POLITIQUE D ACHATS DE L EPS Roger PREVOT

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1 Rédigé par : C. DENIS Validé par : G. DJAGUIDI Date : Mise à jour : VALIDATION G. Développement Durable : COPIL Qualité : Réf : L 11 Version : 1 Modifications apportées : V2 : V3 : POLITIQUE D ACHATS DE L EPS Roger PREVOT I- Objet et domaine d application Ce document qualité est destiné à décrire la procédure d achats en matière de fournitures courantes et services au sein de l EPS Roger Prévot, et notamment les modalités de préparation et d exécution des achats. Sont exclus de cette procédure : L ensemble des marchés rattachés à des opérations de travaux et de maintenance des bâtiments Les marchés relatifs à la fourniture d eau et d énergie Les achats réalisés dans le cadre du RESAH. II- Documents Documents de référence Code des Marchés publics Décret n du 1er août 2006 Décret du 19 décembre 2008 Documents associés Le cahier des marchés ouvert à la direction des achats, de la logistique, des travaux et de l'informatique répertorie tous les marchés passés. Les numéros du marché sont attribués par ordre chronologique dans ce registre. III- Principes généraux D une manière générale, la politique d achats de l EPS R. Prévot vise à procéder aux achats nécessaires au bon fonctionnement de l établissement en respectant les 3 principes fondamentaux de toute commande publique que sont : o la liberté d accès à la commande publique ; o l égalité de traitement des candidats ; o la transparence des procédures.

2 En application de l article 5 du CMP, le pouvoir adjudicateur détermine la nature et l étendue des besoins avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d un appel public à la concurrence. IV- Principes d achats éco responsables et durables Depuis 2006, le nouveau Code des marchés publics place le développement durable parmi les préoccupations de toute personne publique. L Etablissement souhaite s engager progressivement vers une prise en compte du développement durable dans ses achats, sur la période , à travers 5 axes prioritaires repris dans les cahiers des charges : s agissant de la détermination du besoin lui-même, l Etablissement s interroge pour savoir si le besoin est vraiment justifié compte tenu de l impact environnemental que pourrait générer cet achat. à travers le choix de fournisseurs utilisant les normes Iso ad hoc, ayant des certifications officielles ou ayant recours à des structures d insertion pour l activité économique. à travers les spécifications techniques et le choix des produits (écolabels officiels), qui seront fixées en ce qui concerne les conditions d exécution du marché (modes de livraison, emballage, conditionnement, recyclage ). en mettant en place des actions de sensibilisation du personnel : à ce jour, un rappel des bonnes pratiques est inséré dans la charte «Développement durable» de l Etablissement. La politique Développement Durable est intégrée dans chaque cahier des charges lors de la passation d un marché, à compter de mars V- Description de la procédure Les dispositions suivantes rappellent aux acheteurs publics de l établissement les modalités de détermination des besoins et le choix des procédures achats. 5.1 Définition des besoins Il est rappelé dans le II de l article 27 du CMP que le montant des besoins est égal à la valeur totale des fournitures ou des services homogènes en raison de leurs caractéristiques propres ou parce qu ils constituent une unité fonctionnelle. Les catégories homogènes de fournitures ou de services constituent la nomenclature mise en œuvre au sein de l établissement qui vise comptabiliser les besoins à comparer aux seuils de procédure imposés par le CMP et permet ainsi de garantir la sécurité juridique. L analyse des besoins se fait à la fois sur les besoins récurrents et sur les besoins ponctuels. Les besoins récurrents sont évalués au minimum sur la base de la totalité d un exercice, ou de plusieurs exercices chaque fois qu il paraîtra plus pertinent de globaliser les besoins sur plusieurs années.

3 Le lancement d une consultation pour l achat de biens de fournitures courantes et de services est à l initiative des services gestionnaires et fait suite à des besoins exprimés soit : o A partir de l état récapitulatif des marchés en cours indiquant les dates de fin ou de renouvellement de marché o A partir du plan d équipement élaboré suite aux demandes formulées par les services et validés par la commission des équipements o A partir du récapitulatif des contrats de maintenance en cours o Suite aux études de consommations déclenchées à l initiative des services gestionnaires. Ces études sont réalisées par la DAH ou par chacun des services 5.2 Choix de la procédure Le choix de la procédure de consultation se fait en fonction du montant estimé du besoin conformément à l article 26 du C.M.P. Le choix résultera d une consultation entre le service gestionnaire, le bureau des marchés et l ingénieur achat qui validera la procédure. Pour mémoire et selon les cas, il pourra être fait appel aux procédures suivantes : o Marchés passés selon une procédure adaptée (MAPA) pour ceux dont le montant est inférieur à HT (article 28 du CMP) Pour les marchés de fournitures courantes et services d un montant supérieur à HT, possibilité de mise en œuvre des procédures formalisées suivantes : o Appel d offres ouvert ou restreint, o Procédures négociées, dans les cas prévus par l article 35, o Dialogue compétitif, dans les cas prévus par l article 36, o Concours, défini par l article 38, o Système d acquisition dynamique, défini par l article 78. Pour les marchés comportant des lots, la procédure qui s applique est celle correspondant au montant total des lots. Pour les besoins nouveaux en cours de marché, il est possible de passer un marché avec une procédure adaptée au montant de ce nouveau marché sous réserve que l imprévisibilité soit réelle. 5.4 Déroulement des différentes procédures Procédures définies par le Code des Marchés Publics Les modalités de passation des marchés d un montant supérieur à HT sont celles définies par le titre III du CMP. Ces modalités sont coordonnées par le directeur des achats, de la logistique, des travaux et de l'informatique ou de son adjoint. Le gestionnaire de direction des achats, de la logistique, des travaux et de l'informatique se charge de toutes les formalités administratives relatives au déroulement des consultations :

4 o De l analyse des besoins, o Publicité o Envoi des DCE sauf en cas de téléchargement à partir de la plateforme de dématérialisation o Réception des candidatures et / ou des offres o Convocations et procès verbaux de la Commission des marchés o Notification des marchés o Archivage, Le gestionnaire se charge, en collaboration avec le service demandeur : o De la partie technique du cahier des charges, o De l analyse des candidatures et /ou des offres, o De la rédaction du rapport d analyse et/ou des offres Marchés à procédures adaptée Marché à procédure adaptée, mentionnée à l article 28 du CMP, dont l estimation financière des besoins est inférieure à HT sur la durée totale du marché et sur la base du montant maximum. Les modalités de ces procédures sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d y répondre ainsi que des circonstances de l achat. Toutefois, ces marchés restent soumis, entre autre, au respect des grands principes de la commande publique énoncés à l article 1 er du code : o o o Liberté d accès à la commande publique, Egalité de traitement des candidats, Transparence des procédures Aussi dans un souci cumulé d assurer la sécurité juridique des achats inférieurs à HT et d assouplir les procédures pour en améliorer l efficacité, des règles de procédures internes (Cf. annexe ) distinctes suivant des seuils intermédiaires et tenant compte des circonstances de l achat ont été mises en place pour ces marchés à procédure adaptée. Il est précisé que toutes les actions énoncées doivent faire l objet d une traçabilité écrite et d un archivage. 5. Responsabilités L application de cette procédure est sous la responsabilité du directeur des achats, de la logistique, des travaux et de l'informatique 6. Enregistrements/ Archivage L original de la présente procédure est conservé à la direction des achats, de la logistique, des travaux et de l'informatique. 7. Annexes Annexe 1 : Règles internes en matière de fournitures courantes, de services et d équipements

5 ANNEXE Règles internes en matière de fournitures courantes, de services et d équipements Après avoir déterminé les besoins à satisfaire et estimé le montant total de l achat à effectuer (quantités maximum sur durée totale du MAPA), faire le choix entre les 3 procédures suivantes : I ACHAT < HT : PROCEDURE ASSUREE PAR LE GESTIONNAIRE Déroulement de la procédure Différentes étapes Suivies par 1. Nomenclature - Si le montant total des dépenses de même nature dans la nomenclature sont supérieures à HT dans l année civile en cours, il convient de mettre en place la procédure ad hoc (MAPA ou procédure formalisée) 2. Déroulement de l achat - La mise en concurrence n est pas obligatoire (article 28 du CMP). Elle reste cependant nécessaire, dès lors qu on ne peut pas argumenter que cette mise en concurrence est inadaptée. : il convient de demander 3 devis 3. Archivage - L ensemble des pièces est à conserver avec les factures pour assurer une traçabilité de la procédure (10ans)

6 II ACHAT DE HT A HT: PROCEDURE ASSUREE CONJOINTEMENT PAR LE GESTIONNAIRE ET LE DIRECTEUR DES ACHATS Déroulement de la procédure 1 Choix de la publicité 2 - Préparation, lancement et suivi de la consultation 3 - Analyse et choix des offres Différentes étapes Mise en ligne les AAPC sur le site (obligation au 01/01/10 pour les marchés> HT) de HT à HT Site et/ou CNEH et/ou BOAMP et/ou presse spécialisée de HT à HT BOAMP ou JAL et site éventuellement presse spécialisée - Choix entre procédure restreinte ou ouverte (sélection de candidats ou envoi du cahier des charges à tous les candidats qui en font la demande) Le DCE comprend les pièces suivantes : CCP - CCAP et/ou CCTP - RC -AE et/ou Bordereaux de prix, A compter du 1 er janvier 2010, obligation de mettre en ligne le DCE sur le profil acheteur de l établissement pour les marchés > HT. Procédure restreinte - Enregistrement des candidatures - Ouverture des candidatures - Transmission aux SG des candidatures - Etude et sélection des candidatures - Rapport de choix des candidatures - Contrôle de conformité de la procédure - Courrier au(x) candidat(s) non retenu(s) Procédure ouverte Enregistrement des demandes de DCE - Envoi des DCE sauf en cas de téléchargement à partir de la plateforme de dématérialisation - Enregistrement des offres - Ouverture des plis - Transmission des offres à la personne - Analyse des offres - Négociation avec les candidats - Rédaction d un rapport d analyse des offres Suivies par et personne pour le CCTP et personne et personne

7 4 - Notification 5 - Archivage - Courrier aux candidat(s) non retenu(s) - Notification au(x) fournisseur(s) retenu(s) et paiement de l avance forfaitaire à compter de HT sur demande du fournisseur - transmission des pièces du marché à la Trésorerie principale de l EPS RP. - Une traçabilité de l ensemble des pièces de la procédure doit être conservée (5 ans : non retenus et 10 ans : autres pièces) III ACHATS >A HT PROCEDURE D APPEL D OFFRES Déroulement de la procédure 1 Choix de la publicité 2 - Préparation, lancement et suivi de la consultation Différentes étapes Estimer le montant des dépenses de même nature dans la nomenclature. BOAMP et site - Choix entre procédure restreinte ou ouverte (sélection de candidats ou envoi du cahier des charges à tous les candidats qui en font la demande) - Le DCE comprend les pièces suivantes : CCTP - CCAP - RC -AE et/ou Bordereaux de prix Mise en ligne du DCE sur Procédure restreinte - Enregistrement des candidatures - Ouverture des candidatures - Transmission aux SG des candidatures - Etude et sélection des candidatures - Rapport de choix des candidatures - Contrôle de conformité de la procédure - Courrier au(x) candidat(s) non retenu(s) Procédure ouverte Enregistrement des demandes de DCE - Envoi des DCE sauf en cas de téléchargement à partir de la plateforme de dématérialisation - Enregistrement des offres - Ouverture des plis Suivies par et Personne et Personne

8 3 - Analyse et choix des offres 4 - Notification 5 - Archivage - Analyse des offres - Négociation avec les candidats si procédure négociée - Rédaction d un rapport d analyse des offres - Courrier au(x) candidat(s) non retenu(s) - Notification au(x) fournisseur(s) retenu(s) et paiement de l avance forfaitaire si demande du fournisseur - Transmission des pièces du marché à la Trésorerie principale de l EPS Roger Prévot. - Une traçabilité de l ensemble des pièces de la procédure doit être conservée par la (5 ans : non retenus et 10 ans : autres pièces) et Personne

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