La saisie des Arrêts de travail en ligne sur l espace employeur Les grandes étapes

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1 La saisie des Arrêts de travail en ligne sur l espace employeur Les grandes étapes

2 ATTENTION : CE DOCUMENT EST INTERACTIF! Partie 1 Cliquez sur les encadrés du sommaire pour accéder directement à la partie qui vous intéresse. Cliquez sur cette icône (en haut à gauche de l écran) pour revenir au sommaire. 2

3 SOMMAIRE Un service pensé pour nos adhérents Comment y accéder? Les fonctionnalités Bon à savoir Déclarer un arrêt de travail Retrouver sa déclaration Accéder aux prolongations 3

4 CONTEXTE : UN SERVICE PENSÉ POUR NOS ADHÉRENTS Pourquoi ce service? Pour répondre au mieux aux préoccupations des employeurs de l ESS, la Mutuelle CHORUM a mis en place des solutions de dématérialisation avec pour objectif d offrir à ses adhérents un panel de services. Ce service vous permet de saisir les arrêts de travail de chaque salarié sur votre espace employeur Ce dispositif a été déployé en «mode pilote» sur novembre/décembre 2016 avec quelques structures adhérentes dans le but de co-construire et développer des fonctionnalités répondant aux besoins des clients. La Mutuelle CHORUM facilite les démarches des employeurs pour plus d efficacité et de fiabilité! 4

5 CONTEXTE : UN SERVICE PENSÉ POUR NOS ADHÉRENTS Pour qui? A qui s adresse cet outil? Il s adresse à VOUS, les adhérents prévoyance de la Mutuelle CHORUM. Quels contrats sont éligibles à ce service? TOUS les contrats. 5

6 COMMENT Y ACCÉDER? 1 Connectez-vous à votre espace employeur 2 Cliquez sur l onglet «Prestations» Cliquez sur «Déclaration Arrêts de travail» 3 6

7 LES FONCTIONNALITÉS Filtre par statut Déclarer un arrêt de travail Supprimer un brouillon Reprendre un brouillon Historique de toutes les saisies par statut Etat d avancement du dossier Télécharger en PDF Accéder aux prolongations 7

8 COMMENT DÉCLARER UN ARRÊT DE TRAVAIL? Accéder à la page de déclaration Cliquez sur «Déclarer un arrêt» 8

9 COMMENT DÉCLARER UN ARRÊT DE TRAVAIL? Etape 1 : Infos Salarié Pour un nouvel arrêt de travail d un nouveau salarié sur l espace ChorumEtVous.fr, cliquez sur puis renseignez les champs Zone personnalisée pour les produits : CPM 2000, CPM Co-assuré Zone personnalisée pour les produits : CCN Sport, Animation, ACI avec option de mensualisation 9

10 COMMENT DÉCLARER UN ARRÊT DE TRAVAIL? Etape 1 : Infos Salarié Pour un nouvel arrêt de travail d un salarié ayant déjà été en arrêt sur la plateforme 1) Recherchez, si besoin, le salarié par N SS, nom ou date de naissance 1) 2) R. Cliquez sur l icone suivant au niveau de la ligne du salarié en arrêt : 1) R. 2) n 3) Les informations sont pré renseignées en fonction du dernier arrêt saisi 10

11 COMMENT DÉCLARER UN ARRÊT DE TRAVAIL? Etape 2 : Gestion période Attention! La date de fin d arrêt de travail doit correspondre à la date de fin indiquée sur le décompte de paiement de la Sécurité Sociale (sauf dans le cas d un salarié de -150h). 11

12 COMMENT DÉCLARER UN ARRÊT DE TRAVAIL? Etape 3 : Données salaire Cet écran vous permet d identifier clairement le salaire retenu pour le calcul des prestations. Permet de dupliquer sur toutes les cellules de la colonne situées dessous Remarques : Touche «Entrée» permet de passer à la case du dessous ; Touche «Tabulation» permet de passer à la case d a côté ; A la sortie d une case, remplir automatiquement 0.00 si elle n a pas été saisie ; Selon la date d embauche, les mois précédant la date d embauche sont grisés pour le salaire brut et le motif contient automatiquement la valeur «Nouvel entrant» 12

13 COMMENT DÉCLARER UN ARRÊT DE TRAVAIL? Etape 4 : Pièce jointe Vous avez la possibilité d attacher des pièces jointes : Zone spécifique aux produits : CCN Sport, Animation, ACI avec option de mensualisation Bon à savoir : Vous avez la possibilité de gérer le rythme de vos déclarations d arrêt de travail en les enregistrant en «Brouillon»! Cela vous permettra d enregistrer une déclaration en cours sans perte de données et d y revenir plus tard (lorsque vous avez reçu les documents à joindre par exemple). 13

14 COMMENT DÉCLARER UN ARRÊT DE TRAVAIL? Etape 5 : Récapitulatif Un écran récapitulatif de toutes les informations s affiche à la fin de votre saisie, vous pouvez y inscrire un commentaire si besoin puis choisir d : Enregistrer en brouillon si vous souhaitez modifier la saisie ultérieurement, ou Enregistrer la déclaration pour qu elle soit traitée. Le dossier complet est alors automatiquement envoyé pour être traité par nos services de gestion. Il n est plus nécessaire d envoyer un . 14

15 COMMENT RETROUVER SA DÉCLARATION D ARRÊT DE TRAVAIL? Vous pouvez retrouver votre déclaration d arrêt de travail sur votre écran d accueil en sélectionnant les dossiers ayant le statut «Enregistré» et en cliquant sur l icône PDF. 15

16 COMMENT ACCÉDER AUX PROLONGATIONS? Vous pouvez accéder aux prolongations sur votre écran d accueil en sélectionnant les dossiers ayant le statut «Enregistré» et en cliquant sur cet icône. Bon a savoir : Le dernier jour déclaré doit correspondre à la date de fin de l arrêt indiquée sur le décompte de paiement de la Sécurité Sociale. Si une prolongation date de fin de la prolongation Si plusieurs prolongations date de fin de la dernière prolongation Ce bouton est accessible que pour les arrêts ayant un statut différent de «Brouillon». Il permet de passer à l écran de saisie d une prolongation. 16

17 COMMENT FAIRE UNE PROLONGATION? Les informations concernant le salarié ainsi que l établissement sont rapatriées de l arrêt. Ces données ne sont pas modifiables. En cas de mi-temps thérapeutique, une mention s ajoute dans le tableau des pièces jointes demandées : «Pour le mi temps Thérapeutique, joindre la ou les attestations de salaire» 17

18 RÉCAPITULATIF SUITE À PROLONGATION PDF uniquement disponible à partir de l envoyé par Chorum. /!\ Pas d archive sur Chorumetvous.fr 18

19 BON À SAVOIR Pour revenir à l étape précédente : pas de retour flèche classique mais un bouton de retour en bas de page Les différents statuts de dossier : En cours : en cours de saisie Brouillon : possibilité de revenir sur sa saisie sans perte de données Enregistré : dossier envoyé au back office pour traitement dans la journée Validé : reçu par CHORUM (équivaut à un accusé de réception) Pris en charge : le traitement est cours par les services de gestion Affiliation en cours : nécessité d affilier un assuré Mode manuel : lorsqu il y a un problème dans la chaîne de traitement, les délais sont allongés car traitement manuel du dossier Clos (incomplet) : car il manque au dossier une pièce jointe non reçue Clos (sans prise en charge) : car il n y a pas de prise en charge sur ce dossier (franchise, ) Clos (traité) 19

20 BON À SAVOIR La délégation de l habilitation : vous pouvez déléguer l administration à un utilisateur de votre choix : En tant qu administrateur, vous disposez automatiquement de ces habilitations pour toutes vos structures éligibles à ce dispositif Comme pour les autres habilitations existantes, vous avez la possibilité de définir des accès complets ou partiels (limités à certains établissements seulement) à tout autre utilisateur existant ou nouvel enregistré sur Par défaut, les utilisateurs existants ne possèdent pas d habilitations pour la partie prestations, il est nécessaire de paramétrer chaque utilisateur individuellement Le paramétrage de ces habilitations se fait dans le même formulaire que pour les habilitations existantes, dans la section «admin. Droit» situé dans le menu du haut 20

21 BON À SAVOIR L habilitation Prestations ne prévoit que 2 paramétrages possibles : «Aucune» ou «Modification» Un utilisateur disposant d une habilitation paramétrée en «Modification» pourra donc saisir, modifier, et consulter tous les dossiers concernant les structures pour lesquelles il est habilité. 21