Guide de l enseignant Version 09/2012

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1 Application Scolaria-élèves : SCOLARIA Guide de l enseignant Version 09/2012 Guide de l enseignant Version 09/2012 Ce guide s adresse aux institutrices et instituteurs, aux chargé(e)s de cours, enseignant(e)s de religion, éducateurs et éducatrices (gradué(e)s) et autres intervenants de l'enseignement fondamental pour les assister dans la saisie des renseignements de service dans le système SCOLARIA. Il est rappelé que cette saisie est obligatoire pour tous les intervenants de l'enseignement fondamental. Elle peut se faire à partir du 1 er septembre et doit être terminée pour le 1 er octobre A. ACCÈS À L'APPLICATION SCOLARIA En août 2012, le portail applicatif apps.education.lu a été mis en place. Ce portail regroupe l'accès aux applications du Ministère de l'education Nationale, à savoir 'Fichier Elèves', 'Fichier Elèves Modulaire' (ens. secondaire), 'Syclope' (base de données du personnel de l'education Nationale) et 'Scolaria' (ens. fondamental). Le portail est accessible à l'adresse L'adresse reste valide également dans un premier temps. Si vous avez enregistré Scolaria sous d'autres signets (p.ex. nous vous prions de les mettre à jour. Connexion Veuillez noter que pour des raisons de sécurité, le portail applicatif n'est pas accessible depuis un fournisseur d'accès à l'étranger. Si vous devez accéder à l'application depuis l'étranger, il y a lieu de passer par une connexion VPN (virtual private network) à Restena. Pour ce faire, vous devez disposer des données d'accès (nom d'utilisateur & mot de passe) que vous utilisez pour consulter votre De plus amples informations sur le service VPN ainsi qu'un guide de l'utilisateur sont disponibles sur leur site à l'adresse Rubrique 'Service particuliers' > 'Accès au réseau'. Dans un premier temps, vous avez le choix entre une connexion par IAM ou une connexion par carte ou stick Luxtrust. A terme, l'accès aux applications se fera exclusivement au moyen d'un produit Luxtrust. Notez que vous pouvez utiliser un produit Luxtrust (carte ou stick) que vous possédez déjà à titre privé. Il suffit de l enregistrer auparavent sur Si vous ne disposez pas encore d'un stick ou d'une carte Luxtrust, nous vous conseillons d'en faire la demande (gratuite) dans les meilleurs délais. Pour ce faire, ouvrez le site connectez-vous avec vos données IAM et choisissez le lien 'Commande Luxtrust'. Les procédures de commande, d'activation et d'enregistrement du produit Luxtrust feront l'objet d'un guide de l'utilisateur à part qui sera diffusé à tous les enseignants du fondamental au courant du mois d octobre Pour accéder à Scolaria via IAM, cliquez sur le bouton. Ensuite, saisissez vos login et mot de passe IAM et cliquez sur. Les données IAM sont celles que vous utilisez aussi pour vous connecter au portail myschool! Page 1/14

2 Vous avez oublié votre login et/ou votre mot de passe IAM? 1. Connectez-vous sur et sélectionnez 'Nouveau code d'activation'. 2. Entrez ensuite votre matricule et cliquez sur. 3. Un code d activation vous sera envoyé par courrier postal dans les 3 jours ouvrables. Si jamais ce courrier ne vous est pas parvenu après une semaine, veuillez contacter le Helpdesk Scolaria au Tel pour voir si votre adresse postale est correctement saisie dans la base de données du MEN. 4. Retournez sur la page et choisissez cette fois l'option Activation compte. 5. Saisissez ensuite votre matricule, votre nom d'utilisateur et le code d'activation (qui vous sont communiqués dans le courrier postal) et cliquez sur. 6. Définissez vous-même un nouveau mot de passe (8 caractères au minimum dont 2 caractères spéciaux (@,ö,],..) et saisissez-le deux fois de suite pour éviter les fautes de frappe. 7. Votre nouveau mot de passe est immédiatement opérationnel. 8. Si vous rencontrez des problèmes lors de cette procédure, adressez vous au Helpdesk IAM par iam.helpdesk@cte.lu ou par tél. au Une fois connecté sur apps.men.lu, les applications du MEN s'affichent. Les enseignants du fondamental ont en principe accès à l'application Scolaria: lance l'application Scolaria envoie un à admin.scolaria@men.lu affiche une page d'information sur l'application affiche la liste des guides de l'utilisateur disponibles Au cas où rien ne se passe après avoir cliqué sur le bloqueur pop-up de votre navigateur a probablement empêché l'application de s'ouvrir. Dans ce cas, cherchez dans le coin supérieur droit de votre navigateur une icône ou un message qui indiquent le bloquage. Cliquez dessus et acceptez les popups de manière générale ou créez une exception pour l'adresse Page 2/14

3 Après avoir cliqué sur, une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous êtes invité à (re)saisir votre mot de passe IAM pour accéder à l'application Scolaria. A. INFORMATIONS PERSONNELLES Après une authentification réussie, le système vous affiche la page de vos informations personnelles. 1. Coordonnées Vérifiez, rectifiez ou complétez votre adresse postale. De manière générale, tous les champs indiqués en rouge doivent obligatoirement être complétés. Matricule, nom et prénom ne sont pas modifiables par l'utilisateur. Si vous constatez une erreur dans ces données, veuillez envoyer un à En cas de déménagement, il suffit de saisir votre nouvelle adresse. Ce changement sera automatiquement transcrit dans les autres bases de données du MENFP et rend ainsi superflu l envoi d une notification de changement d'adresse au ministère ou à l'inspectorat. 2. Contacts Les informations concernant les contacts sont reprises dans un tableau. Veuillez saisir au moins un numéro de téléphone privé (GSM ou téléphone fixe). Ce numéro fait partie de votre dossier du personnel. Chaque enseignant (instituteurs/-trices et chargés/-ées de cours - membres de la réserve de suppléants) bénéficie d une adresse qu'il est censé consulter régulièrement. Notez que les informations d ordre professionnel sont dorénavant envoyées directement et exclusivement aux adresses professionnelles des enseignants par le Ministère et l'inspectorat. Si vous avez oublié les données pour accéder à votre messagerie '@education.lu', remplissez et envoyez le formulaire éditable ou contactez directement le Helpdesk RESTENA par helpdesk@restena.lu ou par tél. au Les personnes disposant d'une attestation de remplacement n'ont actuellement pas systématiquement droit à une Si jamais affichée dans le champ 'Mail professionnel' ne correspondait pas à celle que vous utilisez actuellement, contactez aussi le Helpdesk RESTENA. La peut être consultée en ligne à l adresse Page 3/14

4 3. Détails En cliquant sur le bouton, vous pouvez vérifier les informations sur votre statut, fonction, affectation(s), tâche(s) et sur d éventuels congés et décharges ministérielles, telles qu elles sont saisies dans le fichier du personnel de l Education Nationale. Merci de nous signaler d éventuelles erreurs à l aide du formulaire éditable. La date du 15/9/2009 est celle de la reprise du personnel par l'etat. Elle est affichée ici, même si la date de votre mise en service (auprès d'une commune ou de l'etat) est antérieure à Pour rappel: la tâche de l instituteur Tâche de l instituteur/trice: Tâche: 100% 75% 50% Cycle 1: 25h 18h 12h Cycle 2-4: 23h 17h 11h Les décharges pour ancienneté et les décharges ministérielles * sont directement saisies dans la base de données du MEN et affichés dans la fenêtre. Pour déterminer votre tâche 'commune' retirez les décharges de votre tâche. ex. tâche 23h - anc.50 2h = 21h Décharges ancienneté Tâche: 100% 75% 50% après 45 années d'âge: 1h ¾h ½h après 50 années d'âge: 2h 1½h 1h après 55 années d'âge: 4h 3h 2h * p.ex. décharge au MEN, au SCRIPT, à la commune, décharges politique & syndicale, Déclarations absences et leçons supplémentaires occasionnelles Absences L écran vous permet de voir et vérifier le relevé de vos absences, telles qu elles sont saisies par le bureau régional. Sélectionnez dans les menus votre commune et votre nom, cochez Afficher absences et cliquez sur. Si vous constatez une erreur, veuillez en avertir directement le bureau régional compétent. Leçons supplémentaires occasionnelles Saisissez, à la fin de chaque trimestre, les leçons supplémentaires irrégulières que vous avez prestées. Cliquez pour cela sur. Sélectionnez d abord dans le calendrier la semaine pour laquelle vous voulez saisir des leçons supplémentaires. Indiquez ensuite les leçons que vous avez prestés dans les différentes catégories. Précisez aussi les jours de la semaine. Cliquez sur pour sauvegarder. Attention: Vous pouvez créer une seule déclaration par semaine. Mettez-y toutes vos leçons. Après avoir saisi ainsi toutes vos leçons supplémentaires pour le trimestre, cliquez sur pour afficher et imprimer la déclaration. Notez que cette fiche doit être signée par le déclarant, le président du comité d école et, le cas échéant, le/les coordinateur/s de cycle et transmise au bureau régional. Sans déclaration papier signée, aucun paiement ne peut être effectué. Le bouton Page 4/14 en bas de chaque page passe à la page suivante et enregistre en même temps les modifications effectuées.

5 B. ACTIVITÉS LIÉES À LA TÂCHE Le deuxième écran est celui de la saisie de vos activités liées à la tâche. 1. Tâche commune au 15/09 La 'tâche commune' est la tâche que vous devez prester dans la commune resp. la classe étatique à laquelle vous êtes affecté(e). Une tâche normale d'un instituteur est de 25 leçons au cycle 1 et de 23 leçons au cycle 2-4. Les heures d'appui pédagogique ne sont pas pris en considération puisqu'elles font partie de la tâche de l'instituteur au même titre que la disponibilité pour le partenariat avec les parents ou le travail administratif. La 'tâche commune' peut être inférieure à 23 resp. 25 leçons. Tel est le cas p.ex. si vous travaillez à mi-temps ou à 75%, si vous bénéficiez de décharges pour raison d'âge ou si vous êtes déchargé(e) par la Ministre pour d'autres tâches (travail syndical, missions au SCRIPT, délégué à la sécurité,..) Tâche de l instituteur/trice: Tâche: 100% 75% 50% Cycle 1: 25h 18h 12h Cycle 2-4: 23h 17h 11h Décharges ancienneté Tâche: 100% 75% 50% après 45 années d'âge: 1h ¾h ½h après 50 années d'âge: 2h 1½h 1h après 55 années d'âge: 4h 3h 2h 2. Décharges Indiquez dans le tableau le nombre de leçons de décharges communales que vous prestez régulièrement pendant l année scolaire 2012/2013, peu importe si vous les prestez dans le cadre de votre tâche ou en tant qu'heures supplémentaires. Il s agit ici uniquement des décharges au niveau de l école/de la commune. Les décharges pour ancienneté et les décharges nécessitant un accord ministériel (MEN, SCRIPT, APOLS, COM- MU,...) sont déjà déduites du nombre d'heures affiché dans le champ 'tâche commune'. Leur détail peut être consulté dans l écran détails enseignant sur la page précédente. Pour saisir des heures en début d'année scolaire: A. Cliquez sur le bouton, B. Sélectionnez le 15/9/2012 dans le champ 'date', C. Sélectionnez comme motif dans le menu déroulant 'Situation en début d'année' Décharge Heures Coordinateur de cycle Bibliothèque 1h <90 élèves 2h >90 élèves 1h par 50 élèves Informatique 1h par 50 ordinateurs LASEP, MUSEP, Art à l'école 0,8h par heure d'activité Page 5/14

6 3. Leçons supplémentaires: (uniquement pour les instituteurs/trices) Saisissez ici le nombre de leçons supplémentaires hebdomadaires que vous prestez de manière régulière. Les leçons supplémentaires occasionnelles ou irrégulières (remplacement d'un collègue,...) ne sont pas saisies ici. Elles font l'objet d'une déclaration séparée en fin de trimestre, moyennant le bouton personnelles. (voir page 4, point 4). sur la page informations Le nombre de leçons que vous saisissez dans le champ Leçons supplémentaires régulières (faisant l objet d une rémunération) est celui pour lequel une avance vous sera versée chaque mois à partir de janvier, à condition qu il corresponde aux informations saisies dans l organisation scolaire. Pour éviter les erreurs et recalculs, veuillez immédiatement signaler d éventuels changements en cours d année en modifiant le nombre de leçons supplémentaires et en mettant la date, à laquelle le changement a (eu) lieu. Pour ce faire, 1. cliquez sur, 2. indiquez la date à laquelle le changement a (eu) lieu, 3. sélectionnez le motif du changement A défaut d'une saisie des leçons supplémentaires régulières faisant l objet d une rémuneration au 1 er octobre 2012, aucun paiement automatisé ne peut être effectué. Les 54 heures d appui pédagogique qui sont à prester dans le cadre de la tâche de l'instituteur au cours d une année scolaire ne sont pas à saisir dans le système SCOLARIA, sauf si une conversion de l'appui pédagogique en leçons d'enseignement direct a eu lieu dans le cadre de l'organisation scolaire. Ces leçons sont alors à saisir dans le champ 'Appui pédagogique converti en leçons'. Elles ne feront pas l'objet d'une indemnisation supplémentaire. 4. Leçons supplémentaires pour raison d âge acquise en cours d année Si vous avez droit à une leçon supplémentaire pour raison d âge en cours d année, celle-ci sera ajoutée automatiquement dans le champ ci-contre et elle vous sera versée à partir du mois qui suit l anniversaire de vos 45, 50 ou 55 ans. Notez qu il n est pas possible de réduire sa tâche en cours d année avec une telle leçon. Attention: Si vous avez obtenu 45, 50 ou 55 ans avant le 1 er septembre 2012, la leçon pour raison d âge est déjà retirée de votre tâche commune et ne figurera pas ici. 5. Leçons d enseignement à prester Ce champ indique le nombre de leçons d enseignement que vous devez prester en Il résulte du calcul suivant: Exemples: A. Tâche commune 23 Instit. C3, 100% 25 Instit. C1, 100% 21 Instit. C4, 56 ans, 100% B. Nbre de leçons de décharges prestées 02 comité 2 leç/sem. 00 décharges comm. 04 président 4 leç/sem. + C. Nbre de leçons supp. prestées 03 leçons supp. 01 leçon supp. (ens. direct) 02 leçons supp. = Leçons d enseignement à prester 24 Leç d ens. à prest. 26 Leç d ens. à prest. 19 Leç d ens. à prest. Page 6/14

7 Veuillez vérifier si le nombre de leçons d enseignement que vous devez prester selon votre calcul correspond aux leçons qui vous ont été attribuées dans l organisation scolaire. Pour ce faire, cliquez sur le bouton. La fenêtre ci-contre s affiche. Le total des leçons et leçons spéciales qui s affiche ici devrait en principe correspondre au nombre de leçons d enseignement à prester déterminé par vous ici. Si jamais les deux valeurs ne correspondaient pas, veuillez vérifier vos saisies et contacter, le cas échéant, le président du comité d école ou le service scolaire de votre commune. 6. Années de service au 15/09 Comptabilisez les années de travail effectif, de congé maternité et de congé parental à partir de la date de votre accès à la fonction. Pour les instituteurs/-trices, cette information est utilisée pour le calcul du tarif des indemnités pour leçons supplémentaires. 7. Stagiaires Pour les titulaires de classe: Indiquez si vous êtes disposé(e) à accueillir des stagiaires dans votre classe. 8. Procédure d orientation cycle 4.2. Cochez cette case si vous intervenez dans une classe de cycle 4.2. et si vous participez en à la procédure d orientation au cycle 4.2. Veuillez également préciser le cadre de votre participation et l adresse à laquelle vous souhaitez que l on envoie les documents relatifs aux épreuves. Les informations ci-contre nous permettront d optimiser l organisation des réunions d information en début d année, l envoi des documents ainsi que l indemnisation en relation avec la procédure d orientation. Page 7/14

8 C. CHOIX DE LA CLASSE Le troisième écran est celui du choix des classes. 1. Liste de vos classes Si vous intervenez dans plusieurs classes, choisissez celle pour laquelle vous voulez d'abord saisir votre emploi du temps et cliquez sur. Ainsi, vous pouvez traiter les classes successivement. - Pour les classes qui s affichent en rouge, vous n'avez pas encore saisi toutes les informations nécessaires. - Pour les classes qui s affichent en vert, vous avez déjà fait au moins une partie des saisies. Vous pouvez les compléter ou changer si besoin. Les enseignants qui assurent des leçons spéciales (cours d'accueil, autres mesures de différenciation,..) au niveau de l'école ou du cycle retrouvent dans leur liste des classes une ou plusieurs classes intitulée(s) 'Leçons spéciales'. Pour ces classes 'virtuelles', il n'est pas possible de saisir des données d'élèves, l'enseignant renseigne uniquement son emploi du temps. Les informations concernant les classes (dénomination, titulaires, autres intervenants) proviennent de Scolaria - organisation scolaire. Si vous constatez des erreurs ou des oublis, veuillez d'abord contacter le président du comité de votre école ou votre administration communale (service de l'enseignement). Si ces interventions n'aboutissent pas, envoyez un à admin.scolaria@men.lu en indiquant commune, classe, et fonction (titulaire ou autre intervenant). 2. Impressions / Export Après avoir saisi les informations concernant les horaires et les élèves (voir pages suivantes), vous pouvez imprimer la fiche de renseignements qui reprend toutes les informations sur la classe, ses enseignants, ses effectifs, son emploi du temps et les élèves inscrits. Pour ce faire, un fichier au format PDF est généré. N'oubliez pas de désactiver le bloqueur 'pop-up' de votre navigateur pour que le document puisse s'afficher correctement. permet d'imprimer les différentes parties du registre de classe. Elles ont été conçues pour être découpées et collées dans le livret registre de classe. permet d'exporter un fichier au format csv (comma separated variable) qui contient toutes les données des élèves de la classe. Ce fichier peut être ouvert dans un tableur comme Excel et peut être utilisé par exemple dans la création de publipostages, listes et bases de données locales. Cliquez sur le bouton en bas de page pour accéder à la page 'emploi du temps'. Page 8/14

9 D. EMPLOI DU TEMPS 1. Sélection classe La classe sélectionnée sur l écran précédent s affiche. Pour choisir une autre classe dans laquelle vous intervenez, retournez sur la page choix de la classe en cliquant sur le bouton Précédent en bas de la page ou sélectionnez une autre classe ici. 2. Impression document Il est possible de générer des fichiers PDF avec les horaires de la classe resp. de l'enseignant. Ceci présuppose évidemment qu'un horaire a été saisi au préalable (voir point 4 ci-dessous). 3 horaires différents peuvent être affichés: - Emploi du temps de la classe: Pour la classe sélectionnée, horaire de tous les intervenants de la classe; - Emploi du temps de l'enseignant: L'horaire de l'enseignant connecté pour toutes les classes dans lesquelles il intervient; - Emploi du temps de l'enseignant pour cette classe: L'horaire de l'enseignant connecté pour la classe sélectionnée uniquement. 3. Forme éventuelle de l équipe pour cette classe Cochez la case si la classe fonctionne en teamteaching. 4. Détail de votre emploi du temps pour cette classe Saisissez dans le tableau uniquement les leçons pendant lesquelles vous intervenez dans la classe sélectionnée. Les cases qui s'affichent en jaune indiquent des plages horaires pendant lesquelles une autre personne intervient (également) dans la classe (p. ex. décharge, IRM, EMS,. ) Cliquez sur un jour de la semaine, p.ex. sur. Vous n avez plus besoin de saisir les heures de début et de fin des différentes leçons. Les créneaux de l horaire sont désormais définis dans l organisation scolaire. Si vous rencontrez un problème au niveau des créneaux, veuillez contacter le président du comité d école ou le service scolaire de votre commune. Attention: Si le système vous avertit qu' 'aucun horaire n'a été saisi pour cette classe', ou que les créneaux ne correspondent pas à votre horaire, veuillez contactez le président du comité d'école ou le service scolaire de votre commune. Ils pourront, le cas échéant, attribuer un horaire à votre classe ou modifier les créneaux dans l'organisation scolaire. Page 9/14

10 Sélectionnez ensuite dans les menus déroulants les branches que vous enseignez: Choix possibles pour les cycles 2-4: Choix possibles pour les cycles 1: Il va de soi qu au quotidien, l emploi saisi ici peut être adapté et ne doit pas être suivi à la lettre pendant toute l année scolaire. L horaire est consulté notamment par le bureau régional/la commune et l inspecteur d arrondissement pour voir à quelles heures vous êtes présent(e) en classe ou pour organiser votre remplacement. Fréquence et semaines A & B Les cours qui sont identiques chaque semaine ne doivent être saisis qu'une seule fois, dans l'horaire de la semaine A avec la fréquence '1 semaine sur 1'. Saisissez dans l'horaire de la 'semaine B' uniquement les cours qui ont un horaire irrégulier (p.ex. natation toutes les 2 semaines). Pour les plages où l horaire B est renseigné, il faut choisir la bonne fréquence (1 semaine sur 2, 2 semaines sur 3, ) dans les horaires A et B. Pour les plages sans horaire dans la semaine B, la fréquence reste '1 semaine sur 1' dans la semaine A. Quelques exemples: Alternance de mathematiques et d'allemand toutes les semaines: Français chaque semaine: Ed. phys. toutes les 4 semaines, Allemand les autres semaines: Semaine A: Math 1 semaine sur 2 Semaine A: Français 1 semaine sur 1 Semaine A: Allemand 3 semaines sur 4 Semaine B: Allemand 1 semaine sur 2 Semaine B: ++ ne rien saisir ++ Semaine B: Ed. physique 1 semaine sur 4 Vous avez la possibilité d expliquer brièvement toute spécificité de votre emploi du temps dans le champ de texte en-dessous de l horaire: Page 10/14

11 E. DETAILS CLASSE 1. Consultation parents d'élèves La loi prévoit 40 heures de disponibilité pour le partenariat avec les parents des élèves. Indiquez ici vos horaires de permanence. 2. Réunions d'information (titulaires uniquement) Saisissez ici les dates et heures de vos réunions d'information collectives pour les parents des élèves. 3. Contact classe Indiquez le numéro de téléphone de votre salle de classe. Si vous ne disposez pas de téléphone dans votre salle, ou si vous intervenez dans plusieurs locaux, indiquez un numéro sur lequel on peut vous joindre durant les heures de cours. Modifier les données 4. Conseil d'orientation Uniquement pour les titulaires des classes du cycle 4: Indiquez la date du conseil d'orientation pour votre classe. Celle-ci sera reprise sur les avis d'orientation générés par SCOLARIA. 5. Divers Le code classe vous est transmis par le SCRIPT et sert à anonymiser les classes lors d'épreuves standardisées. Laissez cette case vide si vous ne participez pas à de telles épreuves. F. ELEVES 1. Liste des élèves de la classe Il s'agit ici de créer la liste des élèves de la classe choisie au point C (voir page 4). La liste des élèves est saisie et tenue à jour durant l'année scolaire par le(s) titulaire(s) de classe. Les autres intervenants ont un droit de lecture sur les données des élèves de leur(s) classe(s). En début d'année scolaire, la liste des élèves est encore vide. Pour ajouter des élèves, cliquez sur le bouton. Pour la saisie des données des élèves, vous avez le choix entre 4 méthodes: 1. Saisissez le matricule de l'élève et cliquez sur. 2. Sélectionnez votre école et une classe de l'année scolaire passée et cliquez sur. 3. Sélectionnez votre école et un cycle de l'année scolaire passée et cliquez sur. 4. Création manuelle: Veuillez utiliser cette option uniquement si l'élève n'a pas encore de matricule valable. Veuillez resaisir l'élève avec son vrai matricule dès qu'il en dispose. Page 11/14

12 Dans la liste qui s'affiche, cochez les élèves qui sont inscrits dans votre classe actuelle et cliquez sur. Pour chaque élève ainsi importé, vous devez saisir des informations supplémentaires: G. DETAIL ELEVE Signalétique Sauf en cas de création manuelle, ces données ne sont pas modifiables. Si le nom d'un élève n'est pas correct, les parents doivent en principe intervenir auprès de leur commune pour que l'information soit redressée au niveau du registre national (RPNI). Contacts Lors de l'importation de l'élève, ses données d'adresse sont copiées de RPNI. Si les données ne sont pas correctes ou si elles changent en cours d'année, vous pouvez les redresser vous-même. Indiquez dans le champ 'Langue de communication écrite' la langue écrite que les parents de l'élève comprennent. Naissance L'information 'Nationalité 1' provient de RPNI et ne peut pas être changé par l'utilisateur. Si vous constatez une erreur dans ce champs, veuillez envoyer un mail à Représentants Les noms et prénoms des parents proviennent également de RPNI et ne sont pas modifiables. Ajoutez évt. leur professions, s et numéros de téléphone et, le cas échéant, les informations sur un autre représentant légal. La case 'droit parental' doit en principe être coché pour les personnes qui exercent l'autorité parentale. Cette information, si elle est disponible, peut être utile dans le cas de la séparation des parents. Données scolaires Date d'arrivée dans la classe: Si l'élève est inscrit dans votre classe au début de la rentrée, la date d'arrivée dans la classe est le 15/09/2012. Cycle: Chaque élève est inscrit dans un cycle principal. Pour certains cours, il peut aussi être inscrit dans un autre cycle. Pour les élèves des cycles 2 à 4, veuillez préciser s'ils suivent le cours d'instruction morale et religieuse (IRM) ou le cours d'éducation morale et sociale (EMS). Cette saisie est désormais obligatoire pour les élèves des cycles 2 à 4. Cliquez sur pour enregistrer les données saisies ou sur en bas de page pour passer aux informations de l'élève suivant. L'icône dans la liste des élèves signifie que toutes les informations requises (libellés en rouge) n'ont pas encore été saisies pour l'élève. Page 12/14

13 Après avoir importé/créé les élèves qui composent la classe, vous apercevrez dans la liste devant chaque élève une barre avec 5 icônes: Visualisation et modification des données d'un élève. Impression d'une fiche élève. Visualisation et saisie de la proposition d'allongement de la durée du cycle pour un élève. Impression d'un document officiel destiné à informer les parents. Visualisation et saisie des évaluations d'un élève. Impression du bilan de fin de cycle. Pour les élèves du cycle 4: Visualisation, saisie et impression de l'avis d'orientation. Suppression d'un élève (en cas de changement de classe ou d'école ou d'erreur de saisie) Les données personnelles et scolaires des élèves peuvent être visualisées et éditées en cliquant sur l'icône. Les informations des élèves sont utilisées dans Scolaria pour la création des documents de bilan de cycle, d'avis d'orientation, de rallongement de cycle et de registre de classe. Elles sont aussi utilisées par le service des statistiques du MEN et servent à déterminer le contingent d'heures attribué aux communes. Il est donc important que leur saisie soit la plus complète possible. Pensez aussi à désinscrire les élèves qui quittent votre classe au courant de l'année en utilisant le bouton. Si vous accueillez un élève dans votre classe au courant de l'année scolaire, veuillez l'ajouter dans le système Scolaria dès son arrivée. Vous n'avez alors plus besoin d'en informer votre inspecteur par un autre moyen. Un vous est automatiquement envoyé si un de vos élèves est inscrit dans une autre classe et qu'il n'est pas encore désinscrit chez vous. Cliquez sur pour sauvegarder votre travail et passer à la page 'Effectif de la classe' H. EFFECTIF DE LA CLASSE Félicitations! Vous y êtes arrivé(e)! Cette dernière page vous affiche une synthèse de l'effectif de la classe choisie et renseigne sur d'éventuelles situations particulières. Il n'y a pas de saisies à faire sur cet écran. Terminer Cliquez sur pour revenir à l'écran 'choix de la classe'. HELPDESK Si vous rencontrez des problèmes lors du travail avec l application Scolaria, n hésitez pas à contacter le Helpdesk Scolaria. Véronique Krier, Jean Schram et Gilles Develter feront leur possible pour vous aider. Vous pouvez les joindre pendant les heures de bureau par Tel. au ou à tout moment par à admin.scolaria@men.lu. Page 13/14

14 Particularités de l'accès 'SCOLARIA' des président(e)s des comités d'école Les président(e)s des comités d'école disposent de fonctions avancées dans l'application SCOLARIA. En se connectant, le menu ci-dessous leur est affiché: Dans la partie 'Scolaria Elèves', les présidents ont la possibilité de consulter, imprimer et exporter les informations personnelles des enseignants de leur école, ainsi que leurs horaires et la liste des élèves inscrits. Informations personnelles Pour afficher les informations d'un enseignant de l'école, il faut choisir 'informations personnelles', puis sélectionner l'enseignant en question dans le menu déroulant. Choix de la classe Pour afficher les informations d'une classe de l'école, il faut cliquer sur 'choix de la classe', puis sélectionner dans le menu l'enseignant de la classe en question. En appuyant sur 'Suivant' en bas de la page, on accède aux informations sur la classe (horaire, élèves). Il se peut que l'avancement sur les pages avec le bouton 'Suivant' bloque si toutes les données nécessaires (indiquées en rouge) n'ont pas été renseignées par l'enseignant. Recherche d'un élève La recherche d'un élève inscrit à l'école peut se faire avec un ou plusieurs de ces critères: - Matricule - Date de naissance (choix dans le calendrier) - Nom ou prénom Il est possible de rechercher des élèves inscrits à l'école dans les 4 dernières années scolaires. Export de données Les présidents ont maintenant la possibilité d'exporter la plupart des données Scolaria de leur école au format CSV ('comma separated variable'). Ce format de fichier peut être ouvert et édité dans un tableur comme p. ex. Excel ou Calc. De nombreux filtres permettent d'extraire les informations de manière ciblée. Le président peut uniquement consulter les données saisies par les enseignants de son école, il ne peut pas les modifier lui-même. Demande d'affectation d'un enseignant à la commune Si une personne manquait dans la liste des enseignants affectés à la commune, les présidents peuvent utiliser un formulaire pour communiquer la personne manquante au MEN. Scolaria - Organisation scolaire Le président du comité d'école dispose des mêmes droits d'accès à l'application 'organisation scolaire' que les secrétaires communaux ou les services scolaires de la commune pour modifier les données-clés de l'organisation scolaire. Un guide détaillé sur ce volet de Scolaria est disponible sur la page d'accueil à l'adresse > Scolaria > Documents Page 14/14