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1 Forum Client Cegid Bienvenue

2 Dématérialisation de documents Factures clients, factures fournisseurs, relances, commandes d achat, ordres de transport, etc. : automatisez et dématérialisez vos flux documentaires!

3 Intervenants Claire VALENCONY Directrice Marketing Esker Eric VALION Directeur de marché Cegid Group

4 Esker en bref 27,5 M de chiffre d affaires en personnes dans le monde clients dématérialisation 2,5 millions d utilisateurs (tous produits) 21 ème éditeur français de logiciel 3 ème éditeur de logiciel en Rhône-Alpes Label «Entreprise Innovante» Oséo/Anvar

5 Le partenariat Esker/Cegid Partenaire historique de CCMX Partenaire Cegid sur les solutions Cegid Business Finance, Négoce, Service, Retail et Manufacturing Partenaire SaaS du bouquet de services Cegid Externalisation de l envoi de documents depuis les solutions Cegid Business : factures, relances, bons de commande, bulletins de paie Automatisation du traitement des factures fournisseurs pour les clients Cegid Business et Cegid Expert

6 Qu est-ce que la dématérialisation? Livre blanc : «Tout processus métier a sa dématérialisation : quelle est la vôtre?» MARKETING ACHATS VENTES FINANCE FISCALITE RH PRODUCTION Prospection Commandes Fournisseurs Commandes Clients Paiements Liasse fiscale Saisie Certificat composition Parc Client Factures Fournisseurs Factures Clients Recouvrement Taxes Bulletins Document fabrication Déclarations Trésorerie Entretiens Supply chain Frais Service courrier externalisé GED Archivage à valeur probante Signature électronique LAD/OCR EDI Workflow

7 Les différentes approches de la dématérialisation des factures clients La dématérialisation des factures clients peut couvrir différentes situations au sein d une même entreprise selon les besoins et ses clients. Types de dématérialisation Document Légal Dématérialisation Fiscale Facture papier Papier Facture électronique simple Papier Facture électronique EDI Art 289 bis CGI Facture électronique signées Art 289 V CGI Electronique Electronique Facture dématérialisée fiscalement = Suppression de la facture papier

8 Externalisation des factures clients et relances Service de diffusion courrier

9 Cadre légal de la dématérialisation des factures au sens fiscal du terme Pour être valable la facture doit être signée électroniquement. Pendant 10 ans à compter de sa date d émission, il faut pouvoir garantir et prouver : L intégrité du contenu => Signature électronique L authenticité de l origine = > Certificat électronique Archivage dans le format d origine côté fournisseur et côté client, dans des conditions permettant de garantir l authenticité et l intégrité Le client doit donner son accord pour recevoir des factures au format électronique Plusieurs possibilités de solliciter l accord du client : Par une communication spécifique En incluant cet accord dans les CGV signées Par un passage progressif sans contrainte

10 Conformité des factures à la législation européenne Partenaire d Esker, Trustweaver fournit une solution de signature et d horodatage grâce à des certificats numériques dans plus de 37 pays Signature électronique Certificat électronique L intégrité est garantie par la présence d une signature électronique L authenticité est assurée par un certificat électronique

11 Dématérialisation des factures clients

12 Dématérialisation des factures clients et relances : cas client Bihr Contexte : Grossiste en pièces détachées traitant chaque année plus de commandes soit plus de articles livrés. Nombre croissants de documents de gestion issus de l ERP et de la solution Cegid Business Solution : Chaque fin de mois, les bons de livraisons, factures et lettres de relances sont envoyés automatiquement via FlyDoc Bénéfices : Gains en productivité grâce à l automatisation et à l affectation des collaborateurs à des tâches à plus forte valeur ajoutée Gains en termes de coûts Amélioration des processus en interne Amélioration des délais de règlement

13 Dématérialisation des factures clients et relances Démonstration

14 Fax Scan EDI Web Dématérialisation des factures fournisseurs Capture Analyse contenu Validation Conversion Intégration Factures Extraction données Contrôle données Données validées ComSX Image Validation Document Manager Web Données Facture validée ABC 12,6 253,99 GL Act 19,6% 102,20 Johns 45,00 Création de la facture dans CEGID Business Archivage automatique Fournisseur Facture ABC 253,99 19,6% Smith TRA Notification, traçabilité des données et workflow N facture Facture Dates Montants Image facture depuis l écriture 14

15 Dématérialisation des factures fournisseurs Cas client GFE Contexte : Cabinet d Expertise Comptable 11 associés 62 collaborateurs répartis sur 5 sites clients 4,8 M de CA en 2009 Pertes de temps considérable liées à des processus de collecte et de saisie fastidieux Solution : Automatisation du traitement des factures fournisseurs de ses clients : saisie, imputation comptable, intégration dans Cegid Expert, archivage Bénéfices : Gain de temps Concentration sur le métier d Expert-comptable : le conseil

16 Dématérialisation des factures fournisseurs Cas client GFE

17 Dématérialisation des factures fournisseurs Démonstration

18 Conclusion La dématérialisation est omniprésente et évolue sans cesse dans tous les processus métier. Les entreprises qui l intègrent profitent de gisements de productivité qui renforcent leur compétitivité.

19 Questions Réponses Forum Client Cegid - 21 Octobre

20 Yourcegid : une marque fédératrice pour les offres Cegid Forum Client Cegid - 21 Octobre

21 Lancement club utilisateur Yourcegid Orientations offre Arbitrages Partage et échanges Bénéfices client Nos engagements Coordination Indépendance du club Réservation de jours de développement Document de présentation et de pré adhésion à votre disposition En savoir plus Forum Client Cegid - 21 Octobre

22 Ateliers Salon Elysée Salon Montaigne Salon Avenue Et tout au long de la journée Le village partenaires A la découverte de Cegid Store RDV Personnalisés Forum Client Cegid - 21 Octobre

23 Forum Client Cegid Merci de votre attention

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