Guide d apprentissage. D E P C o m p ta b i l i t é Tâches

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1 Guide d apprentissage D E P C o m p ta b i l i t é Tâches courantes Système comptable manuel Édition 2012

2 TÂCHES CURANTES (SYSTÈME CMPTABLE MANUEL) AIDE-MÉMIRE TUTEUR NM : NUMÉR DE TÉLÉPHNE : CURRIER ÉLECTRNIQUE : ADRESSE : DISPNIBILITÉ : DEVIRS DʼENVI NTE BTENUE REMARQUE 1 o 2 o 3 o 4 o CMMUNICATINS AVEC LE TUTEUR BJET DE LA CMMUNICATIN CMMENTAIRES

3 ADMINISTRATIN, CMMERCE ET INFRMATIQUE TÂCHES CURANTES SYSTÈME CMPTABLE MANUEL GUIDE D APPRENTISSAGE

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5 TÂCHES CURANTES ÉDITIN REVUE ET MISE À JUR : JANVIER 2012 Première parution : octobre 2003 PRDUCTIN DE L ÉDITIN 2012 Gestion du projet : Rédaction de la mise à jour : Révision de contenu : Révision linguistique des contenus mis à jour : Correction d épreuves : Édition : Page couverture : Johanne Chicoine (SFAD) Johanne Chicoine (SFAD) Ghyslain Dumont Françoise Labelle Johanne St-Martin BeauGraf BeauGraf PRDUCTIN DE L ÉDITIN 2003 Gestion initiale du projet : Gestion finale du projet : Rédaction : Révision de contenu : Révision linguistique : Expérimentation : Édition : Helen Elsworth Pauline Poirier Johanne Chicoine Pauline Poirier Lise Dolbec Nancy Fredette et les élèves de Susan Burn, du Collège d informatique et d administration Verdun-LaSalle, pavillon Verdun de la Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Éditech Décembre 2013 SFAD

6 TÂCHES CURANTES Notes à l utilisateur : Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard. Le site des apprenants vous donne accès à certaines ressources essentielles à votre cheminement dans le guide : corrigé des exercices, logiciel gratuit Simple Comptable Édition Étudiant, webographie et, s il y a lieu, contenus mis à jour : Au moment de mettre à jour ce guide, la TPS était de 5 % et la TVQ, de 9,975 % : ce sont ces taux qui ont été utilisés dans les démonstrations et les exercices. À moins d avis contraire, veuillez donc utiliser ces taux dans vos calculs afin que vos résultats correspondent à ceux du corrigé. Évidemment, lorsque vous serez en entreprise, vous utiliserez les taux de TPS et de TVQ en vigueur. Ne tenez pas compte d un écart d un cent entre le résultat de vos calculs et ceux fournis dans le guide ou le corrigé des exercices. Ce type d écart est souvent causé par la manière dont certaines calculatrices présentent les nombreuses décimales. Dans ce guide, pour noter les années, nous avons remplacé l avant-dernier chiffre par un X (par exemple : 20X4, 20X5, etc.). Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec. Nonobstant cet énoncé, la SFAD autorise tout centre de formation professionnelle ou d éducation des adultes qui utilise le guide de la SFAD Tâches courantes à rendre disponible sur son réseau ou son site Web le fichier PDF du corrigé, à le copier sur un support externe ou à l imprimer en tout ou en partie pour ses élèves. Dépôt légal Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada ISBN : SFAD

7 TABLE DES MATIÈRES SYSTÈME CMPTABLE MANUEL Préambule Cet aperçu contient : Avant toutes choses Bienvenue!... xiii - le préambule; Votre formation... xiv bjectifs du module... - le chapitre 1. xv Avez-vous les préalables?... xv Matériel requis... xvi Durée du module et gestion du temps d apprentissage... xvi Exploration du matériel d apprentissage... xviii Guide d apprentissage... xviii Corrigé des exercices... xviii Devoirs pour les élèves de la formation à distance... xviii Copier les fichiers de travail sur votre disque dur... rganisation et échéancier de travail... Évaluation sommative... Renseignements sur la fiche de rétroaction... Démarche d apprentissage... Pictogrammes... Chapitre 1 Le système comptable 1.1 Formes juridiques Types d entreprises Normes comptables Normes comptables internationales (I. F. R. S.) Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (N. C. E. C. F.) Personnalité de l entreprise Cycle comptable Transactions et pièces justificatives Regroupement et classement des pièces justificatives Journaux Grand livre général Grand livre auxiliaire des clients Grand livre auxiliaire des fournisseurs États financiers Autoévaluation Chapitre 2 Les fournisseurs 2.1 Fournisseurs Journaux auxiliaires Journal des achats Journal des décaissements Décaissements en règlement des comptes fournisseurs Décaissements pour régler des achats au comptant Autres décaissements Note de crédit pour l achat de marchandises Compte Rendus et rabais sur achats Compte Achats Remise sur quantité ou rabais de gros Report au grand livre auxiliaire des fournisseurs xix xix xix xix xx xx SFAD v

8 TÂCHES CURANTES 2.8 Report au grand livre général Liste des fournisseurs Rapport de prêts Communication en français avec les fournisseurs Lettre de réclamation Lettre d annulation de commande Communication en anglais avec les fournisseurs Lettre de demande de crédit en anglais Liste de vérification de la mise en page Demande de renseignements sur la solvabilité en anglais Liste de vérification de l usage de la langue anglaise Autoévaluation Chapitre 3 Les clients 3.1 Journal des ventes Journal des encaissements Sommes perçues sur les Comptes clients Ventes au comptant Autres encaissements Notes de crédit pour la vente de marchandises Compte Rendus et rabais sur ventes Compte Ventes Remise sur quantité ou rabais de gros Report au grand livre auxiliaire des clients Report au grand livre général Liste des clients Journal général Écriture d ouverture Écritures de régularisation Écritures de fermeture Autres écritures courantes Rendus et rabais sur achats ou sur ventes Prélèvements du propriétaire Apports du propriétaire Fréquences des reports Communication en français avec les clients Rappel de l échéance Lettre de relance Mise en demeure Communication en anglais avec les clients Rappel ou relance Mise en demeure en anglais Autoévaluation Chapitre 4 La vérification et les corrections 4.1 Écritures de correction Erreur de journal Erreur de montant ou de compte Erreur sur la quantité des stocks livrés Balance de vérification Rédaction de la balance de vérification Localisation des erreurs vi SFAD

9 TABLE DES MATIÈRES Preuve par deux Preuve par neuf Approfondissement des recherches Chiffrier Ventilation du solde des comptes dans les états financiers Détermination du bénéfice net ou de la perte nette Balancement du chiffrier Localisation des erreurs Corrections à la fin d une période Balance de vérification régularisée Comptabilisation des régularisations Contrôle interne et sécurité Comptes stratégiques Mesures de sécurité Éthique professionnelle Communication par courrier électronique Échange de données informatisées Système comptable manuel de l entreprise commerciale Autoévaluation Chapitre 5 L inventaire de l entreprise commerciale 5.1 Stock de marchandises Système d inventaire périodique Quantité des articles en stock Valeur des articles en stock État des résultats Système d inventaire permanent Achats de marchandises Ventes de marchandises État des résultats Fiches de stock Autre prise d inventaire Autoévaluation Chapitre 6 L inventaire de l entreprise industrielle 6.1 Stocks Stocks de matières premières et de fournitures de fabrication Stocks de produits en cours de fabrication Stocks de produits finis État de fabrication Achats de matières premières Main-d œuvre directe Frais généraux de fabrication Coût des produits finis et transférés État des résultats Autoévaluation Annexes Annexe I Traitement des taxes versées pour la souscription à une police d assurance de dommages.. A.1 Annexe II Contenu des ressources multimédias... A.3 Annexe III Médiagraphie... A.7 Annexe IV Fiche de rétroaction Annexe V Échéancier de travail SFAD vii

10 TÂCHES CURANTES SYSTÈME CMPTABLE INFRMATISÉ Matériel requis... Copier les fichiers de travail sur votre disque dur... Renseignements sur la fiche de rétroaction... Pictogrammes... Chapitre 7 Le logiciel comptable 7.1 Environnement de Simple Comptable Fichiers Simple Comptable Démarrage de Simple Comptable et ouverture d un fichier Termes comptables Vue améliorée et vue classique Composantes de la fenêtre d accueil Manipulation des composantes de la fenêtre d accueil uverture d un fichier Module Entreprise Plan comptable Impression du plan comptable Ajout de comptes Modification d un compte Suppression de comptes Journal général Trucs pour un travail efficace Séparateur de décimales Clavier Correction d une écriture Consultation et correction d une écriture Annulation d une écriture Affichage et impression du rapport des écritures du journal général Indicateurs de correction Indicateurs d annulation Accès à une écriture à partir d un rapport Module Général (Grand livre) Date de session Date de session et écriture dans les journaux Modification de la date de session Autorisation d enregistrer des transactions à une date ultérieure Transaction appartenant à une période financière terminée Taux de taxes Affichage et impression de la balance de vérification Affichage et impression de l état des résultats Affichage et impression du bilan Autoévaluation Chapitre 8 Les fournisseurs 8.1 Module Fournisseurs Journal des achats Transaction et mode de paiement En-tête Colonnes Partie inférieure Montant incluant les taxes et achat réglé par chèque Saisie manuelle du montant des taxes xiii xiii xiii xiv viii SFAD

11 PRÉAMBULE 8.3 Affichage et impression du rapport des écritures du journal des achats Journal des débours pour le règlement d un compte fournisseur Types de transactions En-tête Partie inférieure Affichage des factures entièrement réglées Affichage et impression du rapport des écritures du journal des débours Affichage et impression des écritures de tous les journaux Correction d une erreur commise lors de la saisie d une facture d achat Comptabilisation d une note de crédit produite par un fournisseur Règlement d une facture et de sa note de crédit Facture annulée par une note de crédit Suppression d une facture d achats Consultation, correction et annulation d un chèque produit par Simple Comptable Annulation d un chèque Traitement d un chèque en circulation Traitement des chèques prénumérotés ou produits dans un système parallèle Correction d une facture réglée dans le journal des débours Réimpression d un chèque Rapport Détails chronologiques des fournisseurs (grand livre auxiliaire des fournisseurs) Livre des fournisseurs Liste des fournisseurs Fiche d un fournisseur nglet Adresse nglet ptions Suppression d une fiche Création complète d une fiche Fournisseur occasionnel Création rapide d une fiche Autoévaluation Chapitre 9 Les clients 9.1 Module Clients Journal des ventes Transaction et mode de paiement En-tête Colonnes Partie inférieure Impression des factures avec Simple Comptable Réimpression d une facture Affichage et impression du rapport des écritures du journal des ventes Journal des encaissements En-tête Partie inférieure Affichage des factures entièrement réglées Affichage et impression du rapport des écritures du journal des encaissements Correction d une erreur commise lors de la production d une facture de vente Création d une note de crédit Règlement d une facture et de sa note de crédit Facture annulée par une note de crédit Annulation d une facture de vente Consultation, correction et annulation d un chèque ou d un reçu Correction d une facture déjà réglée dans le journal des encaissements SFAD ix

12 TÂCHES CURANTES 9.11 Rapport Détails chronologiques des clients (grand livre auxiliaire des clients) Livre des clients Liste des clients Fiche d un client Suppression d une fiche Création d une fiche complète Client occasionnel Création rapide d une fiche Écritures récurrentes Paramètres pour les pièces produites par l entreprise et gérées par Simple Comptable Confirmation d impression Numérotation des pièces Autoévaluation Chapitre 10 Les stocks et les transactions 10.1 Comptes liés à l achat de stocks et systèmes d inventaire Système d inventaire permanent Achats des stocks et frais de transport Escomptes sur achats Automatisation de l inscription des modalités de paiement dans le journal des achats Application d un escompte lors du règlement d un compte fournisseur Escompte accordé pour l achat d un service ou d un actif Notes de crédit pour l achat de marchandises Vente de stocks Calcul de la valeur des stocks selon le coût moyen Bulletins de vente Correction d un bulletin de vente Suppression d un bulletin de vente Conversion d un bulletin de vente en facture de vente Bulletins de vente en suspens Rapport des bulletins de vente en suspens et des bons de commande en suspens Rapports sur les stocks Rapport sommaire des stocks Rapport quantitatif des stocks Escomptes sur ventes Automatisation de l inscription des modalités de paiement dans le journal des ventes Application d un escompte lors du règlement d un compte client Escompte accordé pour la vente d un service ou d un actif Notes de crédit pour la vente des marchandises Compte Rendus et rabais sur ventes Compte Ventes Réduction pour un service rendu Module Stocks & Services Fiche d un article en stock Ajout d un nouvel article Ajout d un nouveau service Ajustements des Stocks Autoévaluation x SFAD

13 PRÉAMBULE Chapitre 11 La vérification et les corrections 11.1 Rapports Fenêtre d un rapport Balance de vérification, état des résultats et bilan Écritures de journaux Grand livre (Module Général) Listes Suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients Suivi des commandes Achats auprès des fournisseurs et ventes aux clients Stocks Copies de sécurité Commande Enregistrer une copie Copie de sauvegarde Restauration d une copie de sauvegarde Procédures journalières Mots de passe Accès complet Accès limité Modification des droits d accès d un utilisateur Suppression d un utilisateur et de la protection Suppression des droits d accès Autoévaluation Chapitre 12 L activité synthèse 12.1 Activité de synthèse Chapitre 13 La préévaluation 13.1 Activité de préévaluation Annexes Annexe I Traitement des taxes versées pour la souscription à une police d assurance de dommages.. A.1 Annexe II Chèques de paie en série... A.3 Annexe III Procédure d installation et d activation de Simple Comptable Édition Étudiant... A.7 Annexe IV Contenu des ressources multimédias A.9 Annexe V Médiagraphie... A.13 Annexe VI Fiche de rétroaction... A.15 Annexe VII Échéancier de travail... A.18 SFAD xi

14 TÂCHES CURANTES xii SFAD

15 PRÉAMBULE PRÉAMBULE AVANT TUTES CHSES BIENVENUE! Bienvenue au module Tâches courantes! Vous avez appris les principes de base de la comptabilité dans le module Traitement de pièces : c est comme si vous y aviez construit les fondations d une maison. Vous êtes maintenant prêt à l ériger! Le module Tâches courantes vous fournira les outils nécessaires pour y parvenir. D abord, vous apprendrez comment travailler dans un système comptable manuel lorsqu une entreprise utilise plusieurs journaux. Eh oui! Il n y a pas que le journal général en comptabilité! Ensuite, après avoir bien compris le système comptable manuel, vous découvrirez les bienfaits de la comptabilité informatisée. Nous vous souhaitons, à vous toutes et à vous tous, une excellente réussite! Nous aimerions remercier tous les membres de l équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience. La chargée du projet, Johanne Chicoine SFAD xiii

16 TÂCHES CURANTES VTRE FRMATIN Ce cours fait partie du programme menant à l obtention du diplôme d études professionnelles en comptabilité et comporte 60 heures d apprentissage. Le programme se subdivise en 23 modules totalisant heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d heures prévu pour chacun. SYNTHÈSE DU PRGRAMME D ÉTUDES EN CMPTABILITÉ Code N o Titre du module Durée Unités* * Une unité équivaut à 15 heures. Métier et formation Recherche d information Tableaux et graphiques Calcul de pièces Mise en page de correspondance Rédaction en français Traitement de pièces Gestion de l encaisse Législation des affaires Interactions professionnelles Communication en anglais Production de paies Rédaction en anglais Traitement de données Tâches courantes Efficience Coût d un bien et d un service Tâches de fin de période Tâches de fin d année Déclaration de revenus Système comptable Cheminement professionnel Intégration au travail Accédez aux ressources multimédias, disponibles sur ressources/fichiersfp.html. Afin d en connaître davantage sur ce module, visionnez le diaporama intitulé Tâches courantes. xiv SFAD

17 PRÉAMBULE BJECTIFS DU MDULE Pour connaître les tâches que vous effectuerez durant votre apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-le aussi souvent qu il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d apprentissage. Recueillir et organiser les pièces justificatives. Assurer le suivi des transactions effectuées par les débiteurs (clients). Assurer le suivi des transactions effectuées par les créditeurs (fournisseurs). Assurer le suivi de l inventaire. Enregistrer les pièces aux journaux. Effectuer les reports aux grands livres. Rédiger la balance de vérification. Produire des rapports. Vérifier et classer les documents. AVEZ-VUS LES PRÉALABLES? Pour réussir ce module, vous devez avoir terminé le module Traitement de pièces ou posséder les connaissances nécessaires pour : travailler avec un tableur; comptabiliser des transactions au journal général; reporter les écritures appropriées au grand livre auxiliaire des fournisseurs et celui des clients; reporter les écritures au grand livre général; composer des lettres d affaires en français; composer des lettres d affaires en anglais. Vous devez également savoir gérer des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows. Si vous n avez aucune notion concernant le logiciel d exploitation de votre ordinateur, vous pouvez vous procurer un accès au cours en ligne conçu par la SFAD ( intitulé Introduction aux logiciels d exploitation, qui est un complément aux différents cours de logiciel. Avez-vous une méthode de doigté? Au besoin, vous pouvez utiliser le didacticiel de la SFAD : Méthode de doigté pour tous!, un cours gratuit, disponible sur le portail des cours en ligne : Vous possédez les préalables? Assurez-vous maintenant d avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module. SFAD xv

18 TÂCHES CURANTES MATÉRIEL REQUIS Les logiciels Word et Excel de Microsoft, version 2007 ou supérieure Le logiciel Simple Comptable 1 Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser ces logiciels Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n enregistrez pas votre travail sur le disque rigide Une imprimante Une calculatrice Maintenant que vous avez rassemblé le matériel nécessaire à votre apprentissage, récupérez votre échéancier de travail à la fin du guide et consultez la prochaine section. DURÉE DU MDULE ET GESTIN DU TEMPS D APPRENTISSAGE Ce cours est d une durée de 60 heures, incluant l évaluation sommative nécessaire à l obtention des quatre unités qui y sont liées; cependant, le temps requis pour l exécution des devoirs, pour se familiariser avec la micro-informatique et avec Windows n est pas comptabilisé dans cette durée. Le nombre d heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d une personne à l autre, selon ses acquis et sa facilité d apprentissage. Le tableau suivant vous propose toutefois une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression. 1. Plusieurs versions de Simple Comptable peuvent être téléchargées gratuitement à partir du site de la SFAD : Consultez l annexe III, à la fin de ce guide, pour plus de détails. xvi SFAD

19 PRÉAMBULE Tâches courantes 60 heures Préambule et exploration du matériel d apprentissage Chapitre 1 Le système comptable 3 heures Chapitre 2 Les fournisseurs 9 heures Chapitre 3 Les clients 8 heures Devoir 1* Chapitre 4 La vérification et les corrections 1,5 heure Chapitre 5 L inventaire de l entreprise commerciale 1 heure Chapitre 6 L inventaire de l entreprise industrielle 0,5 heure Devoir 2 Chapitre 7 Le logiciel comptable 4 heures Chapitre 8 Les fournisseurs 6 heures Chapitre 9 Les clients 5 heures Devoir 3 Chapitre 10 Les stocks et les transactions 8 heures Chapitre 11 La vérification et les corrections 1 heure Chapitre 12 L activité synthèse 5 heures Chapitre 13 La préévaluation 4 heures Devoir 4 Évaluation sommative Seuil de réussite : 80 % 4 heures * Pour les élèves inscrits à la formation à distance. Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide : cet échéancier s échelonne sur une période de dix semaines et de soixante heures. Il vous permet de conserver un rythme d apprentissage régulier afin d assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de six heures par semaine, réparties en deux séances de travail, vous permettra donc d acquérir les nouvelles notions et de les appliquer beaucoup plus aisément. N oubliez pas, cependant, que vous aurez peut-être à consacrer plus ou moins de temps à votre formation, selon vos connaissances de base et votre facilité d apprentissage. Maintenant que vous en savez davantage sur ce module, prenez quelques minutes pour mieux connaître le matériel d apprentissage qui l accompagne. SFAD xvii

20 TÂCHES CURANTES EXPLRATIN DU MATÉRIEL D APPRENTISSAGE Le matériel comprend : le guide d apprentissage en deux volumes; le corrigé des exercices disponibles sur le site de la SFAD : les pièces justificatives et les journaux comptables; quatre devoirs (pour les élèves de la formation à distance). Lisez la section suivante afin de vous familiariser davantage avec le contenu de votre guide d apprentissage. Guide d apprentissage Le guide d apprentissage (en deux volumes) comprend 13 chapitres qui vous permettront d acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs de ce module. Ces chapitres comportent des outils d apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables. L assimilation des notions théoriques vous permettra de comprendre les notions comptables pour être en mesure de journaliser les transactions d une entreprise et de produire ses différents rapports comptables. Les exercices théoriques vous aideront à approfondir les notions apprises. Les exercices pratiques incluent des mises en situation propres à un milieu de travail. Vous vous assurez ainsi de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique avec confiance quand vous exercerez votre emploi. L activité synthèse vous permettra de consolider les apprentissages du guide. Ce guide se termine par une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l évaluation sommative. Corrigé des exercices Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fait des efforts honnêtes, n hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider. Devoirs pour les élèves de la formation à distance Il y a quatre devoirs pour ce module. Vous devez les réussir pour obtenir l autorisation de vous présenter à l épreuve sommative. Seule la note obtenue pour cette épreuve compte pour obtenir les quatre unités associées à ce module. xviii SFAD

21 PRÉAMBULE Copier les fichiers de travail sur votre disque dur 1. Sur votre disque dur, créez le dossier Exercices_TC. 2. Atteignez le site des ressources pour les apprenants de la SFAD : 3. Repérez le titre du module. Cliquez ensuite sur le lien correspondant à l année de l édition de ce guide, s il y a lieu. 4. Téléchargez le dossier Fichiers de travail approprié 2, puis copiez tous les sous-dossiers dans votre dossier Exercices_TC. 5. Les fichiers copiés peuvent être en lecture seule. Pour enlever cet attribut, sélectionnez tous les fichiers d un dossier, puis affichez le menu contextuel. Cliquez sur la commande Propriétés, puis décochez la case Lecture seule, s il y a lieu. RGANISATIN ET ÉCHÉANCIER DE TRAVAIL Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés. Sachez gérer vos documents autant que votre temps de travail. Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets. Préparez treize onglets pour ranger les documents comptables et les impressions des exercices de chaque chapitre. Établir un échéancier de travail À l aide de votre échéancier de travail, inclus à la fin de ce guide, déterminez les dates où vous terminerez l apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée. Prenez l habitude de respecter vos échéances. Si vous n avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d heures, sans toutefois perturber votre échéancier de travail. ÉVALUATIN SMMATIVE Avant de vous présenter à l évaluation sommative, n hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d autoévaluation jointe à la préévaluation (dans le dernier chapitre du guide). Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d effectuer les tâches qui seront notées. RENSEIGNEMENTS SUR LA FICHE DE RÉTRACTIN Lorsque vous aurez terminé ce module, nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l égard de celui-ci, afin de pouvoir l améliorer. C est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin de ce guide. Notez-y en cours de route tout ce que vous aimeriez nous signaler. Vous pouvez remettre cette fiche à votre enseignant ou à votre tuteur (avec votre dernier devoir), ou encore la retourner à la SFAD par la poste ou par télécopieur. 2. Vous hésitez? Vous ne savez pas quelle version conserver? Dans ce cas, lisez l annexe III, disponible à la fin de ce guide, pour vous aider dans votre choix. SFAD xix

22 TÂCHES CURANTES DÉMARCHE D APPRENTISSAGE Ce guide a été conçu pour vous permettre d adopter une démarche d apprentissage autonome. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, la synthèse du chapitre 12 et la préévaluation du dernier chapitre. PICTGRAMMES Familiarisez-vous maintenant avec les pictogrammes du guide. Un arrêt obligatoire pour lire attentivement l information qui l accompagne Un rappel d une notion traitée précédemment Un exercice théorique Un exercice à faire avec la calculatrice Un exercice à faire à l ordinateur Une invitation à consulter le corrigé Un diaporama à visionner Une séquence vidéo à visionner Des adresses Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage Une invitation à mesurer le temps accordé à un exercice Une indication sur le temps d étude à consacrer à un chapitre Un devoir à faire pour les élèves de la formation à distance Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le module et son matériel d apprentissage, vous avez en main tout ce qu il vous faut pour commencer le chapitre 1. xx SFAD

23 LE SYSTÈME CMPTABLE 1 CHAPITRE LE SYSTÈME CMPTABLE 3 h bjectifs d apprentissage Distinguer les types d entreprises et leur forme juridique Apprendre différents principes comptables généralement reconnus Connaître le lien entre les pièces justificatives et leur cheminement dans une entreprise Classer et apparier les pièces justificatives Comprendre le rôle joué par les journaux auxiliaires dans le cycle comptable Découvrir quelques éléments se rapportant à l éthique professionnelle du commis comptable Un système comptable peut être défini comme un «ensemble de règles et de pratiques convenant à une entreprise donnée et se rapportant à l inscription et au contrôle des opérations ainsi qu à la communication de leurs résultats». 1 Ainsi, un système comptable correspond à toutes les mesures prises par une entreprise pour atteindre les objectifs de la comptabilité : saisir, enregistrer, classer, présenter et contrôler ses opérations financières. n peut accomplir ces tâches comptables manuellement ou à l aide de l informatique. Dans ce chapitre, vous réviserez le fonctionnement du système comptable manuel à partir de la description du cycle comptable. De nouveaux éléments vous seront également dévoilés. Mais avant, vous reverrez les formes juridiques et les types d entreprises ainsi que les normes comptables. 1. Fernand SYLVAIN, Dictionnaire de la comptabilité et des disciplines connexes, Toronto, Institut canadien des comptables agréés 1982, p. 10. SFAD 1.1

24 TÂCHES CURANTES 1.1 Formes juridiques La forme juridique d une entreprise représente son statut juridique. Les droits et obligations d une entreprise, du ou des propriétaires, sont définis par une législation. Les formes juridiques les plus courantes sont : les entreprises individuelles; les sociétés en nom collectif; les sociétés en commandite; les sociétés en participation; les sociétés par actions; les coopératives. Voici une brève description de ces formes juridiques. Une seule personne est propriétaire de l entreprise individuelle. Cette personne détient tous les actifs de l entreprise et c est elle qui assume toutes ses pertes et qui encaisse tous ses profits. Sur le plan juridique, l entreprise individuelle n est pas dissociée de son propriétaire : ils ne font qu un seul. Une société est un groupe de personnes qui associent leurs ressources dans l exploitation d une entreprise afin de réaliser des profits. Il existe quatre types de sociétés : la société en nom collectif, la société en commandite, la société en participation et la société par actions. La Société en nom collectif se distingue peu de l entreprise individuelle. Au moins deux personnes sont propriétaires d une entreprise qui adopte cette forme juridique. La Société en commandite se compose de commanditaires et de commandités. La responsabilité des commanditaires se limite au capital qu ils ont versé à l entreprise. Ils ne peuvent pas prendre part à l administration, mais ils ont droit aux bénéfices de l entreprise. Les commandités administrent l entreprise et ont droit aux profits réalisés. Contrairement aux commanditaires, leur responsabilité financière est illimitée. La Société en participation est aussi appelée coentreprise. Elle est formée lorsque plusieurs entreprises décident de s associer pour réaliser un projet précis. Au Québec, la société par actions est appelée Compagnie. Cette société est une personne morale, distincte de son ou ses actionnaires (propriétaires). La responsabilité des actionnaires est limitée à leur investissement. Le pourcentage d actions qu une personne détient détermine sa «possession» de la compagnie. Par exemple, une personne qui détient 51 % des actions, possède 51 % de la compagnie. La Coopérative a pour but de rendre service à ses membres et non de réaliser des profits. Elle est créée par un groupe de personnes qui s associent pour répondre à des besoins économiques communs. Les droits de gestion de chacun sont égaux et les profits sont répartis entre les membres. 1.2 SFAD

25 LE SYSTÈME CMPTABLE 1.2 Types d entreprises Une entreprise revêt donc une des formes juridiques décrites précédemment. En plus, selon la nature de ses activités, elle adopte un des types suivants : Entreprise de services; Entreprise commerciale; Entreprise de transformation; Entreprise de construction. Voici une brève description des types d entreprises. L entreprise de services offre son expertise, son savoir-faire et ses connaissances aux consommateurs. Elle ne vend pas de produits tangibles. L entreprise commerciale achète des marchandises pour les revendre avec profit. Elle peut jouer le rôle de grossiste ou de détaillant. Le détaillant vend ses produits directement aux consommateurs alors que le grossiste achète des marchandises auprès des entreprises de transformation pour les revendre aux détaillants. L entreprise de transformation achète de la matière première (charbon, blé, pétrole, bois, etc.) dans le but de la transformer et d en faire un produit fini. Par exemple, un atelier de menuiserie reçoit des planches de bois afin de fabriquer des meubles. L entreprise de construction peut se spécialiser dans la construction de maisons d habitation, d édifices à bureaux, de ponts, de routes, de centrales nucléaires, etc. Généralement, l entrepreneur répond à un appel d offres du demandeur par le biais d une soumission dans laquelle il estime les coûts de la construction. N hésitez pas à consulter votre guide Traitement de pièces pour revoir les formes et les types d entreprises de manière détaillée. Exercice 1.1 Distinguer les formes juridiques et les types d entreprises 1. Pour chacun des énoncés suivants, inscrivez la forme juridique de l entreprise. a) Les investisseurs sont appelés commanditaires dans cette entreprise. b) Les deux seuls propriétaires d une entreprise doivent vendre leur maison pour régler les dettes de leur entreprise en faillite. SFAD 1.3

26 TÂCHES CURANTES c) Le but de cette entreprise est de fournir un service à un meilleur coût et non de maximiser les profits. d) Les actionnaires qui avaient investi dans une entreprise actuellement en faillite ont perdu seulement leur investissement. e) Les revenus de cette entreprise ne sont pas dissociés des revenus personnels du propriétaire. 2. Inscrivez le type d entreprise dont il est question dans chacun des énoncés suivants. a) L entreprise vend des produits dans le but de faire des profits. b) L entreprise achète des matières premières ou des marchandises à l état brut dans le but d en faire un produit fini. c) L entreprise ne vend pas des produits mais son expertise. 1.3 Normes comptables Dans le but d uniformiser l information financière à l échelle mondiale, les états financiers doivent être présentés en respectant certaines normes comptables. Ces normes varient en fonction du statut juridique de l entreprise. Voyons cela d un peu plus près. Normes comptables internationales (I. F. R. S.) Les entreprises publiques sont les entreprises qui émettent des actions et qui sont cotées à la Bourse. Ces entreprises, de même que les entreprises qui sont contrôlées par elles, doivent obligatoirement suivre les normes comptables internationales, les normes I. F. R. S. (International Financial Reporting Standards). Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (N. C. E. C. F.) Les entreprises privées qui ne sont pas détenues par une entreprise publique doivent faire un choix en ce qui concerne la présentation de leurs états financiers. Elles peuvent présenter leurs états financiers en respectant les normes comptables I. F. R. S. ou en respectant les normes comptables pour les entreprises à capital fermé (N. C. E. C. F.). 1.4 SFAD

27 LE SYSTÈME CMPTABLE Il ne convient pas pour le moment de vous expliquer toutes les différences entre ces normes comptables. Apprenez cependant que la méthode pour présenter les états financiers selon les normes N. C. E. C. F. est plus facile. La prochaine section présente quelques normes qui sont communes à la fois aux normes I. F. R. S. et N. C. E. C. F. Personnalité de l entreprise Les états financiers d une entreprise ne doivent présenter que les activités liées à son exploitation. Ainsi, les transactions personnelles du propriétaire ne doivent pas être incluses dans les états financiers de l entreprise. Par exemple, si le propriétaire d une entreprise s achète un nouveau mobilier de chambre à coucher, cet achat ne doit pas figurer dans les états financiers de son entreprise. bjectivité Dans la mesure du possible, les états financiers doivent contenir des renseignements qui sont à la fois vérifiables et déterminés objectivement. Permanence de l entreprise La permanence de l entreprise suppose qu une entreprise sera en activité pour une durée indéfinie ou au cours d une période suffisamment longue pour lui permettre de réaliser ses objectifs. Valeur d acquisition (coût) Cette norme stipule que, généralement, la valeur d un actif (bien) présentée au bilan d une entreprise doit correspondre à son coût d acquisition. Cependant, une entreprise pourrait décider, plus tard, de faire réévaluer ses actifs et d ajuster leur valeur aux livres en fonction de leur nouvelle valeur marchande. Par exemple, un terrain est acheté pour $. Cinq ans plus tard, ce terrain est évalué par un spécialiste à $. L entreprise pourrait décider alors d enregistrer une écriture qui permettrait d ajuster la valeur du compte de l actif Terrain. Terrain Capitaux propres La différence entre le coût d achat et la nouvelle valeur marchande du terrain ( = ) est inscrite au débit du compte Terrain et au crédit du compte Capitaux propres. Dans ce cours, cependant, vous comptabilisez toujours les actifs à leur coût d acquisition parce que c est généralement la méthode adoptée par la plupart des entreprises. Rapprochement des produits et des charges Habituellement, cette norme exige de comptabiliser d abord tous les produits d un exercice (encaissés ou pas), puis de déterminer toutes les charges (payées ou pas) s y rapportant, en vue de les déduire du total des produits et de déterminer ainsi le bénéfice net (ou la perte nette) de l exercice. Par exemple, supposons qu une entreprise ait vendu un service et qu elle ait inclus cette vente dans ses états financiers. Pour être en mesure de vendre ce service, l entreprise a dû faire appel à un sous-traitant, qui lui a facturé ses services, lui occasionnant ainsi une charge. Cette charge doit être incluse dans les états financiers puisqu elle a un lien direct avec la vente de services, elle-même incluse dans les états financiers. Pour résumer, pour chaque revenu qui a été inclus dans les états financiers, on doit aussi inclure les dépenses qui ont permis de réaliser ce revenu. SFAD 1.5

28 TÂCHES CURANTES Importance relative Les états financiers doivent révéler toutes les activités dont l importance peut avoir un impact sur les évaluations ou les décisions des dirigeants. Par exemple, une entreprise a réalisé $ de ventes et elle a préparé tous ses états financiers. Une fois le travail terminé, on s aperçoit qu une vente de 200 $ n a pas été comptabilisée. Est-il nécessaire de rédiger de nouveau les états financiers pour présenter cette vente de 200 $? Non, puisque ce montant a peu d importance par rapport à l ensemble et qu il n aura probablement aucun impact sur les décisions des dirigeants de l entreprise. n présentera cette vente dans les états financiers de l exercice suivant. Continuité La norme Continuité stipule que l entreprise doit suivre les mêmes méthodes comptables d un exercice financier à l autre dans le contexte de l établissement et de la présentation de ses états financiers. Parfois, il y a des choix à faire parmi les quelques méthodes comptables existantes. Une fois que ce choix est fait, l entreprise doit toujours poursuivre dans la même voie. Sur le site sous le titre Tâches courantes, cliquez sur le lien Webographie. Visitez le site référencé sous la rubrique INSTITUT CANADIEN DES CMPTABLES AGRÉÉS. Exercice 1.2 Interpréter les principes comptables généralement reconnus Pour chaque énoncé fautif, associez le principe comptable à respecter. Écrivez la lettre correspondante entre les parenthèses. Énoncés fautifs 1. Peu importe les méthodes comptables utilisées pour un exercice financier, elles peuvent toujours changer l année suivante. 2. Une entreprise ne peut pas exister pendant une période indéfinie. 3. Le propriétaire veut inclure l achat de sa maison dans les transactions de l entreprise. 4. Les états financiers de fin d année ont tous été produits. Une personne réalise qu un achat de 2 $ n a pas été enregistré. Elle exige que tous les états financiers soient refaits. 5. La vente d un produit valant $ apparaît dans l état des résultats de fin d année, mais non la charge de $ se rapportant à cette vente. ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Principes A. Personnalité de l entreprise B. Importance relative C. Rapprochement des produits et des charges D. Permanence de l entreprise E. Continuité 1.6 SFAD

29 LE SYSTÈME CMPTABLE 1.4 Cycle comptable Visionnez le diaporama Cycle comptable. Vous savez déjà que le cycle comptable d une entreprise s étend habituellement sur une période de douze mois. Cette période constitue l exercice financier officiel d une entreprise. Le cycle comptable est constitué de plusieurs étapes : Les transactions; L enregistrement des transactions dans un journal; Le report dans les grands livres; La production des états financiers; La fermeture du cycle comptable. Dans cette section, vous reverrez les notions suivantes et vous en approfondirez certaines : Pièces justificatives utilisées dans l entreprise; Regroupement et classement des pièces justificatives; Rôle du plan comptable et du journal général; Introduction aux journaux auxiliaires; Rôle du grand livre général, du grand livre auxiliaire des clients et du grand livre auxiliaire des fournisseurs. Notez que la fermeture du cycle comptable sera étudiée seulement au module 19, Tâches de fin d année. Transactions et pièces justificatives Toutes les transactions d une entreprise constituent le point de départ du cycle comptable. Les nombreuses pièces justificatives témoignent des transactions : ventes, achats, encaissements, décaissements, salaires, etc. Les pièces justificatives doivent être regroupées et classées selon diverses règles que vous avez déjà apprises. SFAD 1.7

30 TÂCHES CURANTES À titre de rappel, le prochain tableau indique le cheminement des pièces justificatives. Ensuite, vous verrez une brève description de chacune d elles. Tableau 1.1 Le cheminement des pièces justificatives Demande d achat La demande d achat est transmise au Service des achats pour un besoin particulier. Elle doit d abord être approuvée par le responsable du service. Bon de commande Sur réception de la demande d achat, un bon de commande est transmis au fournisseur. Bon de livraison Le bon de livraison est émis par le fournisseur. Il indique la quantité et le matériel livrés. Le client a la tâche de vérifier la marchandise et la quantité reçues. Facture Note de crédit Ce document exige le paiement du client. Transmis par le fournisseur, on y inscrit les conditions de paiement. Ce document indique le montant à déduire du total à payer. Les motifs de l émission d une note de crédit sont multiples, mais les principaux sont des articles défectueux ou ne correspondant pas au bon de commande. État de compte Chèque Reçu L état de compte est le rappel des sommes dues que le fournisseur fait parvenir au client. Le chèque est un document émis par le Service de la comptabilité pour le paiement d une facture. Le reçu est un document attestant qu une somme a été versée pour le paiement de la facture. Demande d achat Une entreprise commerciale doit veiller à ce que la quantité des produits destinés à la vente soit suffisante. L entreprise de fabrication, quant à elle, doit s assurer de posséder les matières premières nécessaires à la fabrication de ses produits. Lorsque le niveau des stocks est trop bas, une demande d achat est acheminée au Service des achats de l entreprise. Bon de commande Un bon de commande est ensuite rempli à l aide de cette demande d achat. n y indique le matériel et la quantité nécessaires, puis on le transmet au fournisseur. Bon de livraison Les marchandises livrées par un fournisseur sont accompagnées d un bon de livraison. Cette pièce indique le matériel et la quantité livrés. Le client a pour tâche de vérifier ce matériel. Facture Par la suite, une facture est envoyée au client afin qu il la règle. Des conditions de paiement y sont généralement indiquées. Le responsable de la réception doit vérifier la concordance entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture. 1.8 SFAD

31 LE SYSTÈME CMPTABLE Note de crédit Un client peut retourner au fournisseur tout matériel qui s avère défectueux ou qui ne correspond pas à sa demande. Le fournisseur émet alors une note de crédit au client, diminuant ainsi le solde de sa facture. État de compte Si la facture demeure impayée, le fournisseur avise le client en lui transmettant un état de compte. Le client a pour tâche de faire le rapprochement entre les paiements effectués et les achats non réglés. Chèque Après avoir reçu la marchandise, l entreprise doit régler la facture. Elle émettra un chèque en guise de paiement. Reçu Si le client paie en numéraire, un reçu lui est alors remis attestant la somme qu il a versée. Lorsque l entreprise achète, elle joue le rôle du client alors que, lorsqu elle vend, elle joue celui du fournisseur. D autres pièces, en lien avec les achats et les ventes, s ajoutent à la liste déjà fournie. Il s agit des chèques visés, des mandats et des traites bancaires ainsi que des lettres de change. Chèques visés Le chèque visé est utilisé pour des transactions importantes, par exemple lors d une promesse d achat sur un immeuble. Le chèque visé est pratiquement de l argent comp tant pour l encaisseur puisque la caisse ou la banque retire immédiatement la somme concernée du compte et y appose un sceau pour l authentifier, ce qui a pour effet de ga rantir le montant. Mandat bancaire Le mandat personnel est un effet négociable par lequel une personne donne à une autre le mandat d effectuer un paiement à une personne désignée (le destinataire). Les fonds sont alors garantis par l établissement qui vend le mandat, ce qui rend ce moyen de paiement particulièrement sécuritaire. n peut se procurer un mandat auprès d une banque (mandat bancaire) ou d un bureau de poste (mandat postal). Dans les deux cas, des frais d administration s appliquent à la transaction. Le mandat peut être émis en dollars canadiens ou en devises américaines. Le montant du mandat est limité à 500 $ ou à $ selon l institution financière, et à 999,99 $ par Postes Canada. La prochaine figure présente un exemple. SFAD 1.9