Aide pour le Calendrier Web CHU Bab El Oued

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1 Aide pour le Calendrier Web CHU Bab El Oued Introduction. WebCalendar est une application internet/intranet qui permet de : accéder à l'agenda public de l hôpital depuis n'importe quel endroit dans le monde. gérer et partager son Agenda Individuel ou celui d'un groupe dont on a la responsabilité. centraliser ses données pour les partager avec ses collègues ou avec d'autres applications de gestion d'agenda en utilisant les fonctions d'import/export statique. Les caractéristiques de ce logiciel (détaillées plus bas) sont les suivantes : Visualisation mensuelle, hebdomadaire ou journalière du calendrier. Ajout, Modification, Rappel d'événements (si autorisé). Invitation d'un autre utilisateur interne ou externe. Notification par courrier électronique. Lorsqu'on se connecte à l'agenda, on accède automatiquement au calendrier à accès public de l hôpital. Il est possible de consulter les évènements mais pas d'en ajouter ou d'en modifier/supprimer. Si l'on souhaite disposer de son propre agenda (ou avoir un agenda pour un groupe de personnes), merci d'en faire la demande au webmestre. Accéder à l'application WebCalendar Fonctionnalités disponibles Agenda Multi-Utilisateur Support des groupes Délégation de son agenda à une (des) secrétaire(s) Vue par jour, semaine (type planning ou agenda), mois, année Création des vues sur les agendas des autres utilisateurs du(es) même groupe(s) d'appartenance L'accès à l'agenda des utilisateurs du(es) même groupe(s) d'appartenance La superposition de plusieurs agendas (calques) Ajouter, modifier, répéter, supprimer un évènement Rechercher une entrée dans le calendrier Personnalisation de son agenda (Préférences) Aide en ligne

2 Vérification des conflits d'évènements Support du temps universel Accepter ou rejeter l'évènement ajouté par un autre utilisateur dans son calendrier personnel Rappel par messagerie Notifier le nouvel événement par messagerie Support Multi-Langue Export au format vcal (.vcs) et ical (.ics). Import pour PDA (.dba), vcal (.vcs) et ical (.ics). Les Menus de l'application Menu "Aller à" : Mon agenda : Retouner sur son agenda individuel. Connexion / Déconnexion : Se connecter / Se déconnecter (si on ferme le navigateur, on est deconnecté). Evènements en attente : Visualiser les évènements (ou rendez-vous) en attente afin de les accepter ou de les rejeter. En cliquant sur "Accepter" le rendez-vous sera enregistré dans l'agenda; en cliquant sur "Rejeter" le rendez-vous ne sera pas enregustré et le créateur de l'évènement en sera informé par mail. Agenda d'un autre utilisateur : Les détails ne sont visibles que pour les évènements déclarés publics. Pour les évènements déclarés privés, on voit la plage d'indisponibilité avec la mention "Privé" dans la zone de description courte et dans la bulle de description complète, le message "Cet évènement est confidentiel" Rechercher : sur mot-clé (mots contenus dans la description courte et complète). Le caractère est le %.La première fois une fenêtre propose l'activation de la saisie semiautomatique dans le mode recherche. Exporter Ajouter un évènement : Ajouter un évènement à votre agenda individuel. L'évènement peut aussi être ajouté par un clic sur le symbole à droite du jour ou de la plage horaire. Aide : Consulter l'aide de Webcalendar Menu "Vues" : Gérer les vues : Possibilités de créer ses propres vues. Menu "Administration" : Préférences : Possibilité de personnaliser ses couleurs, l'amplitude des heures de travail, le format de l'heure et de la semaine, indiquer sa vue préférée,... Catégories : Permet de classer ses événements en créant ses propres catégories et/ou en exploitant les catégories communes. Modifier les calques : Permet de définir l'agenda source et de lui associer une autre couleur. Activer les calques : Permet de superposer dans un même agenda les évènements d'un autre utilisateur en les affichant d'une autre couleur.

3 Comptes : Changer son mot de passe. Secrétaires : Permet de déléguer son agenda à sa(ses) secrétaire(s). Menu Informations complémentaires: Gérer les conflits d'agendas : Un message informe que la création d'un évènement entre en conflit avec une autre entrée d'agenda existante. On peut annuler la nouvelle création, sauvegarder ou faire les modifications qui s'imposent (en tenant compte des priorités). Ecrire un évènement dans l'agenda d'un autre utilisateur : Une proposition est envoyée par mail à l'utilisateur destinataire, selon le même principe que lorsqu'on sélectionne plusieurs participants à une réunion. Le destinataire devra confirmer l'enregistrement de l'évènement dans son propre agenda Webcalendar. L'auteur de la proposition n'est informé par mail que si l'évènement a été rejeté par le destinataire. Comparer plusieurs agendas : En ouvrant plusieurs fenêtres du navigateur, il est possible de visualiser de front plusieurs agendas. Le nom de l'utilisateur en haut de l'écran permet de bien se repérer. Définir les évènements Un événement Webcalendar est défini par: Une description courte. Une description complète (non obligatoire) dont le contenu s'affiche dans une bulle au passage de la souris. Si on ne renseigne pas la description complète, Webcalendar y met le contenu de la description courte. La date : par défaut celle du jour sur lequel on était positionné au moment de la création de l'événement. L'heure (de début) (non obligatoire) : si on ne met pas d'heure de début, l'événement s'inscrit en tête de colonne. La durée (non obligatoire) : si on ne met pas de durée, l'événement occupe par défaut une plage d'une heure. L'accès (privé ou public), qui permet de cacher ou non le motif de l'événement aux personnes autorisées à consulter l'agenda. La catégorie : par défaut aucune catégorie n'est associée à l'événement. Les catégories peuvent être créées par un utilisateur pour son propre agenda. Elles peuvent être déclarées globales par l'administrateur et s'imposer alors à tous les agendas (exemples : formation, rendez-vous, colloques ). On peut demander l'affichage dans l'agenda uniquement des événements correspondant à une catégorie. Le lieu : zone non obligatoire.

4 Envoyer un rappel : Permet d'avoir une notification de l'évènement par messagerie suivant un intervalle de temps à définir. Participants (par défaut le propriétaire de l'agenda): Séléctionner les participants à l'évènement. On peut rajouter des participants en maintenant la touche "Ctrl" appuyée et en sélectionnant les noms dans la liste. Les personnes sélectionnées reçoivent alors un message par mail avec le contenu suivant : " un nouvel événement vous est proposé par xxx. Le sujet est ".. ". La description est ".. " Date :.. Heure :.. Et un lien est proposé vers l'url de l'agenda individuel. Les destinataires du message n'ont qu'à cliquer sur ce lien pour avoir le détail de l'événement en attente. Un menu est alors proposé pour accepter ou rejeter l'événement. En dehors de la messagerie, on peut repérer les événements en attente d'approbation ou de rejet, car ils sont affichés dans une couleur différente dans l'agenda. Autre possibilité : utiliser le menu " Evénements en attente " de l'application Agenda. Une ligne en bas de l'écran indique qu'il y a un rendez-vous en attente à accepter ou à rejeter. En cliquant sur le mot " accepter " le rendez-vous sera enregistré dans l'agenda ; en cliquant sur le mot " rejeter ", le rendez-vous ne sera pas enregistré, et le créateur de l'événement en sera informé par mail. Gérer les groupes : Possibilité pour l'administrateur de créer des groupes de personnes. En création d'évènement, on pourra ajouter cet évènement dans l'agenda de tout les menbres du groupe. Dans la rubrique "Participants" cliquer sur le bouton "Selectionner", choisir le groupe dans la liste proposée, puis appuyer sur le bouton "Ajouter" Type de répétition : Répéter un évènement selon une certaine fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) et d'une durée définie. Exemples : - Pour enregistrer un évènement qui a lieu les mardi tous les quinze jours, il faut cocher la case "mardi", le type de répétition "hebdomadaire" et la fréquence 2. - Enregistrer un évènement qui à lieu sur plusieurs jours, il faut cocher la case type de répétition "quotidien" et utiliser une date de fin de répétition. Date de fin de répétition : Date de fin de l'évènement Répétition du jour : Répétition hebdomadaire, cochez le jour choisi. Bouton "Sauvegarder" : Enregistrer l'évènement. Bouton "Aide" : Aide pour éditer ou modifier un évènement. Délégation de son agenda Cette manipulation a pour effet d'autoriser une secrétaire à saisir des événements dans l'agenda personnel de son supérieur, sans que celui-ci en soit systématiquement informé par mail.

5 Gérer une Vue Quand une personne est ajoutée par l'administrateur dans un (des) groupe(s) de l'application Agenda, la vue correspondante au(x) groupe(s) n'est pas mise à jour automatiquement. Pour le faire vous devez utiliser la méthode suivante : Dans le menu "Vue" cliquez sur "Gérer les vues" Cliquez sur la vue à mettre à jour (ex: Valorisation) Cliquez sur le bouton "Selectionner" Cliquez à droite sur le nom du groupe Cliquez sur le bouton "Ajouter" Cliquez sur le bouton "Valider" Cliquez enfin sur le bouton "Sauvegarder" Répéter cette étape pour les autres groupes présents dans la vue. L'utilisateur sera alors intégré dans la vue. Exporter des évènements. Il est possible d'exporter ses données dans deux formats : vcal (.vcs) et.ical (.ics). Pour exporter un événement précis (unique) : Cliquez sur l'événement En bas de la page qui s'ouvre, il apparait un menu déroulant (exporter cet événement au format). Choisissez : o icalendar (à utiliser plutôt sur Mac) o vcalendar (à utiliser plutôt sur PC) Cliquez ensuite sur Exporter Une fenêtre pour enregistrer le fichier s'ouvre. Enregistrez le fichier dans un dossier temporaire. Ouvrez ensuite votre application (Palm Desktop par exemple sur PC) et importez le fichier que vous venez de télécharger (en pensant à sélectionner le bon format d'importation). L'événement devrait apparaître dans votre application. Pour exporter les événements d'une période : Allez sur la page principale de l'agenda et cliquez en bas sur Exporter En haut de la page qui s'ouvre, il apparait un menu déroulant (format d'exportation). Choisissez : o icalendar (à utiliser plutôt sur Mac) o vcalendar (à utiliser plutôt sur PC) Choisissez la période désirée avec les menus déroulants Cliquez ensuite sur Exporter

6 Une fenêtre pour enregistrer le fichier s'ouvre. Enregistrez le fichier dans un dossier temporaire. Ouvrez ensuite votre application (Palm Desktop par exemple sur PC) et importez le fichier que vous venez de télécharger (en pensant à sélectionner le bon format d'importation). Les événements de la période devraient apparaître dans votre application. Pour exporter tous les événements : Allez sur la page principale de l'agenda et cliquez en bas sur Exporter En haut de la page qui s'ouvre, il apparait un menu déroulant (format d'exportation). Choisissez : o icalendar (à utiliser plutôt sur Mac) o vcalendar (à utiliser plutôt sur PC) Validez l'option Exporter toutes les dates Cliquez ensuite sur Exporter Une fenêtre pour enregistrer le fichier s'ouvre. Enregistrez le fichier dans un dossier temporaire. Ouvrez ensuite votre application (Palm Desktop par exemple sur PC) et importez le fichier que vous venez de télécharger (en pensant à sélectionner le bon format d'importation). Les événements de la période devraient apparaître dans votre application. Note: Quelques infos concernant l'utilisation de "Palm Desktop 4.1" Pour synchroniser votre Palm avec Outlook vous devez utiliser le logiciel "PocketMirror" de Chapura, fourni généralement sur le CD livré avec votre Palm (vous pouvez aussi le télécharger ici). Importer des évènements. Il est possible d'importer ses données dans trois formats : PDA (.dba),.vcal (.vcs) et ical (.ics). Pour importer les événements au format Palm Desktop Archive : Allez sur la page principale de l'agenda et cliquez en bas sur Importer Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez votre fichier (.dba) préalablement exporter de votre Palm. Cliquez ensuite sur Importer Vous avez aussi la possibilité de faire votre Import par l'intermédiaire du fichier "datebook.dat" qui doit être placé dans le répertoire C:\Program Files\Palm\"votre nom utilisateur"\datebook\datebook.dat. Pour importer les événements au format vcal : Allez sur la page principale de l'agenda et cliquez en bas sur Importer

7 Cliquez sur format à importer vcalendar Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier fichier (.vcs), Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez votre fichier (.vcs) préalablement exporter de votre Palm. Cliquez ensuite sur Importer Vous avez aussi la possibilité de faire votre Import par l'intermédiaire du fichier "datebook.dat" qui doit être placé dans le répertoire C:\Program Files\Palm\"votre nom utilisateur"\datebook\datebook.dat, mais là vous devrez, dans Webcalendar, vous positionner comme pour importer les événements au format Palm Desktop Archive. Pour importer les événements au format ical : Allez sur la page principale de l'agenda et cliquez en bas sur Importer Cliquez sur format à importer icalendar Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier fichier (.ics), Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez votre fichier (.ics) préalablement exporter de votre Palm. Cliquez ensuite sur Importer. * Problèmes connus lors de l'import des événements : Lors de l'importation dans Webcalendar, les évènements précédemment entrés sont actualisés,excepté les évènements préalablement importer dans le Palm par l'intermédiaire de Webcalendar qui eux sont doublés. Publier et consulter. Pour configurer l'accès à la publication et consulter son agenda, effectuer les 2 étapes suivantes: 1 - Pour configurer l'accès à la publication de son agenda : Allez sur la page principale de l'agenda et cliquez en bas sur le menu Administration Cliquez sur le bouton Préférences et aller dans la section "S'abonner/Publier" pour Autoriser les inscriptions distantes. Sélectionner "Oui" (noter la référence de l'url proposée) Cliquez ensuite sur Sauvegarder les préférences. 2 - Pour consulter son agenda depuis son calendrier local: Avec Mozilla Sunbird 0.1 (version autonome de Mozilla Calendar) ou Mozilla Calendar Lancer l'application Mozilla Sunbird 0.1 ou Mozilla Calendar : Cliquer sur l'onglet "Calendars" Cliquer sur "File" puis choisissez "New Calendar"

8 Champ "Name", mettez "webcalendar"et dans le deuxième champ "Location" entrez l'url que vous avez précédemment notée lors de la configuration de Webcalendar. Cliquez sur OK. Pour actualiser les nouveaux évènements inscrits dans l'application Webcalendar dans Mozilla Sunbird 0.1 ou Mozilla Calendar, clic droit sur le calendrier (nommé webcalendar) que vous venez de créer et choisissez " Refresh remote Calendar". Avec Ical sur MacOS : Lancer l'application Ical Cliquer sur le menu "Calendrier" et choisissez "S'abonner" Entrez l'url que vous avez précédemment notée lors de la configuration de Webcalendar.

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