DÉPOSER UNE PUBLICATION SUR HAL

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1 DÉPOSER UNE PUBLICATION SUR HAL Rendez-vous sur le site hal.univ-reunion.fr Cliquez sur Connexion puis entrez vos identifiants Une fois connecté, cliquez sur le menu Dépôt. Le dépôt d'une publication dans HAL se déroule en 4 ou 5 étapes selon que vous déposerez une référence ou le texte intégral de votre publication. Première étape : le type de dépôt choisissez le type de dépôt que vous souhaitez effectuer entre les documents non publiés (vous référer à la politique de votre laboratoire dans ce cas), les travaux universitaires, les données de recherche et enfin les publications. Le choix du type déterminera les métadonnées qui vous seront demandées dans les étapes suivantes. 1/10

2 Deuxième étape : dépôt du fichier Avant de déposer le texte intégral de votre production, vous devez vous assurer : de l'accord des co-auteurs de disposer des droits si vous déposez un fichier produit par l éditeur (tiré-à-part envoyé par l éditeur, téléchargement depuis le site de l éditeur ou numérisation de l exemplaire papier). Pour cela, demandez l autorisation à l éditeur ou consultez les sites recensant leurs politiques (Sherpa, Héloïse, Dulcinea). Renseignez l'url où est stocké le fichier ou sélectionnez-le sur votre ordinateur 2/10

3 Une fois le fichier chargé, indiquez de quel type il s'agit (fichier auteur ou fichier éditeur). Cette procédure nous assure de respecter le droit d'auteur et nous protège d'une éventuelle demande de l'éditeur de retrait d'article de la plateforme HAL. En cliquant sur le crayon sous le menu Action, vous pourrez déterminer la période d'embargo qui s'applique à la diffusion du fichier. Vous pouvez également déclarer une licence Creative Commons pour vos fichiers afin d'autoriser explicitement certaines réutilisations. 3/10

4 Cochez la case «Récupérer les métadonnées à partir du fichier PDF» pour simplifier le dépôt. Troisième étape : Renseigner les métadonnées Les métadonnées permettront de correctement archiver votre publication donc de faciliter son référencement par les moteurs de recherche et les outils de pilotage de la recherche. Seuls les champs suivis d'une astérisque rouge sont obligatoires. Dans le cas présenté, le fait d'avoir coché «Récupérer les métadonnées à partir du fichier PDF», remplit automatiquement certains champs (DOI, Titre, Résumé, Publications, Auteurs, etc.). Si vous n'avez pas déposé de fichier, vous obtiendrez le même résultat en entrant directement le DOI (numéro d'identification unique d'un article) dans le champs prévu à cet effet. Complétez ou corrigez les métadonnées. Si vous entrez le titre d'un article manuellement, HAL vérifiera qu'il n'existe pas déjà un document similaire dans la base, si c'est le cas, vous pourrez le consulter pour établir si c'est bien un doublon. Si vous avez renseigné un ou des domaines dans votre profil HAL, ils seront automatiquement ajoutés à vos références. 4/10

5 Le titre, sous-titre, résumé et mots-clés peuvent être renseignés en plusieurs langues augmentant ainsi votre référencement et la visibilité de vos publications. Comme pour le titre de l'article, en entrant les premières lettres du nom de la revue, HAL vous proposera les titres contenus dans sa base. Vous pourrez ainsi choisir la revue correspondante ou ajouter un titre s'il n'existe pas. 5/10

6 Ajoutez toute information importante sur votre publication, surtout si ces données seront exploitées pour la production de rapports bibliographiques (HCERES, ANR, Axe de recherche, etc.). Quatrième étape : Auteurs et affiliations Dans le cas présenté, les auteurs ont été récupérés à partir du fichier PDF avec leurs dernières affiliations connues dans HAL. Il ne reste plus qu'à compléter ou corriger. En passant la souris sur le nom des auteurs, vous aurez accès aux menus de correction / affiliation / suppression 6/10

7 Si une affiliation manque, cliquez sur l'icône représentant la maison, puis choisissez une des affiliations déjà renseignées ou cherchez-en une nouvelle. Tapez quelque lettres de la structure de recherche pour que HAL vous présente les structures présentes dans sa base. Les structures validées pour le portail HAL sont signalées en vert, celles à valider sont signalées en rouge. Préférez toujours les structures déjà validées et veillez à ne pas créer de nouvelles structures pour l'université de La Réunion. Dans le cas d'un dépôt de fichier, tous les auteurs devront être affiliés à au moins une structure de recherche. Pour entrer les auteurs manuellement, plusieurs manières s'offrent à vous. 7/10

8 1. Tapez le nom de l'auteur et sélectionnez l'auteur correspondant dans la liste proposée par HAL L'auteur est immédiatement ajouté avec sa dernière affiliation connue. 2. A partir du bouton «Ou intégrer», vous pouvez également remplir une liste d'auteurs. 8/10

9 3. Choisir les auteurs parmi ceux d'une structure de recherche («Ajouter les auteurs d'une structure de recherche») 4. ou enfin sélectionner les auteurs avec qui vous avez déjà publiés («Ajouter depuis mes auteurs») Une fois les auteurs ajoutés avec leurs affiliations, il ne reste plus qu'à contrôler l'ensemble des métadonnées à partir du récapitulatif. Cinquième étape : récapitulatif Vous pouvez lier des documents entre eux à partir de cette page (article de revue et communication en congrès par exemple). Si vous souhaitez déposer simultanément dans l'archive ouverte ArXiv, cochez la case correspondante. 9/10

10 Enfin, vous devrez accepter les conditions d'utilisation de HAL avant de confirmer votre dépôt. Dans le cas d'un dépôt de fichier, un contrôle de validité sera opéré par HAL. Tous vos dépôts apparaîtront dans votre espace personnel sous les catégories «Documents en ligne» et «Références en ligne» 10/10

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