Accès et utilisation des services ebee

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1 Accès et utilisation des services ebee

2 Table des matières i Table des matières Installation du lecteur de carte à puce... 2 Premier accès avec la carte...3 Coffre-fort... 4 Valeur légale des documents numérisés...4 Tiers de confiance...4 Dématérialisation... 4 Sécurité...4 Un support physique hautement sécurisé...5 Confidentialité... 5 Des données protégées... 5 Des échanges strictement confidentiels...5 Des niveaux de confidentialité et de sécurité adaptés à vos besoins...5 Gestion du site... 5 Utilisation des coffres ebee... 7 Accéder au coffre-fort ebee... 7 Modifier vos informations personnelles...9 Rechercher un document...10 Ajouter un document Filtrer les documents...11 Consulter les propriétés du document Signer un document Renommer un document...13 Partager un document...13 Télécharger un document Créer et modifier les mots-clés d'un document Copier un document...14 Supprimer un document...14 Restaurer un document...15 Changement et déblocage du mot de passe d'une carte Première connexion à User Self-service Modifier le code NIP Débloquer la carte...19

3 Installation du lecteur de carte à puce 2 Installation du lecteur de carte à puce 1. Rendez-vous à l'adresse pour accéder à l'application ebee. 2. Pour vérifier la configuration de l'ordinateur, exécutez le diagnostic : 3. Pour télécharger l'intergiciel qui permet d'utiliser le lecteur de carte et de lire la carte, cliquez sur 1ère connexion? Lorsque vous avez téléchargé et installé l'intergiciel Personnal, vous pouvez brancher votre lecteur de cartes. 4. Pour brancher votre lecteur, entrez le câble USB du lecteur dans une prise USB de votre ordinateur.

4 Premier accès avec la carte 3 Premier accès avec la carte Après votre abonnement, vous recevrez un courriel qui contient le lien pour accéder à ebee et un mot de passe temporaire. Pour votre premier accès : 1. Insérez la carte à puce dans le lecteur. 2. Cliquez sur le lien que vous avez reçu dans le courriel d'abonnement. 3. Changez le mot de passe temporaire pour un mot de passe personnel. 4. Choisissez des réponses à une série de questions qui pourront être utilisées pour vous identifier en cas de perte de votre mot de passe ou par mesure de sécurité additionnelle lorsque vous vous branchez à votre coffre-fort. 5. Accepter les conditions générales d'utilisation (CGU) : Note: En signant les conditions d'utilisation, vous confirmez la signature électronique qui sera utilisée pour vos documents et qui aura valeur légale.

5 Coffre-fort 4 Coffre-fort Le coffre-fort représente un espace sécurisé dans lequel les citoyens peuvent stocker et échanger des documents. Dans ebee, le coffre-fort se nomme Mon patrimoine. Valeur légale des documents numérisés Les documents stockés dans le coffre ebee (il s'agit de la section intitulée Mon patrimoine dans ebee) possèdent une pleine et entière valeur légale et probante. Les documents sont notamment opposables dans le cadre d'un procès. Les données sont cryptées puis conservées sur les serveurs du tiers de confiance Almerys qui en gère l'archivage. Les échanges de données sur la plateforme ebee possèdent cette valeur légale et probante. La signature de l'échange par l'émetteur, puis par le tiers de confiance et enfin par le récepteur, assure la valeur juridique probante et garantit notamment la non répudiation et l'intégrité des documents transmis. Les différentes parties de l'échange sont assurées d'avoir la preuve de l'envoi, de la réception et des éventuelles modifications apportées aux documents. Tiers de confiance Almerys est le tiers de confiance entre vous et vos prestataires. Le tiers de confiance prévient tous les risques liés au stockage et aux échanges de données confidentielles dématérialisées. Un tiers de confiance est une personne morale agissant dans le domaine des nouvelles technologies qui se porte garant dans des transactions entre deux parties qui le reconnaissent comme garantie de neutralité et d'objectivité. Dématérialisation La dématérialisation est la transformation de supports matériels d'informations (souvent des documents papier) en fichiers informatiques. La dématérialisation s'adresse particulièrement au partage de documents administratifs entre différents partenaires (par exemple, les relations client et fournisseur ou ville et citoyen). On parle de dématérialisation lorsque qu'un processus, qui nécessitait autrefois un support et/ou un déplacement physique, peut désormais se faire de manière partiellement ou totalement numérisée. Pour une procédure administrative par exemple, on passe de multiples échanges de documents papier par la poste, avec éventuellement un ou plusieurs déplacements physiques, à une procédure informatisée se réalisant via Internet depuis chez soi. Sécurité ebee est un espace hautement sécurisé qui utilise à la fois des infrastructures physiques «bunkerisées» et des infrastructures numériques à clés publiques permettant l'authentification forte, la signature et le chiffrement. Les données stockées et échangées sur la plateforme ebee sont physiquement conservées sur des serveurs protégés à l'intérieur de bunkers imperméables à toute intrusion physique ou numérique. Leur localisation est secrète, leur emplacement surveillé en permanence et le personnel qui y travaille est soumis à des règles strictes de confidentialité.

6 Coffre-fort 5 Un support physique hautement sécurisé Les données stockées et échangées sur la plateforme ebee sont physiquement conservées sur des serveurs protégés à l'intérieur de bunkers imperméables à toute intrusion physique ou numérique. Leur localisation est secrète, leur emplacement surveillé en permanence et le personnel qui y travaille est soumis à des règles strictes de confidentialité. Confidentialité Des données protégées Vos données sont stockées dans des espaces dédiés à cet effet, ce sont les coffres ebee. Vous disposez d'un coffre ebee personnel. Vous pouvez associer les paramètres de confidentialité et de partage que vous souhaitez à votre coffre. Ainsi, vous pouvez décider d'être le seul à pouvoir accéder à certaines données et d'en partager d'autres avec votre administration municipale. Des échanges strictement confidentiels Lorsque vous partagez un document depuis la plateforme ebee, le contenu du document échangé tout comme l'échange en lui-même restent strictement confidentiels aux parties concernées. Votre accord est systématiquement demandé pour tout partage de données. Des niveaux de confidentialité et de sécurité adaptés à vos besoins Vous pouvez choisir le niveau de confidentialité et de sécurité de vos échanges : Pour échanger des documents que vous considérez comme peu ou pas critiques, vous choisirez le niveau de confidentialité et de sécurité moyen voire faible. Seuls les destinataires que vous aurez choisi pourront être informés de cet envoi et voir ces documents. Pour les échanges concernant des documents sensibles, vous choisirez plutôt d'utiliser le niveau de confidentialité et de sécurité élevé voire très élevé. Ce niveau inclut un cryptage du contenu du document en question ainsi que de toutes les preuves de l'échange, c'est la notarisation. Gestion du site Questions J'ai des problèmes partiels d'affichage lorsque j'utilise le site. Que puis-je faire? Puis-je utiliser mon compte sur différents ordinateurs? Comment quitter le site de façon sécurisée? Quelles sont les limites de stockage et de transfert de documents? Puis-je utiliser mon coffre personnel ebee toute la journée? Réponses Vous pouvez utiliser la fonction "Actualiser" de votre navigateur qui rafraîchira l'ensemble de la fenêtre. Oui, vous pouvez utiliser votre lecteur de carte sur différents ordinateurs. Soit vous fermez la fenêtre de votre navigateur, soit vous cliquez sur bandeau. (Déconnexion) à la droite du La limite de stockage associée à votre abonnement, ainsi que l'espace utilisé et l'espace libre dans votre coffre-fort, sont visibles grâce aux indicateurs présents à votre droite dans la page Mon patrimoine. Oui, il n'y a pas de limites en termes de temps d'utilisation.

7 Coffre-fort 6 Questions Puis-je obtenir un Certificat d'authenticité pour un document? Puis-je utiliser un outil de recherche pour retrouver mes documents? Réponses Nous n'offrons pas de certificat d'authenticité pour les documents, mais sur demande nous pouvons constituer un dossier de preuve à partir de l'empreinte numérique de chaque document déposé au coffre. Oui, vous pouvez rechercher des documents dans votre coffre-fort personnel via le champ de recherche ou encore utiliser les filtres.

8 Utilisation des coffres ebee 7 Utilisation des coffres ebee Différentes fonctions s'offrent à vous pour la gestion de vos documents sur ebee. Accéder au coffre-fort ebee 1. Insérez votre carte dans le lecteur. 2. Rendez-vous à l'adresse pour accéder à l'application ebee. : 3. Cliquez sur. Note: Selon votre navigateur, vous pouvez recevoir un message vous demandant de confirmer le certificat. Si c'est le cas, vérifiez que le certificat est bien à votre nom et cliquez sur OK : 4. Entrez votre code NIP dans la fenêtre d'authentification : 5. Cliquez sur Vérifier mon identité. a) S'il s'agit de votre première connexion, vous serez invité à signer les Conditions générales d'utilisation (CGU) :

9 Utilisation des coffres ebee 8 b) Prenez le temps de lire les Conditions générales d'utilisation et, si vous les acceptez, sélectionnez J'accepte les conditions générales d'utilisation et cliquez sur Signer : Note: Avant de pouvoir signer, il est possible que vous ayez un message du genre : c) Cliquez sur Ne pas bloquer afin de pouvoir signer les CGU. Vous passez alors dans la la page d'accueil de votre coffre-fort : La page d'accueil est divisée en trois sections : Mes partenaires : Un partenaire ebee est une organisation (entreprise, industrie, organisme local, profession libérale, association, etc.) qui vous propose ou vous offre des services. Les nouvelles : Des résumés des nouvelles de vos partenaires défilent en ordre chronologique. Cliquer sur pour ouvrir la nouvelle en détail. Mon patrimoine : Contient les documents de votre coffre.

10 Utilisation des coffres ebee 9 Le bandeau au-dessus de la fenêtre vous permet de passer directement à la page Votre patrimoine (2) ou de revenir à la page d'accueil (1), de trouver des documents dans votre coffre (3), d'accéder à vos contacts (4) et de gérer les informations de votre compte (5) : 6. Cliquez sur l'icône Mon patrimoine, depuis la page d'accueil : La page qui vous permet de créer, stoker et de partager des documents s'affiche. C'est ici que vous pouvez ajouter des documents à votre coffre, gérer vos favoris et vos documents à traiter ainsi que vos contacts à l'intérieur de l'application ebee. Note: Si votre lecteur ne fonctionne pas, vérifiez votre connexion Internet et essayez de vous connecter de nouveau au service. Si votre lecteur ne fonctionne toujours pas : consultez la rubrique FAQ : Modifier vos informations personnelles Les informations personnelles sont stockées dans le profil ebee :

11 Utilisation des coffres ebee 10 Pour accéder à votre profil : 1. Cliquez sur votre nom dans le bandeau : 2. Modifiez votre identifiant ebee (ebee ID) en remplaçant le code fourni par défaut par votre nom ou un autre identifiant plus facile à mémoriser et à transmettre. 3. Entrez votre numéro de téléphone mobile pour pouvoir utiliser l'application ebee sur tablette ipad ou Android. Note: Le numéro de téléphone doit être entré dans le format international : +1 nnn nnn-nnnn. Par exemple : Votre numéro de téléphone mobile sera utilisé pour la Signature de document avec SMS (Voir Signer un document à la page 12). 4. Cliquez sur le bouton Modifier lorsque vous avez terminé. Rechercher un document Un champ de recherche est toujours disponible dans le bandeau : Pour trouver un document ou un contact : 1. Entrez des mots-clés associés au document ou une partie du nom du document ou du contact dans le champ Recherche : Dès que vous commencez à entrer des lettres, la recherche se fait et une liste de documents ou de contacts s'affiche sous le champ de recherche. Plus vous entrez de lettres et plus la recherche s'affine. 2. Sélectionnez le document ou le contact que vous cherchiez dans la liste ou cliquez sur Recherche avancée pour lancer une recherche plus détaillée. Ajouter un document Vous pouvez ajouter des documents à votre coffre-fort. Les documents ajoutés au coffre-fort peuvent être signés et avoir une valeur légale. Vous pouvez ajouter des documents dont : la taille est de moins de 10 Mo; le nom du fichier ne contient ni lettres, ni chiffres. Table 1: Types de documents acceptés Type Texte Tableur Extension de fichier doc, docx, docm, odt, xps, pdf. xls, xlsx, xlsm

12 Utilisation des coffres ebee 11 Type Image Extension de fichier png, gif, jpeg, jpg, jpe, jfif, bmp, dib. 1. Cliquez sur Mon patrimoine : 2. Cliquez sur Ajouter : La fenêtre suivante apparaît : Vous avez deux manières de procéder pour ajouter votre fichier : parcourir votre système ou glisserdéposer votre fichier Note: Glisser-déposer ne fonctionne qu'avec les navigateurs Google Chrome, Mozilla Firefox et Apple Safari. Filtrer les documents Les filtres vous permettent de classer et de retrouver des documents plus facilement. Vous pouvez filtrer vos documents par favoris ou documents à traiter. Pour définir un document avec un filtre : 1. Sélectionnez le symbole étoile situé à la gauche du titre du document pour définir le document comme favori : 2. Sélectionnez le symbole situé à la gauche du titre du document pour définir le document à traiter :

13 Utilisation des coffres ebee 12 Vous pouvez filtrer les documents en sélectionnant un type de filtre désiré dans l'onglet Filtres. Par exemple, si vous sélectionnez Favoris, seuls les documents qui sont définis comme favoris sont affichés : Consulter les propriétés du document Les propriétés d'un document contiennent de l'information sur un document, notamment: Nom du fichier Émetteur Taille Date de dépôt Emplacement Pour consulter les propriétés d'un document : 1. Sélectionnez un documents. 2. Sélectionnez Actions > Supprimer. Signer un document Vous pouvez signer et horodater digitalement un document PDF à des fins légales. La signature ne s'applique qu'aux documents en format PDF. Pour signer un document PDF : 1. Sélectionnez le document. 2. Sélectionnez Actions > Signer Dans votre coffre-fort à partir de votre ordinateur avec le lecteur de carte branché, c'est la Signature par carte. Si vous êtes dans votre coffre-fort à partir d'une tablette, c'est la Signature par SMS. Remarque : La signature par carte à partir de l'application ebee est plus sécuritaire que celle par SMS. 3. Pour la signature avec carte : cliquez sur Signer. a) Vous devrez entrer le mot de passe de la carte. b) Cliquez sur Signer. 4. Pour la signature avec SMS :

14 Utilisation des coffres ebee 13 a) Première étape de signature : bouton d'envoi du SMS. Vous disposez de trois essais par jour pour signer un document. b) Vous entrez le code reçu par SMS et cliquez sur Valider. La demande de signature est envoyée à ebee qui vous renvoie le document avec la signature numérique dans le document et un affichage de la signature sur le bord de la première page du document. Renommer un document Vous pouvez renommer un document à la fois. Pour renommer un document : 1. Sélectionnez un document à renommer. 2. Cliquez sur ou sélectionnez Actions > Renommer. 3. Remplacez le nom du document par un nouveau. Partager un document Vous pouvez envoyer la copie d'un document afin de permettre à un de vos contacts d'y accéder à travers sa zone d'échange. Pour partager un ou plusieurs documents : 1. Sélectionnez un ou plusieurs documents à partager. 2. Sélectionnez Actions > Envoyer une copie. 3. Sélectionnez le ou les destinataires à qui vous souhaitez envoyer une copie du ou des documents. 4. Cliquez sur Valider. Les copies ainsi générées se retrouvent placées dans la Boîte de réception de la zone d'échange du ou des destinataires. Les documents envoyés sont visibles dans votre Boîte d'envoi. Télécharger un document Vous pouvez télécharger des documents pour y accéder à partir de votre ordinateur personnel à l'extérieur du coffre-fort ebee. Pour télécharger un ou plusieurs documents : 1. Sélectionnez un ou plusieurs documents à télécharger. 2. Cliquez sur ou sélectionnez Actions > Télécharger. Si un seul document a été sélectionné le téléchargement du fichier est lancé. Si plusieurs documents ont été sélectionnés pour être téléchargés, un fichier compressé est créé au format.zip et contient tous les documents choisis. Créer et modifier les mots-clés d'un document Les mots-clés ont pour but de faciliter la recherche de document ou le classement par catégorie. Vous pouvez ajouter modifier les mots-clés d'un document dans votre coffre. Pour ajouter ou modifier des mots-clés pour un ou plusieurs documents : 1. Sélectionnez un ou plusieurs documents. 2. Sélectionnez Actions > Mots-clés.

15 Utilisation des coffres ebee 14 Une liste de mots-clés s'affiche. Chaque mot-clé se présente dans un rectangle. Si plusieurs fichiers ont été sélectionnés, les rectangles sont colorés de deux couleurs différentes : Lorsqu'un mot-clé est associé à tous les fichiers sélectionnés, le cadre du mot-clé est noir. Lorsqu'un mot-clé est seulement associé à une partie des fichiers sélectionnés, le cadre du mot-clé est gris. 3. Pour ajouter un mot-clé à la liste, entrez le mot-clé dans le champ vide (maximum de 40 caractères) et cliquez sur Ajouter. Lorsqu'on entre du texte dans le champ, un système de suggestion vient afficher en-dessous du champ une liste déroulante contenant vos mots-clés qui contiennent le texte entré dans le champ. Ceci évite d'utiliser un mot-clé proche orthographiquement, mais différent d'un mot-clé déjà utilisé. Voici les règles de création de mots-clés : Option L'espace est considéré comme un séparateur. Les caractères spéciaux sont supprimés. Description S'il y a un espace, on crée deux mots-clés. Seul le tiret est autorisé, car les mots composés peuvent être des mots-clés. Les majuscules sont converties en minuscules. Le mot-clé est ajouté à tous les documents sélectionnés. 4. Pour supprimer un mot-clé, cliquez sur la croix située sur la droite du rectangle. Copier un document Pour copier un ou plusieurs documents : 1. Sélectionnez un ou plusieurs documents à copier. 2. Sélectionnez Actions > Créer une copie. Si, parmi les fichiers sélectionnés, certains sont originaires du coffre privé, ces derniers sont dupliqués. Supprimer un document Vous pouvez supprimer des documents en les plaçant dans la Corbeille. Pour supprimer définitivement un document du coffre-fort ebee, et entraîner sa destruction matérielle des serveurs de stockage, il faut le supprimer définitivement depuis la Corbeille. Pour supprimer un ou plusieurs documents : 1. Sélectionnez un ou plusieurs documents à supprimer. 2. Cliquez sur ou sélectionnez Actions > Supprimer. Note: Dans le cas d'un document partagé dans une communauté, il faut que vous ayez des droits d'écriture dans cette communauté pour pouvoir le supprimer. Si un ou plusieurs documents sont sélectionnés mais qu'aucun de ces documents n'est situé dans la corbeille, ils sont placés dans la corbeille. Vous pourrez les supprimer définitivement ou les récupérer. Pour supprimer définitivement un ou plusieurs documents : 3. Sélectionnez un ou des documents à partir de la corbeille. 4. Sélectionnez Actions > Vider la corbeille. Les documents disparaissent de la corbeille et sont définitivement supprimés du coffre-fort ebee.

16 Utilisation des coffres ebee 15 Restaurer un document Vous pouvez sortir le document de la corbeille pour lui faire réintégrer votre coffre. Pour restaurer un document de la corbeille : 1. Sélectionnez un ou des documents à partir de la corbeille. 2. Sélectionnez Actions > Restaurer. Les documents disparaissent de la corbeille et sont restaurés dans le coffre d'où ils sont originaires.

17 Changement et déblocage du mot de passe d'une carte 16 Changement et déblocage du mot de passe d'une carte L'application User Self-Service vous permet de gérer votre mot de passe et les questions de sécurité de votre carte à puce. Elle vous sera utile pour débloquer votre carte ou pour changer votre mot de passe ou votre code NIP. Première connexion à User Self-service 1. Connectez-vous sur le site de User Self-Service avec le lien suivant : 2. Lors de votre première connexion, la fenêtre suivante apparaîtra: sélectionnez l'option Toujours faire confiance au contenu provenant de cet éditeur. (1) puis cliquez sur Exécuter (2). 3. Insérez votre carte dans le lecteur, saisissez votre code NIP dans Code confidentiel (1) et cliquez sur Connexion (2). L'écran Questions de sécurité s'affiche dans lequel vous devez créer des réponses aux questions. Ces questions vous seront demandées pour valider votre identification et débloquer votre carte en cas d'oubli de votre code NIP.

18 Changement et déblocage du mot de passe d'une carte Cliquez ensuite sur Sauvegarder. Note: Faites attention à ce que vous écrivez, les réponses vous seront nécessaires pour débloquez votre carte en cas de perte de votre NIP ou pour valider votre identité. De plus, les minuscules et majuscules sont différenciées. Modifier le code NIP 1. Connectez-vous sur le site de User Self-Service avec le lien suivant : 2. Insérez votre carte dans le lecteur, saisissez votre code NIP dans Code confidentiel (1) et cliquez sur Connexion (2). 3. Cliquez sur le bouton Modifier le code confidentiel.

19 Changement et déblocage du mot de passe d'une carte Saisir le code NIP actuel dans Code confidentiel, saisissez le nouveau code NIP dans Nouveau PIN, confirmer celui-ci dans Confirmer nouveau PIN, puis cliquer sur Sauvegarder. Un message de confirmation de la modification du code NIP apparaît alors à l'écran : 5. Vous pouvez quitter l'application. Cliquez sur Déconnexion.

20 Changement et déblocage du mot de passe d'une carte 19 Débloquer la carte Le blocage de la carte survient après avoir entré trois codes NIP erronés. Lorsque vous avez un message que votre carte est bloquée parce que vous avez entré un code NIP erroné par trois fois : 1. Saisissez une nouvelle fois un code NIP pour faire afficher les questions secrètes que vous avez établies dans le User Self-Service. 2. Répondez aux questions secrètes avec les mêmes réponses que lors de la première connexion. 3. Saisissez votre nouveau code NIP. 4. Confirmez votre nouveau code NIP et cliquez sur Sauvegarder. La carte est maintenant débloquée. Retirez la carte du lecteur.