Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., chapitre C-65.1, a. 26)

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1 POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE CONCERNANT LA CONCLUSION DES CONTRATS D'APPROVISIONNEMENT, DE SERVICES ET DE TRAVAUX DE CONSTRUCTION DES ORGANISMES PUBLICS DU RÉSEAU DE L'ÉDUCATION Loi sur les contrats des organismes publics (LRQ, chapitre C-651, a 26) OBJET 1 La Loi sur les contrats des organismes publics (2008, c 651), ci-après nommée la Loi, et les règlements qui en découlent déterminent les règles relatives aux contrats des organismes publics Parmi ces règles, il en est une qui prévoit que la ministre de l'éducation, du Loisir et du Sport peut établir des politiques de gestion contractuelle et voir à leur application Dans ce cadre, la ministre établit la présente politique qui vient préciser, en complément des règles prescrites par la Loi et les règlements, les règles de gestion contractuelle relatives à l'approvisionnement, aux services et aux travaux de construction des organismes publics dont elle est responsable La présente politique a pour objectif de donner aux organismes publics du réseau de l'éducation certaines lignes de conduite à suivre dans la gestion des contrats d'approvisionnement, de services et de travaux de construction (incluant les contrats mixtes de travaux de construction et de services professionnels ainsi que les contrats visant à procurer des économies découlant de l'amélioration du rendement énergétique) Rappelons que la Loi sur les contrats des organismes publics invite ces organismes à la transparence dans leurs processus contractuels, au traitement intègre et équitable des concurrents et à s'assurer que les concurrents qualifiés peuvent participer à leurs appels d'offres Notamment, les organismes se doivent de prendre les dispositions requises, lors de la rédaction des documents d'appel d'offres, pour permettre au plus grand nombre de concurrents possible de proposer leurs produits ou leurs services CHAMP D'APPLICATION 2 Les organismes publics identifiés au paragraphe 50 du premier alinéa de l'article 4 de la Loi sont visés par la présente politique Ces organismes sont les commissions scolaires, le Comité de gestion de la taxe scolaire de l'île de Montréal, les collèges d'enseignement général et professionnel, et les établissements universitaires mentionnés aux paragraphes 10 à 110 de l'article 1 de la Loi sur les établissements d'enseignement de niveau universitaire (LRQ, chapitre E-141) 3 La présente politique concerne les marchés publics suivants lorsqu'ils comportent une dépense de fonds publics: les contrats d'approvisionnement, incluant les contrats d'achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d'installation, de fonctionnement ou d'entretien de biens; les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (LRQ, chapitre B-11), pour lesquels le contractant doit être titulaire d'une licence; les contrats de services autres qu'un contrat visant l'intégration des arts à l'architecture et à l'environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux; les contrats faits avec une personne morale de droit privé à but non lucratif ou avec une personne physique qui n'exploite pas une entrepriseindividuelle

2 2 Pour l'application de la présente politique, une personne physique est considérée exploiter une entreprise individuelle si elle dispose entièrement du pouvoir de décider de son fonctionnement et si son activité réunit les conditions suivantes: l elle s'inscrit dans le cadre d'un plan d'affaires, même non écrit, qui reflète les objectifs économiques de l'entreprise et en fonction duquel elle est organisée; 2 elle comporte un certain degré d'organisation matérielle, laquelle n'a pas besoin d'être importante, mais qui traduit bien la volonté de la personne d'avoir recours à des biens ou le recours à d'autres personnes dans la poursuite d'une fin particulière; 3 elle implique une volonté de continuité dans le temps, c'est-à-dire la répétition d'actes, excluant ainsi la réalisation d'actes occasionnels ou isolés; 4 elle est d'ordre économique, c'est-à-dire qu'elle consiste en la fourniture de services à caractère commercial (telle une activité commerciale traditionnelle, artisanale ou agricole), ce qui exclut ainsi l'activité exercée à des fins sociales, charitables ou bénévoles; 5 elle implique l'existence d'autres intervenants économiques réceptifs aux services offerts par l'entreprise, généralement définis comme une clientèle, un achalandage ou un marché, et la présence d'une valeur économique ou d'un bénéfice directement attribuable aux efforts de la personne physique Une personne physique dont l'activité ne réunit pas l'ensemble de ces conditions est considérée comme une personne physique qui n'exploite pas une entreprise individuelle SECTION 1 PROMOTION DU FRANÇAIS 4 Toutes les étapes du processus d'acquisition doivent se dérouler en français Les documents d'acquisition et ceux qui accompagnent les biens et services, ainsi que les inscriptions sur le produit acquis, sur son contenant et sur son emballage, doivent être en français De plus, lorsque l'emploi d'un produit ou d'un appareil nécessite l'usage d'une langue, celle-ci doit être le français Toutefois, il peut être requis que le contenu d'un produit pédagogique soit dans la langue d'enseignement Dans ce cas, toutes les étapes du processus d'acquisition doivent quand même se dérouler en français SECTION 2 FONCTIONNEMENT D'UN COMITÉ DE SÉLECTION 5 Dans le but de favoriser l'uniformité de l'évaluation de la qualité des soumissions concernant l'adjudication d'un contrat d'approvisionnement, de services ou de travaux de construction comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d'appel d'offres prévu à l'article 10 de la Loi, l'organisme public doit appliquer les modalités suivantes liées au fonctionnement d'un comité de sélection: i) le comité de sélection doit être composé d'un secrétaire chargé de coordonner les activités du comité et d'un minimum de trois membres dont au moins un doit être externe à l'organisme public concerné par l'appel d'offres Toutefois, le dirigeant de l'organisme! peut déroger à cette exigence si des circonstances particulières le justifient La présence d'un membre externe à l'organisation favorise une plus grande transparence dans le processus d'octroi d'un contrat; 1 Comme défini à l'article 8 de la Loi sur les contrats des organismes publics, le dirigeant de l'organisme est son conseil d'administration ou, dans le cas d'une commission scolaire, son conseil des commissaires

3 3 ii) le dirigeant de l'organisme public doit désigner la ou les personnes pouvant agir à titre de secrétaire de comité de sélection; iii) le secrétaire du comité de sélection est responsable de voir à la conformité du processus d'évaluation de la qualité par le comité et il doit être consulté lors de la préparation des documents d'appel d'offres; iv) chaque membre du comité de sélection a la responsabilité d'analyser individuellement la qualité de chacune des soumissions conformes reçues avant l'évaluation par le comité de sélection SECTION 3 IMPLANTATION D'UNE POLITIQUE INTERNE 6 Un organisme public' doit faire approuver par son dirigeant une politique interne relative à l'attribution des contrats et à la gestion contractuelle Cette politique interne est complémentaire à la Loi, aux règlements, à la présente politique de même que, le cas échéant, aux autres politiques applicables à l'organisme L'organisme doit transmettre à la ministre une copie de sa politique interne approuvée, de même qu'une copie de toute version modifiée, le cas échéant La politique interne doit notamment indiquer, sans s'y limiter: la liste des délégations de pouvoir qui ont été autorisées par le dirigeant d'organisme et qui sont applicables au sein de l'organisme relativement à la gestion des contrats; les dispositions de contrôle relatives au montant du contrat et à toute dépense supplémentaire qui s'y rattache; les mesures mises en place afin d'assurer une rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels l'organisme public fait appel ou pour recourir à de nouveaux concurrents ou contractants, dans les cas où cet organisme utilise l'appel d'offres sur invitation, le contrat conclu de gré à gré ou une liste de contractants présélectionnés par un comité de sélection sur la base des critères de qualité minimale; les modes de sollicitation (appel d'offres public, appel d'offres sur invitation, contrat conclu de gré à gré) que l'organisme public entend utiliser et les situations où il entend les utiliser, pour les contrats de moins de $ visés par la Loi, de même que pour tous les contrats conclus avec une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle et les contrats conclus avec une personne morale de droit privé à but non lucratif autre qu'une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées; les modalités relatives aux autorisations et à la reddition de comptes auprès du dirigeant de l'organisme et applicables aux modifications à tout contrat (approvisionnement, services ou travaux de construction) dont le montant, incluant toute modification, est supérieur au seuil d'appel d'offres La politique interne devra aussi tenir compte des politiques et des orientations ministérielles, notamment en matière de saine gestion des ressources, de développement durable et de saines habitudes de vie SECTION 4 LIGNES DE CONDUITE À SUIVRE DANS LE CADRE DES PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES 7 L'organisme public, dans le cadre de ses processus d'appel d'offres, doit s'assurer que les entreprises avec lesquelles il contracte font montre d'honnêteté et d'intégrité

4 4 " À cette fin, il peut notamment recourir aux moyens suivants: mettre en place des mesures lui permettant de s'assurer que le soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer avec l'un des membres du comité de sélection relativement à l'appel d"offres pour lequel il a présenté une soumission, et ce, notamment dans le but de l'influencer; mettre en place des mesures favorisantle respect de toutes les lois applicables, dont la loi fédérale sur la concurrence (LRC 1985, chapitre C-34) visant notamment à lutter contre le truquage des offres, et prévoir que, advenant qu'une entreprise contrevienne à l'une ou l'autre des lois applicables, le contrat pourra ainsi, selon le cas, ne pas être conclu ou résilié; se réserver le droit de réclamer à tout soumissionnaire une somme d'argent représentant la différence entre le montant de sa soumission et celle subséquemment retenue s'il est en défaut de donner suite à sa soumission et ce, afin d'éviter que des soumissionnaires' s'entendent au préalable; préciser que la possibilité de n'accepter aucune des soumissions reçues prévue au document d'appel d'offres s'applique notamment lorsqu'il juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou qu'ils ne reflètent pas un juste pnx; prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus d'appel d'offres et de la gestion du contrat qui en résulte, notamment pour prévenir les situations de conflit d'intérêts et les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption SECTION 5 CONCLUSION D'UN CONTRAT AVEC UNE PERSONNE MORALE DE DROIT PRIVÉ À BUT NON LUCRATIF AUTRE QU'UNE ENTREPRISE DONT LA MAJORITÉ DES EMPLOYÉS SONT DES PERSONNES HANDICAPÉES 8 Un organisme public peut conclure un contrat avec une personne morale de droit privé à but non lucratif autre qu'une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées, à la suite d'une négociation de gré à gré ou d'un appel d'offres auquel seules ces personnes morales sont invitées à soumissionner Toutefois, la conclusion d'un tel contrat, dont le montant est de $ ou plus, requiert une autorisation du dirigeant de l'organisme 9 L'organisme devra informer annuellement la ministre des contrats conclus de gré à gré avec une personne morale de droit privé à but non lucratif autre qu'une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées, pour tous les contrats dont le montant est de $ ou plus SECTION 6 CONCLUSION D'UN CONTRAT AVEC UNE PERSONNE PHYSIQUE N'EXPLOIT ANT PAS UNE ENTREPRISE INDIVIDUELLE 10 Un organisme public peut conclure un contrat de gré à gré avec une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle telle que définie à l'article 3 Toutefois, la conclusion d'un tel contrat, dont le montant est de $ ou plus, requiert une autorisation du dirigeant de l'organisme et doit demeurer un régime contractuel d'exception Il L'organisme public devra informer annuellement la ministre des contrats conclus de gré à gré avec une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle, pour les contrats dont le montant est de $ ou plus

5 5 SECTION 7 MODIFICATION À UN CONTRAT DE TRAVAUX DE CONSTRUCTION 12 L'article 48 du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics prévoit que «lorsque le contrat relatif à un bâtiment comporte une dépense égale ou supérieure à $ et que l'ordre de changement envisagé porte la valeur totale des changements à plus de 10 % de la valeur initiale du contrat, l'organisme public ne peut émettre cet ordre de changement ni tout ordre de changement subséquent que dans la mesure où il confinlle à l'entrepreneur qu'il dispose des fonds nécessaires à l'exécution du changement» Dans le cas de tout ordre de changement donné en application de l'article 48 du Règlement, l'organisme public devra fournir à la ministre les renseignements prévus à l'annexe B du présent document SECTION 8 REDDITION MINISTÈRE DE COMPTES À FAIRE AUPRÈS DU 13 Les situations pour lesquelles l'organisme doit rendre compte à la ministre sont décrites dans le tableau de l'annexe A ci-joint Ces situations découlent de la Loi, des règlements ou de la présente politique Les renseignements ou documents demandés dans cette annexe devront être transmis à l'adresse suivante: Pour les commissions scolaires: Direction de l'équipement scolaire Ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart, 14e étage 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) GIR 5A5 Pour les cégeps et les universités: Direction de l'équipement Ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart, 1ge étage 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) GIR 5A5 ENTRÉE EN VIGUEUR 14 La présente politique entre en vigueur le 12 avril 2010 \{e MICHELLE COUR CHESNE Ministre de l'éducation, du Loisir et du Sport Date: I-:{Q delo

6 Annexe A SITUATIONS NÉCESSITANT UNE REDDITION DE COMPTES AUPRÈS DE LA MINISTRE Article 13 de la Loi, Contrats comportant une Annuellement Au plus tard le Descriptif du contrat en cause paragraphes 30 et 40 dépense supérieure au 1 er octobre Montant initial du contrat seuil d'appel d'offres suivantla fin de Raisonjustifiant la décisionde l'organisme, telle que prévue à public et conclus de gré à l'année scolaire l'article 13 de la Loi gré Nom de l'adjudicataire Toute autre informationjugée pertinente,par exempletoute représentation faite par les compétiteurs Article 60 du Applicationde la section II Annuellement Enjanvier 2010 Compléter et transmettre le document intitulé Application de Règlement sur les du chapitre VII et en janvier l'article 60 du Règlement sur les travaux de construction des travaux de «Règlement des 2011 organismes publics, accompagné de la liste des contrats pour lesquels construction différends» l'organisme a fait appel au processus de règlement des différends (voir annexe B) Section 2 de la Dérogation à l'exigence Annuellement Au plus tard le Descriptif du contrat en cause politique qu'un comité de sélection 1 er octobre Montant initial du contrat ministérielle comporteau moins un suivant la fin de Raisonjustifiant la décisionde l'organisme Toute autre informationjugée pertinente membre externe à l'année scolaire Nom de l'adjudicataire l'organisme Section 3 de la Dépôt de la politique À la suite de Copie de la politique interne de l'organisme, comme approuvée ou politique interne et de toute version l'approbation par comme révisée ministérielle modifiée le dirigeant d'organisme Section 5 de la Contrats de $ et Annuellement Au plus tard le Descriptif du contrat en cause politique plus 1 er octobre Montant initial du contrat ministérielle suivantla fin de Nom de la personne morale l'année scolaire 1

7 Section 6 de la politique ministérielle Contrats plus de $ et Annuellement Au plus tard le 1 er octobre suivant la fin de l'année scolaire Descriptif du contrat en cause Montant initial du contrat Nom de la personne physique Section 7 de la politique ministérielle Modification à un contrat de travaux de construction comportant une dépense égale ou supérieure à 3 M$ lorsque l'ordre de changement envisagé porte la valeur totale des changements à plus de 10 % de la valeur initiale du contrat Transmission à la ministre dans les 15jours suivant l'approbation Descriptif du contrat Budget initial prévu pour le projet (frais d'honoraires, coûts des travaux et autres coûts) Montant initial du contrat Coût total prévu du projet Descriptif et montant de l'ordre ou des ordres de changement faisant emprunts, etc) Le cas échéant, décrire le processus de règlement des différends ayant l'objet du rapport Sources de financement (organismes, partenaires et montants, conduit à la détermination du montant de l'ordre de changement 2

8 Annexe B APPLICATION DE L'ARTICLE 60 DU RÈGLEMENT SUR LES CONTRATS DE TRAVAUX DE CONSTRUCTION DES ORGANISMES PUBLICS Le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics est entré en vigueur le 1 er octobre 2008 En vertu de l'article 60 de ce règlement,le dirigeant de l'organisme public doit rendre compte annuellement au ministre responsable, et ce, pour les deux années suivant son entrée en vigueur, de l'application des dispositions prévues au regard du règlement des différends pour les contrats de travaux de construction relatifs à un ouvrage se rapportant à un bâtiment PARTIE 1 RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX REQUIS Veuillez fournir les renseignements demandés pour les contrats d'une valeur de $ et plus conclus depuis le 1 er octobre 2008 Période couverte par le rapport : Nom de l'organisme public: Nom du représentant de l'organisme public responsable de ce rapport et ses coordonnées: RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX AU REGARD DES CONTRATS ET DES DIFFÉRENDS Article 50 1 Processus de négociation en faisant appel à un gestionnaire représentant l'organisme public et à un dirigeant de l'entrepreneur Le nombre de contrats ayant fait l'objet d'un différend Le nombre de différends soumis à ce processus Le nombre de différends réglés à l'amiable en ayant recours à ce processus Le nombre de différends non réglés à cette étape Le nombre de différends toujours en processus de négociation Article 50 2 Processus de médiation Le nombre de différends soumis au processus de médiation Le nombre de diffrends réglés à la suite de la médiation Le nombre de différends non réglés à la suite de la médiation Le nombre de différends toujours en processus de médiation Pour chacun des cas où l'une des parties a exigé la médiation, veuillez aussi remplir la Partie Il - Renseignements spécifiques requis: processus de médiation SCT-SSMP-DRPGC Le 2 décembre 2009

9 PARTIE Il RENSEIGNEMENTS SPÉCIFIQUES REQUIS: PROCESSUS DE MÉDIATION Veuillez fournir les renseignements demandés IDENTIFICATION DES INTERVENANTS Le nom de l'organisme public: Le nom de l'entrepreneur: Le nom du médiateur: NATURE DU CONTRAT ET DU DIFFÉREND La nature des travaux: 1 La valeur du contrat: $ Veuillez identifier l'objet du différend: 0 Existence d'un changement 0 Mésentente sur la valeur d'un changement 0 Frais de prolongation 0 Interprétation des conditions techniques des plans et devis 0 Interprétation des conditions administratives et contractuelles Autre: Veuillez expliciter l'objet du différend, si requis: CONCLUSION DE LA MÉDIATION (Veuillez cocher la case appropriée) Il Y a eu entente à la suite de la médiation: 0 Il n'y a pas eu d'entente à la suite de la médiation: 0 La médiation est toujours en cours: 0 Il ya eu entente ultérieurement au processus de médiation: 0 RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES L'organisme public est invité à faire part de toute difficulté rencontrée au regard du fonctionnement du processus de médiation, par exemple le choix du médiateur, les règles applicables à la médiation Vous pouvez également faire part de commentaires ou de suggestions afin de bonifier le processus SCT-SSMP-DRPGC Le 2 décembre

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