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1 Feuillet d information Marche à suivre pour faire une déclaration au moyen de l outil de déclaration en ligne de la planification de la prévention de la pollution (P2) Les personnes visées par un avis de planification de la prévention de la pollution, en vertu de la Partie 4 de la Loi canadienne sur la protection de l environnement (1999) [LCPE (1999)], doivent faire une déclaration en utilisant l outil de déclaration en ligne de la planification de la P2. Toutes les annexes associées à un avis de planification de la P2 (c.-à-d. les annexes 1 à 5) peuvent être remplies en ligne. Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur la Partie 4 de la LCPE (1999), veuillez consulter le Registre environnemental de la LCPE (1999) à l adresse suivante : Besoin d aide? Pour obtenir une aide personnalisée, communiquez avec une des personnes-ressources identifiées dans l avis de planification de la P2 publié dans la Gazette du Canada auquel vous êtes assujetti. Vous pouvez obtenir en tout temps des instructions plus détaillées sur la façon de remplir l annexe en cliquant sur «Aide pour le formulaire» une fois que vous serez connecté et que vous aurez choisi le code de référence de l avis respectif et l annexe à remplir. Pour effectuer une recherche dans la base de données, cliquez sur «Rechercher dans la base de données de la planification de la prévention de la pollution» dans la barre de menus verticale. Vous pourrez choisir dans la liste le critère de recherche que vous souhaitez utiliser pour effectuer votre recherche. Vous n avez pas besoin d être connecté pour faire une recherche. Étape I - Connectez-vous à l outil de déclaration en ligne Afin de débuter votre processus de déclaration en ligne, visitez le site de l outil de déclaration en ligne de la planification de la P2 à l adresse suivante : Sélectionnez l option «Déclaration en ligne pour les avis de planification de la prévention de la pollution» dans la barre de menus verticale pour 1 Inscrire une nouvelle installation et ensuite remplir une annexe dans l outil de déclaration ou 2 Vous connecter. Si vous possédez déjà un ID d installation et un mot de passe, veuillez passer à la partie 2 de cette étape. 1- INSCRIPTION. Si vous êtes un nouvel utilisateur ET ne possédez ni ID d installation, ni mot de passe. Veuillez cliquer sur l option «Inscription» dans le quatrième paragraphe et entrer le code postal de votre installation pour continuer, afin de vous assurer que votre installation n a pas été inscrite préalablement. Cliquez ensuite sur «Soumettre». Si le nom de votre installation apparait à l écran, votre installation a été inscrite préalablement et vous pouvez utiliser votre ID d installation et votre mot de passe (passez alors à la partie 2 de cette étape). Il est possible que votre installation ne figure pas dans la liste. Le cas échéant, cliquez sur «Créer».

2 Afin d inscrire votre installation, remplissez les champs du formulaire apparaissant à l écran et cliquez sur «Sauvegarder». N.B. Tous les champs marqués d un astérisque sont obligatoires pour poursuivre l inscription en ligne. Un courriel confirmant la réussite de l inscription, l ID d installation et le mot de passe sera envoyé au contact général que vous avez fourni pour votre installation pour référence ultérieure. Cliquez ensuite sur «Vous connecter», qui apparait en vert sous vos informations. Cliquez sur «Déclaration» dans la barre de menus verticale et choisissez le code de référence de l avis P2 approprié pour lequel vous désirez remplir une déclaration. Le code de référence est indiqué dans le texte de l avis et commence par P2 suivi de lettres différentes pour chacun des avis. Cliquez ensuite sur «Nouvelle déclaration». 2- CONNEXION. Si vous possédez un ID d installation ainsi qu un mot de passe ET souhaitez : A Récupérer une annexe partiellement remplie, B Remplir une nouvelle déclaration ou C Faire une modification, suivez ces instructions. N.B. Si vous avez oublié votre mot de passe, entrez seulement votre ID d installation et cliquez sur «Mot de passe oublié». Votre question de récupération du mot de passe vous sera alors posée afin de vous permettre de récupérer votre ancien mot de passe. Un mot de passe temporaire sera envoyé au courriel du contact général que vous avez fourni pour votre installation. Après avoir cliqué sur l option «Connexion», entrez votre ID d installation et votre mot de passe et cliquez sur «Soumettre». Il est fortement recommandé de mettre à jour les coordonnées de votre installation en cliquant sur «Mettre à jour les renseignements relatifs à l installation» dans la barre de menus verticale. Cliquez sur «Déclaration» dans la barre de menus verticale. Vous devez maintenant choisir une des trois options suivantes : A Récupérer une annexe : OU Si vous souhaitez récupérer une annexe partiellement remplie et sauvegardée lors d une session précédente, cliquez sur «Récupérer». B Remplir une nouvelle déclaration : OU Si vous souhaitez remplir une déclaration pour une nouvelle annexe, sélectionnez le code de référence de l avis pour lequel vous voulez soumettre des informations et cliquez sur «Nouvelle déclaration». Pour poursuivre, veuillez vous reporter aux instructions de l étape II ci-dessous. Attention! Lisez attentivement les avertissements concernant l information commerciale confidentielle. N entrez pas de renseignements pour lesquels vous avez obtenu ou souhaitez faire une demande de confidentialité. C Faire une modification à une annexe : Vous pouvez sélectionner une annexe déjà soumise à partir de la liste s affichant au bas de la page pour y faire une modification. Pour voir une déclaration déjà soumise, cliquez sur «Voir». Après avoir sélectionné l annexe pour laquelle vous souhaitez faire une modification, cliquez sur «Modifier». Lisez attentivement les informations sur les renseignements commerciaux confidentiels et cliquez sur Pour continuer, vous devrez obligatoirement fournir la ou les raison(s) de vos modifications et la ou les section(s) que vous souhaitez modifier. 2

3 Lorsque vous serez satisfait des changements apportés, cliquez sur «Soumettre» au bas du document sommaire. Sachez que chaque fois que vous soumettez une modification à une de vos annexes, une copie signée doit être acheminée à Environnement Canada (détails à l étape IX ce feuillet). Étape II- Parties 1.0 et 2.0 de l annexe Lorsque vous devez soumettre une déclaration, choisissez l annexe désirée, puis cliquez sur Pour poursuivre, vous devrez mettre à jour les coordonnées et les informations relatives à votre installation et cliquer sur «Sauvegarder». Prenez soin de bien inscrire un contact général avec un numéro de téléphone qui ne changera pas étant donnée la possibilité que le contact technique indiqué lors de la soumission de la dernière annexe ne soit plus valide. Remplissez la partie 2.0 Utilisation de plans déjà élaborés ou exécutés à d autres fins. Cliquez sur Rappelez-vous bien que pour naviguer d un écran à l autre, vous devez utiliser les boutons «Suivant» et «Précédent» situés au bas des différentes pages. L utilisation des boutons de commande du navigateur pourrait entrainer une perte de données. De la même façon, si vous sélectionnez un onglet dans la barre de menus verticale, vous perdrez toutes les informations qui n ont pas été sauvegardées. Étape III- Partie 3.0 de l annexe Sélectionnez la combinaison de substance et d activité pour laquelle vous créez un rapport en cliquant sur «Créer» à droite de votre sélection. Veuillez noter que les parties 3.0 à 7.0 des annexes 1, 4 et 5 doivent être remplies séparément pour chaque combinaison de substance et d'activité identifiée dans la partie Substance et activité dans l annexe. Par exemple, si les activités de votre compagnie ont trait au nettoyage industriel ainsi que le gonflement de mousse souple de polyuréthane, vous devez suivre les étapes III à VI pour chaque activité distincte spécifiée dans un avis de planification de la P2 pour une substance donnée. Enregistrement de vos informations Attention! Vos informations personnelles ne sont enregistrées automatiquement qu au moment où vous soumettez votre déclaration à la fin de l étape VIII. Pour vous permettre de remplir votre déclaration en plusieurs sessions, ou pour vous prémunir contre le risque de perte de données si vous quittiez accidentellement l outil de déclaration en ligne, vous pouvez enregistrer vos informations de façon intermittente à partir de l étape III en cliquant sur «Sauvegarder». Il vous sera possible de récupérer votre annexe en vous reportant à la section 2 A de l étape 1 de ce feuillet. Étape IV- Partie 4.0 de l annexe L entrée des informations sur la substance et l activité se poursuit sur plusieurs écrans. Suivez les directives qui s affichent à l écran. Étape V- Partie 5.0 de l annexe Cette partie permet d entrer de l information sur les mesures et résultats prévus. Cliquez sur «Ajouter» pour signaler une nouvelle mesure. Une fois la mesure entrée, cliquez sur «Sauvegarder» pour revenir à l écran précédent où vous pourrez choisir d ajouter une autre mesure, ou de modifier ou supprimer une mesure existante. Pour chaque mesure, il est important d indiquer 3

4 l état actuel de la mesure, c est-à-dire : planifiée/à mettre en œuvre, en cours, terminée, ou annulée. Une fois cette étape complétée, cliquez sur Dans le cas où : a) la mesure est planifiée/à mettre en œuvre : remplissez les parties à b) la mesure est en cours : remplissez les parties à c) la mesure est terminée : indiquez au bas de l écran dans la partie «Date d achèvement» la date à laquelle vous avez terminé cette mesure. d) la mesure est annulée : veuillez donner la raison pour laquelle vous ne prendrez plus cette mesure à l'égard de l'activité. Pour la partie 5.2, entrez vos informations sur les résultats totaux prévus et cliquez sur Étape VI- Parties 6.0 et 7.0 de l annexe Pour la partie «Surveillance et rapport», décrivez les méthodes d'évaluation et de compte rendu qui seront utilisées pour suivre les progrès de l'exécution du plan de P2 et cliquez sur Pour la partie «Objectif de gestion du risque», décrivez comment le plan de P2 décrit dans la déclaration remplit ou non l'objectif de gestion du risque identifié dans le plan de P2 et cliquez sur Attention! Si vous souhaitez signaler une autre combinaison de substances et d activités, cliquez sur «Retour» et «Créer» pour répéter les étapes III à VI. Vous pouvez modifier ou supprimer l information entrée pour toute combinaison d une substance et d une activité en cliquant sur «Modifier» ou «Supprimer» à droite de la combinaison de votre choix. Si votre installation n est pas visée par une autre substance ou activité identifiée, cliquez sur «Retour» et Étape VII- Partie 8.0 de l annexe Entrez l information requise pour la partie sur les «Facteurs à prendre en considération» décrits dans l'avis de planification de la P2. Étape VIII-Vérification de l information fournie dans l annexe / Soumission de l annexe dans l outil Vérifiez bien l information que vous avez entrée dans votre annexe avant de la soumettre afin de vous assurer qu elle soit vraie, exacte et complète. Apportez les corrections nécessaires en utilisant «Précédent» pour revenir sur vos pas. Une fois la révision terminée, cliquez sur «Soumettre» pour envoyer l annexe électroniquement dans l outil de déclaration en ligne. Imprimez l annexe à l aide du bouton de commande «Imprimer en format PDF». Il vous est fortement recommandé d imprimer une deuxième copie pour vos dossiers et de sauvegarder la copie PDF sur votre ordinateur. Une fois que vous avez imprimé les copies voulues, cliquez sur «Impression terminée». Veuillez continuer à l étape IX. 4

5 Certification : Étape IX- Certification / Envoi de l annexe à Environnement Canada 1. Certifiez votre annexe imprimée en demandant à la personne désignée de la signer et d indiquer la date à la dernière partie de l annexe. Envoi : 2. Envoyez l annexe certifiée à Environnement Canada en choisissant l une des trois options suivantes : 1- Copie numérisée Courriel : 2- Télécopieur Copie papier Environnement Canada Innovation règlementaire & systèmes de gestion a/s Section des mesures innovatrices Environnement Canada 351, boulevard Saint-Joseph, Gatineau (Québec) K1A 0H3 Important! Vous ne vous serez pas acquitté de vos obligations tant qu Environnement Canada n aura pas reçu votre annexe signée et certifiée soit par télécopieur, par courriel ou par la poste. Une fois votre annexe évaluée, EC activera votre annexe de façon à ce qu elle puisse être visualisée publiquement via l outil de déclaration en ligne de la planification de la P2 (à moins qu une demande de confidentialité ait été accordée pour certaines parties de l annexe). 5

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