Changement de serveur mail

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1 Changement de serveur mail Comme annoncé lors de la réunion du personnel, nous sommes dans l obligation de changer de serveur mail. Ce changement aura lieu le entre les 11 et 12 Février Nous avons déjà connu cette opération il y a 2 ans pour passer en site test avec le SIRCA. Ce changement obligatoire va nous amener une sécurité accrue avec de nouveaux systèmes antiviraux et anti-spams. Pour ces derniers et contrairement à l usage actuel, une interface de gestion sera accessible via internet afin de voir les mails bloqués et régler l envoi de rapports de quarantaine. (Une prochaine note suivra) Ce nouveau serveur nous impose un mode de fonctionnement différent de celui que l on connait aujourd hui. En effet, tous les mails transiteront et resteront sur ce dernier, un quota de 1 Go par boite nous est alloué. Avant que celui-ci soit atteint, un mail vous sera envoyé et du ménage ou de l archivage seront nécessaire afin de continuer à pourvoir recevoir les mails. ATTENTION : Pour les boites génériques de type formation, accueil, amicale, apprentissage, regie, etc., le fonctionnement va différer. Chaque action (réponses, transferts, suppression de mails, création de dossier, envoi de courriels) faite sur l une de ces boites sera visible partout où elles sont installées. Ex : la boite «formation» est installée chez Aline et Sylvie. Si Aline supprime un mail de cette boite cela sera répercuté automatiquement chez Sylvie. Si Sylvie répond à un mail ou écrit un mail avec cette boite, Aline le verra aussi. Ce changement n étant pas anodin, il serait bon que vous vous concertiez pour voir comment gérer ces boites. Outre ces modifications, ce système aura plusieurs avantages : Une sauvegarde journalière de vos mails sur un serveur distant. Une plus grande stabilité du système. Que ce soit sur votre PC ou en «WebMail», vous aurez accès à l ensemble des mails reçus et envoyés. (Comme gmail, orange ou autres). Une meilleure gestion des spams. Une meilleure protection antivirale.

2 Concrètement et après installation de ce compte sur votre PC, votre messagerie ressemblera à : L ensemble des deux espaces est ce que vous allez avoir après. Nouvel espace ou les mails arriveront. Chez vous il se nommera «prénom IMAP». Il peut se trouver audessus ou en dessous de l ancien espace «Dossier personnel» Partie rouge. Ancien espace : Ce que vous aviez avant avec vos anciens mails. Bien entendu, sur su nouvel espace la création de dossier et de filtre est toujours possible avec le nouveau système. Selon la version d Outlook, la partie verte peut avoir une présentation différente de cette capture d écran. En effet il peut n y avoir que le dossier «Boite de réception», sachant que les brouillons, éléments envoyés, etc., se retrouveront dans la partie rouge. Vous pouvez recevoir un mail dans la partie verte dès le 11 Février après midi. Une intervention de ma part sera nécessaire pour que l envoi de mail se passe bien Accès aux mails à distance : Pour ceux qui non pas encore ce nouvel espace, pas d inquiétude je viendrais l installer sous peu. ATTENTION : Le nouveau lien ne doit pas être utilisé avant le 13 février Tout comme Gmail, orange et les autres, notre messagerie nous permet de voir nos mails où que nous soyons et quel que soit l ordinateur. Nous appelons cela un «WebMail». Pour atteindre celuici, il suffit d utiliser un navigateur internet et d aller à l adresse : https://sogo.chambresagriculture.fr. Ce WebMail ne sert pas qu à la consultation ou l écriture de courriels, mais aussi à la création de message d absence prolongée (maladie, congés,..).

3 Connexion au WebMail : 1 : Adresse à mettre dans la barre d adresse : https://sogo.chambres-agriculture.fr 2 : Login LDAP : xxxxxxx04d 3 : Mot de passe OPERA 4 : Cliquer sur : Connexion

4 Utilisation du WebMail : 1 : Cliquer sur : Courrier Mode courrier : : Zone permettant la gestion du courrier 2 : Zone indiquant l espace disponible pour le compte 3 : Zone servant à trier son courrier / clic droit sur votre mail pour créer un dossier. (utilisable avec filtre de rangement automatique) 4 : Zone de réception de courrier 5 : Envoyer le message Carnet d adresses. national et perso Pour relever les messages, un simple clic sur «Relever» de la Zone 1 suffit. Un relevé automatique est paramétrable dans les préférences. (Page 6) Pour lire un mail, il suffit de double-cliquer dessus (les mails sont en zone 4), une fenêtre s affichera avec le contenu du mail. En haut se trouvera le corps du message, en bas les pièces jointes, un double clic dessus permettra l ouverture de celles-ci, un clic bouton droit permettra un enregistrement du fichier sur son ordinateur. Pour répondre, utiliser la signalétique présente en zone 1 et voir ci-dessous. Rédaction d un courriel : il faut cliquer sur «Ecrire» de la zone 1, puis la fenêtre ci-dessous apparait. Pour joindre un fichier 1 : Entrer l adresse mail du destinataire. 2 : Le Sujet du mail 3 : Le corps du message Pour les collaborateurs chambre et ce quel que soit la chambre, entrer le début du nom suffit car l outil est lié au carnet d adresse national. 4 : Signature automatique. (Page 7)

5 Mode carnet d adresse : Enregistrement de nouveaux contacts ou d une liste de contacts Ajout d une liste de contact 1 : Cliquer sur : Carnet d adresses Ajout d un contact Carnet d adresses personnel Carnet d adresses national LDAP (lecture seul) Ajout d un contact : Cliquer sur «nouvelle fiche» Choix du carnet d adresses à compléter Informations à compléter Une fois la fiche complétée

6 Création d une liste de contact (liste de diffusion): Une liste de contact permet l envoi d un mail à plusieurs contacts à la fois. Informations à compléter Ici, se trouvent les contacts de la liste de diffusion. Ils peuvent venir : Soit du carnet d adresses personnel. En tapant le début du nom, l adresse apparait toute seule Soit en tapant l adresse mail à la main. Dans ce second cas, une fiche contact sera automatiquement créée dans le carnet d adresses personnel. Ajout d un contact dans la liste Une fois la liste modifiée

7 Mode réglage de ses préférences : 1 : Cliquer sur : Préférences ATTENTION : Pensez à enregistrer après chaque changement Les onglets que nous utiliserons seront : Courrier : Vous trouvez ici les paramètres utiles à la gestion du courrier. Il est conseillé de le paramétrer ainsi. Ajout d un filtre de rangement automatique ATTENTION : Cocher la case pour rendre le filtre actif

8 Nouveau filtre automatique : Un filtre sert à trier automatiquement les courriels dans différents dossiers et selon des critères prédéfinis, dès leurs arrivées. ATTENTION : Pensez à enregistrer après chaque changement Comptes IMAP : C est ici que vous allez créer votre signature «WebMail» Cliquer ici pour créer votre signature

9 Rédiger votre signature : Valider les modifications Absence prolongée : Lors de vos vacances, maladie, etc., vous devez créer un message indiquant votre absence. 5 : Cliquer sur : Préférences 13 : Cliquer sur : Enregistrer et fermer 7 : Cocher la case : Activer message d absence prolongée 6 : Cliquer sur : Absence prolongée 8 : Taper votre texte d absence 9 : Ne rien toucher 11 : Si coché (état par défaut) ne fera qu une réponse à l expéditeur, autrement envoi de la réponse à toute la liste de diffusion. 12 : Option permettant la désactivation automatique du message d absence 10 : Nombre de jours entre chaque envoi du message vers un même destinataire

10 Transfert de mails : Cette option peut être un complément au message d absence qui permet en cas de remplacement de transférer vos mails vers une tierce personne. Elle est aussi utile en cas de boite mail générique pour diffuser le courrier de celle-ci à plusieurs personnes à la fois. ATTENTION : Pensez à enregistrer après chaque changement Indiqer les mails de destination. Si plusieurs destinataire mettre «,» Ex : Cocher la case pour activer le transfert Si cette case n est pas cochée, les mails seront déplacés vers l adresse indiquée et ne seront plus lisibles sur ce compte

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