CONVENTION D HABILITATION INDIVIDUELLE «société d assurance rattachée à une convention cadre»

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1 CONVENTION D HABILITATION INDIVIDUELLE «société d assurance rattachée à une convention cadre» Les parties à la convention - Le Ministre de l intérieur représenté par le Préfet de Préambule - Raison sociale numéro SIREN adresse du siège social numéro d habilitation A compter du 15 avril 2009, un nouveau Système d Immatriculation des Véhicules (SIV) sera progressivement mis en place. Il est essentiellement caractérisé par : - l attribution à vie d un numéro d immatriculation pour chaque véhicule, - la simplification des démarches administratives nécessaires à l immatriculation des véhicules. Dans le cadre de ce nouveau système, les démarches relatives aux véhicules faites par les sociétés d assurance pourront être réalisées par télétransmission en vertu de conventions conclues avec le ministère de l intérieur. En conséquence, les Parties sont convenues de ce qui suit : Article I : objet de la convention La présente convention a pour objet de définir les conditions d habilitation de la société d assurance pour effectuer les formalités administratives liées aux opérations relatives aux véhicules par télétransmission. Page 1 sur 6

2 Il s agit pour le professionnel de recueillir l ensemble des données nécessaires aux opérations sur les véhicules et de les transmettre dans le système d immatriculation des véhicules «SIV». Article II : habilitation du professionnel Le professionnel signataire de la présente convention individuelle est habilité par le préfet territorialement compétent. A ce titre, un numéro d habilitation lui est attribué. Article III : informations complémentaires relatives au professionnel habilité Pour être habilité, le professionnel doit fournir les informations suivantes au préfet pour permettre l instruction de la demande : 1) le mode d accès au SIV qu il a choisi : - Accès multiple par un ou plusieurs concentrateurs 2) Un mandat éventuel pour la télétransmission d opérations d immatriculation pour le compte d une autre société d assurance (annexe 4) Article IV : les obligations du professionnel habilité Le professionnel habilité s engage à : - Transmettre au SIV les données nécessaires aux opérations sur les véhicules dans le respect de la réglementation et des règles de fonctionnement du système telles que précisées dans l annexe technique jointe à la présente convention (annexe 1) ; - S équiper informatiquement par la mise en place d installations pour accéder au SIV conformément aux spécifications techniques fournies par le ministère telles que précisées dans l annexe technique de la présente convention (annexe 1) ; - Répondre à toute demande écrite des préfectures et de l Agence nationale des titres sécurisés dans le cadre de leur mission générale de suivi et de contrôle et à ce titre à répondre à toute demande de présentation des dossiers et des pièces sollicitées auprès de ses clients, selon des modalités à définir ultérieurement et d un commun accord ; - Prévoir l archivage des dossiers d opérations sur les véhicules (pièces justificatives ou copies) pendant une durée minimum de 2 ans, à partir de la date de l opération réalisée dans le système d immatriculation des véhicules ; - Mettre tout en œuvre pour transmettre à la préfecture territorialement compétente les dossiers archivés au cours des 5 dernières années en cas de cessation d activité ou de retrait de l habilitation ; Page 2 sur 6

3 - Respecter les dispositions de la loi n du 6 janvier 1978 modifiée relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment en ce qui concerne d une part les règles relatives à l information des usagers de la communication des données les concernant, de leur droit d accès et de rectification, de leur droit d opposition, d autre part les règles relatives à l exploitation et à la conservation de ces données ; - Faire connaître au préfet territorialement compétent, dans le délai d un mois, tout changement dans les données déclarées ou pièces justificatives présentées dans le cadre de la présente convention (annexe 2) et à signer en conséquence un avenant à la convention ou une nouvelle convention d habilitation signée avec le préfet selon les modalités précisées dans le tableau ci-joint (annexe 3). Article V : les obligations du ministre de l intérieur Le ministre de l intérieur s engage à : - Habiliter, après examen des pièces justificatives du dossier d habilitation, le professionnel à accéder au SIV pour effectuer la transmission des données relatives aux opérations sur les véhicules ; - Contrôler l accès au SIV par la mise en place d une identification du professionnel par le duo constitué de l identifiant de transaction et du numéro d habilitation ; - Respecter les dispositions de la loi n du 06/01/1978 modifiée en ce qui concerne le droit d accès, de rectification et d opposition des usagers et les dispositions de la loi n du 17/07/1978 modifiée en matière de réutilisation des données à caractère personnel. Article VI : les échanges de données 1) Données transmises par le professionnel habilité : - Le professionnel habilité dans le cadre de la présente convention peut effectuer les opérations telles que définies dans le tableau joint en annexe 1 à la présente convention. 2) Données transmises par le ministre de l intérieur : - Le ministère de l intérieur s engage à traiter dans les meilleurs délais les données transmises et à mettre à la disposition du professionnel habilité les documents administratifs et accusés de réception prévus par les textes en vigueur dans les conditions définies à l annexe technique jointe à la présente convention (annexe 1). 1 Loi n du 06/01/1978 modifiée relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés 2 Loi n du 17/07/1978 modifiée portant diverses mesures d amélioration entre l administration et le public et diverses dispositions d ordre administratif, social et fiscal. Page 3 sur 6

4 Article VII : sécurité des données transmises au SIV et contrôle d accès Chaque partie à la convention veille à la sécurité des données, à la régularité des opérations effectuées et à leur traçabilité dans le respect des annexes techniques (annexe 1). Chaque partie s engage à mettre en place les dispositifs techniques, tant matériels que logiciels, empêchant l accès aux données par des personnes non autorisées. Le ministère de l intérieur conserve les traces de connexion dans le système d immatriculation des véhicules (SIV). L annexe technique jointe à la présente convention (annexe 1) précise les conditions d application de cet article. Article VIII : modification des conditions d exécution de la convention En cas de modification de l environnement juridique et technique de la présente convention nécessitant une adaptation logicielle du système informatique du ministère, le ministre de l intérieur peut modifier les caractéristiques techniques du système sous réserve d une information suffisante du professionnel habilité nécessaire à l adaptation de son système informatique. Celui-ci disposera alors d un délai à définir par les parties en fonction de la nature des adaptations nécessaires du système. Article IX : durée et date d effet de la convention La présente convention est conclue pour une durée de 5 ans et entre en vigueur au 15 avril 2009 ou à la date de signature par les parties si celle-ci est postérieure. La présente convention est reconduite tacitement pour une même durée, sauf volonté expresse contraire d un des signataires exprimée par lettre recommandée avec accusé de réception et adressée 6 mois avant l arrivée du terme. Article X : suspension et résiliation 1) suspension et résiliation à l initiative du préfet : En cas de manquements répétés aux obligations à la présente convention du professionnel habilité, le préfet territorialement compétent organise une procédure de concertation pour mettre un terme à ces manquements. En cas d échec avéré de cette concertation, le préfet peut suspendre ou, moyennant le respect d un préavis de 2 mois, notifier par lettre recommandée avec accusé de réception la résiliation de la présente convention. En cas de rattachement du professionnel habilité à une convention-cadre, le ministre de l intérieur informe le signataire de la convention-cadre de tout problème imputable à ce professionnel habilité. Page 4 sur 6

5 La transmission des opérations visées par la présente convention prend fin automatiquement en cas d extinction, de suspension ou de résiliation de la conventioncadre. Elle peut également prendre fin à l initiative du signataire d une conventioncadre à laquelle est rattaché le professionnel habilité lorsque le professionnel ne remplit plus les conditions d accès à (aux) système(s) de télétransmission prévu(s) dans cette convention-cadre. En cas de condamnation pénale du professionnel habilité en matière d atteinte à un système de traitement automatisé (articles à du code pénal) et en matière d atteinte aux droits de la personne résultant des fichiers ou des traitements informatiques (articles à et article du code pénal), le préfet territorialement compétent est amené de plein droit à résilier la présente convention. 2) résiliation à l initiative du professionnel habilité : Le professionnel habilité peut mettre fin unilatéralement à sa participation à la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Préfet territorialement compétent dans le respect d un préavis de 2 mois. Article XI : règlement des différends Les signataires feront leurs meilleurs efforts pour régler amiablement tout différend pouvant survenir entre eux relatif à l application ou à l interprétation de la présente convention. A défaut de trouver une solution amiable, les litiges seront tranchés par la juridiction administrative compétente. Fait à Le Le préfet : Le professionnel : Page 5 sur 6

6 Liste des annexes jointes à la présente convention : - Annexe 1 : Annexe technique - Annexe 2 : Modalités juridiques et fonctionnelles d une demande initiale ou modificative d habilitation par une société d assurance - Annexe 3 : Pièces justificatives d une demande d habilitation - Annexe 4 : Modèle de mandat entre sociétés d assurance pour effectuer les formalités des opérations sur les véhicules par télétransmission Page 6 sur 6

7 Annexe 1 Annexe technique de la convention individuelle d habilitation «société d assurance» 1 Notice explicative Préambule L habilitation «professionnel assureur» Habilitation du professionnel Déclaration de la personne morale, de son profil et de ses modes d accès au SIV Rattachement à des conventions cadre Notice technique Usage d un système de télétransmission (Concentrateur) Procédures d exploitation...4 Version du 17 octobre

8 1 Notice explicative 1.1 Préambule Cette annexe a pour but de spécifier le choix des interfaces d accès au SIV d un partenaire et de lui permettre de recevoir les éléments nécessaires pour se raccorder au SIV par l intermédiaire d un ou plusieurs concentrateurs. Cette annexe détaille les obligations d ordre technique (sécurité et traçabilité) que le partenaire s engage à respecter dans le cadre de la présente convention. Le terme «porteur de la convention cadre» est employé tout au long de ce document. Cette annexe technique s appuie sur les documents de référence suivants : Numéro Désignation Nom du fichier 1 IRS Assurances SIV_EBGE_LID_IRS_Assurances_v2.8-1.doc 2 Étude de sécurité SIV Etude de sécurité du SIV_1.0.doc 3 Guide des procédures Guide des procédures exploitation SIV_1.0.doc d exploitation du SIV 4 Spécifications génériques des SIV_EBGE_LID_IRS_SpecificationsGeneriquesDesProtocoles_v2 protocoles 4-5.doc Principe général de l habilitation L habilitation porte sur une personne morale identifiée par son numéro SIREN. Elle consiste à attribuer à ce SIREN un numéro d habilitation unique associé à l ensemble des fonctions SIV issues des IRS Assurances auxquelles cette personne morale peut prétendre en regard de son activité professionnelle. Une personne morale ayant reçu un numéro d habilitation de l administrateur du SIV est désignée par le terme de partenaire SIV. Pour faciliter l association des fonctions SIV à un numéro d habilitation de partenaire, elles sont regroupées par code profil SIV. Le tableau ci-dessous récapitule les fonctions associées au code profil SIV Assureur. Code profil SIV IRS SIV Fonction SIV Société d assurance Assurances Consultation informations du titulaire Consultation caractéristiques techniques du véhicule Consultation de la situation administrative du véhicule Déclarations de cession Déclaration d achat Inscription d un refus de cession procédure VE Version du 17 octobre

9 1.2 L habilitation «professionnel assureur» Cette habilitation confère au professionnel assureur un rôle d émetteur de demandes étant concrétisé au niveau technique par l accès à un concentrateur mis à sa disposition par un porteur de la convention. Le rattachement par convention individuelle d habilitation se fait en citant la référence d une ou plusieurs conventions cadre d habilitation dans la convention individuelle d habilitation du partenaire rattaché. Le rattachement n est en aucun cas exclusif. Le professionnel assureur peut se rattacher à autant de porteurs de convention qu il dispose d accords de leur part. 2 Habilitation du professionnel 2.1 Déclaration de la personne morale, de son profil et de ses modes d accès au SIV Merci de remplir le tableau ci-dessous en indiquant le SIREN et la raison sociale de votre société. SIREN Raison sociale Code profil SIV Numéro d habilitation SOCIETE D ASSURANCE La case sur fond foncé est à remplir par la préfecture. 2.2 Rattachement à des conventions cadre Merci de remplir le tableau ci-dessous afin d indiquer le ou les concentrateurs utilisés pour réaliser les opérations : SIREN du porteur de la convention cadre Raison sociale du porteur de la convention cadre Code d accès du concentrateur de rattachement Version du 17 octobre

10 3 Notice technique 3.1 Usage d un système de télétransmission (Concentrateur) Le SIV requiert des tiers participant à un échange qu ils tracent un ensemble d informations propres à chaque type de demande. Pour ce faire, chaque demande reçue par le premier tiers d un échange doit être identifiée par un numéro unique sur une période d au moins 1 an appelé : code transaction. Ce code transaction et le numéro d habilitation forment le duo qui doit être inscrit systématiquement dans chaque trace et doit donc remonter jusqu au SIV. Les autres informations à lier à ce duo dans les traces sont définies dans les IRS Assurances. Les usages d un système de télétransmission sont spécifiques au fournisseur du concentrateur. Le ministre de l intérieur laisse le partenaire mettant à disposition le concentrateur libre de mettre en œuvre les moyens de production et de conservation des traces qu il juge nécessaire pour répondre à d éventuelles requêtes des autorités afin établir la preuve des échanges réalisés avec le SIV par son intermédiaire. 3.2 Procédures d exploitation Pour simplifier la gestion des événements d exploitation (incidents, évolutions) liés à l infrastructure requise par le SIV, les procédures d exploitation suivantes sont proposées aux partenaires : - Reprise en cas de panne côté partenaire - Gestion des changements o Synchronisation des certificats lors de leur renouvellement, régénération après révocation ou ré acquisition après expiration. o Notification des changements dans les paramètres techniques côté partenaire ou côté SIV. o Notification des changements dans les tables des référentiels communs. o Notification des changements dans les règles de gestion du SIV. o Notification des changements dans les règles de sécurité du SIV. Toutes ces procédures sont détaillées dans le document de référence «Guide des procédures d exploitation». Version du 17 octobre

11 Annexe 2 Modalités juridiques et fonctionnelles d une demande initiale ou modificative d habilitation Nature de la demande Impact juridique Modalités de dépôt de la demande Demande d habilitation Convention d habilitation APD via internet Modification de l adresse dans le même département Modification de l adresse hors du département Modification de la dénomination sociale Modification du n SIREN (nouvelle personne morale) Modification du mode d accès au SIV avenant à la convention d habilitation nouvelle convention d habilitation avenant à la convention d habilitation nouvelle convention d habilitation avenant à la convention d habilitation APD via SIV APD via SIV APD via SIV APD via SIV APD via SIV APD : application de pré demande d habilitation et d agrément SIV : système d immatriculation des véhicules

12 Annexe 3 Pièces justificatives d une demande d habilitation I. Demande d habilitation 1) Extrait Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de deux ans ou un journal d annonce légale de moins de deux ans à condition qu y apparaissent le nom du responsable, l objet social, l adresse et le numéro d enregistrement au registre du commerce ; Ou les statuts délivrés (document original) par le greffe du tribunal de commerce de moins de deux ans faisant mention de l activité ou des activités au titre desquelles le professionnel demande une habilitation au SIV ; 2) Attestation de membre, le cas échéant, du groupement ou de la société d assurance (filiale) en cas de rattachement à une convention cadre 3) Pièces justificatives, le cas échéant, du mandat Version 09/12/2008

13 Annexe 4 MANDAT entre sociétés d assurance pour effectuer les opérations relatives aux véhicules par télétransmission Je soussigné(e) : - Nom, Nom d usage le cas échéant et Prénom ou Raison sociale, numéro SIREN en capitales - Profil du professionnel (société d assurance) Donne mandat à : - Nom, Nom d usage le cas échéant et Prénom ou Raison sociale, numéro SIREN en capitales - Profil du professionnel (société d assurance) Pour effectuer en mes lieu et place et pour mon compte la télétransmission des opérations relatives aux véhicules correspondant à mon profil de (société d assurance). Fait à.le Version 09/12/2008

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