CAHIER DES CHARGES. Etabli le : Par : Marie Sansonnens Remplace la version du :

Transcription

1 CAHIER DES CHARGES 260 Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Marie Sansonnens Remplace la version du : Motif d actualisation : Nouveau poste 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Dir. générale de l'enseignement supérieur Entité (division, secteur, établissement, office ) : HEIG-VD N de poste : 260 Intitulé du poste dans l entité : Assistant-e administratif-ve N emploi-type : Libellé : Secrétaire d'unité Chaîne : 345 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Mettre en place les processus administratifs du Service Communication & vie du Campus, en assurer et contrôler sa mise en œuvre 2. Assurer les activités administratives courantes du Service Communication & vie du Campus 3. Assurer la coordination et le suivi des dossiers administratifs du Service Communication & vie du Campus 4. Renforcer la relation entre la HEIG-VD et ses partenaires 5. Participer activement au développement du service Communication & vie du campus dans une approche orientée client et participer à des projets ainsi qu'à leur mise en place 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Mettre en place les processus administratifs du Service Communication & vie du Campus, en assurer et contrôler sa mise en œuvre 30% Identifier l'ensemble des tâches administratives du service, proposer une organisation adéquate et la planifier Décrire les procédures admnistratives du service, les communiquer et les déployer Elaborer un calendrier des objectifs opérationnels et des actions de communication pour chaque département et service de la HEIG-VD Participer à la planification d actions de communications en adéquation avec le public-cible identifié et les canaux de diffusion y relatifs et en assurer le suivi administratif Créer et tenir à jour les tableaux de bord du service : produire les informations sous forme de listes ou graphiques, finaliser les différentes statistiques 2. Assurer les activités administratives courantes du Service Communication & vie du Campus 40% Traiter les demandes d'information et de renseignement, répondre et/ou, le cas échéant, les diriger vers les interlocuteurs pertinents et effectuer le suivi Organiser, planifier, participer aux séances du service, assurer la prise de notes, la rédaction des procès-verbaux puis en assurer la diffusion auprès des participants Recueillir, contrôler et préparer les documents nécessaires aux actions de communication Effectuer des tâches de secrétariat, telles que la correspondance, le courrier et le téléphone 3. Assurer la coordination et le suivi des dossiers administratifs du Service Communication & vie du Campus 20% Elaborer et mettre en forme des documents de présentations, et notamment le rapport d'activité, les brochures institutionnelles et les plaquettes de présentation Collecter les informations rédactionnelles propres aux différents acteurs des départements, services et instituts de la HEIG-VD et les soutenir dans leurs activités de communication en veillant au respect de la charte graphique de la HEIG-VD et de la HES-SO Assurer la mise à jour des contenus existants, en particulier sur les sites internet et intranet, les brochures et plaquettes de présentation Collaborer avec les designers pour les déclinaisons des lignes graphiques sur les différents supports de communication, tels que fiches, papier à lettres, brochures, logo décliné Réaliser des mises en page simplifiées avec des outils de création 4. Renforcer la relation entre la HEIG-VD et ses partenaires 5% Gérer et développer le contact avec les écoles professionnelles et les gymnases et en assurer le suivi et la mise à jour sur la plateforme SalesForce Mettre à jour les adresses Alumni sur la plateforme SalesForce en soutien ponctuel du collaborateur en charge de cette tâche Participer à l'organisation d évenements spécifiques dédiés aux Alumni Apporter du soutien aux groupes associatifs de la HEIG-VD (AGE, Baleinev) dans leurs missions de communication et représentation des étudiants Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 5. Participer activement au développement du service Communication & vie du campus dans une approche orientée client et participer à des projets ainsi qu'à leur mise en place 5% Collaborer à l'organisation des manifestations, notamment les Portes Ouvertes Collaborer à la diffusion d annonces presse ou Web Participer à la stratégie de diffusion sur les réseaux sociaux Participer à la promotion institutionnelle avec la cellule marketing Participer à toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service Communication & vie du campus

4 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC d employé-e de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre Formation certifiée en communication 8.3. Expérience professionnelle Domaine Pratique professionnelle depuis l'obtention du CFC dans un service administratif Réalisation de supports de communication Nbre d années 5 ans 5 ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Planification et sens de l'organisation Gestion des priorités et esprit d'initiative Autonomie Contact avec les usagers Expression orale Expression écrite Maîtrise des outils informatiques courants et logiciel de gestion de projet (Visio) Bonnes connaissances des outils de création graphique (photoshop, Illustrator, Indesign) Français (bonne capacité rédactionnelle), anglais (bon niveau oral et écrit) 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature :

6 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier