Est absent: M. Réjean Lafond, district n o 1. Est aussi présent : M. François Dauphin Directeur général et secrétaire-trésorier

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1 Procès-verbal de la séance extraordinaire du Conseil municipal tenue le 11 Janvier 2013, à 11 h 00, à la Maison de la culture située au 20, rue de la Plage, à Saint-Alphonse- Rodriguez. Sont présents : M. Robert W. Desnoyers, maire M. Daniel Girard, district n o 2 M. Yves Marinier, district n o 3 M. Michel Bélec, district n o 4 M me Isabelle Perreault, district n o 5 M me Monique Lafrenière, district n o 6 Est absent: M. Réjean Lafond, district n o 1 Est aussi présent : M. François Dauphin Directeur général et secrétaire-trésorier Public : 10 personnes 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE M. Robert W. Desnoyers, maire, agit à titre de président d assemblée et M. François Dauphin agit à titre de secrétaire d assemblée. Après vérification du quorum, la séance est ouverte. Il est 11 h 05. Monsieur le Maire mentionne que l avis de convocation a été signifié tel que requis par le Code municipal aux membres du conseil qui ne sont pas présents à l ouverture de la séance. 2. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR IL EST PROPOSÉ PAR M. DANIEL GIRARD APPUYÉ PAR M ME ISABELLE PERREAULT QUE l ordre du jour soit adopté tel que présenté. 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE 2. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 3. ADMINISTRATION GÉNÉRALE 3.1 SOUMISSION POUR LA RÉFECTION DE LA TOITURE DU CENTRE COMMUNAUTAIRE RODRIGUAIS (CCR) 3.2 HOMOLOGATION COMITÉ DE SÉLECTION EN MATIÈRE DE SERVICES PROFESSIONNEL 3.3 SOUMISSION MANDAT D ASSISTANCE ET MANDAT DE CHARGÉ DE PROJET POUR LE PROJET D ÉGOUTS ET D AQUEDUC DU VILLAGE 1

2 3.4 AVIS DE MOTION RÈGLEMENT : DÉLÉGATION DE POUVOIR AU DIRECTEUR GÉNÉRAL POUR FORMATION DE COMITÉ DE SÉLECTION SELON L ARTICLE DU 4. VARIA CODE MUNICIPAL 5. PÉRIODE DE QUESTIONS (UNIQUEMENT SUR LES SUJETS À L ORDRE DU JOUR) 6. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE 3. ADMINISTRATION GÉNÉRALE 3.1 SOUMISSION POUR LA RÉFECTION DE LA TOITURE DU CENTRE COMMUNAUTAIRE RODRIGUAIS (CCR) la municipalité de Saint-Alphonse-Rodriguez a procédé à une demande de soumission par invitation le 7 décembre 2012 pour la réfection de la toiture du CCR par l intermédiaire de la firme Massicotte, Maloney, architectes, estimant à ce moment que le total des travaux serait en bas de $; nous avons reçu trois soumissions lors de l ouverture publique de celles-ci le 20 décembre 2012; le total de chacune de ces soumissions reçues dépasse le montant de $; il convient de respecter les dispositions des articles 935 et suivants du Code municipal qui prévoit la procédure pour tout contrat se situant au-dessus de $; EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ PAR MME ISABELLE PERREAULT APPUYÉ PAR MME MONIQUE LAFRENIÈRE De rejeter les trois soumissions afin de respecter les dispositions de l article 935 et suivantes du Code municipal ; De mandater le directeur général et la firme Massicotte, Maloney, architectes pour reprendre le processus de soumission selon la procédure applicable pour des contrats de plus de $; De reporter le début des travaux au printemps

3 3.2 HOMOLOGATION COMITÉ DE SÉLECTION EN MATIÈRE DE SERVICES PROFESSIONNELS la municipalité de Saint-Alphonse-Rodriguez a adopté une politique de gestion contractuelle conformément aux dispositions de l article du Code municipal; au moyen de cette politique, le Conseil municipal a jugé opportun de confier au directeur général la formation de tout comité de sélection nécessaire pour la réception et l étude des soumissions reçues en matière de services professionnels; une telle délégation doit en principe s effectuer par le truchement d un règlement du Conseil, tel que prévu à l article du Code municipal; il convient donc pour le Conseil d entériner et d homologuer, à toutes fins que de droit, la formation de tout comité de sélection effectuée en conformité avec la politique de gestion contractuelle de la Municipalité et ce, pour toute la période qui a suivi l adoption de ladite politique jusqu à la mise en place d un règlement de délégation aux termes de l article du Code municipal; PAR CES MOTIFS, IL EST PROPOSÉ PAR MADAME MONIQUE LAFRENIÈRE APPUYÉ PAR MONSIEUR DANIEL GIRARD D entériner et homologuer, à toutes fins que de droit, la formation de tout comité de sélection mis en place par le directeur général en application et en conformité avec les prescriptions de la politique de gestion contractuelle dûment adoptée par la municipalité. 3.3 SOUMISSION POUR LE MANDAT D ASSISTANCE ET LE MANDAT DE CHARGÉ DE PROJET POUR LE PROJET D ÉGOUT ET D AQUEDUC DU VILLAGE le Conseil municipal, par sa résolution a mandaté le directeur général pour créer un comité de sélection qui sera formé de trois (3) autres personnes non élues et indépendantes et du directeur général qui agira comme secrétaire du comité. le directeur général a vu à la création du comité de sélection tel que le demandait le Conseil municipal; le Conseil municipal, par sa résolution a également mandaté le directeur général et secrétaire-trésorier et le comité de sélection créé par ce dernier pour lancer le processus d'appel d'offres pour le choix de la firme d'experts dont le mandat consistera en l'une ou les deux des options suivantes : 3

4 a) préparer des documents d'appel d'offres visant le choix de la firme d'ingénieurs-conseils dont le mandat sera de voir à la préparation des plans et devis et la surveillance des travaux du projet du village et; b) agir également à titre de chargé de projet pour la Municipalité pour la durée complète des travaux; le processus d appel d offre a été lancé le 15 novembre 2012 et a permis de recevoir six (6) soumissions au moment de l ouverture de celles-ci, le 11 décembre 2012; les membres du comité de sélection se sont réunis afin d exécuter les responsabilités que leur impose le Code Municipal à savoir: a) évaluer individuellement chaque soumission sans en connaître le prix; b) attribuer à chaque soumission, eu égard à chaque critère, un nombre de points tel que prévu au cahier d appel d offres; c) établir le pointage intérimaire de chaque soumission en additionnant les points obtenus par celle-ci eu égard à tous les critères; d) quant aux enveloppes contenant le prix proposé, ouvrir uniquement celles dont la soumission a obtenu un pointage intérimaire d'au moins 70; e) établir le pointage final de chaque soumission qui a obtenu un pointage intérimaire d'au moins 70, en divisant par le prix proposé le produit que l'on obtient en multipliant par le pointage intérimaire majoré de 50, tel que le prévoit le Code municipal; sur les six (6) soumissions reçues, le comité de sélection a accordé un pointage intérimaire d au moins 70 points qu à trois (3) soumissions; que sur les trois soumissions conformes ayant reçus un pointage intérimaire d au moins 70 points, la soumission de la firme Les Services EXP inc. est celle qui a obtenu le pointage final le plus élevé advenant la décision du Conseil d octroyer le mandat pour les deux options à savoir : a) préparer les documents d'appel d'offres visant le choix de la firme d'ingénieurs-conseils dont le mandat sera de voir à la préparation des plans et devis et la surveillance des travaux du projet du village et; b) agir également à titre de chargé de projet pour la Municipalité pour la durée complète des travaux; 4

5 sur les trois (3) soumissions conformes ayant reçus un pointage intérimaire d au moins 70 points, la soumission de la firme Hatch Mott MacDonald ltée est celle qui a obtenu le pointage final le plus élevé advenant la décision du Conseil d octroyer le mandat que pour la première option à savoir : a) préparer les documents d'appel d'offres visant le choix de la firme d'ingénieurs-conseils dont le mandat sera de voir à la préparation des plans et devis et la surveillance des travaux du projet du village; le Conseil municipal désire retenir les services professionnels d une firme d ingénieurs pour l assister tant dans le choix de la firme d'ingénieurs-conseils, dont le mandat sera de voir à la préparation des plans et devis et la surveillance des travaux du projet du village, que pour agir à titre de chargé de projet pour la Municipalité pour la durée complète des travaux; EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ PAR M ME ISABELLE PERREAULT APPUYÉ PAR M. DANIEL GIRARD D accorder le mandat pour les deux options à la firme ayant obtenu le pointage final le plus élevé, soit la firme Les Services EXP inc., selon les termes et conditions apparaissant au cahier des charges; QUE le mandat soit accordé pour la somme globale et forfaitaire de ,91 $ après taxes pour l ensemble des services requis pour la bonne exécution des deux options du mandat, ceci incluant tous les frais prévus à l article 2.7 du cahier des charges; QUE cette somme globale et forfaitaire soit éventuellement ajustée selon les conditions contenues aux articles et du cahier des charges. POUR : CONTRE : Daniel Girard, Isabelle Perreault, Monique Lafrenière Michel Bélec, Yves Marinier LES CONSEILLERS M. BÉLEC ET Y. MARINIER DEMANDENT DE PLUS D INSCRIRE LEUR DISSIDENCE ADOPTÉE À LA MAJORITÉ DES CONSEILLERS PRÉSENTS 3.4 AVIS DE MOTION DU RÈGLEMENT NUMÉRO : DÉLÉGATION DE POUVOIR AU DIRECTEUR GÉNÉRAL POUR LA FORMATION D UN COMITÉ DE SÉLECTION SELON L ARTICLE DU CODE MUNICIPAL Je, Daniel Girard,conseiller, vous avise qu au cours d une prochaine séance du Conseil municipal, il sera proposé aux membres du Conseil l adoption d un règlement ( ) ratifiant la politique de gestion contractuelle de la municipalité comme étant un règlement qui identifiera les procédures d octroi des contrats. 5

6 4. VARIA 5. PÉRIODE DE QUESTIONS Monsieur le Maire et les membres du Conseil répondent aux questions des citoyens. 6. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé, IL EST PROPOSÉ PAR M. DANIEL GIRARD APPUYÉ PAR M ME MONIQUE LAFRENIÈRE QUE la séance est levée. Il est 11 h 40. Robert W. Desnoyers Maire François Dauphin Directeur général et secrétaire-trésorier 6

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