PROGICIELS DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE, DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, DE GESTION ELECTORALE

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1 MAIRIE DE FROUARD 40, bis rue de l Hôtel de Ville FROUARD PROGICIELS DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE, DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, DE GESTION ELECTORALE (Fourniture, installation, formation et Maintenance) Cahier des Clauses techniques Particulières ()

2 TABLE DES MATIERES 1. OBJET DU DOCUMENT DESIGNATION DES INTERVENANTS DESIGNATION DES BATIMENTS CONCERNES ACTIONS PREALABLES OBJET DU MARCHE OBJECTIFS FONCTIONNELS OBJECTIFS TECHNIQUES CONTRAINTES GENERALES ENVIRONNEMENTS ACCEPTES SPECIFICATIONS RESEAU SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE EVOLUTIVITE DE LA SOLUTION ARCHITECTURE RESEAU TRANSFERT DE COMPETENCE DEPOT DES CODES SOURCES ORGANISATION DE LA CONSULTATION LES OBJECTIFS DE PERFORMANCE ATTENDUS INSTALLATION, FORMATION, ASSISTANCE A LA MISE EN ŒUVRE INSTALLATION, FORMATION ASSISTANCE A LA MISE EN ŒUVRE MAINTENANCE DES PROGICIELS LA MAINTENANCE LOGICIELLE LA MAINTENANCE CORRECTIVE LA MAINTENANCE EVOLUTIVE LA MAINTENANCE ADAPTATIVE LA TELEMAINTENANCE LA VERIFICATION D APTITUDE AU BON FONCTIONNEMENT DESCRIPTION DE LA GESTION DES INSTALLATIONS DES PROGICIELS PHASE DE REVERSIBILITE COMITE DE SUIVI TECHNIQUE QUALITE DES PRESTATIONS ASSISTANCE TECHNIQUE DECLARATION A LA CNIL LE PLANNING PREVISIONNEL... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 16. LOT 1 PROGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE ORGANISATION DU SERVICE COUVERTURE FONCTIONNELLE DE L APPLICATION GESTION FINANCIERE Fonctionnalités attendues Gestion des droits Page 2

3 16.3 COMPTABILITE BUDGETAIRE ET ENGAGEMENT Gestion budgétaire Les contrôles budgétaires Saisie de l engagement et du bon de commande Suivi des factures L ordonnancement Gestion des dépenses Gestion des recettes Traitements de fin d exercice Compte administratif Liaison avec la trésorerie Gestion financière des marchés Validation comptable MARCHES PUBLICS Enregistrement de la notification des marchés INSTALLATION ET PARAMETRAGE REPRISE DES DONNEES LOT 2 PROGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES FONCTIONNALITES GENERALES ORGANISATION DU SERVICE FONCTIONNALITES ATTENDUES Paramétrage du statut La gestion des agents Gestion des effectifs Gestion des garanties souscrites La gestion des carrières La gestion de la paie La gestion des absences La gestion de la formation Le bilan social Tableaux de bord et aide à la décision Autres modules optionnel non obligatoire Dématérialisation INSTALLATION ET PARAMETRAGE REPRISE DES DONNEES LOT 3 PROGICIEL GESTION DU FICHIER ELECTORAL ORGANISATION DU SERVICE LES OBJECTIFS DU PROGICIEL CARACTERISTIQUES LES EDITIONS INSTALLATION ET PARAMETRAGE REPRISE DES DONNEES Page 3

4 1. Objet du document 1.1 Désignation des intervenants Les correspondants, ci-après, précisent l emploi de certains termes dans ce document : - Le pouvoir adjudicataire : Mairie de Frouard 40, bis rue de l Hôtel de Ville FROUARD - Le Soumissionnaire, le titulaire, : Les entreprises répondant au présent appel d offres et pouvant devenir une société attributaire du marché. 1.2 Désignation des bâtiments concernés La Mairie de Frouard dispose : - D un bâtiment central (Mairie) hébergeant la majorité des serveurs nécessaire au fonctionnement de l ensemble des applications métiers de la collectivité, - De quatre bâtiments distants (Centre Technique Municipal, Centre Communal d Action Sociale, Espace 89, Service enfance jeunesse). Les bâtiments distants sont reliés au site principal de la Mairie via des ponts WIFI. Le trafic WIFI est segmenté en trois WLAN (un premier dédié à la téléphonie, un second dédié aux données, un troisième dédié à l administration réseau). 1.3 Actions préalables Dans le cadre de la réponse au présent document, le Soumissionnaire devra prendre connaissance de l ensemble des éléments nécessaire pour établir sa proposition et établir la liste des matériels et fonctionnalités qui seront couverts par le présent contrat. Toutes remarques utiles seront formulées lors de cette réponse. Le Soumissionnaire pourra répondre à un seul lot ou à plusieurs lots et devra expressément mentionner dans le cadre de la réponse au présent document le ou les lots concernés. Dès la signature du marché, le Soumissionnaire ne sera plus autorisé à émettre de réserve sur quelconques points techniques ou fonctionnels : son offre sera considérée comme forfaitaire. Page 4

5 2. Objet du marché L objet du marché est la fourniture d un système d information décomposé en trois lots : - Lot n 1 progiciel de gestion comptable et financière ; - Lot n 2 progiciel de gestion des ressources humaines ; - Lot n 3 progiciel de gestion du fichier électoral. Les objectifs généraux sont : Des progiciels répondant aux objectifs fonctionnels décrits à l article 3 ; - Des accès sélectifs aux données et aux applications sécurisés par identifiant et mot de passe (unique par utilisateur) depuis n importe quel poste de travail ; - Des interfaces avec les progiciels déjà en place (par exemple le logiciel de gestion de la dette : Finances Actives ) ; - Des interfaces automatiques avec les produits bureautiques Microsoft (Word, Excel et Access) ; - Des reprises rapides des données en cas d incident ; - Des temps d accès rapide depuis n importe quel poste de travail (inférieur à 3 secondes) ; - Des progiciels fonctionnant sous une architecture soit client / serveur ou soit en intranet. Les solutions doivent être intégrées au réseau informatique de la Mairie de Frouard. Elles devront donc être multi-niveaux : serveur de base de données, serveur applicatif, serveur de présentation, et postes clients. Une architecture centralisée est a priori préférée (serveur applicatif sur le site principal de la Mairie avec serveur de communication, les accès des sites pouvant être réalisés par clients légers (Citrix) au travers d un réseau Wifi). Si le prestataire recommande une architecture décentralisée, il devra le justifier. Le coût éventuellement induit sera pris en compte dans l analyse des offres. Dans l offre, il n est pas demandé de fournir les équipements (serveurs et logiciels d exploitation). Il lui faudra, toutefois, mentionner précisément les équipements et logiciels à installer pour supporter la solution proposée (pré-requis techniques). Dans un tel environnement : - Le serveur de base de données assure le stockage des données ; - Le serveur applicatif implémente les règles de gestion de l application ; - Le serveur de présentation génère les écrans à destination de l utilisateur, en utilisant les technologies de l intranet ; - La communication depuis le serveur de présentation vers les clients utilise les technologies de l intranet pour atteindre les clients locaux ou distants au travers du réseau Wifi intersites ; - Page 5

6 3. Objectifs fonctionnels Les fonctionnalités décrites dans le CCTP doivent être prises en compte par les progiciels. Les caractéristiques générales recherchées sont : - Le sous-système d information devra faciliter la déconcentration de certaines tâches de gestion au niveau des services de La mairie de Frouard avec sécurité d accès. (ex pour le service comptabilité : bons de commande, engagements, suivi de facture, interrogation des budgets, ) ; - Cette déconcentration doit donner lieu à une gestion de flux par le progiciel. Cette gestion des flux doit être paramétrable ; - La sécurité d accès aux données doit permettre de mettre en œuvre cette déconcentration en toute sécurité ; - Les droits d accès au niveau de l utilisateur ne doivent permettre l accès qu aux fonctions autorisées (interrogation, mise à jour, création, suppression, ) sur les données autorisées ; - La possibilité de créer et d obtenir aisément des tableaux de bord ; - La production d états synthétiques sur les opérations importantes ; - Des possibilités de recherche multicritères ; - Des possibilités de comparaison sur plusieurs exercices ; - Une convivialité et une ergonomie permettant aux agents de la collectivité de s adapter rapidement aux applications ; - Une assistance permanente à l écran pendant l utilisation du programme (aide à la saisie, cohérence des informations, contrôles automatiques, documentation en ligne) - Les impressions doivent pouvoir s exécuter sur n importe quel type d imprimantes (en local ou en réseau). Si les progiciels proposés n assurent pas certaines fonctionnalités décrites dans le CCTP, le soumissionnaire devra préciser les conditions de réalisation des améliorations et des adaptations. Le soumissionnaire devra obligatoirement proposer et détailler une solution de reprise intégrale des données existantes pour chacun des lots existants. 4. Objectifs techniques Le ou les progiciels proposés pour le système d information devront fonctionner de préférence sur serveur Windows 2003 ou version supérieure, une architecture réseau câblé et en WIFI entre les différents sites distants de la Mairie (Centre Technique Municipal, CCAS, Médiathèque, enfance jeunesse), des postes de travail PC sous Windows XP professionnel et Windows Seven Professionnel 32 bits et 64 bits, un système de gestion de bases de données relationnelle performant, stable et compatible avec une solution CITRIX pour améliorer les temps de réponses sur les sites distants. Les logiciels proposés doivent être virtualisables. Page 6

7 La Mairie de Frouard mettra en œuvre les recommandations formulées par le soumissionnaire dans sa réponse pour la configuration des serveurs et des postes de travail, ainsi que pour le SGBDR. L éditeur remettra une description détaillée de l architecture technique recommandée sous forme de schémas commentés, les configurations qualifiées (environnement standard avec détail des configurations serveurs et postes clients) avec matrice matérielle précisant les différents operating system supportés et une matrice logicielle précisant les versions minimum des différents composants, les ressources nécessaires (besoins mémoire, vitesse processeur, ), une description de l architecture type du client nécessaire. En ce qui concerne la maintenance, le titulaire du marché disposera d un accès distant sur les serveurs hébergeant sa solution. La connexion ne pourra s effectuer qu après demande auprès de la Mairie de Frouard ou du responsable informatique de la collectivité et ce pour la durée de l intervention. 4.1 Contraintes générales Pour des raisons de sécurité, les serveurs sont nécessairement connectés directement sur le site principal de la Mairie de Frouard ou se fait par ailleurs l administration système et réseau. L administration applicative (paramétrage, lancement des traitements, ) est également effectuée sur ce site principal. Par homogénéité avec le parc existant au sein de la Mairie de Frouard, et pour capitaliser sur les compétences présentes, les solutions compatibles avec l environnement Windows sont à privilégier. 4.2 Environnements acceptés Les applications devront fonctionner dans l une des combinaisons d environnements suivantes : - Tous les serveurs seront dans l environnement Windows Serveur. - Un moteur de base de données faisant partie d une solution intégrée et adaptée aux besoins sera préféré. - Au niveau du serveur de présentation (serveur WWW), IIS, Apache ou autre, en fonction du serveur applicatif. - Au niveau des postes clients, le navigateur MS Internet Explorer 7 mini ou Firefox 3 mini ou un applicatif éditeur sur Windows devra être supporté. La solution devra s appuyer sur des versions à jour (dernière ou avant-dernière version majeure) des progiciels utilisés. Page 7

8 4.3 Spécifications réseau L application devra pouvoir fonctionner confortablement sur le réseau informatique actuel de la Mairie de Frouard : - Supporter les éventuels temps de latence relativement élevés entre le site principal de la Mairie et les différents sites. Elle devra donc minimiser, pour chaque transaction, le nombre d échange entre le serveur de présentation et les postes clients ; - Etre d autant plus économe en débit que la bande passante doit être partagée avec d autres applications métiers géré par CITRIX pour les sites distants mais aussi avec un flux voix (téléphonie) important. Des statistiques devront être fournies et, de préférence, des tests effectués pour valider ces deux points cruciaux précédents. En outre, l application devra permettre : - L impression locale sur les sites distants. L installation locale d un plug-in pourra être autorisée pour assurer cette fonctionnalité, à condition qu il reste de petite taille, et que son installation puisse se faire à travers le client WWW ; 4.4 Sauvegarde et archivage La collectivité utilise des logiciels et des outils de sauvegarde. Ces sauvegardes sont journalières et hebdomadaires (incrémentielles et totales). Le soumissionnaire devra proposer de manière détaillée les différents scénarios de sauvegardes préconisés et à mettre en œuvre autour de sa solution. Il devra indiquer précisément les contraintes techniques mais également légales. Il devra également détailler à partir des sauvegardes la ou les procédure(s) à suivre pour une reprise fonctionnelle sans perte après un incident nécessitant une restauration des données. De plus, il est demandé au prestataire d indiquer ses préconisations en matière d archivage (éditions budgétaires, grand livre, bulletin de paie, etc ) Ergonomie de la solution Les progiciels doivent permettre aux utilisateurs de maîtriser l outil, ce qui signifie : - Rédiger les messages en langue française - Avoir une solution qui peut fonctionner sur un environnement de type intranet ; - Préserver une convivialité maximale sur tous les postes de travail ; - Faire figurer toute fenêtre ouverte dans une «liste de fenêtres ouvertes» ; - Assurer l accès aux fonctions par des menus, et/ou des mots-clés, et/ou des raccourcis ; - Disposer de libellés formulés clairement ; - Traiter les opérations en temps réel ; - Etre en mesure, à partir de chacun des postes de travail connecté au réseau (et suivant les droits accordés), de procéder à des éditions sur une imprimante locale ; Page 8

9 - Pouvoir visualiser les éditions à l écran et imprimer des copies d écran ; - Disposer d un menu personnalisé et personnalisable par poste en fonction des utilisateurs avec suppression ou masquage des fonctionnalités non exploitées ; - Ouvrir plusieurs fenêtres en même temps sur l écran ; - Continuer les saisies pendant les éditions ; - Disposer d une aide en ligne dans l ensemble de l application ; - Disposer de fonction «zoom» permettant à partir d une information globale d en détailler le contenu ; - Pouvoir interroger sur des parties de nom et de libellé ; - Pouvoir interroger sur des créneaux de date ; - Pouvoir interroger par montant ou sur des créneaux de montant ; - Assurer une parfaite protection d accès aux informations et/ou fonctionnalités : à cet égard il est demandé de pouvoir définir des profils d utilisateurs en lecture, en consultation, en modification et/ou en suppression. Ces profils doivent pouvoir être définis au niveau d un domaine fonctionnel, d une interface, d une fonctionnalité précise - Procéder facilement à des recherches multicritères et permettre d extraire des données pour les transférer sur des outils bureautique, dont le traitement de texte Word, le tableur Excel, ou vers des outils décisionnels ; - Assurer des enchainements au niveau des interfaces avec des temps de réponse moyens inférieurs à 2 secondes, pour des transactions dites courantes. - Pour les sites distants relié par Wifi, le soumissionnaire indiquera le temps de réponse moyen qu il peut garantir et les solutions techniques à envisager pour les réduire (changement d architecture, Switch, câblage réseau, ) : exemple dans le cadre d une saisie décentralisée de bon de commande. 4.5 Evolutivité de la solution La Mairie de Frouard souhaite disposer de progiciels développés avec des outils standards du marché. Compte tenu des fortes évolutions technologiques à venir, le ou les titulaires présenteront leurs stratégies d évolution en terme de migration / évolution en matière de «client léger» et d évolution vers les technologies de virtualisation tant au niveau des serveurs hébergeant les progiciels que les postes utilisateurs. 4.6 Architecture réseau Le réseau informatique de la Mairie de Frouard est caractérisé par : - Un débit de 1000Mb/s maximum, câblage de catégories 4 et 5 ; - Quatre sites distants avec une connexion WIFI (pont WIFI Cisco aironet 1310). Ces sites sont tous reliés au site principal de la Mairie. Le débit est de 34Mb/s maximum partagés avec la téléphonie. Page 9

10 - Un site distant avec une connexion en fibre optique. Ce site est relié au site principal de la mairie. - Les utilisateurs des sites distants se connectent au site principal de la Mairie par le biais d une session CITRIX ; Il est demandé au soumissionnaire de décrire et dimensionner précisément les solutions à mettre en œuvre en termes d architecture technique pour assurer un fonctionnement optimal de la solution. Une attention toute particulière sera portée sur les aspects de performance et de sécurité physique et logique du système. Les utilisateurs «distants» pourront éventuellement avoir accès à la consultation de certaines informations et devront par conséquent disposer de performances satisfaisantes. En outre, et compte tenu des configurations actuelles, les solutions devront offrir des performances satisfaisantes pour les utilisateurs des sites distants souhaitant réaliser un engagement, un bon de commande via le réseau. 4.7 Transfert de compétence Pour l ensemble des prestations, qu elles soient d ordre technique ou fonctionnelle, les techniciens informatiques de la Mairie de Frouard devront être destinataires d un transfert de compétences, qu il s agisse d architecture du système, d installation, de reprise de données, de paramétrages personnalisés et de la formation sur les différentes gammes de logiciel et des modules associés. 4.8 Dépôt des codes sources Les Titulaires effectuent, à leur frais, le dépôt des sources de leurs logiciels à l Agence de Protection des Programmes (APP) dans le mois qui suit la réception du ou des exemplaires des progiciels fournis à la Mairie de Frouard. Les cas permettant à la Mairie de Frouard de demander à l APP l accès aux sources des progiciels sont : - La panne bloquante non réparée dans un délai de 10 jours calendaires et après mise en demeure notifiée au titulaires et non suivi d effet pendant 10 jours ouvrables ; - Le redressement ou la liquidation judiciaire sans reprise des engagements du titulaire envers la Mairie de Frouard dans un délai d un mois à compter du jugement prononçant le redressement ou la liquidation ; - L arrêt de l activité du titulaire. En cas de défaillance de l APP, le Titulaire s engage à déposer les codes sources auprès d une autre société et à en informer la Mairie de Frouard. Page 10

11 La Mairie de Frouard pourra obtenir les codes sources du progiciel objet du présent contrat auprès de cette autre société de séquestre dépositaire des codes sources. Les conditions de divulgation de ces codes sources seront définies par avenant en cas de changement de séquestre. 5. Organisation de la consultation 5.1 Les objectifs de performance attendus Le soumissionnaire devra s engager sur l atteinte des objectifs de performance fixés cidessous, avec le ou les progiciels proposés. Il aura une obligation de moyens et de résultat. Ces objectifs de performance doivent prendre en compte le SGBDR proposé avec les progiciels et les recommandations formulées sur la configuration des serveurs hébergeant les progiciels et les poste de travail. Ces recommandation pour le serveur et les postes de travail seront mise en œuvre par le maître d ouvrage. Les objectifs de performance attendus sont : Pour le progiciel gestion financière : - Possibilité d avoir en ligne quatre exercices en solde, l avant dernier exercice en historique et l exercice en cours. Pour le progiciel de gestion des Ressources Humaines : - Possibilité d avoir quatre historiques de paie en ligne. La Mairie de Frouard effectuera entre la réception provisoire et la réception définitive une simulation des transactions. Celle-ci devra avoir un résultat satisfaisant. La réception définitive sera prononcée au vu de ces résultats. 6. Installation, Formation, Assistance à la mise en œuvre 6.1 Installation, Formation Le soumissionnaire précisera pour chaque module des progiciels le plan de formation nécessaire à une utilisation optimale de celui-ci. Il devra décomposer ces plans de formations en fonction des auditoires. Les formations doivent être complètes pour assurer une utilisation optimale des progiciels (fonctions de base). Page 11

12 L objectif de ces formations est une utilisation optimale du nouveau système par les services de la Mairie de Frouard et ceci de façon autonome. Au niveau du plan de formation, il devra être présenté pour chaque session de formation : - L objectif de la session ; - Les sujets abordés ; - La durée ; - Le pré-requis nécessaire ; - Les supports et documents fournis à l issue de la formation. La formation devra s effectuer dans les locaux de la Mairie de Frouard. Le plan de formation proposé devra tenir compte des impératifs de délais. Le plan de formation devra être incorporé dans le plan d installation et présenté de manière synthétique pour faire ressortir les étapes indispensables pour atteindre les objectifs fixés et les étapes secondaires pour l utilisation intégrale de l ensemble des modules des progiciels. Les formations à prévoir seront les suivantes : - Gestion Financière : - Formation utilisateurs aux différents modules Gestion Financière : 23 personnes ; - Formation administrateur : 2 personnes ; - Formation aux outils requeteurs ou info centre ; - Assistance au démarrage, au paramétrage au déploiement et à la personnalisation. - Gestion des Ressources Humaines : - Formation utilisateurs aux différents modules Gestion des Ressources Humaines : 3 personnes ; - Formation administrateur : 2 personnes ; - Formation aux outils requeteurs ou info centre ; - Assistance au démarrage, au paramétrage au déploiement et à la personnalisation. - Gestion du fichier électoral : - Formation utilisateurs aux différents modules Gestion Financière : 4 personnes ; - Formation administrateur : 2 personnes ; - Formation aux outils requeteurs ou info centre ; - Assistance au démarrage, au paramétrage au déploiement et à la personnalisation. 6.2 Assistance à la mise en œuvre La définition d un document de référence (production de progiciel et de services) est souhaitée dans le cadre d un Plan Assurance Qualité (PAQ). Page 12

13 Le PAQ a pour objectif d intégrer au processus d installation et de fourniture de services, l ensemble des mesures permettant de garantir la qualité de cette installation. Ce document est par nature un document vivant, qui sera enrichi de l expérience accumulée tout au long de l exécution des prestations. Le PAQ précise : - L environnement méthodologique ; - Les méthodes et les outils pour les activités de pilotage de projet, d installation, de formation, d assistance et de maintenance ; - Les normes, les règles, les standards et les conventions préconisées par les experts des différents métiers intervenant dans la réalisation de l installation ; - L organisation et l ordonnancement ; - Les structures de travail, en détaillant les rôles et les intervenants, les structures de validation, de décision et les moyens à mettre en œuvre, - La planification des tâches de suivi ; - Les modalités concernant : - L administration de projet ; - Le suivi et l évaluation de la qualité ; - La gestion de la documentation ; - La circulation de l information. 7. Maintenance des progiciels Le soumissionnaire détaillera ses propositions en matière de maintenance du ou (des) progiciel(s), en précisant la nature des prestations couvertes : - Correction d erreur ; - Télédiagnostic ; - Télémaintenance ; - Adaptation à la législation et la réglementation ; - Adaptation à l évolution du Système d Exploitation et du réseau ; - Adaptation à l évolution du SGBDR ; - Amélioration du ou (des) progiciel(s), notamment par ajout de fonctionnalités nouvelles, - Conditions de maintenance ; - Circuits d information (le soumissionnaire formalisera les circuits d information envisagé, notamment pour la mise à jour des versions des progiciels, le processus de correction, le processus de validation des versions ; Il décrira aussi le processus de révision et de diffusion de la documentation) ; - Délais d intervention en cas de blocage (au téléphone, sur site) ; - Conditions du dépôt des programmes «source» ; - L information sur le contenu et la disponibilité des nouvelles versions ; - La documentation d utilisation liée aux nouvelles fonctionnalités ou aux modifications apportées au progiciel. Page 13

14 7.1 La maintenance logicielle On désigne par maintenance logicielle les maintenances ci-dessous : - La maintenance corrective ; - La maintenance évolutive ; - La maintenance adaptative. Les titulaires s engageront à assurer une maintenance gratuite, réglementaire et évolutive pour une durée de 1 an à compter du jour de l admission des solutions logicielles. En outre, les titulaires devront fournir une prestation globale de maintenance du logiciel pendant toute la durée du marché fixée à 4 ans qui débutera après validation des vérifications d aptitude au bon fonctionnement. Les titulaires devront préciser les tarifs de maintenance pratiqués à l issue de la période de maintenance gratuite. Ils joindront à leurs offres les contrats de maintenance proposés. 7.2 La maintenance corrective La maintenance corrective sera assurée grâce à une assistance technique téléphonique, complétée par la possibilité de communiquer par courrier électronique ou grâce à un espace privé sur le portail Extranet des titulaires. Cette maintenance vise : - La correction des anomalies de programmation et l envoi de version corrigée ; - La fourniture ou la proposition de solutions de contournement, lorsqu elles sont applicables. Lors d un appel téléphonique, le niveau de gravité est établi d un commun accord entre la Mairie de Frouard et les techniciens hotline des Titulaires. Les niveaux de gravité sont les suivants : - Niveau 1 : Situation d urgence et/ou de blocage Anomalie provoquant l arrêt complet d un système ou provoquant une indisponibilité du service pour l utilisateur. Pour ce niveau de gravité, le délai de résolution est de 8 heures au maximum à compter de la réception de l appel, confirmé par télécopie ou courriel par la Mairie de Frouard. - Niveau 2 : Situation standard Anomalie rendant certaines fonctionnalités du système indisponibles. Page 14

15 Dysfonctionnement mineur. Pour ce niveau de gravité, le délai de résolution est de 5 jours ouvrables, maximum, à compter de la réception de l appel, confirmé par télécopie ou courriel par la Mairie de Frouard. - Niveau 3 : Autres situations Demande d amélioration, clarification de la documentation, demande de conseil téléphonique ou de recommandation. Pour ce niveau de gravité, une réponse est demandée dans les 8 jours à compter de la réception de l appel, confirmé par télécopie ou courriel par la Mairie de Frouard. Le cas échéant, des pénalités d indisponibilité s appliqueront. 7.3 La maintenance évolutive La maintenance évolutive comprend les mises à jour et nouvelles versions majeures. La Mairie de Frouard bénéficiera des mises à jour et des nouvelles versions majeures des logiciels au fur et à mesure de leur disponibilité. La maintenance évolutive comprend : - Les développements apportant de nouvelles fonctionnalités ; - L amélioration de fonctionnalités existantes et toutes modifications faisant l objet d une nouvelle version ; - La garantie que les nouvelles versions assurent une compatibilité ascendante avec les versions précédentes, ou que les incompatibilités sont explicitement décrites dans la documentation accompagnant les logiciels concernés ; - Les demandes d améliorations faites par les utilisateurs. Une notification est adressée à la mairie de Frouard chaque fois qu une nouvelle version majeure est disponible. L expédition des mises à jour, des nouvelles versions majeures et des documentations associées s effectue par envoi des supports informatiques. Les envois se font, sans coût supplémentaire à destination des contacts techniques désignés sur les ordres de commande d acquisition. 7.4 La maintenance adaptative La maintenance adaptative comprend : - L assistance juridique ; Page 15

16 - Les modifications des progiciels pour rester en conformité avec l évolution des textes législatifs et réglementaires les développements apportant de nouvelles fonctionnalités. Ces évolutions devront nécessiter le moins possible d interventions manuelles pour mettre à jour les bases de données et ne devront pas entrainer de coûts supplémentaires La télémaintenance Les Soumissionnaires mettront en œuvre un dispositif de télémaintenance (accès VPN), celui-ci sera systématiquement activé qu à l initiative d une demande d intervention de la Mairie de Frouard. Les Soumissionnaires s engagent à se soumettre aux procédures de sécurité en vigueur à la Mairie de Frouard, ainsi tous les mots de passe et droits d accès seront émis et validés par le responsable du service informatique de la Mairie de Frouard. 8. La vérification d aptitude au bon fonctionnement La vérification d aptitude au bon fonctionnement est destinée à contrôler que les prestations livrées présentent bien les caractéristiques technique qui les rendent apte à remplir les fonctions décrites dans le cahier des charges, les spécifications fonctionnelles, les spécifications détaillées du CCTP. Les constatations faites par la Mairie de Frouard seront consignées dans un procès verbal mentionnant, s il y a lieu, les réserves du titulaire et signé des deux parties. Si la vérification d aptitude au bon fonctionnement est positive, la Mairie de Frouard procède à la mise en service opérationnel. Dans le cas contraire, la Mairie de Frouard prendra une décision d ajournement ou de rejet des prestations. Dans ce but, deux recettes seront menées : La recette fonctionnelle : La recette fonctionnelle a pour but la validation des fonctionnalités exprimées dans le cahier des charges et détaillées dans les spécifications fonctionnelles. La Mairie de Frouard procèdera donc à sa propre série de tests de validation. La recette technique : Chargée de contrôler les caractéristiques techniques du produit livré, la recette technique regroupe : - Les tests d exploitabilité et en particulier le respect des exigences d architecture technique, - Le respect des quantitatifs, - Les tests de performance. Page 16

17 A l issu de la vérification d aptitude au bon fonctionnement, la Mairie de Frouard procédera à la vérification de service régulier destinée à constater que les progiciels sont capables d assurer un service régulier dans les conditions normales d exploitation. La régularité du service s observe pendant un mois à partir du jour où les éléments ont été déclarés aptes. Avant l installation des progiciels, les Soumissionnaires listeront l ensemble des éléments que la Mairie de Frouard devra fournir. Cette démarche doit permettre d évaluer les attentes du Soumissionnaire et de quantifier les tâches à réaliser. Cette liste doit prendre en compte l ensemble du périmètre nécessaire à la bonne réalisation du projet. 9. Description de la gestion des installations des progiciels Depuis le démarrage jusqu à la réception et bonne fin des travaux seront fixés des rendez-vous hebdomadaires de suivi avec les intervenants concernés. Ils auront lieu sur le site. Les Titulaires désigneront pour la durée des travaux, un chef de projet responsable et seul interlocuteur pour la Mairie de Frouard. Le chef de projet outre ses attributions de suivi de la bonne marche des opérations, sera disponible pour répondre à toute demande, même verbale et confirmées par écrit, de renseignements de la part de la Mairie de Frouard, en particulier sur les points suivants : - Respect du planning, - Remonter les difficultés rencontrées pouvant mettre en cause la date de mise en service, - Informer des procédures mises en œuvre pour la réalisation, les actions en cours et prévues. 10. Phase de réversibilité Cinq mois avant la fin des prestations, les Titulaires présentent à la Mairie de Frouard l ensemble des documents prévus dans le plan de réversibilité. La validation par la Mairie de Frouard des documents remis intervient dans un maximum de 10 jours ouvrés. A la fin de la période contractuelle et pendant une période minimale de 10 jours ouvrés, les Titulaires s engagent à transmettre au futur prestataire toute la documentation du plan de réversibilité et à former, aux procédures internes, le personnel du futur prestataire pendant une durée de 5 jours ouvrés. 11. Comité de suivi technique Page 17

18 Il est convenu que les deux parties (chaque Titulaire et Mairie de Frouard) se réuniront de façon régulière, selon une périodicité trimestrielle la première année et annuelle les suivantes, afin de permettre un suivi permanent de la vie des systèmes. Il pourra ainsi être apporté des ajustements ou des corrections éventuelles du mode de relations. Lors de cette réunion, la Mairie de Frouard fait part de ses attentes et le Soumissionnaire présente éventuellement ses nouvelles offres techniques. Les Titulaires présentent dans leur réponse les modèles de tableaux de bord qu ils proposeront. Le contenu sera au minimum : - Les cas (ou incidents) de maintenance avec une synthèse, - Les versions logicielles des équipements, - La mise à jour des documentations, - Une mise à jour des dossiers site, - Une présentation des avenants positifs (ou négatifs) avec la date de prise en compte. - Un plan de formation des administrateurs ou utilisateurs tenant compte des évolutions des logiciels Les comptes rendu des réunions sont à la charge des Titulaires et envoyé dans les 5 jours à la Mairie de Frouard. 12. Qualité des prestations La Mairie de Frouard se réserve le droit d opérer des audits ponctuels et inopinés en faisant appel à son propre personnel ou à une société tierce. Ces audits ont pour but d assurer un contrôle et une validation de la bonne exécution des prestations réalisées par les Titulaires. Dans ce cadre, les Titulaires mettent à disposition de la Mairie de Frouard tous les documents, le matériel et le personnel (le technicien sur site) pour réaliser toutes les interventions sur les progiciels. 13. Assistance technique Dans la prestation de maintenance, les Soumissionnaires devront prévoir une assistance technique pour résoudre des demandes irrégulières et réservées aux personnes techniques et formées. L objectif n est pas de faire des formations par téléphone mais juste de répondre à des questions d opérations non courantes. 14. Déclaration à la CNIL La déclaration auprès de la CNIL est à la charge des Soumissionnaires pour le compte de la Mairie de Frouard. Ils l informeront également sur les démarches internes que doit réaliser la Mairie de Frouard pour ces types d application. Page 18

19 15. LOT 1 PROGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE La Mairie de Frouard souhaite disposer d un logiciel répondant impérativement à toutes les fonctionnalités du métier de comptable tel que pratiqué dans la fonction publique territoriale. La solution devra notamment couvrir les fonctionnalités du présent CCTP. Cette liste n est pas exhaustive. Le soumissionnaire aura donc à prévoir de sa propre initiative tous les dispositifs utiles et nécessaires pour une parfaite exécution de la prestation de fourniture d un logiciel de ressources humaines et il ne pourra pas se prévaloir de ce que certaines fournitures ou prestations ne seraient pas formellement mentionnées au présent CCTP. Le soumissionnaire présentera l inventaire exhaustif des fonctions couvertes par la solution qu il préconise. Cette présentation devra être synthétique avec également un exemple de restitution (copie d écran, éditions, ). Une démonstration dans les locaux de la Mairie des solutions par le soumissionnaire sera organisée. Si la solution proposée n assure pas certaines fonctionnalités, le soumissionnaire devra le préciser et devra indiquer les conditions de réalisation des améliorations et adaptations possibles Organisation du service Le service est composé comme suit : - Un directeur des finances ; - Une responsable des finances ; - Un service comptabilité composé d une personne. La plate-forme logicielle existante est la suivante : - La gestion comptable et financière est réalisée par l intermédiaire d un progiciel CIVITAS CEGID, fonctionnant en «Full Web» sous SGBDR Progress version 9.1 ; - La base de données est installée sur un serveur Windows Server 2003 R2 ; - 3 postes de travail sont munis du logiciel au service des finances et 23 postes dans les autres services - La gestion de la dette est réalisée par Finance Active ; Les contraintes volumétriques étaient en 2010 : mandats ; titres de recette. Page 19

20 L organisation actuelle est la suivante : - Un profil différent en fonction des utilisateurs ; - Administrateur : service informatique ; - Accès à l ensemble des fonctionnalités : service finance Couverture fonctionnelle de l application gestion financière Fonctionnalités attendues Préambule Le progiciel devra permettre une automatisation maximale sur la saisie d écriture comptable et un fort niveau d intégration entre : - La comptabilité d engagement et la comptabilité budgétaire ; - La comptabilité d engagement et la comptabilité générale ; - En option, la comptabilité générale et la comptabilité analytique (ventilation des charges et produits de comptabilité générale sur des sections analytiques paramétrables). Le progiciel intégrera les modules suivants : - Préparation budgétaire ; - Recette ; - Dépense ; - Immobilisation pour les inventaires ; - Marchés publics. La comptabilité budgétaire doit permettre la gestion et le suivi des différents stades de l exécution budgétaire. Tous les états traditionnels en cette matière doivent être obtenus. Toute édition pourra être produite : - A l écran : un système de défilement haut/bas et gauche/droite sera prévu ; - Sur papier : le système permettra de sélectionner l imprimante de destination (imprimante locale ou en réseau) ; - Sur fichier : le système permettra notamment l export automatique d édition au format Excel permettant de «retraiter» les données ou d en extraire, avec habilitation spécifique. Les éditions pourront s effectuer par : - Service ; Page 20

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