Liste des tâches de l exécuteur testamentaire (ou liquidateur)

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1 SERVICE FISCALITÉ, RETRAITE ET PLANIFICATION SUCCESSORALE Liste des tâches de l exécuteur testamentaire (ou liquidateur) Note : Certains renseignements contenus dans la présente liste peuvent ne pas s appliquer au Québec.

2 LISTE DES TÂCHES DE L EXÉCUTEUR TESTAMENTAIRE (OU LIQUIDATEUR) La présente liste s applique aux successions qui s ouvrent en Ontario et reposent sur un testament valide. Elle couvre toutes les étapes, depuis les démarches préliminaires jusqu à la requête au tribunal et la distribution de l actif successoral. Toute personne désignée comme exécuteur testamentaire devrait songer à souscrire une assurance avant d entreprendre l administration de la succession. Cette assurance offrira à l exécuteur une protection en cas de plainte à son égard. Données préliminaires Nom de l exécuteur Conjoint du défunt Coexécuteur Date du décès Défunt NAS du défunt Adresse du défunt L exécuteur a-t-il souscrit une assurance? Oui Non DATE D ACHÈVEMENT ÉTAPES PRÉLIMINAIRES Trouver et examiner le testament Frais funéraires (déjà payés?) Dispositions particulières Définir les besoins de liquidités de la famille Demander une déclaration de décès à l entrepreneur de pompes funèbres ou un acte de décès aux autorités provinciales Déterminer si le testament pose des problèmes DÉTERMINER LA COMPLEXITÉ DU TESTAMENT Faut-il des connaissances dépassant celles de l exécuteur? À la connaissance de l exécuteur, y a-t-il des conflits? Le testament doit-il être homologué par le tribunal? COMMUNIQUER AVEC LES BÉNÉFICIAIRES (ET LEUR AVOCAT OU LEUR NOTAIRE) Fixer une rencontre avec les membres de la famille (leur avocat ou leur notaire peut être présent) À cet effet, recueillir les données préliminaires auprès de la famille Tenir la rencontre et noter les données recueillies 2

3 RENCONTRER LES BÉNÉFICIAIRES (ET LEUR AVOCAT OU LEUR NOTAIRE) Recueillir les données et documents pertinents Informer les bénéficiaires des contraintes liées à l administration de la succession (questions fiscales, litige, etc. ) Déterminer les besoins financiers de la famille Rédiger un rapport sur la rencontre ÉTABLIR UN COMPTE SUCCESSORAL Noter toutes les données bancaires Geler les comptes Vérifier s il y a un coffre bancaire Vérifier si les comptes sont conjoints Dresser une liste du contenu du coffre bancaire S informer des conditions bancaires afférentes aux comptes Vérifier s il y a des fonds disponibles pour payer les frais funéraires Trouver les mots de passe requis pour effectuer des opérations bancaires par voie électronique TROUVER LES DOCUMENTS IMPORTANTS Trouver les titres afférents aux immeubles, les prêts hypothécaires, les certificats d actions, les obligations garanties ou non garanties et les certificats de placement garantis AVISER LES LÉGATAIRES ET LES BÉNÉFICIAIRES DU RELIQUAT Vérifier s il est difficile d identifier une société de bienfaisance, etc. Notifier les sociétés de bienfaisance (et les organismes de réglementation s il y a lieu) des legs qui leur sont destinés Notifier les légataires des sommes à recevoir en vertu du testament Aviser les bénéficiaires du reliquat et leur remettre une copie du testament ÉTABLIR UN ÉCHÉANCIER Expiration des demandes d assistance par les personnes à charge En Ontario et à l Île-du-Prince-Edouard la réclamation par choix du conjoint en vertu de la Loi sur le droit de la famille doit être effectuée dans les six mois Date limite pour produire la déclaration T1 3

4 MESURES IMMÉDIATES 1) Placements et intérêts dans des entreprises En cas d exploitation d une entreprise, si le défunt était le seul exploitant ou l actionnaire majoritaire, prendre le contrôle de l exploitation et assurer la continuité de l entreprise ou embaucher un gérant Faire examiner le portefeuille de placements 2) Immeubles Vérifier si l assurance est adéquate et la faire modifier au besoin Si le défunt était locataire et vivait seul, résilier le bail ou sous-louer l appartement Si la propriété est vacante, assurer sa protection et sa supervision Si la propriété est louée, donner un avis de résiliation de bail aux locataires si nécessaire 3) Biens personnels Prévoir une assurance suffisante pour les véhicules, les effets personnels, etc. (p. ex., une assurance contre le vol) 4) Inventaire Dresser un inventaire de la maison et de l entreprise et assumer la garde de l argent comptant des titres des bijoux et autres objets de valeur des titres immobiliers et hypothécaires des autres documents d une valeur potentielle 5) Protection de l actif Assurer la garde de l actif ou assurer la protection des immeubles vacants 6) Créances hypothécaires Aviser les débiteurs Percevoir les créances hypothécaires Vérifier si le défunt avait souscrit une assurance hypothèque 7) Immeubles locatifs Écrire aux locataires pour le réacheminement des loyers Vérifier si l assurance et les taxes foncières sont payées 4

5 8) Comptes de courtage Aviser du décès Annuler les ordres ouverts Demander l envoi de relevés Obtenir une liste des titres avec indication du coût initial 9) Comptes en ligne Vérifier si le testateur a laissé un message relatif aux comptes en ligne et à leurs codes d accès Si oui : Utiliser le ou les mots de passe pour y accéder Si non : Vérifier auprès de l administrateur si les comptes sont protégés par mots de passe et que ceux-ci sont inconnus Faire l inventaire des comptes en ligne Vérifier s il existe une créance à l égard de tout compte en ligne Fermer les comptes en ligne après s être assuré qu ils ne sont plus d aucune utilité et qu ils ne comportent aucune créance 10) Biens sur support informatique Vérifier si le testateur a laissé un message concernant les biens sur support informatique et leurs codes d accès Accéder aux biens sur support informatique et, au besoin, en effectuer la sauvegarde Vérifier l existence réelle des biens Le cas échéant, vérifier comment transférer les droits d accès et déterminer la valeur des biens (si elle est vérifiable) Effectuer un inventaire des biens sur support informatique Vérifier si les données personnelles (photos, etc.) devraient être protégées afin de préserver la vie privée du défunt 11) Animaux domestiques Vérifier si le testament comporte une mention relative aux animaux domestiques Trouver une personne à qui pourrait être confié l animal. Si c est impossible, s adresser à un organisme de protection des animaux. 5

6 COMMUNIQUER AVEC LES TIERS Communiquer avec la RRQ ou le RPC pour demander la rente ou la prestation de décès, la prestation du survivant et la prestation de décès versée aux personnes à charge (par le RPC, par exemple); s il y a lieu, communiquer avec les Anciens Combattants Canada pour obtenir la prestation Aviser Service Canada d annuler les programmes de la sécurité du revenu Mettre fin à l assurance maladie Faire annuler la carte d assurance sociale Annuler le permis de conduire, les abonnements à des magazines, à des journaux, à la câblodistribution, à internet et au téléphone (fixe et cellulaire), les adhésions à des clubs et, s il y a lieu, demander un remboursement au prorata des paiements effectués Informer les services publics et demander une lecture et une facturation finales Demander à Postes Canada de réacheminer le courrier Confirmer les soldes impayés et mettre fin aux cartes de crédit vérifier si les soldes sont couverts par une assurance Communiquer avec les employeurs actuel et antérieurs en vue de prestations Communiquer avec les exécuteurs ou fiduciaires de successions auxquelles le défunt pourrait avoir droit ou toute succession dont le défunt était l exécuteur Communiquer avec l avocat ou le notaire et le comptable du défunt et de l entreprise Communiquer avec le conseiller en placements et en assurance Communiquer avec les compagnies d assurance Vérifier auprès du courtier d assurance la couverture d assurance sur la propriété Si le défunt reçoit un revenu de retraite ou des prestations d État d un autre pays (p. ex., des prestations de la sécurité sociale des États Unis), en informer le pays visé, mettre fin au versement de ces prestations et demander la prestation de décès, s il y a lieu Se débarrasser des médicaments inutilisés après avoir consulté un pharmacien Communiquer avec les administrateurs de médias sociaux pour faire supprimer le compte du défunt COMPILER LES DONNÉES FISCALES Copies des déclarations des six dernières années Versements d impôts, reçus médicaux, reçus pour dons de bienfaisance, etc. Remplir et produire les déclarations T1 pour les années antérieures dans les six mois suivant la date du décès 6

7 BIENS ÉTRANGERS Vérifier s il y a un testament valide dans un ressort étranger et s il est conforme aux lois de ce pays En l absence d un testament valide, déterminer la législation applicable S il y a lieu, confier à un mandataire le soin de régler les questions qui se posent dans le ressort étranger RECUEILLIR LES DONNÉES SUR L ACTIF ET LE PASSIF Recueillir et examiner les données sur le passif de la succession (p. ex., les contrats de location) Vérifier s il manque des biens Communiquer avec les conseillers en placements et le conseiller en assurance ou avec le planificateur financier pour obtenir toutes les données Communiquer avec les banques, si cela n a pas déjà été fait, pour vérifier les soldes, les placements, etc. Déterminer s il y a lieu d intenter des poursuites au nom des ayants droit ou s il est possible que des poursuites soient intentées contre le défunt ou les ayants droit Faire une liste de toutes les dettes impayées au décès et les intérêts à courir sur celles-ci après le décès et déterminer les sommes qu il faudrait payer pour ne pas accumuler des intérêts Établir les garanties personnelles consenties par le défunt sur des emprunts Obtenir les chèques à être encaissés ÉVALUATION Faire évaluer les immeubles, les titres, les biens personnels, les automobiles DÉSIGNATIONS DE BÉNÉFICIAIRES Trouver le document dans lequel a été faite la dernière désignation (testament, proposition d assurance formant contrat ou autre) Vérifier si l institution accepte la dernière désignation ou remplir les conditions Produire tout document nécessaire pour appuyer ou présenter une demande de règlement au nom des bénéficiaires REER ET FERR Demander une confirmation des sommes à recevoir Vérifier si les sommes sont payables aux ayants droit ou s il y a un bénéficiaire désigné Déterminer les conditions à la réception des fonds 7

8 ASSURANCE Demander une confirmation des sommes à recevoir Trouver le nom de la personne qui a droit à ces sommes ou confirmer qu il s agit des ayants droit Déterminer s il y a des dettes impayées au titre du contrat Faire une vérification générale de l existence d autres contrats et des conditions du paiement au bénéficiaire ou aux ayants droit Vérifier que le versement du produit de l assurance a été effectué car ces sommes peuvent permettre le paiement immédiat de certaines dettes, comme les frais funéraires INVENTAIRE Dresser un inventaire de l actif et du passif : Faire une liste de toutes les données de l actif par catégorie Énumérer les biens selon leur valeur et fournir toutes les données, y compris les numéros de certificat, données d inscription, etc. Énumérer les dates d échéance Indiquer les taux d intérêt Calculer l intérêt couru, s il y a lieu Fournir les données sur les biens étrangers, mais non à des fins d homologation Indiquer les paiements reçus et la périodicité Inscrire toutes les données du passif de la succession Faire la liste des chèques qui doivent être encaissés REQUÊTE AU TRIBUNAL Rencontrer l avocat ou le notaire des ayants droit pour remplir la demande du certificat approprié (les documents exigés varient d une province à l autre) Constituer une réserve pour les frais à payer Vérifier les documents et les parties à signifier, et demander les originaux et les copies authentiques des ordonnances définitives du tribunal 8

9 DETTES DE LA SUCCESSION Publier un avis aux créanciers dans les journaux, etc. (la date d expiration ne doit pas précéder l émission du certificat ou le jugement d homologation prononcé par le tribunal) Une fois l homologation accordée, déterminer quand l avis aux créanciers peut expirer Rendre compte régulièrement de vos activités aux bénéficiaires S il y a lieu, obtenir les permis de disposer ne pas retarder la distribution des biens ADMINISTRATION ET DISTRIBUTION Diffèrent lorsqu il n y a pas de testament voir la législation provinciale 1) Questions préliminaires Une fois l homologation accordée, obtenir suffisamment de copies authentiques pour transférer les biens L avis aux créanciers doit expirer avant la distribution et la reddition de compte (délai habituel de 30 jours) Demander à l avocat ou au notaire des ayants droit d enregistrer au besoin le certificat ou le jugement d homologation sur les immeubles Souscrire une assurance pour exécuteur consulter le site ERAssure à 2) Délais Déterminer s il reste des délais à courir limitant la distribution (p. ex., droit familial ou demandes d assistance par des personnes à charge) 3) Examen du testament Élaborer le plan de la distribution des biens Consulter les bénéficiaires sur toute distribution en espèces (distribution en nature), s il y a lieu 4) Réalisation de l actif Fermer les comptes bancaires virement au compte successoral (en cas de comptes conjoints avec droit de survie, fournir à l institution financière un acte de décès et une demande de transfert au cotitulaire survivant) Placer l excédent des liquidités conformément au testament Vendre ou transférer les immeubles conformément au testament 9

10 5) Actions et obligations Faire réimmatriculer Remplir les déclarations de transmission et les procurations exigées pour le transfert des titres Vendre pour répondre aux besoins de liquidités des ayants droit Vendre aux fins de la distribution Transférer aux bénéficiaires conformément au testament Délivrer les titres et obtenir des reçus en cas de distribution en nature 6) Préparer les chèques ou les transferts électroniques (s il y a lieu) Paiement des dettes Versement des legs Distribution 7) Légataires Paiement effectué Reçu obtenu 8) Effets personnels Remettre les effets personnels Obtenir des reçus Vendre sous réserve des clauses du testament et en affecter le produit à la distribution 9) Fiducies Si le testament prévoit des fiducies, établir des fiducies testamentaires et voir à l examen périodique des placements et à l observation des autres conditions de la fiducie (p. ex., versement d un revenu) 10) Planification fiscale Envisager une fiducie de conjoint Examiner les possibilités de fractionnement du revenu Tenir compte des frais inutilisés Estimer le montant pour l année courante et le montant définitif des gains en capital et de l exemption y afférente 10

11 Tenir compte des dates limites Envisager des déclarations distinctes Cotisation REER ou FERR au conjoint survivant Envisager des dons de bienfaisance inclure dans la déclaration T1 11) Déclarations de revenus Remplir la dernière déclaration T1 et les autres déclarations, les produire à l ARC et demander une attestation de paiement (les dernières déclarations doivent être produites au plus tard le 30 avril de l année qui suit celle du décès ou six mois après la date du décès, selon la date la plus éloignée) Remplir et produire la déclaration T3, Information sur la fiducie (elle doit être produite dans les 90 jours qui suivent la fin de l année d imposition choisie par les ayants droit ou la date à laquelle l exercice est réputé prendre fin) Vérifier si le défunt est en règle avec le fisc américain Produire une déclaration aux États-Unis, s il y a lieu et tous les formulaires afférents S il y a lieu, obtenir une attestation de paiement de la taxe sur les produits et services. Ne pas distribuer les biens avant d avoir obtenu cette attestation. 12) Distribution Si le testament prévoit une distribution immédiate, obtenir une quittance Transférer les biens ou les fonds aux bénéficiaires Garder une réserve suffisante pour couvrir les impôts sur le revenu et, le cas échéant, les comptes impayés 13) Résilier l assurance Résilier l assurance sur les immeubles une fois ceux-ci transférés ou vendus Résilier l assurance sur les véhicules une fois celles-ci transférées ou vendues Résilier les assurances sur les autres biens une fois ceux-ci transférés ou vendus 14) Honoraires Demander le montant des honoraires de l avocat ou du notaire Fixer la rémunération de l exécuteur elle doit être raisonnable pour que les ayants droit puissent la déduire Établir une réserve pour tous les honoraires ou les frais supplémentaires Écrire aux bénéficiaires 11

12 15) Préparer les états de compte Préparer les états de compte définitifs pour la transmission des biens ou l approbation des bénéficiaires Demander à l avocat ou au notaire des ayants droit de préparer les quittances ou le formulaire d approbation définitive 16) Actes Obtenir le transfert de l acte d inhumation 17) Approbation des bénéficiaires Si les états de compte sont approuvés, confirmer que l approbation ou les quittances ont été retournées 18) Non-approbation des bénéficiaires Si les comptes ne sont pas approuvés, ils doivent être vérifiés par le tribunal Demander à l avocat des ayants droit de préparer la requête et les avis nécessaires, et de fixer un rendez-vous DERNIÈRES FORMALITÉS Distribuer toute somme restante ou transmettre les biens Payer les frais de l exécuteur/frais juridiques/frais comptables/autres frais Garder une réserve jusqu à la réception des attestations de paiement nécessaires (ne pas émettre de chèque définitif avant la réception de ces attestations) Envoyer aux bénéficiaires un rapport définitif et complet Fermer le compte bancaire successoral après avoir reçu confirmation de l encaissement de tous les chèques et/ou de la réception des transferts électroniques Le nom Manuvie, le logo qui l accompagne, les quatre cubes et les mots «solide, fiable, sûre, avant-gardiste» sont des marques de commerce de La Compagnie d Assurance-Vie Manufacturers qu elle et ses sociétés affiliées utilisent sous licence. MK2982F 01/2015

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