Guide d utilisation Service TFP Internet

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1 205, rue Saint-Édouard, C.P. 308 Drummondville (Québec) J2B 6W3 Service de la taxe scolaire Téléphone : (819) Télécopieur : (819) Guide d utilisation Service TFP Internet Institutions Financières Notaires Février 2009

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction Votre fureteur internet Adresse internet de l outil 3 2. Code d utilisateur et mot de passe 4 3. Changement de propriétaire Recherche de la propriété Sélection de la municipalité Choix de la clé de recherche Informations du nouveau propriétaire 7 4. Accès à la consultation de la taxation scolaire 8 5. Menu TFP Recherche relevé de taxes Par adresse Par nom de propriétaire Par matricule Par matricule abrégé Par no dossier Par cadastre Informations du membre Modifications des données d accès Gestion des employés Ajouter un employé Débuter une nouvelle période Consultation des frais Informations privilégiées 19 2

3 1. Introduction Un des besoins inhérents à la gestion de la taxe scolaire est de pouvoir répondre, sur une base régulière, aux requêtes d informations relatives aux propriétés du territoire de la Commission scolaire des Chênes. Un outil Internet, TFP, est mis à la disposition des utilisateurs notaires et institutions financières afin de permettre la consultation en ligne des informations de taxation scolaire. Des frais minimums sont chargés pour l utilisation de cet outil. Cependant, les notaires qui nous soumettent les informations de changements de propriétaire obtiennent une réduction de ces frais. L interface Internet TaxesWeb va permettre, d une part, si vous êtes notaire, de transmettre les changements de propriétaire, et d autre part, d accéder à TFP pour la consultation de la taxation scolaire. Les quelques pages qui suivent décrivent cet outil. Important : Pour accéder au service TFP internet, les institutions financières et notaires doivent avoir complété et signé la convention d inscription et d utilisation des données relatives à la taxe scolaire qu il trouveront sur la page d accueil du site de la Commission scolaire des Chênes ( ) dans la rubrique «Taxes scolaires». 1.2 Votre fureteur Internet ATTENTION! Veuillez prendre note que le Portail des Chênes a été développé et optimisé pour le fureteur Internet Explorer version 5.5 et plus. Certains problèmes de fonctionnalité risquent fort de se produire si vous utilisez un autre fureteur ou une version antérieure d Internet Explorer. Il est de votre responsabilité d acquérir et installer ce fureteur. 1.3 Adresse internet de l outil On accède à TFP internet via le site web de la Commission scolaire des Chênes à l adresse internet L application réside sur le Portail des Chênes, la section sécurisée du site, accessible aux seuls utilisateurs autorisés. 3

4 2. Code d utilisateur et mot de passe La page d accès au Portail s affiche pour demander votre code d utilisateur et votre mot de passe. Vous inscrivez ici les codes qui apparaissent dans la lettre de présentation que vous avez reçue du Service des finances de la commission scolaire et vous cliquez sur le bouton [Connecter]. Il est recommandé, dès votre premier accès, de changer votre mot de passe en commençant par TFP internet et ensuite par le portail. Référez-vous aux pages13-14 pour connaître la façon de faire. Si vous n êtes pas notaire, la fenêtre ci-dessous vous apparaît. Pour accéder au service TFP internet, vous devez cliquer sur l image. Allez au chapitre Explication du menu TFP internet pour la suite des informations. Pour les notaires, les 4 pages suivantes expliquent le module de changement de propriétaire de l application Taxes Web. 4

5 3. Changement de propriétaire 3.1 Recherche de la propriété La page de recherche de propriétés s affiche. Vous y inscrivez les critères qui permettront d effectuer la recherche. 3.2 Sélection de la municipalité Vous devez d abord sélectionner, dans la liste des municipalités, celle où se trouve la propriété désirée. 5

6 3.3 Choix de la clé de recherche Vous choisissez ensuite une des quatre clés de recherche disponibles, soit par matricule, par numéro de dossier, par nom de propriétaire, ou par adresse de propriété. Inscrivez maintenant le contenu de l information constituant la clé de recherche. Si vous choisissez une recherche par Numéro de dossier, vous devrez inscrire le numéro exact les zéros non significatifs ne sont pas nécessaires, exemple 123 ou 0123 ou donneront le même résultat. Pour les autres clés, vous pouvez fournir une partie seulement de l information. Cliquez ensuite sur le bouton [Rechercher]. La ou les propriétés correspondant à l information fournie s affichent. Vous devrez sélectionner parmi la liste obtenue la propriété voulue. 6

7 3.4 Informations du nouveau propriétaire S il s agit d une vente et si vous connaissez le nom et l adresse complète du prochain propriétaire, inscrivez-les, imprimez votre page en cliquant sur le bouton de l imprimante et cliquez sur le bouton [Soumettre le nouveau propriétaire]. Dans ce cas, un crédit de frais de consultation vous sera accordé. Ce bouton vous permet d imprimer cette page. Cliquez sur ce bouton (retour) pour revenir à la page de recherche sans fournir les informations du nouveau propriétaire. 7

8 4. Accès à la consultation de la taxation scolaire Pour accéder à l outil TFP qui permet la consultation de la taxation scolaire, cliquez sur le lien Consultation dans la barre de menu de l application. Vous recevez alors la page d accueil de TFP en mode consultation. Référez-vous au guide d utilisation de TFP pour la marche à suivre. 8

9 5. Explication du menu TFP internet OBJECTIF Cette page Web permet aux institutions financières de consulter les différentes rubriques disponibles comme les factures, de produire les relevés de taxes, etc. 5.1 Recherche Interrogation d un contribuable Relevé de taxes OBJECTIF En sélectionnant «Relevé de taxes» cette page Web permet aux institutions financières d effectuer une recherche sur les unités d évaluation selon différents critères, tout dépendant de l information dont vous disposez. 9

10 Voici les différents critères de recherches disponibles : Adresse; Matricule; Matricule abrégé; Numéro de dossier; Cadastre; Propriétaire Recherche par adresse Vous devez effectuer les étapes suivantes : Sélectionnez adresse; Choisir la municipalité en utilisant la liste déroulante. Inscrivez le numéro civique et le nom de la voie publique; Note : Le type de voie, type de lien et code postal ne sont pas des données obligatoires; 10

11 Appuyez sur le bouton [Rechercher]. Dans les résultats de la recherche, vous devez cliquer sur le matricule. Une nouvelle fenêtre est affichée : Cliquez sur Enregistrer. 11

12 Quand le message «Tâche terminée avec succès» apparaît, cliquez sur «Consulter l image du relevé de taxes produit», et le relevé vous apparaît à l écran après quelques secondes; Si vous désirez garder une copie à vos dossiers, vous devez sélectionner Fichier et Imprimer. 12

13 5.1.2 Recherche par Nom de propriétaire Cliquez sur propriétaire à gauche; Inscrire le nom et prénom du propriétaire sur la ligne NOM; Cliquez sur rechercher; Pour les autres étapes référez-vous à la recherche par adresse Recherche par matricule Cliquez sur le matricule; Entrez le matricule; Important : - N entrez pas le premier zéro ex : et non ; - Les zéros terminant le matricule ne doivent pas être entrés; Pour les autres étapes référez-vous à la recherche par adresse. 13

14 5.1.4 Recherche par matricule abrégé Cliquez sur matricule abrégé Entrez le matricule Important : - Vous n entrez pas les 6 premiers chiffres du matricule ex : Les chiffres «0» terminant le matricule ne doivent pas être entrés. Pour les autres étapes référez-vous à la recherche par adresse Numéro de dossier Cliquez sur numéro dossier; Entrez le numéro de dossier; Important : - Ce numéro se compose de 1 à 5 chiffres et sera sur les nouveaux comptes que les contribuables recevront. Pour les autres étapes référez-vous à la recherche par adresse Cadastre Cliquez sur le cadastre; Entrez le numéro de cadastre au complet dans le numéro de lot. Ne rien inscrire dans division paroisse. 14

15 6. Informations du membre (utilisateur) Cette fonction est disponible pour tous les membres : 6.1 Modification des données d accès Le membre peut modifier ses données d accès. Voici la liste des données de cette fonction : Identification - Prénom : non modifiable - Nom : non modifiable Profil courant - Adresse de courriel : modifiable - Téléphone (Résidence) : modifiable - Téléphone (Bureau ) : modifiable - Téléphone (Mobile) : modifiable - Type d accès : non modifiable Définition de l accès - Code d accès : modifiable - Mot de passe : modifiable - Répétez le mot de passe: modifiable Important : - Vous devez modifier votre mot de passe d abord dans TFP internet et ensuite sur le portail du site de la commission scolaire. 15

16 Sur le portail des Chênes Pour y arriver, vous cliquez sur l étoile dans le menu du Portail, qui permet la gestion de vos préférences. Vous devez spécifier votre mot de passe actuel, puis le nouveau mot de passe dans les deux zones suivantes. Le mot de passe doit respecter les contraintes suivantes : il doit comporter un total de 7 à 15 caractères, mélange de lettres et chiffres, dont au moins 4 lettres et au moins 2 chiffres (aucun chiffre au début du mot de passe). Une fois authentifié et reconnu comme client de TFP internet, le Portail vous amène directement à la page d accueil de l application. Si vous visitez d autres sections du Portail, vous pourrez revenir à la page d accueil de TFP internet en cliquant sur la section Outils de travail du menu, puis sur Taxes Web dans la page des outils de travail. 16

17 6.2 Gestion des employés Les institutions financières ont la possibilité de définir des codes d accès pour leurs employés. Cette fonction leurs sera utile pour contrôler les accès de leurs employés à TFP Internet. Cette fonction est subdivisée en trois catégories d action : Ajoutez un employé; Débutez une nouvelle période (non applicable) Consultation des frais de consultation des relevés de taxes (non applicable) Il est possible de modifier les informations d un employé. Il suffit de cliquer sur le lien hypertexte correspondant à son nom. Voici la liste des informations de cette fonction : Définition de l accès - Type de compte : non modifiable Identification - Nom : non modifiable - Prénom : non modifiable Limite sur le compte (non applicable) Période (non applicable) Historique - Dernier accès : non modifiable - Nombre d accès : non modifiable 17

18 6.3 Ajouter un employé Pour chacun de ses employés, les institutions financières devront créer un code d accès. Un message concernant la confidentialité des données sera affiché à chaque création d employé. Les institutions financières devront accepter les conditions de confidentialité pour poursuivre la création de l employé. Les informations à compléter sont les suivantes : Définition de l accès - Code d accès (Obligatoire) - Mot de passe (Obligatoire) - Répéter le mot de passe (Obligatoire) - Type de compte (Employé). 18

19 Identification - Nom (Obligatoire) - Prénom (Obligatoire) - Courriel (Obligatoire) - Téléphone (Résidence) Facultatif - Téléphone (Bureau) Facultatif - Téléphone (Mobile) Facultatif. Limite sur le compte (non applicable) 6.4 Débuter une nouvelle période (non applicable) 6.5 Consultation des frais de consultation des relevés de taxes (non applicable) 7. Informations privilégiées Liste des propriétaires Cette fonction permet de rechercher tous les propriétaires d une ou de plusieurs unités d évaluation. Il est possible d obtenir plus de détails sur l unité d évaluation ou sur le propriétaire en cliquant sur le lien hypertexte correspondant. 19

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