Schéma du numérique : stratégie et projets. Conseil d administration - 13 mars 2014

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1 Schéma du numérique : stratégie et projets Conseil d administration - mars 204

2 2 Sommaire. Le numérique en quelques chiffres 2. Elaboration de la stratégie numérique. Les projets par axe stratégique 4. Cartographie de transformation numérique

3 Infrastructures Introduction Le réseau de l Université est connecté au réseau régional de télécommunications vers l accès RENATER de l UTC et l ensemble des sites délocalisés Prés de 0000 prises réseau sur 2 sites connectés Environ 250 équipements réseaux actifs 4 kms de fibre noire à Amiens Environ 7000 équipements connectés hors wifi Plus de 00 bornes wifi (2000 personnes simultanément) 25 serveurs physiques hébergeant 50 serveurs virtuels Plus de utilisateurs

4 Introduction Systèmes - L exemple du mail Environ comptes s de mails reçus chaque mois mails envoyés chaque mois Plusieurs dizaines de connexions par seconde au serveur de messagerie 6 To de données stockées Des boîtes mails dont la taille atteint jusqu à Go

5 Connexions des personnels et enseignants Connexions des étudiants ENT : Connexions par mois par type de population 0000 Personnel Enseignants Etudiants

6 Connexion du personnels et enseignants Connexion pour les étudiants Inès : Connexions par mois par type de population Pour les personnels de l'upjv Pour les enseignants de l'upjv Pour les étudiants de l'upjv

7 7 Sommaire. Le numérique en quelques chiffres 2. Elaboration de la stratégie numérique. Les projets par axe stratégique 4. Cartographie de transformation numérique

8 8 Planning Démarrage : Nov. 202 Fin de phase : Juillet 20 Pilotage Communication et conduite du changement Fin : Décembre 20 Phase : Analyse des besoins métier et de l existant numérique Comprendre la stratégie de l UPJV et ses déclinaisons opérationnelles Recueillir les demandes des utilisateurs du numérique Prioriser les demandes Analyse de l existant numérique et des besoins Phase 2 : Définir la cible numérique Cible à ans et scénario de mise en œuvre Phase : Construire le plan de mise en œuvre Plan de mise en œuvre : Projets Gouvernance Coûts Points clés de la démarche Démarches d élaboration des SDN UTC et UPJV menées en parallèle Recherche d alignement de la stratégie numérique sur la stratégie de l université Recherche de synergies et d économies d échelle entre UTC et UPJV par le biais de l UNR.

9 Priorité métier Moyenne Forte 9 Rappel de la démarche Schéma Directeur Numérique L enjeu est de garantir l alignement des projets numériques sur la stratégie métier de chaque établissement Actions «quick win» S S2 F4 F F2 F G4 G G2 G5 Projets à mener Formation Recherche Gouvernance C2 G I2 F5 F6 I C R Communication Scolarité et VE F8 V F9 V V2 R S7 S8 Valorisation V4 International Documentation D D2 F0 F2 F F R2 S6 R8 S S2 S S5 S4 R4 R5 R7 R6 I Non prioritaires S0 S9 F7 D Tâches de fond Faible Moyenne C Forte Identification des enjeux transversaux de l établissement Déclinaison par domaine Enjeux spécifiques Préoccupations opérationnelles Ventilation des demandes Par domaine Par préoccupation Segmentation des demandes Priorité métier Complexité de mise en œuvre Identification des projets

10 0 Enquête Personnels L objectif Evaluer l usage des services numériques existants et la satisfaction des personnels à leur sujet Les modalités Un questionnaire en ligne Plus de 70 questions réparties suivant 5 thématiques La messagerie Les services numériques mis à disposition au travers de l ENT La plateforme pédagogique INES Les services numériques proposés par la Bibliothèque L infrastructure numérique (wifi, matériel de salle, ) et les services associés Un taux de retour de 0 % Environ 750 répondants

11 Résultats du questionnaire Fréquence d utilisation des outils (%) : Souvent (xsemaine) ou quotidiennement Rarement (xmois) ou jamais x740 Toute population Messagerie 86 4 ENT INES Bibliothèque X 8 Administratif X 57 EC % Constats Messagerie utilisée très souvent par toute la population. Utilisation régulière de l ENT par la population administrative ; Un peu moins de la moitié des EC l utilisent fréquemment Plateforme relativement peu utilisée de manière générale 80% de la population n utilisent pas ou peu le portail de la bibliothèque et ses ressources.

12 2 Résultats du questionnaire Zoom sur l Espace Numérique de Travail (ENT) Complexité Disponibilité Accessible Ergonomie Simple / efforts nécessaires 87% Bonne ou plutôt bonne disponibilité 79% Bonne ou plutôt bonne accessibilité 77% Plutôt ou tout à fait ergonomique 64% Complexe % Pas ou peu disponible % Pas ou peu accessible % Plutôt non /pas du tout ergonomique 26% Axe de Progrès Des onglets «incontournables» fortement utilisés et dont l utilité est perçue/reconnue Beaucoup d onglets ne sont pas connus des utilisateurs (logiciels, captation vidéo, sondages, etc..) Les fonctionnalités de l ENT sont considérées comme l axe de progrès majeur.

13 Résultats du questionnaire Zoom sur la plateforme INES Complexité Disponibilité Simple / efforts nécessaires 20% Complexe % Pas de réponse 78 % Bonne ou plutôt bonne Pas ou peu disponible Pas de réponse 8% % 78 % Ergonomie Plutôt ou tout à fait ergonomique 2% Plutôt non /pas du tout ergonomique Pas de réponse 09% 78 % Principaux freins à l utilisation de INES La plateforme INES est encore assez peu utilisée. La problématique de propriété intellectuelle est perçue comme potentiellement sensible par les utilisateurs

14 Priorité métier Moyenne Forte Priorisation des demandes numériques(*) Projets à mener Actions «quick win» G S5 S52 F F F2 F F2 G2 G22 Formation G24 Recherche Gouvernance F7 C G2 V I R F4 F5 V2 I2 V2 C2 R2 R2 S S2 R22 C Communication Scolarité et VE Valorisation D2 D D F4 F4 F44 F42 V International Documentation S2 S S2 S S5 S4 R R2 R R4 I Non prioritaires S42 S4 R4 F6 D2 Tâches de fond Faible (*)Les demandes sont numérotées de la manière suivante Dxy D: Domaine X : n de préoccupation métier Y : n de série Moyenne Complexité de mise en œuvre Forte 4

15 5 La stratégie numérique UPJV Consolider le SI de gestion et de pilotage Capacités de pilotage SI Administration Augmenter la présence numérique de l université Sites WEB de l UPJV Outils de valorisation de la recherche Renforcer les outils de communication et d échange Visio conférence Partage de documents Développer la production de ressource numériques et en faciliter la diffusion Numérique pour le contrôle de connaissance Plateformes numériques existantes Appui à la réussite en Licence Développer les infrastructures numériques et en améliorer la performance Infrastructures pour l enseignement Sécurité et fiabilité des SI Stratégie numérique Renforcer l accompagnement au numérique Nouveaux services d accompagnement Communication sur les services numériques (existants et nouveaux) Engager une approche différenciée de la relation à l étudiant Services pour l insertion professionnelle Portails et annuaires pour les étudiants

16 6 Sommaire. Le numérique en quelques chiffres 2. Elaboration de la stratégie. Les projets par axe stratégique 4. Cartographie de transformation numérique

17 La stratégie numérique UPJV Développer la production de ressource numériques et en faciliter la diffusion ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ Offre de formation de qualité Soutien à la réussite des étudiants Amélioration des services aux étudiants En italique : projet en cours Améliorer les plateformes numériques Montée de version de la plateforme INES Mise à niveau de la plateforme FOAD Appui à la réussite en Licence Nouvelle charte étudiant Améliorations ENT (nouveaux services, version mobile, relooking) Plate forme d enseignement à distance pour les formations paramédicales Développement de services pour tablettes (UTC) Services pour la maison des langues Plate forme de suivi des alternants Plate forme de suivi de la VAE Développer le numérique pour le contrôle des connaissances Projet SIDES Automatisation de la correction des QCM Outil d évaluation en ligne dans Inès Progression pédagogique dans Inès Organisation des examens pour la FOAD DOMAINES CONCERNÉS Formation Documentation Scolarité 7

18 8 La stratégie numérique UPJV Renforcer l accompagnement au numérique ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ Développement de l usage du numérique au sein de l UPJV Soutien à la pratique pédagogique En italique : projet en cours Développer des offres d accompagnement des usagers du numérique Accompagnement à la mise en ligne de ressources multimédia pédagogiques (UTC) Accompagnement à l utilisation des plateformes Accompagnement à la pédagogie numérique Conseil technologique et juridique numérique DOMAINES CONCERNÉS Gouvernance Recherche Formation Documentation Communication Valorisation Scolarité International

19 9 La stratégie numérique UPJV Développer les infrastructures numériques et en améliorer la performance ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ Soutien à la pratique pédagogique (formations initiale et continue) Sécurité des SI notamment de la recherche En italique : projet en cours Fournir des infrastructures performantes pour l enseignement Projet Campus Santé Mise en place d un portail WIFI Mise en réseau des nouveaux bâtiments (Citadelle, Hub, Paces, etc.) Raccordement de l UFR des Arts à la fibre optique Amélioration de la gestion des serveurs Web du SUFTLV Rationalisation des moyens d impression Extension du réseau WIFI 2 5 Renforcer la sécurité et la fiabilisation du SI Projet SSI (politique et mise en œuvre) Déploiement nouvelle architecture de virtualisation Fiabilisation de l'infrastructure système : nouvelle solution de stockage Fiabilisation de l infrastructure système : changement du cœur de réseau 4 2 DOMAINES CONCERNÉS Recherche Formation

20 20 La stratégie numérique UPJV Augmenter la présence numérique de l université ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ Meilleure visibilité internationale Attractivité vis-à-vis des étudiants Valoriser la recherche En italique : projet en cours Refondre et mettre en cohérence les sites WEB de l UPJV et des labos Valoriser la recherche Refonte du site WEB de l UPJV (mobile, web TV, ) 4 Elaborer un package numérique (site web colloques, inscription en ligne) des événements scientifiques Valorisation des contrats de recherche (site web) Elaboration de clips de valorisation des labos DOMAINES CONCERNÉS Recherche Communication

21 2 La stratégie numérique UPJV Renforcer les outils de communication et d échange ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ Développement des partenariats Mobilité internationale des étudiants Projets de recherche internationaux En italique : projet en cours Consolider les outils collaboratifs et le partage de documents Visio conférence Sélection et déploiement d une solution de travail collaboratif avec partage de documents (UTC) Pérennisation du partage pour un service Harmonisation et modernisation des solutions webmail Service de réservation de visio conférence dans l ENT Service de visio conférence proposé dans l ENT pour offrir une solution de bureau (UTC) 5 5 DOMAINES CONCERNÉS Recherche Formation Documentation Valorisation International

22 La stratégie numérique UPJV Engager une approche différenciée de la relation à l étudiant ENJEUX CLÉS Egalité des chances Insertion professionnelle Services aux étudiants Gestion efficiente des étudiants PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ Renforcer les services numériques favorisant l'insertion professionnelle Plateforme "stage emploi" et fonctionnalités "alternance«plate forme de gestion des jobs étudiants En italique : projet en cours Amélioration des portails et annuaires pour les étudiants Développement de l'usage de listes de diffusion Annuaire et CVs des anciens étudiants Annuaire et CVs des docteurs Développement d un intranet pour la formation continue Ajout de services spécifiques aux doctorants dans l ENT Plate forme de continuum lycée - université Automatiser les activités de gestion de l'égalité des chances Développement d une application de gestion de l activité «mission handicap» 2 DOMAINES CONCERNÉS Gouvernance Recherche Formation Documentation Communication Valorisation Scolarité International 22

23 La stratégie numérique UPJV Consolider le SI de pilotage et de gestion ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ Efficacité des dispositifs de reporting et de pilotage Efficience des activités de gestion En italique : projet en cours Accroitre les capacités de pilotage de l UPJV Moderniser l administration Développement d un dispositif de pilotage intégré Outil de suivi d activité (DISI) Progiciel de gestion RH (SIHAM) Projet «ordres de mission» Référencement des contrats et conventions Refonte du logiciel de gestion du patrimoine immobilier (UTC) Généralisation de la gestion des salles Projet HELICO (changement d outil de gestion des charges d enseignement) Améliorer le système d information de scolarité Inscription en ligne des primo-entrants Dématérialisation des pièces justificatives lors de l inscription Mise en place de la nouvelle monétique CROUS 5 5 DOMAINES CONCERNÉS Gouvernance Recherche Formation Valorisation Scolarité International 2

24 24 Sommaire. Le numérique en quelques chiffres 2. Elaboration de la stratégie. Les projets par axe stratégique 4. Cartographie de transformation numérique

25 Consolider le SI de gestion et de pilotage Développer les infrastructures numériques et en améliorer la performance Cartographie de transformation numérique Développer la production de ressource numériques et en faciliter la diffusion 204 Engager une approche différenciée de la relation à l étudiant Augmenter la présence numérique de l université Généralisation de la gestion des Dispositif de pilotage intégré Remplacement Apogée salles Remplacement Harpège HELICO (SIHAM) Inscription Primo Projet «ordres de mission» Projet SSI (mise en œuvre Projet St Quentin autre) Projet Citadelle Nlle monétique CROUS Projet HUB Projet Campus Santé Projet SSI (politique) Portail captif WIFI Extension et fiabilisation Projet SSI (mise en du réseau WIFI Fiabilisation de œuvre - Recherche) l'infrastructure système Inès : nelles fonctionnalités Déploiement nouvelle Améliorations ENT architecture de Maison des virtualisation Développement de App tablettes Staps langues l'usage de listes de Montée version Inès diffusion Appui à la réussite en Licence Annuaire et CVs des Projet SIDES Charte étudiant docteurs Gestion jobs étudiants Continuum lycée Correction QCM Annuaire et CVs des anciens étudiants Plateforme "stage emploi" et fonctionnalités "alternance" Services ENT Mission handicao doctorants Valorisation des contrats de recherche Elaborer un package numérique des événements scientifiques Renforcer l accompagnement au numérique Refonte du site WEB de l UPJV (mobile, web TV, ) Elaboration de clips de valorisation des labos Accompagnement à la mise en ligne de ressources multimédia pédagogiques Accompagnement à l utilisation des plateformes Conseil technologique et juridique numérique Accompagnement à la pédagogie numérique Harmonisation et modernisation des solutions webmail Renforcer les outils de communication et d échange Sélection et déploiement d une solution de travail collaboratif avec partage de documents 208 Sélection et déploiement d une solution «visioconférence bureau» Outils de travail collaboratif 25