Mise en œuvre d un Serveur d Archivage Electronique pour les factures client. 28/01/2015 Sébastien Dufrene

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1 Mise en œuvre d un Serveur d Archivage Electronique pour les factures client 28/01/2015 Sébastien Dufrene

2 Lyonnaise des Eaux France Filiale du groupe Suez Environnement 2 ème distributeur d eau en France et dans le monde Lyonnaise des Eaux France en chiffres salariés 2,2 Milliards de Chiffre d Affaires 4,5 millions d abonnés Direction clientèle 1,6 Milliards du Chiffre d Affaire pour la facturation Clientèle 1 million de factures par mois 2

3 Genèse du projet 1/2 Périmètre du projet Factures et Relances émises par la clientèle Contrainte juridique de conservation des documents (10 ans) Volume important (120 millions de documents à la cible) Problématique associée à de nombreuses formes factures (modalités de concession) Objectifs du projet Mettre en place une solution pérenne Rationaliser l archivage au sein de l entreprise Promouvoir la dématérialisation des factures Contrainte juridique, choix de LDE sur documents à valeur probante au format PDF signé Conserver les 10 ans d historique présent dans l ancien système 3

4 Genèse du projet 2/2 Prise en compte de l existant GED du patrimoine visible : gestion de tous les documents techniques liés aux différents sites et matériels de LDE (Plan d accès, plan des équipements, rapport de maintenance, ) Fournisseur : Alfresco SAE CMOD 3.1 contenant l ensemble de l historique facture en AFP Fournisseur : IBM, partenaire historique de LDE Pré-étude : Choix de la solution SAE 1. Une solution s articulant autour de l outil de GED Alfresco 2. Implémenter CMOD dans une nouvelle version 4

5 Résultat de la pré-étude Elément différenciant : Pérennité de la valeur probante des documents La solution CMOD signait les flux AFP et non les PDF de façon unitaire Plus grande complexité en cas de changement de solution La solution Alfresco/Almetis signe les documents unitairement et s appuie sur les baies de stockage EMC Centera Possibilité de changer de solution autour des baies de stockage Centera sans altérer la valeur probante des documents existants 5

6 Solution SAE retenue :SAMCLI 13 Signature des PDF Systèmes de facturation Double envoi des XML source 11 Editique 12 Serveur versant Envoi des PDF composés 14 Indexation des PDF signés ALFRESCO 1 6 Dépôt des PDF dans les baies sécurisées Signature & Horodatage ALMETIS 1 5 Baies de stockage EMC Horodatage de la mise en archive des PDF Légende Système existant Prestataire externe Nouvelles briques 6

7 Chronologie du projet Octobre 2012 Lancement de la pré-étude Février 2013 Choix de la solution Avril 2013 Contractualisation et lancement du projet Lancement pré étude 10/12 Lancement projet 04/13 Juillet 2013 Lancement du projet de reprise des documents Aout 2013 Réception de l infrastructure Production 01/14 Janvier 2014 Démarrage de l intégration des docs sans Valeur Probante Février 2014 Démarrage de l injection des docs de reprise Début reprise 02/14 Juillet 2014 Toutes les applis. Clientes consultent SAMCLI Valeur probante 11/14 Novembre 2014 Déploiement de la chaine de contrôle Février 2015 Fin de la reprise des documents 7

8 Reprise des documents Volumétrie 50 millions de documents Spécificités Conversion AFP vers PDF Nombreuses maquettes différentes Contrainte Auditabilité du processus de reprise des factures Vérifier l exhaustivité et la conformité du document repris Solution Utilisation de l outil Compart pour la conversion Mise en place d un contrôle automatique des métadonnées Mise en place d un contrôle visuel par échantillonnage 8

9 Retour d expérience / points clés Mise en place de l infrastructure Temps et synchronisation des différents acteurs Internes, Hébergeur, Fournisseurs Reprise des documents Spécification et mise en place de la chaine auditable Temps d injection des 50 millions de documents à reprendre Stabilisation de la configuration matérielle En fonction de l évolution du volume de documents indexés Sur-sollicitation lors de la phase de reprise de l existant Multiplicité des intervenants EMC, Alfresco, Almetis, Compart, Alyotech, Aerow, Dokumento, IBM, services internes (Métier, technique, architecture, Juridique, infra, DSI) 9

10 Points positifs Solution opérationnelle Respect des contraintes de temps de chargement du récurrent Performance de consultation très satisfaisante Solution évolutive Maîtrise des coûts récurrents Pas de surcoût non prévus en cas de pic de chargement Pas de coût à l acte pour les signatures et horodatages Contrôle qualité du versement des documents 10

11 Et si c était à refaire Pas de remise en cause des briques techniques choisies mais dans une organisation de projet différente 11

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