C O N V E N T I O N N 20XX-XX-XXX - XX

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1 FOR02 v. 4 d u DG2/DPR/CRE Proj. XXXX-XX-XXX CO XX-2012 (Gestionnaires du projet) C O N V E N T I O N N 20XX-XX-XXX - XX «Compétitivité régionale et emploi» Relative à la mise en œuvre du projet sélectionné n XXX «NOM DU PROJET» et bénéficiant à ce titre d une contribution financière du Fonds européen de développement régional dans le cadre du programme communautaire «Compétitivité régionale et emploi» ; Vu le règlement modifié (CE) n 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur le fonds européen de développement régional, le fonds social européen et le fonds de cohésion, et abrogeant le règlement (CE) n 1260/1999 ; Vu le règlement modifié (CE) n 1080/2006 du Parlement Européen et du Conseil du 05 juillet 2006 relatif au fonds européen de développement régional et abrogeant le règlement (CE) n 1783/1999 ; Vu le règlement modifié (CE) n 1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006 établissant les modalités d exécution du règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil portant dispositions générales sur le fonds européen de développement régional, le fonds social européen et le fonds de cohésion, et du règlement (CE) n 1080/2006 du Parlement Européen et du Conseil relatif au fonds européen de développement ; Vu la décision de la Commission européenne du 20 décembre 2007 portant adoption du programme opérationnel d intervention communautaire du Fonds européen de développement régional au titre de l objectif «Compétitivité régionale et Emploi» pour le Luxembourg (n CCI : 2007LU162PO001) ; Vu la décision du Ministre formalisée dans l accord de XXXXXXXXXXX ; principe du 1

2 L'Etat du Grand-Duché de Luxembourg, représenté par le Ministre de l Economie et du Commerce extérieur, Monsieur Etienne SCHNEIDER désigné ci-après par «autorité de gestion», au sens de l article 59 du règlement CE n 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006, d une part, et le porteur de projet, le «XXXXX» (Adresse), représenté par Monsieur/Madame Prénom Nom, Fonction, désigné ci-après par «bénéficiaire» au sens de l article 2 du règlement CE n 1083/2006, d autre part ; ont convenu de ce qui suit : Article 1er : Objet de la convention Le projet n XX «NOM DU PROJET», présenté par le bénéficiaire, est de nature à contribuer à la réalisation du programme COMPETITIVITE REGIONALE ET EMPLOI ( ), Axe X (Thème prioritaire: ) voir Error! Reference source not found. Le projet est plus amplement décrit dans la Fiche de Projet, portée en annexe de la présente, en particulier en ce qui concerne le type de dépenses éligibles et le calendrier de réalisation du projet. Le bénéficiaire pourra bénéficier à ce titre d une contribution financière du FEDER sous les conditions et selon les modalités arrêtées ci-dessous. Article 2: Durée du projet et de la convention Le bénéficiaire s engage à réaliser le projet dans les délais prévus selon l échéancier fixé dans la fiche de projet. Le projet a une durée de X mois à compter du../../20.. et prend fin le../../20.., cette période pouvant être prolongée d une durée de 6 mois sur demande motivée du bénéficiaire et après acceptation de l autorité de gestion. La présente convention prend effet à partir de sa signature par les parties et demeure en vigueur tant que le bénéficiaire ne se sera pas pleinement acquitté de ses obligations envers l autorité de gestion, sauf en cas de caducité de celle-ci dont les causes sont énumérées ci-après. Le défaut de commencement de l opération dans un délai de 6 mois après la signature de la présente convention peut entrainer la caducité de celle-ci sur décision de l autorité de gestion. Le commencement d exécution est réputé constitué par le premier acte juridique passé pour la réalisation du projet, ou à défaut, par la déclaration de commencement des travaux par le bénéficiaire. 2

3 Article 3: Financement Le cofinancement du FEDER prend la forme d une aide non remboursable fixée à X% du coût total éligible HTVA de XX.- EUR. L aide FEDER est plafonnée à XX.- EUR sous réserve des disponibilités communautaires. Le plan de financement du projet s établit comme suit sur base de l apport net des différents intervenants dans ce financement : Contribution Nom Porteur de projet Contributions autres Contribution FEDER X% TOTAL: Le bénéficiaire assure ne pas bénéficier pour ces dépenses de l intervention d un autre instrument financier communautaire (règlement (CE) n 1083/2006, article 54, paragraphe 5) et qu il est en mesure de présenter les documents attestant l ensemble des ressources publiques et privées dont il bénéficiera pour les opérations cofinancées. Article 4: Eligibilité des dépenses Pour être éligibles, les dépenses doivent être effectivement payées et répondre aux conditions générales suivantes : être liées au projet décrit par la présente convention ; respecter les règles d éligibilité nationales établies par l Etat membre, portées en annexe de la présente ; être éligibles conformément à la réglementation communautaire, notamment à l article 56 du Règlement (CE) No. 1083/2006 et à l article 7 du Règlement (CE) No. 1080/2006 ; être payées au plus tôt le (Date début projet et au plus tôt le ) et au plus tard le (Date fin de projet + 6 mois et au plus tard le ) Les coûts indirects (frais généraux) constituent des dépenses éligibles à condition qu ils soient fondés sur des coûts réels imputables à la mise en œuvre de l opération concernée. Ils sont affectés au prorata à l opération selon une méthode équitable et dûment justifiée sur la base de clés de répartition permettant de distinguer l activité du bénéficiaire liée à l opération cofinancée parmi l ensemble de ses activités ainsi que d établir la réalité des coûts. Cette méthode ainsi que les coûts indirects déclarés font l objet d une certification par le bénéficiaire ou tout expert de son choix. 3

4 En cas de choix par le porteur de projet de la forfaitisation des coûts indirects telle que prévue par le règlement (CE) n 397/2009 du Parlement et du Conseil du 6 mai 2009 prévoyant notamment que sont éligibles les coûts indirects, déclarés sur la base d un taux forfaitaire, jusqu à concurrence de 20% des coûts directs d une opération, ces coûts étant établis à l avance sur la base d un calcul juste, équitable et vérifiable, la méthode ainsi que le taux retenu feront l objet d un avenant à la présente convention. Article 5: Traitement des recettes générées par le projet Aux fins de la présente convention, on entend par projet générateur de recettes toute opération impliquant un investissement dans une infrastructure dont l utilisation est soumise à des redevances directement supportées par les utilisateurs ou toute opération impliquant la vente ou la location de terrains ou d immeubles ou toute autre fourniture de services contre paiement. Les paragraphes du présent article traitant des projets générateurs de recettes ne s appliquent qu aux opérations dont le coût total est supérieur à 1 million d euros, conformément aux dispositions du règlement (CE) n 1341/2008 du Conseil du 18 décembre 2008 modifiant le règlement (CE) n 1083/2006. Si le projet génère des recettes, celles-ci sont prises en compte pour l établissement du coût total éligible selon les modalités prévues aux alinéas suivants. Les dépenses éligibles liées à un projet générateur de recettes ne doivent pas excéder la valeur actuelle du coût d investissement, déduction faite de la valeur actuelle des recettes nettes de l investissement sur une période de référence déterminée pour les investissements dans une infrastructure ou d autres projets pour lesquels il est possible d estimer objectivement les recettes au préalable. Lorsqu il n est objectivement pas possible d estimer les recettes au préalable, les recettes générées dans les cinq années suivant l achèvement d une opération devront être déduites des dépenses déclarées à la Commission. Lorsqu il est établi qu une opération a généré des recettes qui n ont pas été prises en compte au titre des paragraphes qui précèdent, ces recettes nettes devront être déduites par l autorité de certification au plus tard au moment de la soumission des documents pour le programme opérationnel visé à l article 89, paragraphe 1, point a) du règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil du 11 juillet Tant que la présente convention demeure en vigueur et jusqu à la fin du programme opérationnel, le bénéficiaire s engage à informer l autorité de gestion des recettes éventuellement générées par l investissement liées au projet afin de procéder, le cas échéant, aux déductions ou reversements requis conformément aux paragraphes qui précèdent. 4

5 Article 6: Modalités de paiement Le paiement de la contribution FEDER se fera sur présentation à l autorité de gestion d une «demande de remboursement» (modèle joint en annexe 2) qu il échoit de présenter périodiquement. Une présentation annuelle est préconisée, ce délai étant fourni à titre purement indicatif. Le paiement sera sujet à une appréciation positive de la demande de remboursement. Il se fera de manière prompte et sous réserve de la disponibilité des crédits communautaires. Le cas échéant, il pourra se faire en plusieurs tranches. En vue de s assurer du respect de l ensemble des obligations légales et règlementaires qui incombent au bénéficiaire et afin de veiller au bon déroulement du projet jusqu à la clôture de celui-ci, l autorité de gestion se réserve la faculté d appliquer une retenue de garantie forfaitaire lors de la liquidation des différentes tranches FEDER dont les modalités seront indiquées dans l arrêté de paiement, le solde étant versé lors du dernier paiement. La contribution FEDER sera virée sur le compte bancaire suivant : - Titulaire du compte : - Institut (code BIC) : - N de compte : IBAN LU.. - Communication : «CRE ; Projet n XXX, Nom Projet, Nom Bénéficiaire». Article 7: Modalités de suivi Afin d assurer une gestion correcte et transparente aussi bien du projet que du programme dans lequel il s insère, le bénéficiaire est tenu de fournir, en cours d exécution de la présente convention et sur son initiative, toutes les informations et données suivantes à l autorité de gestion ou ses mandataires: introduire sur toute la durée du programme et annuellement, de préférence pour fin mars, un rapport annuel sur l avancement matériel du projet, et le cas échéant sur son avancement financier ainsi que sur l évolution des indicateurs repris dans la fiche de projet et ce tant que le projet n est pas achevé. introduire après l achèvement du projet un rapport final indiquant le budget total consommé ainsi que les résultats et les indicateurs finals. adresser au Ministère de l'economie et du Commerce extérieur, dès réception des aides allouées par les co-financeurs de l opération, les pièces justificatives de ces paiements (date, montant, référence). 5

6 présenter un relevé de la passation des marchés publics avec copies des délibérations en question ; il est obligatoire à ce même titre de conserver les pièces indiquées dans la liste non limitative mentionnée ci-dessous : - les copies des publications des appels d offres dans les journaux nationaux et/ou dans le Journal officiel de l Union européenne (avis de marché, avis d attribution de marché, etc.), - le cahier des charges - les différentes offres reçues, - le procès-verbal d ouverture et examen des offres, - les comptes-rendus des réunions des comités de sélection/attribution, - les analyses des différentes offres reçues, - la décision finale d attribution, - les copies des courriers d information aux entreprises non retenues, - le contrat avec l entreprise choisie, - tous les documents justifiant l exclusion d un soumissionnaire, - tous les documents justifiant le recours à une procédure exceptionnelle (procédure restreinte, marché négocié, etc.), - tous les documents justifiant de l estimation de la valeur d un marché avant le lancement de la procédure, informer, dans les meilleurs délais, l autorité de gestion des problèmes majeurs rencontrés le cas échéant dans la mise en œuvre du projet ; A la demande de l autorité de gestion et en accord avec le bénéficiaire, un comité d accompagnement peut être réuni au moins une fois par an. Il se compose de membres de l autorité de gestion, d éventuels experts indépendants et des représentants du bénéficiaire. L objet du comité est d informer l autorité de gestion de l avancement opérationnel et financier du projet, de présenter la cohérence du projet avec les objectifs initiaux et avec le contrat de performance. Le bénéficiaire s engage à fournir toutes autres informations et données à l autorité de gestion ou à ses mandataires, en particulier lors de l évaluation ex post. Article 8: Contrôles Afin d assurer une utilisation correcte des fonds publics communautaires, le bénéficiaire s engage à se soumettre à tout contrôle sur place et sur pièces effectué par l autorité de gestion, ses mandataires, respectivement les autorités de contrôle nationales et communautaires ou leurs mandataires. Il s engage à produire tous les documents requis, fournir les informations nécessaires et donner accès aux auditeurs/contrôleurs à ses locaux et ses systèmes de stockage des données. Pour satisfaire au principe de la piste d audit (règlement CE n 1083/2006 art.60 (f)), le bénéficiaire devra tenir, dans un état distinct de sa comptabilité, les documents justifiant des dépenses et recettes, ainsi que ceux relatifs le cas échéant aux passations des marchés publics en question. 6

7 Le bénéficiaire s engage à conserver ces documents sous la forme d originaux ou de versions certifiées conformes avec les originaux sur des supports de données généralement acceptés, et ce, jusqu au , date jusqu à laquelle sont susceptibles d intervenir les contrôles de la Commission respectivement de la Cour des comptes européenne (règlement CE n 1083/2006 art. 90). Si ce délai est raccourci, l autorité de gestion en informera au plus tôt le bénéficiaire. Le bénéficiaire s engage à certifier aux autorités de contrôle, d une part, qu il n y a pas de rétention d informations qui auraient pu intéresser les autorités dans le cadre de leur mission et, d autre part, que toute information communiquée représente fidèlement les comptes financiers et l exécution du projet. Article 9: Résiliation et recouvrement L autorité de gestion se réserve le droit de résilier la présente convention en cas de non respect par le bénéficiaire des obligations essentielles prévues dans celle-ci. Au cas où un contrôle ferait apparaître que tout ou partie des sommes versées n ont pas été utilisées conformément à la présente convention, l autorité de gestion peut arrêter ou suspendre le virement du FEDER et/ou réclamer le remboursement total ou partiel et sans délai des contributions FEDER augmentées, le cas échéant, des intérêts de retard au taux légal en vigueur à compter de la 1ère demande demeurée infructueuse. Article 10: Publicité Afin de documenter la participation du projet à la politique de cohésion économique et sociale, ainsi que la contribution du FEDER au financement du projet, le bénéficiaire s engage à mettre en œuvre les mesures de publicité prévues par le règlement CE n 1828/2006 et en particulier ses articles 8 et 9. Il doit documenter les moyens mis en œuvre pour le respect de cet engagement. Dans le cadre des dispositions prévues aux articles 6 et 7 du règlement (CE) n 1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006, le bénéficiaire est informé que l acceptation du financement vaut acceptation d actions d information à destination du public. A ce titre, le bénéficiaire consent par la présente à la publication d informations le concernant, à savoir son inclusion sur la liste des bénéficiaires, la publication du nom de l opération ainsi que le montant du financement public alloué à celle-ci. Article 11: Respect des politiques communautaires 7

8 Le bénéficiaire s engage à respecter les politiques communautaires qui lui sont applicables et notamment les règles en matière de concurrence, de protection et d amélioration de l environnement, d égalité des chances entre hommes et femmes, de non-discrimination et de marchés publics. Le bénéficiaire documente sur première demande les moyens mis en œuvre pour le respect de ces engagements. Le cas échéant, le bénéficiaire assure que les prestations et travaux à cofinancer ont été adjugés conformément aux directives communautaires en vigueur concernant les marchés publics (directives 2004/17/CE et 2004/18/CE). Le bénéficiaire final doit être en mesure de présenter les documents attestant l ensemble des adjudications de marchés publics en question. Le bénéficiaire assure l archivage complet et systématisé de tous les documents concernant lesdites procédures et devra les présenter à l autorité de gestion sur première demande. Article 12: Modification et pérennité du projet Si, en cours de réalisation du projet, le bénéficiaire envisage une modification importante du projet, de son plan de financement ou de son calendrier d exécution, celle-ci devra faire l objet d un avenant à la présente convention. Si dans un délai de cinq ans, à compter de la date d achèvement, intervient une modification importante affectant sa nature ou les conditions de sa mise en œuvre ou procurant un avantage indu à une entreprise ou à un organisme public et résultant soit d un changement dans la nature de la propriété d un élément d infrastructure, soit de l arrêt d une activité de production, l autorité de gestion est en droit de demander le remboursement de la contribution du FEDER. Les paragraphes qui précèdent ne s appliquent pas à toute opération qui connaît une modification importante comme la conséquence de l arrêt de l activité de production dû à une banqueroute non frauduleuse. Article 13: Communication Les relations du bénéficiaire avec les autorités de l Union européenne ou leurs mandataires se font par l intermédiaire de l autorité de gestion du Ministère de l Economie et du Commerce extérieur. Article 14: Protection des données Conformément à la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l égard du traitement des données à caractère personnel, le bénéficiaire donne son consentement explicite à ce que les informations fournies dans le cadre de la présente 8

9 convention pourront être traitées par l autorité de gestion au moyen de procédés automatisés ou non. Les agents de l autorité de gestion et de l Union européenne et leurs mandataires sont soumis à l obligation de confidentialité. Article 15: Contentieux La présente convention est régie par les lois du Grand-Duché de Luxembourg et toute contestation ou revendication la concernant relèvera de la compétence exclusive des juridictions du Grand-Duché de Luxembourg. Cependant, en cas de litige concernant l interprétation ou l application de la présente convention, les parties devront, avant toute procédure contentieuse, rechercher par la négociation une solution amiable. Article 16: Annexes Les annexes jointes à la présente en font partie intégrante : - Annexe 1 : Fiche de projet - Annexe 2 : Demande de remboursement - Annexe 3 : Règles d éligibilité La législation européenne applicable est disponible sur le site Fait à Luxembourg, le DD mois AAAA en autant d exemplaires que de parties. Pour l Etat du Grand-Duché de Luxembourg Pour le bénéficiaire, Etienne SCHNEIDER Ministre de l Economie et du Commerce extérieur Nom Fonction 9

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