désormais, avec l avènement de la 4G* on offre des débits montants et descendants jusqu à dix fois supérieurs à ceux de la 3G, permettant ainsi au collaborateur nomade de travailler à distance avec la même fluidité que s il bénéficiait d une connexion filaire. Pour la première fois, avec la 4G, les débits mobiles sont supérieurs à ceux de l ADSL!...et par les usages Traditionnellement, les salariés découvraient leurs outils de travail au sein de l entreprise. Cette fois, avec le succès populaire que connaissent les smartphones et les tablettes, la mécanique tend à s inverser. Des terminaux personnels font leur entrée dans l entreprise pour des usages professionnels en apportant un certain nombre de risques ou au contraire, si le process est bien maîtrisé, en constituant un extraordinaire facilitateur pour les projets de digitalisation des modes de travail. la disparition des frontières La généralisation des matériels mobiles et des outils applicatifs dédiés a déplacé toutes les frontières qui permettaient jusque-là de définir la notion d espace de travail. La frontière physique, tout d abord, qui résumait l environnement de travail à un bureau au sein duquel trônait un ordinateur fixe et un téléphone filaire, a littéralement volé en éclats devant la possibilité qui nous est désormais offerte de travailler n importe où en dehors de l entreprise dans les mêmes conditions de confort et de sécurité. La frontière temporelle ensuite, qui, portée par ces nouvelles pratiques, n encadre plus le temps de présence, permet en revanche d optimiser le temps de travail. La frontière pro/ perso enfin, rendue poreuse par le fait que les mêmes outils, les mêmes réseaux, les mêmes applications sont utilisés à des fins privées comme professionnelles doit, à son tour, être redéfinie. un impact positif sur la vie des professionnels L arrivée de ces outils combinés à des réseaux puissants et sécurisés peut faciliter le quotidien de certains professionnels dont les besoins sont peu spécifiques. Mais pour constituer un véritable espace de travail optimisé, ils doivent être équipés d applications métiers ergonomiques et adaptées aux pratiques professionnelles de leurs utilisateurs. Ces applications métiers peuvent, en fonction des besoins, être des solutions standard ou du sur-mesure, et vont aider les salariés nomades non seulement à réaliser leur mission de manière plus confortable et à optimiser leurs process, mais aussi à faire des choses qu ils ne pouvaient pas réaliser auparavant. Un commercial pourra ainsi, par exemple, grâce à une tablette dotée d une application dédiée, présenter à son client un catalogue de produits actualisé en permanence et passer une >> * Débit maximum théorique (jusqu à 100Mbit/s ou 150Mbit/s) avec un terminal LTE de catégorie 4 70 % en % de la population française sera couverte par la 4G d Orange fin 2014 Conformément à ses objectifs, Orange offre, depuis le mois de janvier 2014, une couverture 4G à 50 %. Pour la fin de cette année, cette fois, l opérateur historique entend développer son réseau afin de couvrir plus de 70 % de la population hexagonale. données déclarées par Orange au 6 mars 2014 printemps 2014 tendances 07

8 Grâce à la réactivité de l application Win Mat Tab* développée par Orange Business Services, nous allons remporter de nouvelles parts de marché. De plus, cette application a reçu le prix de l Innovation décerné par Négoce, le média le plus connu de notre métier. Alexandre Vachet, directeur général, Union-Matériaux * Win Mat Tab est une application de CRM destinée aux commerciaux d Union-Matériaux >> commande sans risquer une rupture de stock. Un technicien, équipé d un smartphone ou d une tablette durcie, pourra voir l organisation de sa tournée modifiée en temps réel ou bénéficier de l appui technique de ses collègues en leur permettant de découvrir, via une liaison vidéo, une pièce défectueuse sous tous ses angles. Mais ces outils ne sont pas seulement utiles au professionnel nomade. Ils viennent également soulager les services administratifs qui ne sont plus tenus, par exemple, de ressaisir les commandes passées par les commerciaux ou de gérer les variations de stocks et peuvent ainsi se consacrer à d autres missions. Globalement, c est l entreprise tout entière qui va bénéficier du digital workspace en optimisant le confort et les process de travail de ses salariés. Une entreprise qui peut ainsi attendre de la mise en place d un tel projet un retour sur investissement durable, mais aussi une image plus innovante vis-à-vis de ses clients et un sentiment d appartenance renforcé de la part de salariés satisfaits de se voir attribuer des matériels à la pointe de la technologie qui, auparavant, étaient réservés à quelques VIP. shutterstock les bons outils et les bonnes applications au quotidien La digitalisation de l espace de travail, c est offrir à chaque employé des outils adaptés à de nouvelles façons de travailler où qu ils se trouvent. 08 tendances printemps 2014

9 le technicien Plus la peine de contacter le bureau pour connaître la liste de ses interventions. Le planning créé par les équipes administratives s affiche sur son smartphone. Afin de limiter le temps perdu en déplacement, sa tournée a été optimisée en tenant compte de l ordre et de la localisation des interventions qu il doit effectuer. Sur place, la panne qu il découvre peut avoir plusieurs origines. Il décide alors de demander conseil à l un de ses collègues en lui faisant examiner, à l aide de la caméra de son smartphone, les pièces qu il envisage de changer. La réparation est effectuée. Le technicien établit, sur sa tablette, un compte-rendu d intervention auquel il associe des photos des pièces qu il a changées. Pièces qui sont immédiatement soustraites des stocks de l entreprise. L intervention terminée, le compte-rendu est signé par le client à l aide d un stylet puis adressé au siège de l entreprise. Avant de reprendre la route, il découvre qu un nouveau dépannage vient de prendre place dans sa tournée. Cette intervention urgente lui a été signalée par son entreprise, qui après avoir géolocalisé tous les techniciens, a constaté qu il était le plus proche du client. Le système de GPS associé à son application métier lui permet d arriver chez le client sans détours et en évitant les encombrements fréquents dans le quartier à cette heure de la journée. Pour éviter que ce dépannage imprévu ne vienne compromettre la réalisation de sa tournée, une de ses interventions est réattribuée à un autre technicien présent dans la même zone. Les plannings des deux collègues sont mis à jour automatiquement. La panne est plus sérieuse que prévu. Un changement de machine est nécessaire. Le technicien se connecte à l extranet de l entreprise pour savoir qui est en charge de la commercialisation de ce type de machine, afin qu un contact rapide soit pris avec le client. le commercial S il faut deux bonnes minutes à un PC portable pour se lancer, seules quelques secondes sont nécessaires à une tablette. Le vendeur présente ainsi son catalogue de produits à son client sans attendre. Un catalogue qui s adapte automatiquement à la taille de l écran de la tablette et à son orientation pour offrir un confort de consultation maximal. Le client s intéresse à un produit. Le catalogue étant mis à jour en permanence, sa disponibilité peut être connue sans devoir appeler le siège. Le client a fait son choix. Et là, plus besoin d établir un bon de commande sur papier. Toute l opération est dématérialisée. La tablette en lien avec les bases de données clients et produits de l entreprise génère un bon de commande prérempli que le client n a plus qu à signer à l aide d un stylet. Après son dernier rendez-vous, le vendeur se connecte, via sa tablette, à une visioconférence de débriefing commercial avec son chef de secteur et trois de ses collègues. À cette occasion, une série de slides est élaborée grâce à des outils de partage de documents. orange printemps 2014 tendances 09

10 creditphoto transformation digitale des modes de travail collaboration Outils de partage, les applications collaboratives permettent de créer du lien et de communiquer les informations en temps réel, au profit de tous. 10 tendances printemps 2014

11 Si la digitalisation des environnements de travail a permis le développement de la mobilité et favorisé une plus grande autonomie, elle n a pas fait disparaître, bien au contraire, les besoins de partage et d échange indispensables au bon fonctionnement des entreprises. Des besoins auxquels les applications et outils collaboratifs sont destinés à répondre. faciliter les échanges D une manière générale, les solutions collaboratives doivent offrir la possibilité à un employé, qu il soit ou non présent dans l entreprise, de rester en lien avec ses collègues distants dans de bonnes conditions. Ces applications, en permettant la circulation, l échange et la régulation de flux d informations montants, descendants ou de pair à pair, vont favoriser la création d intelligence collective, renforçant ainsi l efficacité de chaque employé et celle de l entreprise. Concrètement, elles peuvent prendre la forme d un annuaire enrichi destiné à favoriser l identification d experts au sein de l entreprise. Il peut également s agir d un outil de partage de documents offrant la possibilité à plusieurs personnes physiquement séparées de travailler simultanément ou non à l élaboration ou à la modification d un texte, d une feuille de calcul ou d un diaporama. Des outils de partage dont l usage va être rendu plus confortable grâce à l ajout d une messagerie instantanée et d un système de visioconférence. Enfin, un outil collaboratif peut également avoir pour objet de créer du lien entre les employés ou de favoriser le partage du savoir. Le plus souvent, il prendra alors la forme d un réseau social d entreprise (RSE). vers une meilleure pratique professionnelle Adosser des outils collaboratifs à des applications métiers est une tendance forte. L ajout de cette brique collaborative va ainsi favoriser le partage des bonnes pratiques et plus largement les échanges au sein d une communauté d experts présente dans l entreprise. On pourra, par exemple, donner une dimension collaborative à un référentiel produits en permettant à des techniciens, vendeurs et ingénieurs d échanger régulièrement autour des évolutions à apporter La transformation digitale de notre métier est un enjeu stratégique qui impacte également nos modes de fonctionnement internes. Cette évolution culturelle majeure va également nous permettre de renforcer le lien social au sein d Accor. Virginie Sido, directrice de la marque Accor, RSE & communication interne à une offre en fonction de retours d expériences. Il est également possible de proposer à une communauté de directeurs administratif et financier (DAF) et de contrôleurs de gestion de partager en temps réel des indicateurs financiers et des tableaux de bord. Enfin, il est aussi permis de mettre en place une plate-forme d innovation collaborative qui aura pour objet d accroître le taux de transformation des idées. les communications unifiées de Microsoft selon Orange Business Services Business Together Lync est une solution de communications unifiées basée sur la technologie Microsoft Lync. Via une interface intuitive unique, les utilisateurs collaborent efficacement en audio, vidéo, texte, depuis n importe quel terminal. Messagerie instantanée, téléphonie, audio et visio/web conférence sont autant de fonctionnalités accessibles aux utilisateurs qui souhaitent travailler ensemble du bureau ou d ailleurs avec leurs collaborateurs ou leurs partenaires. Une solution qui permet notamment de réduire les coûts opérationnels et d améliorer l efficacité des équipes où qu elles soient situées. Cette plateforme peut être déployée en mode intégré (maîtrise totale de la solution par le client), en mode managé (hébergement et exploitation des serveurs Lync par Orange) ou en mode hybride (hébergement des serveurs Lync par le client mais gestion opérationnelle à la charge d Orange). printemps 2014 tendances 11

12 creditphoto 12 tendances printemps 2014

13 transformation digitale des modes de travail gouvernance Réussir le déploiement de solutions de mobilité, faciliter leur administration et leur adoption par les utilisateurs finaux implique de suivre les bonnes méthodes et de choisir les bons outils. Mettre en œuvre des solutions de mobilité ou de collaboration de manière efficace nécessite la réunion de plusieurs éléments. Outre le respect d une démarche projet, il est important de s appuyer sur des solutions techniques destinées à permettre le bon fonctionnement de ces outils, à faciliter leur administration et à garantir la sécurité des données échangées. de l audit au suivi Pour mener à bien la digitalisation de l environnement de travail, la mise en place d une démarche projet et le respect des étapes qui la composent sont impératifs. La première étape correspond à une phase d audit au cours de laquelle les besoins 76 % des DSI françaises prévoient ou ont mis en place une politique BYOD (cf. glossaire p.20) source : Vanson Bourne, étude réalisée auprès de DSI - juin 2013 des utilisateurs finaux vont être recueillis et analysés. La seconde, dite phase de recommandation, va permettre, en tenant compte des résultats de l analyse des besoins et des différentes contraintes techniques, d élaborer des solutions et des préconisations. La troisième, trop souvent négligée alors qu elle est essentielle à la réussite du projet, aura pour objet la définition d une interface ergonomique et adaptée. Ce n est qu à l issue de ces différentes étapes que la phase de construction proprement dite pourra débuter. Enfin, une fois la solution bâtie et intégrée au système informatique de l entreprise, une dernière phase de suivi destinée à garantir son bon fonctionnement au quotidien devra être lancée. >> printemps 2014 tendances 13

14 >> le device management Difficile d envisager le déploiement d une flotte de terminaux mobiles sans disposer d une solution dédiée à son pilotage. Baptisé device management ou mobile device management, cet outil va permettre à une DSI d administrer à partir d un seul point d accès un très grand nombre de smartphones, de tablettes ou de phablettes. Si les fonctions proposées peuvent varier en fonction de la solution retenue, il offre le plus souvent la possibilité d inventorier les machines ainsi que leur contenu applicatif. Des logiciels que l administrateur pourra installer à distance et actualiser sur l ensemble des terminaux composant la flotte ou mettre à disposition de certains utilisateurs par l intermédiaire d un magasin d applications dont il conservera le contrôle. Interdire l installation par l utilisateur de certains logiciels sur des terminaux est également possible. Pour garantir la sécurité et la confidentialité des données qui transitent sur ces mobiles, les solutions de device management vont permettre de chiffrer les flux de données ainsi Flexible Storage facilite le travail collaboratif. Les solutions collaboratives sont basées sur le partage de données et d applications. Un partage dont le cloud est un des principaux facilitateurs, à l image de l offre Flexible Storage. Une solution de stockage de données en ligne complète, souple et sécurisée qui offre la possibilité de sauvegarder tout type de documents et ce quelque soit l OS ou le terminal (tablette, PC ) utilisés. L intégrité et la confidentialité des données sont, quant à elles, assurées par des connexions SSL et un chiffrement des données (256-bit AES). Quant à l administration des sauvegardes, elle s opère à l aide d un portail ergonomique. Enfin, Flexible Storage peut être facturé à l usage ou au forfait (nombre de Go de données, d utilisateurs, d équipements à sauvegarder). orange que les informations présentes sur les espaces de stockage de chacune d elles. De plus en plus souvent, elles offrent aussi la possibilité de cloisonner les données présentes sur les terminaux afin d intégrer dans les contraintes de sécurisation définies par l entreprise les pratiques toujours plus répandues du BYOD, du CYOD ou du COPE (cf. glossaire p. 20). Par ailleurs, ces solutions de pilotage sont conçues pour surveiller l état de santé de chaque terminal (état de la batterie, température du processeur, performances...) et permettre à l administrateur, pour éviter un dysfonctionnement ou pour le régler, de prendre la main sur n importe quel terminal à distance. Un administrateur pourra également, en cas de perte ou de vol, bloquer un terminal, mais aussi copier les informations qu il contient ou les détruire. Idéalement, une solution de device management doit être multiplateformes et multiréseaux, c est-à-dire en mesure d administrer des terminaux fonctionnant sous différents systèmes d exploitation (ios, Android, Windows Phone, BlackBerry...) et utilisant le Wi-Fi comme la 4G. Elle doit également être facilement interfaçable avec le système informatique de l entreprise. le cloud computing Le cloud est une des solutions qui vont faciliter la transformation digitale des modes de travail. L une des principales fonctions du cloud est d offrir la possibilité de stocker en ligne différents types de données (images, textes, tableaux, vidéos...). L espace ainsi mis à disposition peut être utilisé pour sauvegarder des informations, mais surtout pour en permettre l accès à partir de n importe quel terminal mobile ou fixe où qu il soit dans le monde et en toute sécurité. >> 14 tendances printemps 2014

15 Aujourd hui le rôle du DSI évolue pour être un support des métiers. Jean-Luc Vallejo, directeur marketing en charge du programme digital workspace, Orange Business Services orange On dit souvent que beaucoup de projets de mobilité sont lancés sous la pression des utilisateurs. Qu en pensez-vous? C est vrai que les pratiques de type BYOD (Bring Your Own Device) ou BYOA (Bring Your Own Applications) ont un impact indéniable sur l environnement de travail, mais ce ne sont pas les seules. Nous observons également que les directions métiers s emparent, de plus en plus souvent, de ces nouveaux terminaux et des solutions qui y sont associées dans l objectif de réinventer leurs façons de travailler afin de rendre plus efficaces les process métiers. Comment ces demandes sont-elles prises en compte par la DSI? Elles viennent souvent percuter les stratégies informatiques des DSI à plusieurs titres. D abord par leur urgence, dans la mesure où les directions métiers attendent que leur projet, dont elles ont démontré la rentabilité, soit mis en œuvre sans délai. Ensuite, dans leur approche technique et de sécurité, car dans ce type de situation, la demande exprimée ne part pas forcément de l existant mais d attentes très ciblées. Il peut arriver, par exemple, qu une direction métier teste de son côté en mode SaaS une solution, puis demande à la DSI de la déployer rapidement au sein de l entreprise. Comment réagissent les DSI face à ce type de situation? Les DSI ont à cœur de mettre en œuvre des projets dans un cadre maîtrisé. Ils vont donc, pour développer et déployer une application ou pour administrer les terminaux mobiles, mettre en place des solutions ad hoc comme le device management. Ils vont aussi, de ce fait, pallier tout risque lié à la sécurité. Ces solutions vont venir en complément de l IT existant. Diriez-vous qu il s agit d un bouleversement du fonctionnement des DSI? Le BYOD illustre parfaitement ce bouleversement en mettant en lumière le fait que l innovation technologique ne vient plus seulement de l entreprise mais également de l extérieur. Aujourd hui, le rôle du DSI évolue pour être un support des métiers, non pas dans un modèle de contrôle mais davantage dans un modèle de gouvernance. Autrement dit, on passe d une politique de standardisation à une politique personnalisée par profil et par population. Dans ce processus, notre rôle est d aider les DSI à faire le lien entre les besoins métiers et les spécifications techniques. printemps 2014 tendances 15

16 L adhésion des utilisateurs est un élément nécessaire à la réussite d un projet de digital workspace. Jean-Pierre Lemaire, directeur Orange Consulting Digital Coach pour solutions mobiles pour mener à bien un projet tablettes ou smartphones Digital Coach pour solutions mobiles est un service d accompagnement d Orange qui va permettre à des entreprises de déployer et d administrer une flotte de terminaux mobiles rapidement, simplement et dans un cadre budgétaire défini. Ce service est proposé à chaque étape du projet. En phase initiale, l accompagnement concerne aussi bien la conception de la solution applicative métier que la réalisation d une maquette ou encore l organisation de l exploitation de la solution. Le déploiement est, quant à lui, entièrement pris en charge par Orange, de sa préparation à l accompagnement du changement en passant par l enrôlement dans le système de device management et la livraison des terminaux. Enfin, l offre Digital Coach pour solutions mobiles peut se poursuivre une fois le déploiement opéré, en offrant au client la possibilité de déléguer la gestion de sa flotte de tablettes et de smartphones. Orange pourra alors assurer l administration de la flotte de terminaux, l assistance aux utilisateurs, le SAV, mais aussi préconiser des changements pour optimiser la solution. creditphoto >> Outre le stockage et le partage de données, le cloud peut également servir à externaliser des applications. Il peut s agir d applications standard bureautiques ou collaboratives (traitement de texte, tableur, gestionnaire de bases de données, programme de présentation commerciale, visioconférence, messagerie unifiée...) ou de programmes plus spécifiques qui permettront, par exemple, aux vendeurs d utiliser à distance des solutions de gestion commerciale (devis et facturation, suivi client...). Il est également possible d accéder à des outils de développement que les informaticiens de l entreprise utiliseront pour programmer des applications métiers spécifiques, elles-mêmes hébergées sur le cloud. Comme les données, ces logiciels sont accessibles et partageables par tous les collaborateurs de l entreprise équipés d un matériel (PC, smartphone, tablette...) connecté à Internet de façon sécurisée. D un strict point de vue financier, le recours au cloud, s il est fait à bon escient, doit permettre à l entreprise de bénéficier de nouvelles ressources informatiques sans devoir réaliser de lourds investissements. En effet, l entreprise n aura plus à acheter ou à mettre à jour les logiciels souhaités, juste à s acquitter d un abonnement mensuel. Par ailleurs, cette solution accroît la flexibilité des services d information et de communication, ce qui permet de notablement réduire les délais d adaptation et ainsi d être plus rapidement en position de répondre à une attente. À cet égard, le cloud représente un puissant levier de transformation qui pourra être utilisé en appui de projets organisationnels internes ou pour aider l entreprise à mieux répondre à une forte demande du marché. Plus qu une solution technique, le cloud est un outil qui doit être pris en compte dans la stratégie des entreprises. l accompagnement du changement Assurer une adhésion forte des utilisateurs finaux à un projet de digitalisation de leur environnement de travail est une des clés du succès. Pour y parvenir, il convient de bien intégrer à la conduite du projet des missions d accompagnement du changement. Une démarche qui ne doit pas se résumer à des opérations de communication et de formation 16 tendances printemps 2014

17 creditphoto réalisées une fois la solution déployée, mais débuter très en amont. On veillera ainsi à associer dès le départ les utilisateurs et les directions des métiers afin qu ils passent d un statut passif à celui d acteurs et de prescripteurs en mettant en place des solutions pour que leurs idées, leurs suggestions puissent enrichir le projet. Une implication des utilisateurs qui devra être particulièrement renforcée lors de l élaboration de l interface des nouvelles applications pour éviter ensuite des comportements de rejet. Enfin, de manière générale et en raison notamment de l évolution technologique constante que connaissent les utilisateurs en dehors de l entreprise, l accompagnement du changement ne doit plus être envisagé comme une mission ponctuelle, mais comme une opération continue. la mise en place de solutions cloud renforce le rôle des DSI La mise en place d un cloud a pour premier effet de libérer la DSI de tâches fastidieuses et chronophages comme le paramétrage, la maintenance et la mise à jour des applications standard et métiers. Cependant, avoir recours au cloud ne signifie pas que la gestion informatique de l entreprise soit totalement externalisée. Au contraire, à de nombreux égards, le rôle de la DSI s en trouve renforcé dans la mesure où elle se voit confier des outils qui vont lui permettre d administrer avec plus d efficacité, de sécurité et de souplesse l infrastructure informatique dont elle a la charge. Grâce à eux, elle pourra, par exemple, analyser en continu les usages des différents sites que regroupe l entreprise et ainsi, via un portail d administration, modifier l affectation des ressources afin d optimiser l efficacité du système. Quant à la continuité du service, bête noire de la DSI, elle est plus simple à garantir en configuration cloud dans la mesure où le prestataire en charge de sa gestion dispose, le plus souvent, d un équipement technique plus adapté et donc plus fiable. printemps 2014 tendances 17

18 le coworking bien plus qu un espace de travail partagé Après la colocation d habitation, place à la colocation professionnelle. Présentation d un phénomène urbain en pleine expansion. Moins onéreux et plus flexible que la plupart des solutions classiques type bail commercial ou centre d affaires, le coworking (désignant un espace de travail partagé par un réseau ouvert de professionnels, appelés coworkers ) propose une alternative atypique et intéressante, non seulement aux travailleurs indépendants et aux jeunes créateurs d entreprise, mais aussi aux associations, aux PME en développement et même au télétravail. Né il y a une dizaine d années aux États-Unis, le concept continue de séduire, et pas seulement pour des raisons économiques. de multiples avantages logistiques et financiers... Il existe aujourd hui plus de espaces de coworking dans le monde, proposant aux coworkers de partager un espace de travail tout en profitant d un équipement mutualisé (mobilier, Wi-Fi, photocopieuse, imprimante...), et cela à des tarifs accessibles : en moyenne entre 300 et 350 par mois et par poste. Souvent situés au cœur du centre-ville, ces espaces de travail communautaires proposent également une grande flexibilité organisationnelle, permettant de louer son bureau à la journée, à la semaine ou au mois....mais aussi du lien social, un réseau professionnel et de l entraide Mais les avantages du coworking vont bien au-delà de ces aspects financiers et logistiques. Lieu de socialisation et véritable réseau de professionnels, les espaces de travail partagés représentent également des terrains propices à l échange, à la mutualisation des connaissances et à l entraide. Souvent favorisés par l organisation d ateliers ou de formations ouverts à l ensemble des coworkers, ces bureaux partagés sont non seulement propices à la prise de contacts et à l échange d idées, mais également plébiscités pour leurs effets positifs sur la productivité, la créativité et l apprentissage de la collaboration. Sortir de l isolement, travailler en réseau et agréger des compétences : le coworking se positionne aujourd hui à mi-chemin entre le confort du travail à domicile et la richesse sociale de l engagement en entreprise. et si le futur du bureau se jouait, en partie, dans des espaces partagés? Différente de la cible initiale, une nouvelle génération de coworkers a vu le jour dans les métropoles étendues et embouteillées, où les trajets domicile-travail sont aujourd hui estimés à plus de deux heures en moyenne. Profitant de ces tiers lieux, ou troisième voie entre le domicile et l entreprise, les espaces de coworking s imposent alors comme des extensions déconcentrées des bureaux, permettant aux salariés et cadres nomades d être productifs, même s ils sont physiquement éloignés de leur lieu de travail attitré. 18 tendances printemps 2014

19 non seulement plus d espaces, mais aussi des espaces plus grands Il existe aujourd hui plus de espaces de coworking dans plus de 80 pays à travers le monde. Chaque jour, en moyenne, trois nouveaux espaces ouvrent leurs portes. Côté développement, les prévisions pour 2014 sont optimistes : 60 % des espaces de coworking existants ont prévu de s agrandir. creditphoto source : Deskmag - Coworking, les prévisions pour mars 2014 creditphoto souvent entre deux et trois cofondateurs, priorité aux sociétés privées En moyenne, 2,8 personnes sont impliquées en tant que fondateurs dans la création d un nouvel espace de coworking. Environ 80 % des espaces sont créés et gérés par des sociétés privées, 13 % par des organisations à but non lucratif. creditphoto source : Deskmag - Coworking, les prévisions pour mars 2014 printemps 2014 tendances 19

20 glossaire BYOD Mobile Device Management BRING YOUR OWN DEVICE ou apportez vos terminaux personnels est une pratique par laquelle des employés apportent dans l entreprise leur propre terminal mobile (smartphone, tablette...) pour l utiliser également à des fins professionnelles. creditphoto Le Mobile Device Management (MDM) désigne une application permettant d administrer une flotte de terminaux mobiles. Elle offre notamment la possibilité d inventorier les machines et leur contenu, de mettre à jour ou d installer des applications, ou encore de bloquer l accès à un terminal en cas de perte ou de vol. BYOA BRING YOUR OWN APPLICATION ou apportez vos propres applications est une pratique par laquelle des employés vont utiliser leurs propres applications (cloud public, messagerie, réseaux sociaux...) dans un cadre professionnel. creditphoto Dites AVEC! Selon un avis de la Commission générale de terminologie et de néologie du 24 mars 2013, il ne faut pas parler de BYOD mais du AVEC apportez votre équipement personnel de communication. conteneurisation La conteneurisation est une solution logicielle qui permet, sur un même terminal, de séparer et de sécuriser les données personnelles et les données professionnelles. Elle constitue souvent une brique applicative des logiciels de Mobile Device Management. creditphoto 20 tendances printemps 2014

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