Être bénévole sur le Festival «Pisteurs d Etoiles 2012»

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1 Être bénévole sur le Festival «Pisteurs d Etoiles 2012» «Pisteurs d Etoiles» 2012, c'est la 17 e édition du festival de Nouveau Cirque d'obernai! Il est rendu possible grâce à la présence d'environ 70 bénévoles, encadrés par six personnes de l équipe permanente de l'espace Athic et 2 régisseurs. Il draine un public de personnes, sans compter les nombreux pratiquants, élèves d écoles de cirque, de nombreux techniciens et plus de 50 artistes venus de différents pays! L'organisation du festival L équipe organisatrice : Les Hyperpisteurs Elle est composée de Adan SANDOVAL, directeur de l Espace Athic, assisté de son équipe de permanents : Sabine EYQUEM, Sylvain COTE COLISSON, Soline FRITZ, Steven LEFEVRE, Gersende ALIX, Laure ROMAN, Hector LEMERLE et Marie WASERHOLE. Guy GATINEAU est le Président de l Association culturelle d'obernai, Luc MARCHAND, coordinateur des bénévoles et Valérie FEBVAY, régisseuse du site. Au sein de l'équipe organisatrice, la coordination des bénévoles est assurée par Luc MARCHAND (représentant de l'association) et Laure ROMAN (représentante des permanents) secondés par Marie WASERHOLE (mission d'évaluation et aides diverses). Les équipes de Pisteurs : Les bénévoles du festival sont appelés les Pisteurs. Selon les activités auxquelles ils sont inscrits (caisse buvette, installation, accueil spectacles sous chapiteau, etc.) ils rejoignent l'équipe correspondante. Les Pisteurs peuvent ainsi changer de casquettes. Chacune de ces équipes compte un référent appelé SuperPisteur. Il s'agit de certains Pisteurs expérimentés qui se sont proposés pour partager leurs connaissances et leur enthousiasme aux Pisteurs. Ils sont l'interface entre les Pisteurs et les HyperPisteurs. P ô le C OM P AG N ON S P IS T E U R S C o a c h s c o m p a g n ie s, s c o la ire s, s p e c ta c le s s o u s c h a p ite a u x, s p e c ta c le s d e ru e. P ôle S T A M M T IS C H ' P IS T E U R S B u ve tte, b a rb e c u e, re s ta u ra tio n e n s a lle d e s fê te s. H Y P E R P IS T E U R S S U P E R P IS T E U R S P IS T E U R S P ôle E U R O' P IS T E U R S C a is s e b u ve tte, c a is s e b ille tte rie. P ô le T E C H N IC ' P IS T E U R S In s ta lla tio n, S u p e rr o b e rt. P ôle P L AS T IC ' P IS T E U R S Pour être identifiables : les HyperPisteurs et les SuperPisteurs porteront des gilets ORANGES les Pisteurs, des gilets ROUGES

2 Comment s'inscrire? Etape 1 : compléter la fiche d'inscription. Sélectionner les activités auxquelles vous souhaitez participer pendant le festival en vous basant sur le descriptif des activités que vous trouverez à la fin de ce document. Sélectionner vos dates de disponibilité. Etape 2 : renvoyer la fiche d'inscription par l à l'adresse laure.roman@espace-athic.com ou déposez-la à l'espace Athic le plus rapidement possible. Etape 3 : devenez membre de l'association Espace Athic. Votre activité bénévole doit se dérouler dans le cadre d'une adhésion à l association culturelle d'obernai, pour des raisons juridiques. L Espace Athic prend en charge votre cotisation à l'association. Nous vous demandons simplement de bien vouloir signer le bulletin d'adhésion et de nous le transmettre. Une fois sur place : A votre arrivée. À votre arrivée sur le festival, il vous sera remis un badge nominatif, un gilet et un T-shirt, votre planning, vos missions et toutes les coordonnées nécessaires. Les gilets seront portés uniquement pendant vos périodes de vacation. Ils devront être rendus impérativement dès votre dernière vacation et dans tous les cas à la fin du festival! Boissons et repas. Des jetons boissons sont accordés à chaque bénévole en fonction du temps de présence sur le site. Comptez environ 1 boisson par service, (soit pour 1 matinée, après-midi ou soirée), et 1 repas pour les bénévoles effectuant deux services à la suite. Les repas pris en charge par le festival sont servis à la Salle des Fêtes (restauration collective) de 11 h 30 à 14 h 30 et de 18 h 30 à 21 h. Pour en bénéficier, inscrivez-vous 24h à l'avance dans le coin Pisteurs. Pour accéder à toutes les infos pendant le festival : Sous la Halle Grüber, un coin «Pisteurs» vous est réservé. Dans ce chalet vous pourrez y déposer vos effets personnels, les gilets, tee-shirts et y trouver tous les plannings et contacts importants. Sur le site internet du festival un espace est dédié aux bénévoles. Pour y accéder, vous devez taper Pisteurs comme nom d'utilisateur et Cirque comme mot de passe. Vous pourrez y télécharger l'ensemble des documents destinés aux Pisteurs. LES HYPERPISTEURS : Contacts coordination des bénévoles Festival PISTEURS 2012 : Luc MARCHAND : Tél : E-l : luc-marie.marchand@orange.fr Laure ROMAN : Tél : E-l : laure.roman@espace-athic.com Marie WASERHOLE : Tél : E-l : marie. waserhole@espace-athic.com Contacts de l équipe dirigeante Festival PISTEURS 2012 : Adan SANDOVAL : E-l : direction@espace-athic.com Guy GATINEAU : E-l : guy.gatineau@orange.fr Sabine EYQUEM : E-l : administration@espace-athic.com Sylvain COTE COLISSON : E-l : communication@espace-athic.com Soline FRITZ : E-l : billetterie@espace-athic.com Steven LEFEVRE : E-l : regie@espace-athic.com Gersende ALIX : E-l : gersende.alix@espace-athic.com Jacques BRETON : E-l : jbnb@free.fr Valérie FEBVAY : E-l : viva.calabria@laposte.net

3 Descriptif des besoins par activités Nous conseillons aux bénévoles de choisir des activités dans plusieurs pôles. Changer chaque jour de casquette, c'est un des plus du festival alors profitez-en! Pôle Plactic' Pisteurs Mise sous pli Tamponner, étiqueter, remplir et affranchir les enveloppes (envoi des brochures). 6 bénévoles Distribution des programmes et affiches à Obernai et alentours le maximum de bénévoles!!! Signalétique phase 1 Installer des panneaux signalétiques en bois dans la ville. 2 bénévoles Signalétique phase 2 Installer les panneaux en fer aux alentours de la ville. 2 bénévoles Préparation Halle Installation des calicots (affiches) sous la Halle. 2 bénévoles Plastic' Pisteurs Décoration de la Halle (affiches, guirlandes, peinture), petite signalétique (fléchage), et autres activités créatives. au moins 5 bénévoles Videos Filmer et monter des videos autour du festival. 2 bénévoles Les 22 mars à partir du 22 mars Le 11 avril Le 20 avril Le 19 avril Les 24 et 25 avril Du 22 avril au 5 Pôle Technic' Pisteurs Montage du chapiteau CNAC 6 bénévoles Aménagement sur le festival Aider à la mise en place et à la décoration de la Halle (scène, cabanes, moquette, canapés, table basse...). 4 bénévoles Gestion des chambres (Lycée Paul-Emile Victor) Aider à la mise en place des lits, de la décoration (affiches, fleurs). Faire le suivi avec la société de nettoyage, ranger 3 à 4 bénévoles Gestion des loges Réapprovisionnement et remise en état 3 à 4 bénévoles Entretien du site Rangement, nettoyage de la Halle le matin avant l'arrivée du public, passer l'aspirateur, vider les poubelles et les cendriers... 4 bénévoles (1h) Démontage du site Aider au démontage des chapiteaux, des gradins, des cabanes Le maximum de bénévoles!!!! les 22 et 23 avril (à confirmer) Du 23 au 25 avril Du 20 avril au 6 Les 5, 6 et 7

4 Pôle Compagnons Pisteurs Coach compagnies Etre responsable d'une compagnie du jour de leur arrivée à celui de leur départ (en moyenne 1 à 5 jours) : accueillir les artistes, les assister, les encadrer, les accompagner durant leur spectacle et leur séjour, faire le suivi de la propreté des loges,... 1 bénévole par compagnie Navette Transport des artistes avec votre véhicule (frais de déplacement remboursés). 1 bénévole Atelier des Mômes Ateliers, rencontres, encadrement des enfants.. 4 bénévoles Accueil des scolaires Aide à la billetterie, contrôle des billets, placement, encadrement. entre 4 et 6 bénévoles Accueil des malvoyants Réception sous la tente VIP et accompagnement des malvoyants pour la représentation en audiodescription du spectacle du CNAC. 2 bénévoles Encadrement des spectateurs pendant les spectacles de rue Encadrer les spectateurs durant le spectacle, gérer le flux des spectateurs, répondre aux questions, orienter les spectateurs. au moins 6 bénévoles Accueil du public sous chapiteaux Accueil du public, contrôle de la validité des billets. 2 bénévoles Placement (aider les spectateurs à trouver une place, les inciter à «serrer les rangs», éviter toute perturbation des représentations liées aux entrées et sorties de spectateurs, surveiller les issues de secours). 4 à 6 bénévoles Distribution de flyers devant le chapiteau. 1 à 2 bénévoles Pôle Stammtisch' Pisteurs Buffet de la soirée d'inauguration pour les VIP Accueil des VIP dans l'espace VIP, contrôle des personnes à l'entrée, service, nettoyage... 2 à 4 bénévoles Restauration des artistes et des bénévoles Accueil, contrôle de présence, mise en place des tables, service (petit-déjeuner, déjeuner et diner), plonge, gestion du stock, nettoyage... 4 bénévoles Barbecue Installer les barbecues, service, cuisson, gestion du stock (voir dans la camionnette réfrigérée), nettoyage bénévoles par tranche de 3h Buvette (service) dans la Halle Gruber Mise en place, préparation des boissons, tirage de la bière, service, gestion du stock (boissons, gobelets consignés), nettoyage. 3 bénévoles par tranche de 3h Préparation de la fête de fin de festival Aider à la mise en place du repas des bénévoles à la fin du festival. 3 bénévoles Du 21 avril au 7 Du 21 avril au 5 Le 1er Le 17 avril Le 27 avril Le 1 er Le 27 avril Du 21 avril au 5 Les 26 avril et 1 er Du 26 avril au 6 Le 6

5 Pôle Euro' Pisteurs Aide à la billetterie Assister les personnes de la billetterie : accueil, renseigner sur le festival, orienter le public dans la file d attente (achat billets, retrait réservations, invitations), billets internet à échanger. 1 bénévole Buvette (caisse) Mise en place, gestion de la caisse du bar, nettoyage. 2 bénévoles Buvette (service et caisse) Place du Marché Mise en place, préparation des boissons, tirage de la bière, service, vente, gestion du stock (boissons, gobelets consignés), gestion de la caisse, nettoyage. 3 bénévoles par tranche de 3H Du 27 avril au 5 du 27 avril au 5 le 1 er Bon festival à tous!

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