Fribourg, le 30 juin Commentaire du projet de directive relative au télétravail

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1 Amt für Personal und Organisation POA Rue Joseph-Piller 13, 1700 Fribourg T , F Service du personnel et d organisation Rue Joseph-Piller 13, 1700 Fribourg Réf: SPO-J T direct: Courriel: spo@fr.ch Fribourg, le 30 juin 2014 Commentaire du projet de directive relative au télétravail I. Bref historique Suite au postulat concernant le potentiel d utilisation du travail à distance (teleworking) pour le personnel de l Etat déposé par le député Eric Collomb le 17 juin 2010, le Service du personnel et d organisation (ci-après : SPO) a établi, sur demande du Conseil d Etat, une directive sur le télétravail. Plutôt que de rendre un rapport détaillé sur les opportunités et les risques liés à la mise en place du télétravail, ainsi que des informations statistiques sur le nombre de postes et de personnes susceptibles de pouvoir bénéficier d une telle forme de travail, comme le demandait le député, le Conseil d Etat a estimé indispensable qu une réglementation spécifique au télétravail soit développée au sein de l administration cantonale pour permettre cette forme de collaboration. Dans sa réponse au postulat du député, datée du 28 septembre 2010, le Conseil d Etat commence par circonscrire la notion de télétravail, qui couvre l ensemble des activités exercées en dehors du lieu de travail ordinaire, pour autant qu il ne s agisse pas de déplacements de service et que cette forme de travail soit appliquée régulièrement. Il faut en outre que les moyens techniques d information et de communication appuient la mise en œuvre du travail effectué. Le Conseil d Etat est conscient de certains avantages du télétravail, mais il rappelle qu il ne faut cependant pas ignorer les risques et les éventuels inconvénients de cette forme d activité professionnelle. Le 17 avril 2012, le SPO a lancé une enquête intercantonale sur le télétravail. Le but de cette enquête était de saisir l ampleur du télétravail tel qu il est actuellement pratiqué en Suisse, et de connaître l avis des cantons sur différentes questions par rapport à sa mise en œuvre. Malgré les quelques difficultés rencontrées lors de la mise en place du télétravail, la totalité des expériences de télétravail ont été qualifiées de bonnes, voire d excellentes, par les cantons qui avaient déjà introduit cette forme de collaboration. Cette enquête a donc pu relever que les nombreux avantages du télétravail surpassaient les quelques inconvénients existants. De la mi-janvier à la fin mars 2013, le SPO a consulté les Directions sur l avant-projet de directives sur le télétravail qu il avait mis en forme suite à l enquête intercantonale. D une manière générale, cet avant-projet a été accueilli plutôt favorablement. Beaucoup de remarques ont cependant été faites, ce qui a motivé le SPO à simplifier la directive, et à élaborer un commentaire à celle-ci. Direction des finances DFIN Finanzdirektion FIND

2 Page 2 de 6 II. Commentaire par article de la directive Article 1. Champ d application La directive s applique au personnel de l Etat de Fribourg qui remplit les conditions requises pour le télétravail. Ces conditions figurent dans le guide d évaluation pour supérieur-e-s hiérarchiques, qui permet de déterminer s il est possible de mettre en place le télétravail pour un poste particulier. Article 2. Définition Le télétravail est indissociable des technologies de l information. En conséquence, un travail effectué à domicile sans moyens informatiques n est pas considéré comme télétravail. Le télétravail est en règle général alterné, c est-à-dire qu il s effectue en alternance avec le travail au lieu de service ordinaire. Le télétravail se déroulant uniquement sur le lieu de télétravail (télétravail intégral) demande une autorisation spéciale. Le télétravail collectif demande également une autorisation spéciale. D autres formes de télétravail ne sont pas autorisées. Des activités exercées occasionnellement en dehors de la place de travail ordinaire ne sont pas considérées comme télétravail. Un simple accès régulier à distance au système informatique et au réseau de l Etat n est pas non plus considéré comme télétravail. Article 3. Autorisation Le télétravail revêt un caractère volontaire de la part du télétravailleur ou de la télétravailleuse comme de l employeur. Le télétravail est réversible à tout moment, qu il fasse partie du descriptif initial du poste ou soit l objet d une convention écrite. Le télétravail est autorisé uniquement si les conditions suivantes sont remplies et maintenues cumulativement : a) l activité doit convenir au télétravail : - la présence physique au lieu de service ordinaire ainsi que le contact direct avec les supérieur-e-s, les collaborateurs et collaboratrices, les clients et clientes ou d autres ressources n est pas requise en permanence ; - Le contact direct avec les bénéficiaires doit toujours être planifié au lieu de service ordinaire, et cela dans des délais raisonnables ; - l activité déployée sur le lieu du télétravail ne doit pas entraver la bonne marche des processus de travail des personnes qui sont au lieu de service ordinaire ; - l activité déployée sur le lieu du télétravail doit se référer à des tâches précises, avec énumération limitative sur la base du cahier des charges du poste, cas échéant avec interdiction de traiter certaines tâches à domicile ; b) les résultats au lieu du télétravail sont mesurables de manière objective, et correspondent aux exigences liées à la fonction ;

3 Page 3 de 6 c) la place de télétravail est adaptée ; d) les conditions personnelles du télétravailleur ou de la télétravailleuse sont remplies, en particulier : - compétences professionnelles et degré d autonomie élevé dans l accomplissement des tâches ; - grande fiabilité et auto-discipline ; - capacité d auto-organisation et de gestion de son temps - capacité d auto-motivation ; - connaissance et expérience dans l application des outils de travail techniques ; - soutien et acceptation de l entourage privé. e) la confiance réciproque entre le télétravailleur ou la télétravailleuse et les supérieur-e-s est exigée pour une conduite et un contrôle orientés vers les objectifs et les résultats ; f) le télétravailleur ou la télétravailleuse est au bénéfice d un contrat de durée déterminée d au moins un an ou d un contrat de durée indéterminée, la période probatoire ayant été accomplie. Sont réservés les cas de télétravail convenus d emblée dans des contrats de durée déterminée. Article 4. Part du télétravail Un jour entier de coordination au minimum est à effectuer au lieu de service ordinaire. Ce jour entier doit donc équivaloir à 8.4 heures de travail, indépendamment du taux d activité du collaborateur ou de la collaboratrice. Article 5. Répartition La présence du télétravailleur ou de la télétravailleuse est requise au lieu de service ordinaire en cas de panne technique. Article 6. Enregistrement du temps de travail Le total d heures concernant le télétravail est saisi dans le système de gestion du temps ordinaire du service, sous le code «travail externe», mention «télétravail». Le travail de nuit et le travail du dimanche, ainsi que pendant les jours fériés et chômés, sont à éviter. Ils ne donnent lieu à aucune indemnité ni compensation en temps. Le télétravailleur ou la télétravailleuse est réputé-e accomplir le télétravail pendant l horaire ordinaire ( ), les jours ouvrables durant lesquels il ne se rend pas sur son lieu de service ordinaire.

4 Page 4 de 6 Article 7. Convention de télétravail Jusqu à l échéance de la phase test fixée au 31 décembre 2015, les modalités du télétravail sont fixées par un accord écrit entre le collaborateur ou la collaboratrice concerné-e et le ou la chef-fe de l unité administrative, soumis à approbation de l autorité d engagement ou de son entité de gestion, sur préavis du SPO. La convention porte en particulier sur : - l éventail des tâches sujettes au télétravail ; - les objectifs à atteindre ; - les aspects de confidentialité ; - l organisation et la fréquence des contacts entre le télétravailleur ou la télétravailleuse et son ou sa supérieur-e hiérarchique ; - l ampleur du télétravail (nombre de jours ou de demi-jours, jours de présence fixe, distance entre le lieu du télétravail et le lieu de service ordinaire) ; - la joignabilité. Font partie intégrante de la convention le protocole de réception de matériel et les standards de protection et de sécurité du SITel et de l unité administrative. Le télétravail peut prendre fin dans un délai d un mois pour la fin d un mois pendant les trois premiers mois du télétravail et de trois mois pour la fin d un mois par la suite. Le préavis peut être donné soit par le télétravailleur ou la télétravailleuse, soit par le ou la supérieur-e hiérarchique. L arrêt immédiat en cas de motifs justifiés est réservé. Quelques exemples, non exhaustifs, de motifs justifiés : les conditions d accès au télétravail ne sont plus remplies ; la sécurité et la protection des données ne sont pas garanties ; les prestations du collaborateur ou de la collaboratrice sont en dessous des exigences liées à la fonction ; l accès au réseau informatique ne peut plus être garanti en permanence. Une simple panne technique, qui peut être résolue dans la demi-journée, n est pas considérée comme un motif justifié. La «joignabilité» est convenue individuellement et précisée dans la convention de télétravail. Elle concerne les heures de présence exigées à la place de télétravail et la consultation du courriel professionnel et de tout autre moyen de communication. Article 8. Organisation Le principe du télétravail nécessite une communication active et un degré élevé de planification et de coordination interne, pour que les processus internes continuent à fonctionner de manière optimale.

5 Page 5 de 6 La conduite du personnel, par le ou la chef-fe de service, suit le principe du «management par objectives», c est-à-dire dans le sens d une conduite et d un contrôle du personnel orientés vers l atteinte des objectifs et des résultats. Des objectifs de travail concret, quantitatifs et qualitatifs, à atteindre durant une période déterminée, sont définis. Le ou la supérieur-e hiérarchique vérifie régulièrement leur degré de réalisation. Article 9. Infrastructure Lorsque le collaborateur ou la collaboratrice dispose déjà du matériel nécessaire au télétravail, il ou elle s engage à respecter les standards définis par le Service de l informatique et des télécommunications (SITel), ou par l organe informatique compétent, dans l annexe de la convention. Lorsque le collaborateur ou la collaboratrice ne dispose pas du matériel nécessaire au télétravail, le SITel, ou l organe informatique compétent, décide si et quels sont les installations et outils techniques/de connexion au réseau de l Etat, qui s avèrent nécessaires, et met à disposition ce matériel, dans les limites du stock disponible. Un protocole de réception est signé par les deux parties. A l échéance de la convention de télétravail, ou en cas d annulation de celle-ci, le SITel, ou l organe informatique compétent, récupère les installations et les outils techniques. Une éventuelle remise en état des installations privées reste entièrement à la charge du télétravailleur ou de la télétravailleuse. Tous les moyens mis à disposition par l Etat de Fribourg, le cas échéant le matériel informatique, de même que les documents produits et utilisés à la place de télétravail, sont la propriété de l Etat de Fribourg. Ils doivent être intégralement restitués à la fin du télétravail. Un entretien de cessation de télétravail pourra avoir lieu à la fin de la convention ou en cas d arrêt prématuré du télétravail. Cet entretien visera à vérifier que tous les outils de travail et tous les documents (dossiers) soient correctement retournés à l Etat de Fribourg. Les outils mis à disposition par le SITel, ou par l organe informatique compétent, ne peuvent pas être utilisés à des fins privées, ni prêtés à d autres personnes. Article 10. Secret de fonction et confidentialité Le télétravailleur ou la télétravailleuse est responsable de la sécurité des données à sa place de télétravail et s engage à respecter les standards de protection et de sécurité émises par le SITel, ou par l organe informatique compétent, et par son unité administrative. Les standards figurent dans l annexe à la convention, et ne vont pas au-delà de ce qui est exigé au lieu de service ordinaire. Il ou elle doit veiller en particulier à ce que : a) tous les travaux à réaliser soient exécutés exclusivement par le télétravailleur ou la télétravailleuse et uniquement au lieu de télétravail convenu ;

6 Page 6 de 6 b) les données et les documents informatiques et physiques soient protégés contre les accès non autorisés et les vols ; qu ils ne puissent pas être lus, copiés ou modifiés de manière illicite ; c) lors de la transmission des données, des tiers ne puissent pas y avoir accès ; d) les réseaux WIFI, WLAN et LAN soient protégés selon les exigences du SITel, ou de l organe informatique compétent ; e) la destruction de documents confidentiels se fasse au lieu de service ordinaire. La hiérarchie prend toutes les mesures pour que la confidentialité soit garantie à la fin du télétravail, cas échéant par une inspection du lieu de travail du télétravailleur ou de la télétravailleuse. Le collaborateur ou la collaboratrice concerné-e est tenu-e de collaborer activement au respect de ces conditions. Article 11. Annexes Les annexes à la directive comprennent : a) la demande de télétravail ; b) le guide d évaluation pour supérieur-e-s hiérarchiques ; c) la convention de télétravail ; d) l annexe à la convention établie par le SITel. Article 12. Entrée en vigueur L entrée en vigueur de la directive est prévue pour le