Module de remise d offre en ligne

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2 Module de remise d offre en ligne Manuel pratique d utilisation pour les entreprises TABLE DES MATIERES 1.Remarque préliminaire Pré-requis Création d'un nouvel utilisateur Login et accès à l'espace entreprise Modification des données d'identification et du profil entreprise Soumission électronique d'une offre ou d une demande de participation Communiquer avec le pouvoir adjudicateur...26 Page 2/30

3 1. REMARQUE PRÉLIMINAIRE Le module de remise d offre en ligne du Portail des marchés publics en Région Wallonne et en Communauté Française a été testé sous Windows XP SP2 avec les navigateurs Internet Explorer 7, Firefox 2, et Opera PRÉ-REQUIS L'utilisation du module de remise d offre en ligne pour la soumission d'offres en ligne nécessite obligatoirement les pré-requis suivant: 1. Disposer d'une carte d'identité électronique belge (eid). Votre commune ne délivre plus que des cartes d'identité électroniques. D ici 2008, la majorité des Belges posséderont une eid et le 31 décembre 2009 marquera la fin de «l ère papier». Vous recevez une eid quand votre ancienne carte d identité doit être remplacée, c est-à-dire quand elle n est plus valable, si vous l avez perdue, si vous déménagez de commune, si elle est abîmée, etc. Voulez-vous profiter plus rapidement des nombreux avantages de l eid? Demandez-la au service de la Population de votre commune. Cette dernière est obligée d assurer le suivi de votre demande. Pour plus d'information sur la carte d'identité électronique belge: 2. Disposer d'un lecteur de carte d'identité électronique. Plusieurs types de lecteur de carte d'identité électronique sont disponibles sur le marché. Les moins chers coûtent moins de 15 euros, TVAC. Pour plus d'information: Installer sur son PC le lecteur de carte d'identité électronique. Avant de pouvoir utiliser votre lecteur de carte d'identité électronique vous devrez d'abord l'installer sur votre PC. Vous devrez pour cela installer obligatoirement deux choses: - Le programme pilote de votre lecteur (driver) de carte, généralement fourni avec le lecteur, et qui permet à votre PC de reconnaitre votre lecteur en tant que nouveau périphérique. - Le programme fourni gratuitement par le FEDICT permettant d'exploiter la possibilité de votre carte d'identité électronique. Toute l'information relative à cette installation se trouve à l'adresse suivante: 4. Installer sur son PC une machine virtuelle Java. Pour pouvoir utiliser le module de remise d'offres en ligne vous devrez disposer obligatoirement d'un environnement d'exécution Java (JRE) d'une version 1.5 ou supérieure, que vous pouvez télécharger gratuitement sur ce site: Page 3/30

4 Si vous avez déjà sur votre PC une version du JRE inférieure à la version 1.5 il faudra obligatoirement faire une mise à jour en installant une version plus récente. Cliquez sur le lien suivant pour vérifier que le JRE 1.5 (ou version supérieure) est installé : Et ensuite sur le bouton «Vérifiez l installation». Si vous obtenez le message suivant c est que la dernière version de Java est installée et qu il n y a pas d incompatibilité Java pour utiliser EPI. Page 4/30

5 3. CRÉATION D'UN NOUVEL UTILISATEUR A partir de la page d accueil du Portail marchés publics, cliquez sur le lien «Pas encore inscrit?» Page 5/30

6 Sur la page d'inscription veuillez remplir le formulaire proposé en remplissant obligatoirement tous champs marqués par un astérisque (*) Page 6/30

7 Dans l onglet «Mes critères» de ce même écran il vous est donné la possibilité d activer la réception de la lettre d information des avis de marché, envoyé quotidiennement par , et vous informant de tous les avis de marché publiés la veille sur le Portail marchés publics. Pour recevoir cette lettre d information, il vous suffit de cliquer sur l option «Activer/désactiver abonnement mailing» Il est possible de spécifier certains critères de réception afin de ne recevoir dans la lettre d information que les avis de marché répondant à ces critères (type de marché, secteur, niveau de publicité, montant estimé, etc.). Si aucun critère n est spécifié, la lettre d information contiendra tous les avis de marché publiés la veille. Page 7/30

8 4. LOGIN ET ACCÈS À L'ESPACE ENTREPRISE A partir de la page d accueil du Portail marchés publics, l accès à l espace entreprise se fait en s identifiant à son espace personnel au moyen du nom d utilisateur et du mot de passe choisis lors de l inscription Page 8/30

9 S il s agit du premier accès à l espace entreprise, le module de remise d offre en ligne inscrira le premier utilisateur physique de l entreprise en faisant le lien entre l entreprise qui vient d être créée, et l utilisateur physique au moyen de sa carte d identité électronique Dès la création de ce premier utilisateur physique, et tant que d autre utilisateurs physiques n auront pas encore été liés à cette entreprise, seul celui-ci aura accès à cet espace entreprise et pourra lier d autres utilisateurs physique à cette entreprise. Page 9/30

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11 5. MODIFICATION DES DONNÉES D'IDENTIFICATION ET DU PROFIL ENTREPRISE Pour modifier les coordonnées de l entreprise ou les critères de réception de la lettre d information, ou pour lier un autre utilisateur physique à cette même entreprise et donc permettre à une autre personne physique d accéder au même espace entreprise au moyen de sa propre carte d identité électronique, cliquez sur le lien «Modifier votre profil entreprise» du menu d action de la page d accueil de votre espace entreprise. Page 11/30

12 Pour ajouter une personne physique à l entreprise, cliquez sur le bouton «Ajouter une personne» Le module de remise d offre en ligne demandera à la personne à ajouter d insérer sa propre carte d identité électronique dans le lecteur de carte et lui demandera de taper son code PIN. Dès l opération effectuée, cette personne ajoutée pourra avoir accès au même espace entreprise en se connectant à partir de la page d accueil du Portail marchés publics au moyen du même nom d utilisateur et du même mot de passé définis au moment de l inscription par le premier utilisateur physique ayant créé l entreprise ; et de sa carte d identité électronique. Cette personne ajoutée aura exactement les mêmes droits et pourra également lier d autres utilisateurs physiques à cette même entreprise. Page 12/30

13 Pour activer ou désactiver la réception de la lettre d information des avis de marché ou pour modifier les critères de réception, cliquez sur le lien «Modifier les critères de réception de la newsletter infosmarché» du menu d action Page 13/30

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15 6. SOUMISSION ÉLECTRONIQUE D'UNE OFFRE OU D UNE DEMANDE DE PARTICIPATION 6.1 Soumission à partir de la page d accueil du Portail marchés publics Seuls certains marchés publiés sur le Portail marchés publics permettent une soumission électronique. Ces marchés sont identifiés par une icone «Soumettre» à côté de l intitulé du marché dans la liste des marchés mis à disposition En cliquant sur le bouton «Soumettre» de ce marché, et avant de pouvoir faire un dépôt d offre ou de demande de participation, vous serez redirigé sur la page d identification du module de remise d offre en ligne. Sur cette page vous devrez vous authentifier au moyen du nom d utilisateur et du mot de passe de votre entreprise, et ensuite de votre carte d identité électronique Page 15/30

16 1. Taper le nom d utilisateur et le mot de passe liés à l entreprise 2. S identifier en tant que personne physique autorisée à faire un dépôt au nom de cette entreprise Une fois authentifié, vous serez automatiquement redirigé sur la page de dépôt réservé au marché pour lequel vous aviez cliqué sur le bouton «Soumettre» à partir de la page d accueil du Portail marchés publics Page 16/30

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18 Sur cette page vous verrez affiché les informations essentielles relatives à ce marché, dont la date limite de réception des dépôts ainsi qu un compte à rebours montrant le temps restant entre la date courante et la date limite de réception. Après avoir rédigé et préparé l'ensemble des documents constitutifs de votre offre, cliquez sur le bouton "Sélectionner document(s)" et sélectionnez tous ces documents sur votre disque dur Page 18/30

19 Dès que l ensemble des documents constitutifs de l offres ont été sélectionnés et que l offre est prête à l'envoi, cliquez sur le bouton "Signer, Crypter, Envoyer» Les fichiers sélectionnés vont être signés, puis cryptés, puis envoyés au module de remise d offre en ligne à destination du Notaire électronique. Le Notaire Electronique va horodater le dépôt et en garantira l'inviolabilité jusqu'à l'ouverture des offres par le président de séance du marché. Page 19/30

20 La procédure d'envoi se passera de la façon suivante: - Vos fichiers seront placés dans une enveloppe sous forme d'un fichier ZIP. - Vous devrez signer ce fichier au moyen de votre carte d'identité électronique, garantissant ainsi la non répudiation de votre dépôt. - L'enveloppe sera cryptée au moyen d'un algorithme symétrique et d'une clé de session de 128 bits générée aléatoirement. - La clé de session sera cryptée avec la clé publique du marché et l'algorithme RSA. - L'enveloppe cryptée contenant votre dépôt ainsi que la clé de session cryptée seront envoyés au module de remise d offre en ligne à destination du Notaire électronique. Lorsque l'envoi sera terminé vous recevrez un accusé de réception indiquant le succès du dépôt. Vous devrez impérativement sauvegarder cet accusé de réception, unique preuve que votre dépôt a bien eu lieu et qu'il a bien été accepté pour conservation par le Notaire électronique Si vous désirez ultérieurement modifier votre offre vous pouvez refaire un dépôt en suivant la même procédure que celle décrite ci-dessus, pour autant que la date limite de réception des dépôts pour ce marché n'ait pas encore été dépassée. Seul votre dernier dépôt sera Page 20/30

21 pris en compte lors de la séance d'ouverture par le président de séance du marché. Tous les dépôts antérieurs au dernier dépôt pour un même marché seront considérés comme n'ayant jamais existé. La page de dépôt des offres ou des demandes de participation d un marché mentionne toujours si un dépôt a déjà été fait par votre entreprise, et si oui la date du dernier dépôt est indiquée En revenant sur la page d'accueil de votre espace entreprise, le marché pour lequel vous venez de soumissionner sera visible dans la partie "Mes marchés", indiquant que vous avez déjà soumissionné pour ce marché. Page 21/30

22 6.2 Soumission à partir de la page d accueil de l espace entreprise A partir de la page d accueil du Portail marchés publics il est possible de se rendre directement dans son espace entreprise, en s authentifiant dans «Mon espace personnel» Le dépôt en ligne d une offre (pour les marchés en procédure ouverte) ou d une demande de participation (pour les marchés en procédure restreinte ou négociée avec publicité) peut se faire soit directement à partir du Portail marché publics, comme expliqué au paragraphe 6.1, en cliquant sur le bouton «Soumettre» affiché à côté de l intitulé des marchés permettant une soumission électronique, soit à partir de la page d accueil de son espace entreprise une fois l identification par nom d utilisateur/mot de passe et carte d identité électronique faite. L espace entreprise ne montre pas tous les marchés présents sur la page d accueil du Portail marchés publics : il ne montre que les marchés permettant une soumission électronique. Si votre entreprise n a encore fait aucun dépôt électronique pour aucun marché permettant une soumission électronique, la page d accueil de votre espace entreprise montrera par défaut la liste de tous les marchés permettant une soumission électronique pour lesquels la date limite de réception des dépôts n a pas encore été atteinte. Page 22/30

23 Si votre entreprise a déjà fait au moins un dépôt électronique pour un marché permettant une soumission électronique, la page d accueil de votre espace entreprise montrera par défaut la liste de tous les marchés permettant une soumission électronique pour lesquels vous avez déjà fait un dépôt et pour lesquels la date limite de réception des dépôts n a pas encore été atteinte. Un lien en bas à droite de l écran permet d accéder à la liste de tous les marchés permettant une soumission électronique pour lesquels vous n avez pas encore fait de dépôt Page 23/30

24 En cliquant sur le bouton «Gérer» de l un des marchés de la liste, on arrive à l écran de gestion du marché Page 24/30

25 En cliquant sur le lien «Déposer une offre» du menu d actions de l écran de gestion du marché, on arrive à l écran de dépôt des offres du marché Il suffit ensuite de procéder de la même façon que décrit au paragraphe 6.1, à partir de la page 17, du présent document pour déposer une offre pour ce marché. Page 25/30

26 7. COMMUNIQUER AVEC LE POUVOIR ADJUDICATEUR Pour chaque marché accessible depuis votre espace entreprise, vous pouvez communiquer avec le pouvoir adjudicateur en vous rendant dans l écran de gestion du marché, puis en cliquant sur le lien «Communiquer avec le pouvoir adjudicateur» En appuyant sur ce bouton vous arrivez dans l'espace de communication avec le pouvoir adjudicateur du marché. La communication se fait par échange de document : vous pouvez Page 26/30

27 charger un document à destination du pouvoir adjudicateur ou télécharger des documents qui vous ont été adressés dans le cadre de ce marché C'est également dans ce module de communication que vous pourrez, le moment venu, télécharger les documents d'attribution du marché, ou visualiser l offre que vous avez déposé (votre offre électronique sera visible dans cet espace de communication dès que le président de séance du marché aura clôturé la séance d ouverture du marché). Page 27/30

28 Pour envoyer un document à destination du pouvoir adjudicateur du marché Cliquez sur le bouton «Browse» et sélectionnez le fichier à envoyer sur votre disque dur, taper éventuellement une remarque, puis cliquez sur le bouton «Envoyer le document». Le fichier que vous venez d'envoyer apparaitra ensuite dans la partie de l'écran intitulé "Documents que vous avez envoyés" du module de communication Il est possible de répondre directement à un document qui vous a été envoyé par le pouvoir adjudicateur du marché, en cliquant sur le bouton «Répondre» Page 28/30

29 Vous arrivez alors dans un écran analogue que celui permettant d envoyer un document, mais indiquant le nom de l agent traitant de l administration vous ayant envoyé le document, ainsi que la date et l heure de l envoi Page 29/30

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