COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 1 de 21 POLITIQUE D ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES POLITIQUE D ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES

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1 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 1 de FONDEMENTS La présente politique a pour fondement : 1.1. La Loi sur l'instruction publique, article 266, stipule que la commission scolaire a pour fonctions, dans le respect d'un accord intergouvernemental de libéralisation du commerce : - d'acquérir ou de prendre en location les biens requis pour l'exercice de ses activités et de celles de ses établissements d'enseignement, y compris accepter gratuitement des biens; - de construire, réparer ou entretenir ses biens; - de déterminer l'utilisation de ses biens et de les administrer, sous réserve du droit de ses établissements d'enseignement à l'utilisation des biens mis à leur disposition; - de favoriser l'utilisation de ses immeubles par les organismes publics ou communautaires de son territoire ou de donner en location ses meubles et ses immeubles, sous réserve du droit de ses établissements d'enseignement à l'utilisation des locaux ou immeubles mis à leur disposition La Loi sur les contrats des organismes publics Les instructions ministérielles émises par le ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport La Charte de la langue française, chapitre VII, articles 51 à Le règlement de délégation de fonctions et de pouvoirs de la CSBE Les décrets sur tarifs d'honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des : - ingénieurs décret ; - architectes décret ; - arpenteurs-géomètres décret

2 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 2 de CHAMPS D'APPLICATION Cette politique s'applique : - à toutes les unités administratives désirant acquérir des biens et des services; - à l'acquisition de tous les biens et services courants dont le montant unitaire ou d'ensemble est de 500 $ et plus excluant les taxes applicables; - à l'acquisition de biens et services de construction; - à l'acquisition de services professionnels et techniques relatifs à des projets de construction ou des services administratifs; - à l'acquisition de biens et services régis par des procédures gouvernementales. 3.0 OBJECTIFS La commission reconnaît que l ensemble des encadrements, des pratiques et décisions relatives à l approvisionnement en biens et services poursuivent, en fonction d'une saine gestion des fonds publics, les objectifs spécifiques suivants : 3.1 Définir les encadrements généraux devant guider les processus, les modalités et les pratiques d approvisionnement de la commission en biens et services; 3.2 Identifier les responsabilités en matière d approvisionnement de biens et de services; 3.3 Acquérir des biens et services par achat, par location ou autres modalités contractuelles en s'assurant du meilleur rapport qualité/prix; 3.4 S assurer que toute acquisition de biens et services est faite conformément aux encadrements budgétaires établis par la commission scolaire; 3.5 S assurer de l application d une mécanique de reddition de comptes conforme aux prescriptions légales et aux règles de l art en matière de gestion de fonds publics et particulièrement en matière de conflits d intérêt;

3 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 3 de La commission scolaire, par ses préoccupations sociales, environnementales et économiques, oriente ses pratiques d acquisition en intégrant dans ses appels d offres des critères privilégiant le commerce équitable et le développement durable dans le respect des orientations gouvernementales. 4.0 PRINCIPES GÉNÉRAUX Dans toute transaction d approvisionnement, les gestionnaires (et leurs mandataires lorsqu il y a conformément lieu) de même que les instances habilitées par le conseil, le comité exécutif ou le directeur général doivent appliquer les principes généraux suivants : 4.1 Les acquisitions en biens et services doivent être faites en toute transparence et en toute équité envers les fournisseurs et en favorisant la concurrence entre les fournisseurs; 4.2 La commission scolaire privilégie les achats regroupés; 4.3 Les directions d'unité administrative procèdent à l'acquisition de biens et services conformément aux règlements de délégation de fonctions et de pouvoirs, aux encadrements de la présente politique, aux directives émises et dans le respect des budgets et fonds mis à leur disposition; 4.4 Les dispositions des devis, des cahiers de charge et des tenants lieux doivent donner priorité à l utilisation de produits de fabrication québécoise dans toute la mesure du possible, mais dans le respect des ententes interprovinciales ; 4.5 La commission scolaire favorisera le recours à ses fournisseurs locaux par l'instauration, sous réserve de tout accord intergouvernemental applicable, de mesures favorisant l'acquisition de biens, de services ou de travaux de construction lorsqu'il peut être démontré que les principes de saine concurrence sont respectés ; 4.6 La commission scolaire demeure propriétaire de l'ensemble des biens acquis indépendamment de leur localisation ou de la provenance des fonds ayant servi à l'acquisition. La commission scolaire assurera la gestion des surplus d inventaire;

4 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 4 de Un appel d'offres doit contenir des critères permettant d'acquérir des biens et services de qualité au meilleur prix. De plus, l appel d offres pourra contenir des critères spécifiques en lien avec une grille d évaluation permettant de déterminer l offre la plus avantageuse; 4.8 Un gestionnaire ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d'éluder l'obligation de recourir à la procédure d'appel d'offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de cette politique. 4.9 Tout achat d équipements technologiques (ordinateurs, périphériques et autres équipements devant utiliser le réseau) doit avoir fait l objet d une approbation préalable du Service des technologies de l information, responsable de la définition des standards, des normes d installation des équipements réseau. 5.0 DÉFINITIONS Les définitions du vocabulaire employé dans cette politique se retrouvent à l'annexe G. 6.0 MODES D'ACQUISITION Toutes transactions d'acquisition de biens et services par un gestionnaire doivent être effectuées en tenant compte de : - La disponibilité budgétaire; - La délégation de fonctions et de pouvoirs selon : a) Le montant d'acquisition des biens ou services; b) La durée des services à obtenir. - La nature et la complexité du bien ou du service. - Des modalités suivantes : a) Négociation de gré à gré; b) Appel d offres sur invitation; c) Appel d'offres public.

5 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 5 de 21 Le gestionnaire responsable déterminera, en se référant à l'arbre de décision de l'annexe H, laquelle des modalités ci-dessous convient pour l'acquisition des biens ou services requis. Toutefois, il doit valider dans un premier temps si les biens ou services à acquérir font partie : - Des exclusions. Annexe E. - Des offres permanentes et commandes ouvertes. Annexe F. - D'un achat dont le montant est moins de 500 $, dans de tel cas, il procède directement à l'achat sans appel d'offres selon la modalité la plus appropriée. Annexe A. 6.1 Modalités relatives à l'achat de biens et services courants. Annexe A. 6.2 Modalités relatives à l'achat de biens et de services de construction. Annexe B. 6.3 Modalités relatives à l'octroi de contrats pour services professionnels et techniques reliés à des projets de construction. Annexe C. 6.4 Modalités relatives à l'achat de biens et services par appel de propositions. Annexe D. 6.5 Modalités relatives à l'acquisition de biens ou services faisant partie des exclusions. Annexe E. 7.0 DURÉE DES CONTRATS Tout contrat de biens ou services conclu par un gestionnaire responsable pourra être d un maximum de trois (3) ans. Les contrats de plus de trois (3) ans devront être entérinés par le comité exécutif. La durée d'un contrat indiquée au devis d'appel d'offres pourra varier considérant les meilleurs intérêts de la commission scolaire ou de l'établissement, mais ne devra pas être supérieure à cinq (5) ans.

6 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 6 de 21 Au terme d'un contrat, dont l évaluation de l exécution, effectuée par la direction concernée, a fait l objet d une grande satisfaction et dont les conditions de renouvellement impliquent une augmentation égale à l indice d ensemble des prix à la consommation pour la Ville de Québec décrétée par Statistiques Canada, une négociation directe peut être effectuée dans le but de renouveler un contrat venant à échéance. Il ne sera permis de renouveler qu'une seule fois un contrat par négociation directe et pour une durée ne dépassant pas celle du contrat initial. 8.0 RESPONSABILITÉS 8.1 Le requérant : - doit aviser son supérieur immédiat sur sa demande d'approvisionnement dans l'éventualité où lui ou des membres de sa famille ont des intérêts chez le fournisseur suggéré; - doit vérifier si la marchandise reçue correspond à la commande. 8.2 Le gestionnaire : - doit s'assurer des disponibilités budgétaires; - doit s'assurer du respect et de l'application de la politique. 8.3 Le secteur des approvisionnements au SRM : - assume un rôle-conseil auprès des unités administratives en assistant le requérant dans l'élaboration de devis techniques et de cahiers de charges; - a la responsabilité d'effectuer efficacement l'acquisition des biens et services en appliquant la politique d'achat de la CSBE et en tenant compte des accords intergouvernementaux de libéralisation du commerce; - est responsable de la gestion des achats regroupés; - est responsable de l'importation de marchandise avec tout ce que cela suppose de procédures douanières et fiscales; - assure un support au vérificateur interne de la CSBE en regard de l'application et du respect de la politique.

7 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 7 de OUVERTURE ET ANALYSE DE SOUMISSIONS 9.1 Toute ouverture de soumissions suite à un appel d offres public doit se faire publiquement par un gestionnaire mandaté et accompagné d au moins un autre représentant de la commission aux dates, heures et endroits mentionnés dans les documents d appel d offres; 9.2 Toute analyse de soumissions suite à un appel d offres sur invitation ou public dont le montant est de $ et plus doit être approuvée par un gestionnaire mandaté; 9.3 Le rapport d analyse fera office de reddition de comptes et devra de ce fait inclure toutes les soumissions reçues ADJUDICATION 10.1 Les contrats ou conventions d approvisionnement en biens et services ou leurs tenants lieux sont conclus par les personnes ou par les instances autorisées selon le règlement de délégation de fonctions et de pouvoirs de la commission Dans tous les cas où des soumissions publiques estimées à $ et plus ont été sollicitées, l adjudication formelle est octroyée par le comité exécutif au soumissionnaire conforme ayant présenté l'offre la plus basse ou la plus avantageuse suite à l utilisation d une grille d évaluation tenant compte des critères mentionnés à l appel d offres Dans les cas d adjudications consécutives à des soumissions publiques estimées à moins de $ ou sur invitation, ou à des négociations, pour une durée inférieure à un (1) an, le contrat est accordé par le gestionnaire mandaté au soumissionnaire conforme ayant présenté l'offre la plus basse ou la plus avantageuse suite à l utilisation d une grille d évaluation tenant compte des critères mentionnés à l appel d offres GESTION BUDGÉTAIRE ET PROCESSUS ADMINISTRATIF 11.1 Les gestionnaires des établissements scolaires ou à la direction des services, ou autres gestionnaires investis de responsabilité budgétaire doivent signifier leurs demandes par le moyen prévu à cet effet aux gestionnaires mandatés.

8 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 8 de Les recommandations de paiement doivent être établies par le gestionnaire qui a requis l achat ou l appropriation et doivent être faites sur la base de la confirmation des livraisons ou délivrances de biens et de services Dans toute démarche d appropriation, il incombe aux gestionnaires précités à l article 11.1 de s assurer de la disponibilité des crédits en cause et de la conformité de l application des règlements de la commission À valeur de principe de base, pour les actes de gestion de trésorerie impliqués par les approvisionnements en biens et services, les instances et les gestionnaires en cause doivent prendre les mesures pour que des personnes différentes assument les tâches reliées aux étapes suivantes : a) Commande des biens et services; b) Réception des biens et services; c) Recommandation des paiements des biens et services; d) Exécution des paiements UTILISATION DE LA LANGUE FRANÇAISE Dans tous les achats de biens et services, les gestionnaires concernés doivent à moins de ne pouvoir le faire raisonnablement : a) Faire leurs acquisitions de biens et services, que ce soit par négociation de gré à gré ou par une voie d appel d offres public ou sur invitation en utilisant la terminologie française appropriée dans le processus de leur requête; b) Exiger des fournisseurs que les documents de garantie, les instructions de sécurité, les manuels explicatifs d emploi ou toute documentation accompagnant un bien ou un service acheté soient rédigés en langue française; c) Exiger que tout matériel acheté comportant des claviers, des boutons ou manettes de commande, des affichages lumineux ou similaires livrent leurs instructions ou renseignements en langue française; d) Exiger que tout logiciel à acquérir puisse être utilisé en langue française.

9 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 9 de ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption et le demeure jusqu'à ce qu'elle soit amendée, modifiée ou abrogée. La présente politique remplace toute autre politique pouvant exister sur le même sujet.

10 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 10 de 21 ANNEXE A Modalités relatives à l'achat de biens et services courants (6.0 et 6.1) : Pour toutes acquisitions, le gestionnaire responsable doit adopter des pratiques de transparence, d'équité, d'éthique tout en s'assurant de ne pas se placer en situation de conflit d'intérêts. Acquisition de moins de 500 $ Le gestionnaire responsable procède par la modalité de gré à gré en tenant compte des offres permanentes ou commandes ouvertes. Acquisition de 500 $ et plus et moins de $ Le gestionnaire responsable effectue une démarche de demande de prix avec un ou plusieurs fournisseurs, selon le cas, lorsque le bien ou le service ne fait pas partie des offres permanentes ou commandes ouvertes. Acquisition de $ et plus et moins de $ Le gestionnaire responsable effectue une démarche de demande de prix écrite auprès d'au moins trois (3) fournisseurs, lorsque le bien ou le service ne fait pas partie des offres permanentes ou commandes ouvertes. Acquisition de $ et plus et moins de $ Le gestionnaire responsable effectue une démarche d'appel d'offres sur invitation à au moins trois (3) fournisseurs les invitant à présenter par écrit des soumissions. Les spécifications recherchées seront décrites au moyen d un devis descriptif ou d un cahier des charges. Acquisition de $ et plus Le gestionnaire responsable doit recourir à l'appel d'offres public sous réserve de se conformer aux accords de libéralisation des marchés publics. Les spécifications recherchées seront décrites au moyen d un cahier des charges.

11 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 11 de 21 ANNEXE B Modalités relatives à l'achat de biens et de services de construction (6.2) : Pour tout achat relié à des projets de transformation physique ou d'entretien et réparation estimé à : Moins de $ Le gestionnaire responsable procède par demande de prix auprès d'un (1) ou plusieurs fournisseurs selon le cas $ et plus et moins de $ Le gestionnaire responsable procède par demande de prix écrite auprès d'au moins trois (3) fournisseurs $ et plus et moins de $ Le gestionnaire responsable procède par demande de prix sur invitation à au moins trois (3) fournisseurs, les invitant à présenter par écrit des soumissions. Les spécifications recherchées seront décrites au moyen d un devis descriptif ou d un cahier des charges $ et plus Pour tout achat de biens et services courants de $ et plus, le gestionnaire responsable doit recourir à l'appel d'offres public sous réserve de se conformer aux accords de libéralisation des marchés publics. Les spécifications recherchées seront décrites au moyen d un cahier des charges.

12 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 12 de 21 ANNEXE C Modalités relatives à l'octroi de contrats pour services professionnels et techniques reliés à des projets de construction (6.3) : Pour des travaux dont le coût estimatif est moins de $ La commission scolaire peut conclure un contrat de services professionnels de gré à gré selon les décrets suivants : - Ingénieur, décret ; - Architecte, décret ; - Arpenteur-géomètre, décret Pour des travaux dont le coût estimatif est de $ et plus mais moins de $ La commission scolaire procède par appel d'offres sur invitation auprès d'au moins trois (3) firmes. Pour des travaux dont le coût estimatif est de $ et plus La commission scolaire procède par appel d'offres public publié dans un journal local ou régional circulant dans la région où les services doivent être rendus, ainsi que dans au moins une publication spécialisée dans le domaine de la construction. Une copie de cet avis public est également transmise aux ordres et associations professionnels concernés.

13 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 13 de 21 ANNEXE D Modalités relatives à l'achat de biens et services par appel de propositions (6.4) : Le gestionnaire, à l'intérieur des limites qui lui sont conférées par la délégation de fonctions et de pouvoirs, peut procéder par appel de propositions pour des acquisitions de biens ou services dont la nature ou la spécificité n'a pas été établie de façon détaillée. Le fournisseur est alors appelé à fournir les détails des biens, des services ou des concepts recherchés. Le prix qu'il peut être tenu de soumettre est considéré comme étant un des critères d'analyse de sa proposition. La commission scolaire pourra demander une soumission en deux volets, un premier volet qualitatif permettant de préqualifier des soumissionnaires et un deuxième volet pour l'analyse des prix des soumissionnaires qui se sont qualifiés au premier volet. Un tel appel s'adresse à au moins trois (3) fournisseurs et peut être fait sur invitation ou public.

14 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 14 de 21 ANNEXE E Modalités relatives aux exclusions (6.5) : Le gestionnaire qui utilise une telle exclusion doit orienter ses pratiques sur les principes de transparence, d'équité, d'éthique tout en s'assurant de ne pas se placer en situation de conflit d'intérêts. Cependant, toute telle exclusion doit être autorisée par le directeur général ou son mandataire si les estimés de coûts en cause sont de $ et plus. Le gestionnaire responsable utilise le processus de son choix et le mieux adapté dans les cas suivants : a) Les campagnes de financement; b) Les biens acquis exclusivement pour la revente; c) Les activités financées en totalité par les parents; d) Les biens et services négociés pour autrui; e) Les services professionnels : - Les services professionnels de nature éducative, de formation, de consultation ou de perfectionnement; - Les services professionnels de type administratif. f) Les manuels scolaires : Les achats de manuels scolaires peuvent être faits directement auprès d'un éditeur sans appel d'offres ou auprès d'un distributeur offrant un meilleur prix; g) Le cas d'un fournisseur unique; Un fournisseur est considéré unique lorsqu'il est : - distributeur exclusif; - le seul à rencontrer les spécifications exigées; - le seul contractant possible en raison d'une garantie, d'un droit de propriété ou d'un droit exclusif, tel un droit d'auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet.

15 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 15 de 21 ANNEXE E h) Les cas d'urgence: Les cas d'urgence pouvant mettre en cause la sécurité des personnes ou l'intégrité des biens. i) Le bien ou le service a déjà été négocié : Lorsque le bien ou le service a déjà été négocié par un organisme ou un regroupement d'achats ou lorsque le bien ou le service a fait l'objet d'une soumission valide à l'intérieur d'une période de douze (12) mois; j) La standardisation : Lorsque le bien doit être acquis pour compléter un groupe de biens ayant fait l'objet d'un appel d'offres et où la standardisation est essentielle; k) La proximité de la source d'approvisionnement : Lorsqu'il est plus économique que la source d'approvisionnement soit située à proximité de son lieu d'utilisation et qu'un seul fournisseur est alors disponible; l) Le financement spécifique du MELS : Les biens et services faisant l'objet d'un financement spécifique du MELS ou d'un autre organisme où la CSBE n'agit qu'à titre d'agent payeur; m) La négociation à la source (fabricant) : Lorsqu'il est plus économique de négocier à la source (fabricant) sans l'intermédiaire des distributeurs et qu'une seule source d'approvisionnement est disponible; n) Le bien ou le service sous contrat de location : Lorsque le bien ou le service à acquérir a déjà fait l'objet d'un contrat de location et qu'une partie ou la totalité du coût de location est récupérable. o) L'entente prévue par résolution du comité exécutif : Dans le cas d'une entente de partenariat d'affaires ou d'autre nature avec un ou des fournisseurs prévue par résolution du comité exécutif.

16 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 16 de 21 ANNEXE E p) Question de nature confidentielle ou protégée Lorsqu'il s'agit d'une question de nature confidentielle ou protégée et qu'il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cas d'un appel d'offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon à l'intérêt public. q) La garantie assurée : Lorsque le fait de contracter avec un autre fournisseur que celui ayant fourni un bien ou un service risque de mettre en péril les garanties existantes sur ce bien ou ce service. r) Achats de volumes de bibliothèque (règlement no C.D. 8.1, r.1) Référence : règlement sur l'acquisition de livres par certaines personnes dans les librairies agréées. s) Contrats de transport d'élèves (règlement no C.I 13.3, r.7) Référence : règlement sur le transport scolaire.

17 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 17 de 21 ANNEXE F Modalités relatives aux offres permanentes et commandes ouvertes (6.0) : Offres permanentes La commission scolaire entend profiter des avantages procurés par des offres permanentes négociées pour son compte, soit localement, par le CNAR-03-12, ou tout autre organisme. Ainsi, tout achat de biens faisant l'objet d'une offre permanente devrait être effectué par CSBE mis à la disposition de toutes les unités administratives. Les offres permanentes à titre indicatif sans être limitatives regroupent les produits selon les catégories suivantes : - fournitures de bureau; - fournitures en audiovisuel; - cartouches d'encre; - fournitures d'imprimante; - piles; - accessoires de téléphonie; - papier et carton; - enveloppes d'affaires; - produits d'entretien ménager; - filtres à air pour système de ventilation; - matériel électrique. Commandes ouvertes La commission scolaire autorise les unités administratives à procéder directement auprès des fournisseurs désignés selon les conditions d'achat préalablement négociées pour la fourniture de biens et services. Les commandes ouvertes regroupent sans être limitatives les produits suivants : - gaz comprimés; - papier sablé; - peinture automobile; - produits 3M; - entretien des vêtements de travail; - produits d'esthétique; - produits de coiffure.

18 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 18 de 21 ANNEXE G DÉFINITIONS (5.0) Acquisition d'un bien ou d'un service Processus par lequel la commission acquiert par achat ou location un bien ou un service; dans le cas d'un bien, cela peut inclure les frais d'installation, d'opération, de fonctionnement et d'entretien. Accord intergouvernemental On entend par «accord intergouvernemental» un accord de libéralisation des marchés publics conclu entre le Québec et un autre gouvernement. Addenda Modifications aux documents d'appel d'offres avant la date prévue pour l'ouverture des soumissions consistant à apporter des précisions, à clarifier des spécifications, à changer la date, l'heure et le lieu du dépôt des soumissions ou pallier à toutes autres difficultés résultant de l'interprétation des documents d'appels d'offres. Adjudication Attribution d un contrat représentant l offre la plus avantageuse pour la commission scolaire. L acceptation formelle se fait au moyen d un bon de commande. Appel d'offres Procédure utilisée par la commission aux fins de recevoir des offres de prix pour l'acquisition d'un bien ou d'un service décrit au moyen d un devis descriptif ou d un cahier des charges. Appel d'offres public Appel d'offres publié au moyen d'un avis diffusé dans le système électronique d'appel d'offres approuvé par le gouvernement et doit être publié, s il y a lieu, dans un journal local ou régional circulant dans la région où les achats ou services doivent être rendus ainsi que dans une publication spécialisée pour les appels d'offres dans le domaine de la construction. Appel d'offres sur invitation Appel d'offres adressé à un nombre limité de fournisseurs en vue de l'acquisition d'un bien ou d'un service. Bien de consommation Tout matériel et fourniture qui se consomment relativement vite à l'usage.

19 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 19 de 21 ANNEXE G Cahier de charges Document écrit qui, dans le cadre d'un contrat administratif, détermine les obligations réciproques de l'administration et de son contractant. Commande ouverte (1 an) Conditions d'achat préalablement négociées pour la fourniture de biens et services pour lesquels la commission scolaire autorise les unités administratives à procéder directement auprès des fournisseurs désignés. Demande de prix Demande de prix verbale ou écrite par laquelle un fournisseur est invité à faire connaître ses prix et ses conditions. Fournisseur Personne physique ou morale faisant affaire sous une raison sociale et qui offre un bien ou un service. Fourniture Article, produit ou matière qui concourent par leur consommation aux activités de la commission. Gestionnaire responsable Gestionnaire qui a la responsabilité d'effectuer ou de superviser des opérations en lien avec cette politique dans un esprit de reddition de comptes fondée sur l'imputabilité des dirigeants d'organismes publics et sur la bonne utilisation des fonds publics. Mandataires autorisés Personne à qui on a délégué des fonctions et des pouvoirs sous réserve des encadrements (loi, politique, règle de régie, règlements et directives). MAO Mobilier, Appareillage, Outillage qui représente un caractère permanent et qui a une durée de vie utile généralement supérieure à un (1) an. Montant Le montant indiqué dans la politique est toujours en devises canadiennes avant TPS et TVQ ou toute autre taxe.

20 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Page 20 de 21 ANNEXE G Négociation directe Démarche avec un fournisseur en vue d'en arriver à fixer de gré à gré le prix d'un bien ou d'un service. Offre permanente Dans le but de faciliter les achats répétitifs, liste de produits offerts par un fournisseur retenu suite à un appel d'offres effectué par le Service des ressources matérielles (approvisionnement). Requérant Personne qui requiert un bien ou un service. Service Tout travail exécuté par un fournisseur. Soumission Un document écrit (ex. : courrier, télécopieur, courriel, SEAO) par lequel un fournisseur fait connaître ses conditions de vente et s'engage à respecter celles indiquées par la commission scolaire suite à un appel d'offres sur invitation ou public. Unité administrative Désigne une école, un centre ou un service de la commission scolaire. Urgence Situation qui met en péril la sécurité des personnes, le maintien de l'ouverture des établissements ou la conservation des biens de la commission scolaire. Une urgence est imprévisible et nécessite une action dans un bref délai.