5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs

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1 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs

2 À propos de l Institut des Opérations Financières (IFO, Institute of Financial Operations) L Institut des opérations financières est une association professionnelle d adhérents qui s adresse à l ensemble de l écosystème des opérations financières. L association met plus particulièrement l accent sur les disciplines en lien avec la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients, ainsi que les domaines connexes de la gestion de l information et de la capture de données. L Institut est né de la fusion de quatre associations : l association internationale des professionnels de la comptabilité fournisseurs (IAPP, International Accounts Payable Professionals), l association internationale des professionnels de la comptabilité clients (IARP, International Accounts Receivable Professionals), l association nationale des achats et fournisseurs (NAPP, National Association of Purchasing and Payables) et l association pour l amélioration des processus de travail (TAWPI, The Association for Work Process Improvement). Basé aux États-Unis, à Orlando (Floride), avec des bureaux affiliés aux États-Unis, au Canada et au Royaume- Uni, l Institut remplit une mission de porte-parole, de défenseur, de référent, de leader incontesté et d éducateur auprès des professionnels des opérations financières. L Institut compte près de participants, dont membres et clients, auxquels s ajoutent professionnels des opérations financières. À propos de Perceptive Software Perceptive Software, division du groupe Lexmark (NYSE: LXK), développe et édite une offre complète de logiciels de capture intelligente de données, de gestion de contenu et de processus, de recherche fédérée. La société développe également des solutions d intégration qui relient les informations imprimées et numériques non structurées au sein des entreprises avec les processus, les applications et les utilisateurs qui en ont le plus besoin. Par une augmentation de la visibilité et du contrôle, les solutions comptables Perceptive Software permettent aux organisations d améliorer leurs performances financières, de réduire les risques et d intégrer la flexibilité dans leur évolution. Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 2

3 Les entreprises aspirent depuis longtemps à une «gestion zéro papier», synonyme de dématérialisation. Et pourtant, la plupart des organisations sont encore submergées par des processus papier onéreux, inefficaces et sources d erreurs. Cela se vérifie notamment dans les départements de comptabilité fournisseurs qui reçoivent toujours 60 % de leurs factures au format papier et règlent les entreprises par chèque. Les professionnels de la comptabilité fournisseurs sont de plus en plus nombreux à reconnaître la nécessité d éliminer les processus papier pour pouvoir réduire les coûts des transactions, accélérer les délais d exécution, améliorer la visibilité, etc. Mais le découragement l emporte parfois face à la multitude de partenaires commerciaux et aux types de documents concernés par les projets d automatisation de la comptabilité fournisseurs. Ne sachant par où commencer, ni quel projet d automatisation choisir pour la suite, de nombreux départements de comptabilité fournisseurs préfèrent ne rien faire entretenant ainsi un environnement très consommateur de papier. Un nouvel outil de diagnostic entend toutefois changer la donne. Il permet en effet aux départements de comptabilité fournisseurs de mesurer les progrès accomplis dans leur projet de dématérialisation et de les accompagner sur l enchaînement des étapes à suivre. L utilisation de cet outil pour réduire les processus consommateurs de papier permet à ces départements de s affranchir progressivement du traitement quotidien des transactions tactiques pour se concentrer sur des activités stratégiques à plus forte valeur ajoutée. Le papier a disparu! Vive le papier! Dans la plupart des entreprises, le papier demeure incontournable. Selon une étude de 2012 du groupe Aberdeen, le volume de documents et de données non structurées augmente de plus de 30 % par an. A titre comparatif, le salarié américain moyen consomme feuilles de papier chaque année. C est considérable. Et en moyenne, chaque américain consomme 365 kilogrammes de papier par an. Pour les entreprises interrogées par le groupe Aberdeen, les problèmes générés par cette masse exorbitante de papier se traduisent par un coût trop élevé (29 %), une durée de traitement des documents papier trop longue (39 %) et une propagation du papier dans l entreprise trop rapide (29 %). Mais les coûts et les problèmes d efficacité ne disparaissent pas pour autant après la création d un document papier. Le cabinet Harvey Spencer Associates indique en effet que, dans le monde, les entreprises dépensent jusqu à 30 milliards de dollars par an pour la capture de données. Mais ce n est pas tout. Les documents sont, en moyenne, copiés jusqu à 11 fois. Quant au coût moyen du classement d un document, il s élève à 20 dollars. À titre de comparaison, un meuble de classement de quatre tiroirs peut contenir près de documents, et des études ont montré qu il fallait en général un employé pour gérer jusqu à 12 meubles de classement. Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 3

4 Les coûts de traitement des documents papier se décuplent en cas d erreur de classement ou de perte. Si l on tient compte du temps passé à chercher, recréer et rediffuser les documents, les erreurs de classement de documents coûtent en moyenne 125 dollars par document à l entreprise. La perte d un document coûte entre 350 et 700 dollars. Ces chiffres sont encore plus saisissants si l on tient compte du fait que les grandes entreprises et administrations perdent un document toutes les 12 secondes. Plus sidérant, les analystes spécialisés dans la gestion d entreprise, estiment que 70 % des entreprises mettraient la clé sous la porte en seulement trois semaines si une perte de grande ampleur au sein de leurs dossiers papier venait à se produire. Compte tenu de ces raisons, la dématérialisation représente pour les entreprises un enjeu majeur. Administration papier : le problème de la comptabilité fournisseurs Les problèmes inhérents à la gestion administrative «papier» sont particulièrement criants dans les départements de comptabilité fournisseurs. D après une étude menée en 2013 par l Institut des opérations financières (IFO, Institute of Financial Operations) sur l automatisation de la comptabilité fournisseurs, un quart des services de comptabilité fournisseurs déclarent que plus de 90 % de leurs factures arrivent au format papier. La moitié de ces services indiquait qu au moins 75 % de leurs factures arrivaient au format papier, et 71 % indiquaient que la moitié de leurs factures arrivaient au format papier. Toutes ces factures papier ont un coût pour la comptabilité fournisseurs. Près de 28,6 % des personnes interrogées dans le cadre de l étude de l IFO révélaient que le coût de traitement d une facture électronique était inférieur à 2 dollars pour leur service de comptabilité fournisseurs. Près de 19 % des personnes interrogées évaluaient ce coût dans une fourchette comprise entre 2 et 5 dollars, et 15,9 % indiquaient dépenser entre 6 et 10 dollars par facture. D après le cabinet d études et de conseil APQC (American Productivity and Quality Center), la main d œuvre représente 60 % des coûts médians de la comptabilité fournisseurs. Pas étonnant, dans ces circonstances, que les professionnels interrogés dans une étude de 2010 de l IFO et de la U.S. Bank citent la «saisie manuelle de données» comme premier défi opérationnel. Les factures papier impactent les services de comptabilité fournisseurs à d autres titres. Pour les professionnels de la finance interrogés par le groupe Aberdeen, la première difficulté évoquée était le «manque de visibilité sur les factures et les autres documents de comptabilité fournisseurs», talonnée par «les difficultés à retrouver ou gérer des documents papier». Les départements de comptabilité fournisseurs sont de plus en plus nombreux à reconnaitre la nécessité d automatiser leurs processus de gestion des factures papier s ils veulent gagner en flexibilité, améliorer la performance financière et renforcer la gestion des risques. Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 4

5 Le paradigme du traitement des factures a évolué. Des processus humains classiques assistés par les workflows, on est passé aux workflows basés sur des exceptions qui résultent d un traitement automatisé et sans contact, voire d un traitement STP (Straight-Through Processing), où les opérations sont gérées au fil de l eau. Les entreprises adoptent un large éventail de technologies et de processus pour éradiquer le papier de leurs activités : Numérisation Reconnaissance optique de caractères (OCR) Reconnaissance intelligente de caractères (ICR) Capture intelligente de données Workflows d approbation et d exceptions Facturation électronique Portail Web Transformation de bons de commandes en factures Échange de données informatisées (EDI) Échange de paiements Cartes d achat Outsourcing Offshoring Comme le suggère cette liste, il existe plusieurs manières pour les organisations d aboutir à la dématérialisation. Pour la plupart, cette évolution se fait au fil du temps, par le biais d une série de projets, les avantages s accumulant à chaque étape. C est justement ce qui perturbe beaucoup de professionnels de la comptabilité fournisseurs. Le modèle «Paperless Office Maturity Model» Un nouvel outil de modélisation a été conçu pour accompagner les départements de comptabilité fournisseurs sur la voie de la dématérialisation et de ses nombreux avantages. Le modèle POMM (Paperless Office Maturity Model) pour la comptabilité fournisseurs est un outil de diagnostic qui permet aux départements concernés de mesurer leurs progrès sur la voie de l automatisation de leurs processus comptables. Développé par l IFO et Perceptive Software, division du groupe Lexmark (NYSE : LXK), il doit servir de référentiel et de guide pour les démarches des départements de comptabilité fournisseurs cherchant à améliorer leurs processus consommateurs de documents. À partir des réponses à une série de 17 questions sur la manière dont une organisation gère ses factures et les documents associés, le modèle évalue les processus de comptabilité fournisseurs de l organisation selon cinq niveaux : Niveau 1 : Environnement papier Niveau 2 : Dimension de numérisation Niveau 3 : Environnement basé sur les workflows Niveau 4 : e-comptabilité fournisseurs Niveau 5 : Dématérialisation Pour définir le niveau d un processus, le modèle tient compte du critère de maturité de l organisation dans sept sous-catégories d automatisation de la comptabilité fournisseurs : réception des factures, indexation et stockage, capture de données, workflow d approbation, demandes d informations, reporting et environnement d exploitation (centralisé ou décentralisé). Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 5

6 Cette approche doit, d une part, permettre aux départements de comptabilité fournisseurs de dresser un état des lieux, et d autre part, de réfléchir aux meilleures pratiques et aux étapes à mettre en place pour la poursuite de leur migration vers une gestion dématérialisée de la facturation. Preuve de l ampleur de la tâche à accomplir, l évaluation réalisée à l aide de cet outil pendant l été 2013 a permis de classer la moitié des départements de comptabilité fournisseurs en Niveau 1, tandis que 24 % étaient classés en Niveau 2. Près de 19 % se situaient en Niveau 3. Ils n étaient que 4 % à se classer en Niveau 4, et 3 % en Niveau 5. Vous trouverez ci-après une présentation des cinq niveaux d automatisation sur la voie d une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs. Niveau 1 : Environnement papier L environnement papier est un environnement coûteux qui multiplie les opérations. Principales caractéristiques de ce niveau : Réception des factures exclusivement au format papier Indexation et stockage manuels dans des meubles de classement Saisie manuelle de données Workflow d approbation manuel Gestion téléphonique et des demandes d informations Reporting ad-hoc manuel Environnement décentralisé et déconnecté Un service de comptabilité fournisseurs qui ne fonctionne qu avec des processus papier compte sur ses «héros» pour remplir sa mission. Généralement décentralisé, le travail s effectue dans des filiales ou divisions distinctes. À ce stade, la plupart, voire la totalité, des factures sont reçues au format papier. Elles sont transmises au moyen de clés USB ou de tout autre support de stockage amovibles sans passer par le réseau («sneakernet»). Elles sont ensuite saisies manuellement dans le système de comptabilité. Jusqu à présent, la majorité des utilisateurs du modèle POMM pendant l été 2013 indiquaient recevoir la plupart de leurs factures au format papier. Une fois traitées, ces factures sont indexées et rangées dans des dossiers et des boîtes, sur site ou hors site. Lors des pics de facturation, ou autour de la période de clôture d exercice, le département de comptabilité fournisseurs répond présent pour donner un coup de main et enchaîner les heures supplémentaires afin de localiser les factures manquantes enfouies sous les piles de papiers ou cachées au fond des tiroirs. Mais cela n est pas sans risque. En effet, ces processus ad-hoc dépendent complètement des personnes chargées de saisir toutes les informations rapidement et sans erreurs. Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 6

7 Niveau 2 : Dimension de numérisation La dimension de numérisation est la première étape sur la voie d une gestion dématérialisée de la facturation. Ce niveau se caractérise ainsi : Réception des factures papier avec numérisation «front-end» ou «back-end» Indexation manuelle ou partiellement automatisée Archivage physique et électronique des documents Saisie manuelle des données à partir de documents papier ou numérisés Workflows d approbation manuels Gestion téléphonique et des demandes d informations Reporting manuel Environnement partiellement centralisé Plusieurs utilisateurs du modèle POMM pendant l été 2013 (37 %) ont déclaré ne numériser aucune de leurs factures papier une fois qu elles sont traitées («back-end»). De même, un nombre important d utilisateurs du POMM (26 %) ont indiqué ne numériser aucune facture papier lorsqu elles arrivent dans l entreprise («front-end»). L introduction de la numérisation dans le fonctionnement d un département de comptabilité fournisseurs à ce stade vise à réduire, voire éliminer, les factures papier. La plupart des organisations commencent par numériser les factures après leur traitement et réduisent ainsi les coûts de stockage et archivage. Mais avec la numérisation au point d entrée, les piles de papier se font plus rares dans le service. Cette démarche exige une centralisation plus grande dès la réception des factures, et permet d améliorer le suivi des documents numérisés tout au long du processus. Le travail doit par ailleurs être réorganisé pour prévoir la saisie à partir de documents numérisés plutôt que papier. La conversion à la numérisation «front-end» réduit cependant les délais de réponse en cas d audits ainsi que le coût et le temps nécessaires pour indexer, stocker et récupérer les fichiers papier. La numérisation représente par ailleurs une étape essentielle sur la voie de l automatisation et de la maturité d une gestion dématérialisée. Niveau 3 : Environnement piloté par workflows Cette étape est une étape intermédiaire avant la facturation électronique. Principales caractéristiques de ce niveau : Réception des factures via la numérisation «front-end» et une part en EDI Indexation automatique Utilisation d un système de gestion de contenus d entreprise (ECM, Enterprise Content Management) Stockage physique minime des documents Utilisation de technologies OCR/ICR Workflow d approbation automatisé Portail d images disponible pour les demandes d informations Reporting automatique Environnement centralisé et connecté Le département de comptabilité fournisseurs dont l environnement est basé sur les workflows fonctionne de manière totalement ou partiellement centralisée. Il a souvent investi dans la consolidation des activités et est organisé en centre de services partagés. Les factures papier sont numérisées au point d entrée. Les données des factures sont récupérées en associant technologie OCR/ICR et saisie manuelle. Les deux tiers (67%) Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 7

8 des organisations qui ont utilisé l outil de modélisation POMM ont déclaré ne pas utiliser la reconnaissance optique de caractères pour traiter leurs factures. Or c est un point qui génère des retombées immédiates pour les organisations. L ajout de la technologie de workflows automatisés définit les niveaux d autorité et permet de garantir la cohérence des procédures de transfert des approbations et de traitement des exceptions. L indexation et le stockage des documents s effectuent de manière entièrement électronique. L avantage : où qu ils soient, les utilisateurs autorisés peuvent accéder immédiatement aux informations de l historique. Un nombre limité de gros fournisseurs sont passés à l EDI. Cette évolution garantit l efficacité des échanges de documents d achat et de paiement, réduit les coûts ainsi que les temps de cycle de quelques semaines à quelques jours. Les processus de réception, d approbation et de saisie des données sont davantage normalisés, ce qui permet d attribuer les tâches en fonction des compétences. Grâce à une meilleure intégration de la technologie d automatisation de la comptabilité fournisseurs avec l ERP (Enterprise Resource Planning), l EDI permet un suivi et des mesures formelles de la productivité. Quant aux économies d échelles réalisées au niveau de l activité de la comptabilité fournisseurs, elles permettent de rentabiliser les investissements réalisés en termes de processus et de technologies. Les avantages de la technologie de workflow peuvent être conséquents pour la comptabilité fournisseurs. Prenons l exemple d une société de services et de conseils en immobilier comptant plus de 50 agences au Canada et aux États-Unis. La société a utilisé la technologie de workflow pour : améliorer son niveau de précision et de conformité ; réaliser plus d un million de dollars d économies par an ; fournir un accès instantané, 24h/24 et en tout lieu à ses documents avec piste d audit détaillée ; accélérer les cycles de paiement et bénéficier d escomptes pour paiements anticipés. Niveau 4 : e-comptabilité fournisseurs Un département de comptabilité fournisseurs qui gère une partie de ses processus électroniquement a déjà bien progressé sur la voie du traitement STP (Straight-Through Processing). Les caractéristiques de ce niveau illustrent le degré de prise en charge des traitements sans contact : Réception des factures par le biais de plusieurs canaux, numérisation, EDI, e-facture et , le format papier étant limité Indexation automatique Utilisation d un système de gestion de contenus d entreprise Utilisation de capture intelligente de données et rapprochement des lignes articles entre bon de commande et facture Automatisation des workflows d approbation, de l acheminement et de la gestion des litiges Portail en «self-service» pour les demandes d informations Reporting automatique intégré Environnement de services partagés L association quasiment optimale des technologies adoptées par le département e-comptabilité fournisseurs a permis de réduire le volume de documents papier reçus et leur traitement. Pour les professionnels de la comptabilité fournisseurs, la technologie a révolutionné chaque facette de leur métier. Les processus sont prévisibles et mesurables. Les organisations de Niveau 4 peuvent donc surveiller en permanence leurs Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 8

9 indicateurs de performance clés (KPIs) et les améliorer. Une utilisation sélective des transmissions EDI, de l e-facturation, de la transformation de bons de commande en factures et de portails fournisseurs associée à la numérisation et la capture intelligente de données permet de réduire la saisie de factures papier, de factures envoyées par ou par toute autre voie électronique. L intégration avec les principaux ERP et solutions de gestion de contenus permet d établir des correspondances et des validations au niveau de chaque ligne article. Le département e-comptabilité fournisseurs n est plus cantonné en un lieu spécifique ni à un groupe de personnes qui détiendrait la clé d une hiérarchisation des préférences vis-à-vis des fournisseurs. Les tâches transactionnelles de saisie pour récupérer les données essentielles à partir de factures papier ou électroniques sont considérablement réduites. Le département peut davantage se concentrer sur les activités stratégiques : amélioration de la conformité avec les bons de commande, nettoyage des fichiers fournisseurs de référence et traitement des exceptions et des litiges. 75 % des utilisateurs du modèle POMM ont fait part de l absence d outil de reporting automatique ou d outil d automatisation pour la gestion des escomptes dans leur département de comptabilité fournisseurs. Prenons l exemple d un gros fabricant de câbles, solutions de sécurité, de cordons électroniques et systèmes d attache qui incarne parfaitement l e-entreprise. Grâce aux technologies et processus de niveau 4, l entreprise est capable de traiter et d envoyer 92 % de ses factures établies à partir des bons de commande sans intervention humaine. L entreprise traite également au fil de l eau 74 % de ses factures de transport et 98 % de ses factures énergétiques. Niveau 5 : Dématérialisation La dématérialisation correspond à un environnement fondé sur l analytique et axé sur la valeur. Principales caractéristiques de ce niveau : Factures 100 % électroniques en réception Indexation automatique Utilisation d un système de gestion des contenus de l entreprise Capture Intelligente de données sans contact et basée sur les exceptions Workflows d approbation basés sur les exceptions Portail en «self-service» pour les demandes d informations Résolution de litiges en ligne Reporting prédictif, en temps réel et intégré Environnement harmonisé de services partagés Un service de comptabilité fournisseurs dématérialisé a quasiment éliminé tout papier de son mode de fonctionnement. Toutes les factures sont reçues, traitées et payées par voie électronique, quel que soit le lieu. L excellente intégration avec les systèmes ERP et ECM clés de l entreprise permet de gérer la réception, ainsi que les tâches de saisie, de validation, d approbation et d envoi des factures quasiment sans intervention humaine. L intégration de nouveaux fournisseurs s effectue de manière efficace et automatique. Si les portails en accès libre permettent aux vendeurs de vérifier le statut de leurs paiements en attente, ils facilitent également les offres pour pouvoir bénéficier de remises en cas de paiements anticipés. Alors qu à des niveaux de maturité inférieurs, le fonctionnement d un service de comptabilité fournisseurs reste totalement, ou en partie, accaparé par les tâches de saisie des transactions et les tâches d approbation manuelle des factures, la comptabilité fournisseurs dématérialisée se concentre sur l innovation perpétuelle. L utilisation des données sur ses processus et fournisseurs lui permet de créer et de valoriser les opérations sur l ensemble de la chaine d approvisionnement de l organisation. L héroïsme de ceux qui cumulent les heures supplémentaires pour clôturer les comptes en fin d exercice dans une entreprise classique n a quasiment plus lieu d être. Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 9

10 Mais pour la plupart des départements de comptabilité fournisseurs, le chemin à parcourir pour atteindre le «Niveau 5 : dématérialisation» est encore long. 61 % des utilisateurs du modèle POMM pendant l été 2013 ont déclaré ne pas traiter leurs factures au fil de l eau (traitement «Straight-Through Processing»), c est-à-dire sans intervention humaine. Inversement, Gartner indique que les meilleures organisations dans leur catégorie traitent plus de 70 % de leurs factures au fil de l eau. Mais la migration vers l automatisation du service de comptabilité fournisseurs ne prend pas fin une fois le «Niveau 5 : dématérialisation» atteint. Même si, à ce niveau, les services de comptabilité fournisseurs traitent la majorité de leurs factures sans contact ou intervention humaine, il y a toujours des possibilités de réaliser des gains d efficacité et d harmoniser la comptabilité fournisseurs avec les autres départements de l entreprise. Le résultat Quel que soit le niveau d automatisation de la comptabilité fournisseurs d une entreprise, les mesures à prendre pour passer au niveau suivant sont motivantes. Chaque étape offre des retombées positives substantielles pour la comptabilité fournisseurs. Si l on prend les réponses fournies par les entreprises ayant participé à une étude de l AIIM (Association for Information and Image Management) réalisée en 2010 sur l acquisition et la gestion des processus métier (2010 AIIM Capture and BPM Study), 39 % déclaraient qu elles avaient rentabilisé leurs investissements dans les technologies de numérisation et de capture de données en 12 mois, voire moins. Un chiffre nettement meilleur que pour la plupart des investissements technologiques. D après le rapport de 2012 de l AIIM, plus de 60 % des organisations avaient atteint, voire dépassé, leurs objectifs de rentabilisation de leurs investissements dans les technologies de capture de données et de numérisation. De même, plus de la moitié des personnes interrogées dans le cadre de l étude sur l automatisation des services de comptabilité fournisseurs menée en 2013 par l IFO (Institute of Financial Operations, 2013 AP Automation Study) déclaraient être satisfaites de leur portail fournisseurs 17 % faisant même part d une extrême satisfaction. En conclusion L optimisation de la comptabilité fournisseurs est un processus, pas un état définitif. Il peut être utile d évaluer le niveau de maturité de l automatisation de votre département pour planifier les étapes suivantes. C est là où l outil de modélisation POMM prend tout son sens. L éclairage apporté par ce modèle permet aux départements de comptabilité fournisseurs de mettre en œuvre les technologies et processus moteurs pour atteindre un niveau de service, d efficacité et de valeur exceptionnel. Plus important encore, le modèle POMM aide les organisations à évoluer vers une dématérialisation de leurs processus, et migrer successivement d un environnement tactique basé sur les transactions vers une fonction stratégique à valeur ajoutée. Curieux de découvrir quel est le niveau de maturité de votre processus de comptabilité fournisseurs? Le modèle «Paperless Office Maturity Model» est disponible sur Institut des Opérations Financières (IFO) et Perceptive Software 5 étapes pour une gestion dématérialisée de la comptabilité fournisseurs 10

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