cadémie des adjointes

Transcription

1 Devenir adjointe virtuelle GUIDE RESSOURCE Les Standards

2 Vos standards Les standards sont la fondation même de votre entreprise. Ce sont les principes sur lesquels se bâtira votre entreprise. En complétant cette grille, vous êtes en train de faire l ébauche de votre manuel de procédures. Peu d entreprises ont un manuel de procédures Que voulez-vous faire? Qu est-ce que vous voulez faire de votre VIE professionnelle? Quel est votre standard à propos de ce qu EST votre entreprise? Quels services offrirez-vous? Que ferez-vous? Que pouvez-vous faire? Qu est-ce que vous ne ferez pas sous aucun prétexte? Comment comblerez-vous les écarts entre les services que vous offrez et les besoins de vos clients? Comment choisirez-vous vos fournisseurs?

3 Irez-vous en sous-traitance? Engagerez-vous d autres adjointes virtuelles? Créerez-vous des liens directs entre vos clients et vos fournisseurs? Votre horaire Combien d heures consacrerez-vous à travailler DANS votre entreprise? C'est-à-dire à travailler pour vos clients? Combien d heures consacrerez-vous À votre entreprise? Pour le marketing, le développement de nouveaux services, votre formation, etc. Combien d heures travaillerez-vous en tout?

4 Communication Quel équipement / logiciel utilisez-vous? (Skype, courriel, MSN, téléphone, etc.) Le moment et la fréquence à laquelle vous communiquez avec les autres? Qui peut vous joindre directement et quand? Qu est-ce qui se passe le reste du temps?

5 Votre tarif et facturation (Vous pourrez réviser cette partie après avoir fait la partie Établir son tarif) Bien l établir dès le départ. Quel sera votre tarif? Augmenter son tarif (À quelle fréquence, pourquoi et comment ça se fera?) Quand facturerez-vous? Aux 15 jours? Au début ou à la fin de chaque mois? À forfait ou à l heure? Une combinaison des deux? Qu est-ce qui est inclus dans votre tarif? Chargerez-vous la taxe de vente ou non? Vérifiez auprès de votre comptable ou du ministère du Revenu (Québec) pour connaître les règles et obligations des entrepreneurs en ce qui concerne les taxes. En Europe, vérifiez les règles qui s appliquent pour vous. Les modes de paiement et la gestion des comptes à recevoir Quels modes de paiement accepterez-vous? Chèques, cartes de crédit ou PayPal? Tous? Quel est le délai pour les paiements? 15 jours après l émission de la facture ou 30 jours? Quelle sera votre procédure lorsque ce délai sera écoulé?

6 Ajouterez-vous de l intérêt? Combien? Si oui, après quel délai calculerez-vous les intérêts? Dans quelles circonstances ferez-vous appel à une agence de recouvrement? Tenue de livres et paiement de vos comptes À quelle fréquence paierez-vous vos comptes? Quel logiciel utiliserez-vous pour votre tenue de livres? Ferez-vous faire votre tenue de livres par un professionnel? Si oui, qui? Votre équipe de succès Vous aurez besoin d être bien entouré et pourquoi ne pas commencer votre liste de joueurs clés dès maintenant? Par exemple, j ai dans mon équipe de succès, les joueurs suivants : Comptable Coach Notaire Massothérapeute Traductrice Technicien informatique Planificateur financier Photographe Graphiste Acupuncteur Esthéticienne Styliste (coiffure) Styliste (vêtements) Chiropraticien Qui sera votre comptable? Il est préférable d engager un comptable pour faire votre déclaration de revenus et fermer votre année financière. Ainsi, vous vous assurez d obtenir toutes les déductions auxquelles vous avez droit et vous diminuez les risques de payer une pénalité.

7 Votre coach? Votre avocat? Votre agent d assurance? Votre technicien informatique? Votre planificateur financier? Autres Marketing Comment ferez-vous connaître votre entreprise? Combien êtes-vous prête à investir en marketing? Quand ferez-vous vos activités de marketing? Comment allez-vous mesurer votre retour sur investissement? Qu est-ce qui représente un bon retour sur investissement pour vous?

8 Client idéal Qui est votre client idéal? Comment le reconnaîtrez-vous? C est important de bien choisir nos clients. Lorsque les rapports sont harmonieux et que l on fait ce qu on aime, notre niveau d énergie reste élevé. Nous travaillons mieux et le risque d erreurs est plus bas. La définition du client idéal nous place en position de pouvoir. Nous partons d un choix plutôt que d un besoin. Plus le client idéal est décrit de façon claire et précise, meilleures sont nos chances de l attirer. Décrivez votre client idéal. Vous pouvez vous référer à d anciens employeurs pour établir le profil de votre client idéal. Parfois il faut se référer à ce qu on ne veut pas pour trouver comment décrire ce que l on souhaite vraiment. Qui est-il? Est-ce un homme ou une femme? Quelle est sa profession? Que fait-il? En dehors de sa profession, qu est-ce qui le passionne? Quels sont ses objectifs?

9 Comment interagit-il? Quelles sont les tâches précises qu il délègue à son adjointe virtuelle? Comment est-ce que ce client communique sa reconnaissance? Notes supplémentaire pour le client idéal. C est un point important!

10 Les vacances et les congés Prendrez-vous des vacances? Je l espère Les vacances sont essentielles pour votre santé mentale et physique de même que pour la santé de votre entreprise. À quelle fréquence prendrez-vous des vacances? Comment informerez-vous vos clients? Qui assumera la relève pendant votre absence? (Pensez à votre réseau d adjointes) Responsabilité sociale Dons de charité, bénévolat et options pour une entreprise écologique Acheter du papier recyclé Imprimer des deux côtés Utiliser le papier imprimé d un côté pour les brouillons Nettoyer avec des produits bons pour l environnement Recycler / réutiliser Faire du bénévolat (chez les AV et ailleurs) Quelle sera votre contribution sociale?

11 Projets 1. Rédigez le profil du client idéal en répondant aux questions 2. Commencez à compléter la grille de standards 3. Écrivez-moi si vous voulez de la rétroaction ou si avez des questions. 4. Préparez votre feuille de tarifs et/ou vos forfaits.