CARTE HEURISTIQUE...1 LA DÉMATÉRIALISATION DES INFORMATIONS...2

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1 Table des matières CARTE HEURISTIQUE...1 LA DÉMATÉRIALISATION DES INFORMATIONS...2 LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION...2 LES AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION...3 LES OBLIGATIONS... 3 LES TECHNOLOGIES DISPONIBLES... 3 EDI... 3 A)Définition...3 B)Les conditions nécessaires de l'edi...4 C)Composantes d'une solution EDI...4 D)Réseau à Valeur Ajoutée...4 E)Avantages et inconvénients de l'edi...5 ECHANGE DE FORMULAIRES INFORMATISÉ (E.F.L.)...5 A)Définition...5 B)Composantes d'une solution EFI...6 C)Avantages et inconvénients de l'efi...6 Carte Heuristique Jacques Chambon 1/6 18-COURS_SI_Dematerialisation

2 La dématérialisation des Informations La dématérialisation des informations consiste à convertir en format numérique les documents échangés auparavant sous forme «papiers». Exemple : facturation électronique Les enjeux de la dématérialisation simplifier la vie des entreprises ; aider les entreprises à franchir le pas du commerce électronique ; moderniser les services de l'état et les organismes sociaux et accroître leur efficacité. Des associations ont été créées pour promouvoir les technologies associées à la dématérialisation. Exemple dans le domaine administratif Le COSIFORM (COmmission pour la SImplification des FORMalités administratives) est chargée de quatre missions : Faire des propositions de simplifications des formalités existantes. Donner son avis sur les projets de textes ayant un impact sur les relations entre l'administration et les usagers. Coordonner le fonctionnement et l'évolution des systèmes déclaratifs (le répertoire des entreprises -SIRENE, les centres de formalités des entreprises -CFE et la déclaration annuelle des données sociales -TDS). Assurer la veille technologique dans le domaine de l'échange de données informatisées au sein de l'administration et entre l'administration et ses partenaires. Exemple dans le domaine comptable L association EDIFICAS a été constituée en 1992 à l initiative de l Ordre des experts-comptables. Elle est pôle national de compétence informatique en matière de comptabilité, d audit et de social. Elle regroupe des partenaires économiques français, privés ou publics. Elle promeut l EDI en matière financière, sociale, comptable et d audit. Jacques Chambon 2/6 18-COURS_SI_Dematerialisation

3 Les avantages de la dématérialisation L utilisation d une facture papier implique des coûts de création et de gestion physique pour l émetteur et pour le destinataire. Ces coûts sont supprimés lorsqu'on réalise les échanges en dématérialisation fiscale. L enjeu des factures entrantes est dans la réduction des charges administratives. Les tâches les plus longues et les plus sujettes à erreurs disparaissent. Les délais de traitement de factures sortantes sont accélérés et les clients les intègrent sans erreurs de saisie. Cela contribue à améliorer les délais de paiement, diminuer les litiges et a un impact positif sur le fonds de roulement. Des relations clients et fournisseurs améliorées, car clients et fournisseurs réalisent -eux aussi des économies. Les Obligations Les entreprises sont soumises aux obligations suivantes : télédéclarer la TDFC si leur chiffre d'affaires excède 15 millions d' HT. télédéclarer et télérégler la TVA si leur chiffre d'affaires dépasse HT au 01 janvier 2007 pour les entreprises individuelles et au 01 août 2007 pour les autres. procéder au paiement par virement de la TVA, au-delà d'un seuil de HT de chiffre d'affaires ou au-delà d'un montant de TVA à payer de pour les entreprises non encore soumises à l'obligation. Il leur est permis et conseillé de télédéclarer la TVA et d'y associer son télérèglement sans attendre l'obligation du 01 août télédéclarer la TDFC, télédéclarer et régler par voie électronique la TVA, si elles dépendent de la Direction des Grandes Entreprises (DGE), c'est à dire si leur C.A. hors taxe ou le total de l'actif Brut est supérieur ou égal à 400 M (depuis 01/02/2005) et toutes leurs filiales liées à plus de 50%. procéder au paiement par virement des cotisations sociales à l'urssaf, lorsque lesdites cotisations excèdent le seuil de , au titre d'une année civile. Il leur est permis et conseillé de télédéclarer la DUCS à l'urssaf et d'y associer son télérèglement, cependant les entreprises dont les cotisations atteignent doivent obligatoirement payer par virement. télédéclarer et télérégler les cotisations sociales à l'urssaf lorsque lesdites cotisations excèdent le seuil de : au 01 janvier au 01 janvier 2009 déclarer la DADS-U depuis le 1er Janvier Les technologies disponibles Deux technologies complémentaires sont aujourd'hui disponibles pour les entreprises et les cabinets d'expertise comptable: EDI l'edi, qui permet d'envoyer en nombre des déclarations sans intervention humaine ; l'efi, qui nécessite une intervention humaine pour un traitement unique. Ces deux technologies permettent d'assurer des Echanges Electroniques Professionnels (EEP) A) Définition L'Echange de Données Informatisé (Electronic Data Interchange) est une technique permettant de remplacer des documents «papier» circulant entre partenaires commerciaux par des fichiers informatiques ayant valeur de preuve. Ces fichiers peuvent contenir des informations commerciales (factures, commandes, avis d'expédition, accusés de réception), administratives (déclarations de TVA), financières (ordres de virement, ordre de placement financier) ou des paiements électroniques. Exemple Jacques Chambon 3/6 18-COURS_SI_Dematerialisation

4 Aujourd hui 90% des produits disponibles dans les supermarchés sont commandés par EDI, c'est-àdire sans qu aucun papier ne circule entre le client et le fournisseur. B) Les conditions nécessaires de l'edi La dématérialisation des documents est toujours soumise au respect de certaines règles de sécurité. Les entreprises désirant installer entre elles une relation d'échange de Données Informatisé doivent impérativement établir un «contrat d'interchange» préalable et respecter des contraintes strictes: soumettre le projet à une procédure d'autorisation initiale, utiliser un dispositif d'échange EDI permettant d'assurer l'intégrité des données, respecter les diverses mentions légales obligatoires (nom, raison sociale, adresse, date, prix unitaire, taux de TVA,...), archiver et restituer à la demande l'intégralité des messages transmis en respectant les durées de prescription légales (3 ans sur un support informatique, puis 3 ans sur tout support au choix de l'entreprise), se soumettre à d'éventuelles interventions de l'administration pour contrôler le respect des procédures mises en place. C) Composantes d'une solution EDI Le logiciel EDI est composé d'un ensemble de modules qui permettent, d'extraire les données de l'applicatif utilisé dans l'entreprise, de les traduire en un format standardisé (EDIFACT ou ebxml) et de les envoyer sur un réseau en les sécurisant. À chaque émission ou réception d'un message, I'interface de communication génère un avis d'émission ou de réception qui informe I'expéditeur que son message a bien été envoyé ou reçu. Les messages EDI peuvent être véhiculés de différentes façons : sur un réseau à valeur ajoutée (RVA), sur I'lnternet. D) Réseau à Valeur Ajoutée Définition Un réseau à Valeur Ajouté est un ensemble de services proposés par un prestataire qui assure une fonction principale de boîte aux lettres électronique pour les messages EDI entre I'expéditeur et le destinataire ; assure le transport et la protection des informations sur son réseau ; offre des fonctions de stockage et de routage dans un contexte de communications multiples. Certains réseaux à valeur ajoutée proposent des services complémentaires : traduction des données dans un format normalisé, authentification et chiffrement des messages EDl, connexion à d'autres réseaux via des passerelles. Avantages d'un réseau à valeur ajoutée qualité des supports de communication, contrôle de la réception des données (des informations de contrôle sont déposées dans la boîte aux lettres de l'émetteur), Jacques Chambon 4/6 18-COURS_SI_Dematerialisation

5 transparence du réseau, procédures de connexion simplifiées, assistance aux utilisateurs, maintenance assurée, services annexes de messagerie. E) Avantages et inconvénients de l'edi Avantages Les avantages liés à l'utilisation de l'échange de données informatisé sont multiples: 1. Réduction des coûts administratifs (papier, impression..)et de traitement des documents (meilleure fiabilité par suppression des saisies multiples). 2. Réduction des stocks de matières ou de produits et amélioration du délai de réapprovisionnement. 3. Amélioration des prestations (fiabilité et sécurisation des flux d information). 4. Meilleure réponse à l attente des clients (amélioration du service clientèle, image de marque). 5. Possibilité de travailler avec la méthode des flux tendus, appelée également, méthode du Juste-à-temps(JAT), ou des 5 zéros : Zéro papier : Tous les traitements de l information sont numériques Zéro panne : Fiabilité accrue Zéro défaut : Méthode exempte de défaut Zéro délai : Transaction instantané, dès que l émetteur fait une demande, le partenaire la reçoit, et peut réagir sans délais. Zéro stock : Les stocks représentent un coût pour l entreprise, il n y a pas de délai de transaction, donc on peut se permettre de ne pas avoir de stocks. 6. Développement du partenariat clients / fournisseurs et ouverture de l entreprise à l international. 7. Valeur probante des informations échangées, tant sur le plan juridique que fiscal, sans qu'il soit nécessaire d'en avoir une copie «papier», à condition qu'il y ait eu signature préalable d'un contrat d'interchange entre partenaires. Inconvénients 1. Complexité de la mise en place : il faut réorganiser les différents services concernés et réorganiser les tâches au sein du personnel. 2. Coût d'investissement élevé : il faut restructurer les données exploitées dans l entreprise pour les rendre compatible au format EDIFACT, acheter des logiciels et des matériels spécifiques, former le personnel. 3. Coût d'exploitation élevé : il faut compter la maintenance logicielle et matérielle, le coût nécessaire à la sécurisation des transactions et proportionnel au volume échangé. Une solution EDI n'a d'intérêt que si de gros volume d'actions normalisées répétitives sont en jeu, la marge de profit de l'activité est très réduite, la compétition est serrée impliquant des améliorations significatives de la productivité, l'environnement où le facteur temps est un élément dominant, la demande émane des partenaires commerciaux. Compte tenu de ces arguments, peu de PME / PMI utilisent cette technologie, excepté lorsqu'elles y sont contraintes par leurs clients ou leurs fournisseurs, en raison d'un rapport de force en leur défaveur. Echange de Formulaires Informatisé (E.F.l.). A) Définition L EFI signifie Echange de Formulaires Informatisés. Jacques Chambon 5/6 18-COURS_SI_Dematerialisation

6 C est une technique qui se substitue à des procédures déclaratives sous forme papier. Les formulaires sont accessibles via un site Web dynamique sécurisé. L utilisateur doit être en possession d un certificat électronique pour sécuriser les transactions. Après avoir complété les formulaires, l utilisateur peut également effectuer des paiements. B) Composantes d'une solution EFI Le déclarant doit s'inscrire sur le site Web associé, avant de se connecter et de remplir un formulaire en ligne. Ce dernier est ensuite crypté à l'aide du certificat du déclarant et transmis à l'organisme concerné. Un ordre de virement peut être également généré pour payer le montant dû. L'administration de son coté, peut récupérer sur le site les résultats des transactions et mettre à jour en conséquence la Base de Données propre à l'applicatif métier. C) Avantages et inconvénients de l'efi Avantages Facilite les déclarations vis-à-vis de l administration. Accessible par une simple connexion Internet, cette technologie est ouverte aux PME/PMI. Inconvénients Nécessite un retraitement des informations par l organisme partenaire. Nécessite une impression des transactions et formulaires pour assurer la preuve des opérations. Jacques Chambon 6/6 18-COURS_SI_Dematerialisation

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