CHAPITRE IX CONTROLE DE L EXECUTION DES TRAVAUX SECTION SUPERVISION DES TRAVAUX : ROLE DE L AGENCE

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1 CHAPITRE IX CONTROLE DE L EXECUTION DES TRAVAUX SECTION SUPERVISION DES TRAVAUX : ROLE DE L AGENCE Procédures L Agence intervenant principalement en qualité de maître d ouvrage délégué, l une de ses principales missions, en plus de la supervision des études, est d assurer la supervision et le contrôle des travaux. Bien que le suivi et le contrôle des travaux soit confié à des maîtres d œuvre, l Agence reste responsable vis-à-vis du Maître de l Ouvrage de la qualité du respect des délais d exécution et du montant des travaux. Les tâches de suivi et de contrôle s effectuent à deux niveaux : 1. par la Direction Technique de l Agence qui assure la gestion financière des travaux, et la supervision des maîtres d œuvre ; et 2. par les maîtres d œuvre qui ont en charge le suivi et le contrôle technique des travaux sur les chantiers. Les procédures de sélection de ce maître d œuvre sont celles définies pour les Consultants au Chapitre V Supervision par l Agence Une des fonctions essentielles de la Direction Technique de l Agence est d assurer la supervision et le contrôle des travaux. a- supervision des travaux La Direction Technique utilise les documents standard suivants lui permettant d assurer la supervision globale des chantiers 1 : Fiche de convention qui donne les informations suivantes : principale données de la convention (., date de signature, montant); sur le plan financier : état de décaissement et solde du compte bancaire de la convention, montants engagés, paiements effectués ; Sur le plan technique, état d avancement général de l exécution de la convention (phases études et travaux) Fiche de projet ou de sous projet donne l état d exécution du projet, les contrats signés par projet avec montant et attributaire (études, supervision, contrôle et travaux),l état d avancement des travaux,les paiements effectués ; Fiche d ordre de service (OS), numéroté, daté et objet ; Fiche rapport de chantier, donne les informations pour un marché, l état d avancement des travaux, la situation des décomptes, la main d œuvre, les résultats d essais de 1 Les modèles des tableaux sont donnés à titre indicatif à l annexe VII-7.2 1

2 laboratoire, les problèmes particuliers rencontrés. Le rapport de chantier est établi à partir des rapports journaliers, hebdomadaires et des PV de réunion de chantier, envoyés par le maître d œuvre ; Fiche de décompte mensuel des travaux exécutés ; Fiche de certificat de paiement avec un état récapitulatif des paiements effectués; Fiche d avenant, objet, montant ; Fiche de réception travaux, provisoire et définitive ; Fiche de rapport de fin de chantier, récapitule l ensemble des rapports de chantier à la réception définitive des travaux ; b- supervision des bureaux d études La Direction Technique de l'agence est chargée de superviser les prestations de maîtrise d œuvre des bureaux d études qui assurent sous sa responsabilité et pour le compte de l'agence le contrôle des travaux. A ce titre elle doit effectuer des visites régulières (au moins une fois par mois) et des visites inopinées des chantiers (au moins une fois par trimestre), auxquelles doit assister le représentant du Bureaux d Etudes concerné, sur le chantier. L objet de ces visites est de contrôler la bonne exécution des obligations contractuelles du Bureaux d Etudes et de s assurer de l exactitude du contenu des différents rapports qu il transmet à la Direction Technique. L'évaluation des prestations du Bureaux d Etudes doit se référer exclusivement aux clauses du contrat de maîtrise d œuvre qui contient notamment l obligation faite au Bureaux d Etudes de respecter les règles de l art et les normes en vigueur. c- Modification des projets Si le maître d'ouvrage souhaite modifier les ouvrages objet d'un marché en cours d'exécution, il informe l Agence et cette dernière demande au Maître d'œuvre de procéder à une évaluation de l'impact technique et financier de cette modification sur le marché. Le maître d'œuvre remet un mémoire comprenant tous les éléments permettant au Maître d'ouvrage de prendre sa décision finale sur recommandation de l Agence. Ce mémoire comprend notamment : Le nouveau devis estimatif ; le planning de réalisation correspondant ; une note sur les impacts de la modification sur l'application de toutes les clauses du marché ; un projet d'ordre de service ; un projet d'avenant du marché ; et toutes les analyses éventuellement nécessaires au Maître d'ouvrage pour apprécier tous les impacts financiers et techniques de la modification souhaitée. Toute modification éventuelle du projet doit faire l objet d un avenant au(x) marché(s) et être notifiée aux entreprises par ordre de service émis en conformité avec les prescriptions des marchés et du manuel de procédures. Le Maître d'oeuvre notifiera aux entreprises les modifications du projet décidées par l Agence. d- Relation avec la comptabilité du marché 2

3 La Direction Technique fait vérifier par le Chef du Projet les décomptes et les situations de travaux établis par le Maître d Œuvre et signés par l entrepreneur. Elle certifie la réalité des services ou prestations fournis, et transmet ensuite le dossier à la direction financière pour paiement. Les Fiches d'avancement du Chantier vont compléter les états récapitulatifs fournis tous les trois mois par l'agence dans le cadre de ses rapports d'activités Après chaque mise à jour, une copie de la Fiche d'avancement du Chantier est transmise à la Direction Administrative et Financière qui opère le rapprochement avec la fiche Marché où sont enregistrés les décaissements effectués sur le marché considéré. [cf. Manuel de procédures Administratives, Financières et Comptables] e- Archivage de la documentation technique L Agence doit constituer dans ses archives et maintenir durant une période d au moins trois ans après la réception définitive pour chaque marché et contrat, un Dossier d'exécution des Travaux qui doit contenir : tous les documents et correspondances concernant l attribution du marché ; les pièces constitutives du marché et les pièces contractuelles postérieures à sa conclusion ; la copie des ordres de service adressés à l'entrepreneur, qu'ils aient ou non fait l'objet de réserves ; toutes autres pièces utiles établies par l'entrepreneur, par l Agence ou par le Maître d Œuvre, dans le cadre des droits et obligations qui incombent à chacun d'entre eux pour l'exécution du marché, compte tenu de leur rôle et de leurs responsabilités respectives ; toutes les correspondances de toute nature concernant directement ou indirectement l exécution du marché ; le "journal de chantier" en vue de constituer un carnet de bord de la vie du chantier. SECTION CONTROLE DES TRAVAUX : Rôle du Maître d Œuvre Contrôle des travaux par le Maître d Œuvre Le Maître d Œuvre 2 sélectionné par l'agence, pour le contrôle des travaux, assure, selon les termes de son contrat, les tâches suivantes : a- Avant l attribution du marché : assistance à l Agence pour l analyse des offres ; assistance à la coordination générale de chaque opération et en particulier la mise à disposition des sites des ouvrages et le déplacement des réseaux ; Suivi des délais de mise à disposition des sites des ouvrages, particulièrement du déplacement des réseaux, par rapport à ce qui est prévu dans les marchés ; Estimation de l'impact financier et contractuel des modifications des ouvrages demandées par les Maître d'ouvrage ou l Agence et préparation des projets d'ordre de service et d'avenants aux marchés correspondant ; 2 Le Maître d Œuvre chargé des études peut aussi être mandaté pour la supervision des travaux 3

4 Assistance à l Agence pour tout ce qui concerne les relations avec les institutions publiques et privées, notamment les collectivités locales, les riverains et les concessionnaires de réseaux ; Rédaction d'un rapport mensuel tel que décrit dans les termes de référence du Maître d Oeuvre. b- En cours de chantier : surveillance continue des travaux par l'intermédiaire d'un ou plusieurs contrôleur s qui est (ou sont) son (ses) représentant(s) sur le chantier; visite hebdomadaire du chantier avec le représentant de l'entreprise en vue d'identifier les difficultés rencontrées, de contrôler la qualité des ouvrages en cours d'exécution et de donner tout es instructions nécessaires pour assurer la poursuite des travaux; cette visite fait l'objet d'un bref compte rendu, consigné dans le journal de chantier; suivi technique et financier du marché en vue de veiller au respect des délais et des coûts; contrôle et certification des situations de travaux; rôle d'interlocuteur permanent, au plan technique, de l'entreprise pour toute question concernant l'exécution des travaux. c- En fin de chantier : Assister l Agence lors de la réception provisoire et la réception définitive des travaux. Et d'une manière générale : informer, assister, aider l Agence à exercer son rôle, à assumer ses engagements, à prendre toute décision nécessaire et utile à la bonne conduite et à la bonne fin du projet. d- Pouvoirs et responsabilité du Maître d Oeuvre Pendant la phase d'exécution le Maître d'œuvre doit : contrôler l exécution des travaux; proposer leur réception et leur règlement. identifier les lacunes des entreprises adjudicataires suivre et encadrer les entreprises Pour le contrôle des travaux, il agit comme l'interlocuteur unique de l'entrepreneur et à cet effet, il notifie à l entreprise les ordres de service qui ont un caractère exécutoire, émis par l Agence. Le Maître d Oeuvre prépare en général les ordres de service. Le Maître d Oeuvre peut également émettre un ordre de service en cas d urgence ou de transfert imminent à charge pour lui d informer l Agence immédiatement Réception Provisoire L'entreprise informe au préalable le Maître d Oeuvre et la Direction Technique de l'agence de la date de fin des travaux et demande la réception provisoire des travaux dans les délais prévus au marché. Avant que la Direction Technique ne fixe la date officielle de cette réception, elle peut procéder suivant les cas à une pré réception technique. En fonction des résultats de cette pré réception, l'agence invite alors l'entreprise aux opérations de réception conformément aux dispositions contractuelles et à une date fixée. La réception s effectuera en présence du Maître d Oeuvre, d un représentant de la Direction Technique (le Chef de Projet en charge du projet) et du Bénéficiaire (Maître d Ouvrage). Les 4

5 observations éventuelles du Bénéficiaire seront consignées dans le procès-verbal. Les démarches à suivre pour effectuer la réception provisoire sont stipulées dans le marché. Au cours des réceptions, les vérifications porteront sur l état d exécution partielle ou totale des travaux et le constat d éventuelles imperfections ou malfaçons. Un procès verbal de réception provisoire des travaux sera préparé et signé par l entreprise, le maître d œuvre, le représentant de l Agence et par le représentant du Maître d Ouvrage. Au cas où le représentant de l'entreprise refuserait de signer le procès verbal de réception des travaux, mention en est faite audit procès-verbal et ce procès-verbal lui est notifié par ordre de service. Au vu du constat de l exécution des travaux, l'agence décide de prononcer soit la réception provisoire sans réserves, soit la réception provisoire des travaux avec réserves, soit le refus de la réception provisoire. La décision est notifiée à l'entreprise, il lui sera enjoint d exécuter ou d achever les travaux omis ou incomplets et de remédier aux imperfections et malfaçons constatées dans les délais spécifiés. Un délai supplémentaire est fixé à l'entreprise afin qu elle procède aux travaux requis. Passé ce délai, l'agence est en droit de faire exécuter les travaux mentionnés au procès-verbal de réception provisoire par une entreprise de son choix, aux frais et risques de l'entreprise titulaire du marché. Les sommes dues à l'entreprise sont réglées après la réception provisoire, déduction faite du solde des retenues de garantie. La réception prononcée, l Agence procédera à la remise de l ouvrage au Maître d Ouvrage ou à son représentant; cette remise fera l objet d un procès verbal signé par l agence, le maître de l ouvrage et le maître d œuvre. Dans les cas des malfaçons ou défaillances graves, l'agence peut refuser de prononcer la réception provisoire et enjoindre par ordre de service à l'entreprise de démolir les ouvrages défectueux ou non conformes aux stipulations du contrat et le cas échéant de refaire les travaux Délai de garantie Le délai de garantie doit être précisé dans le marché. Ce délai est variable suivant le type et la nature des travaux. Pendant le délai de garantie, l'entrepreneur est tenu à une obligation dite de "parfait achèvement" au titre de laquelle il doit assurer le maintien en conformité des ouvrages en remédiant à tous les désordres signalés par l Agence ou le Maître d Oeuvre, de telle sorte que ces ouvrages soient conformes à l'état où ils étaient après leur réception provisoire. L'obligation de "parfait achèvement" ne porte pas sur l'entretien des ouvrages et ne s'étend pas aux travaux nécessaires pour remédier aux effets de l'usage ou de l'usure normale. Pendant le délai de garantie, les obligations du Maître d Oeuvre, en dehors de l'action qu'il doit mener pour veiller à ce que l'entrepreneur remplisse ses obligations (notamment la fourniture du rapport final d'exécution des travaux et des plans de récolement) portent sur 5

6 l'établissement du décompte définitif qui doit être notifié à l'entrepreneur dans un délai de trente (30) jours suivant la date de la visite de réception provisoire Réception Définitive A l'expiration du délai de garantie, l Agence (Chef de Projet) organise une visite de réception définitive dans les mêmes conditions que la visite de réception provisoire. A l'issue de cette visite, le Chef de Projet de l Agence dresse le procès-verbal de réception définitive qui précise si elle est ou non prononcée. Si la réception définitive est prononcée, le procès- verbal dégage l'entrepreneur de ses obligations contractuelles et l Agence restitue la retenue de garantie ou libère la caution en tenant lieu ou la caution de parfait achèvement dans un délai maximum d'un mois après la date de ce procès-verbal. Si la réception définitive n'est pas prononcée, le procès-verbal exprime en détail les raisons de ce refus et détermine les obligations que l'entrepreneur devra remplir (interventions, délais, etc.) pour obtenir la réception définitive des travaux Réception des Travaux Environnementaux A la suite de la réception des travaux de voirie et d assainissement, une réception des travaux environnementaux sera effectuée par le Chef de Projet visant à vérifier que les prescriptions du Plan de Limitation des Impacts ont été effectivement respectées. Le responsable environnemental de l Agence désigné participera obligatoirement à cette réception Contrôle directe des travaux par l Agence Dans certaines circonstances exceptionnelles, l Agence peut assurer elle-même la maîtrise d œuvre des travaux. Cette décision revient au Directeur Général après proposition du Directeur Technique et elle intervient lorsque les conditions suivantes sont réunies : il n existe pas dans le fichier de maître d œuvre disponible pour le projet considéré, et l exécution du projet ne peut être différé ; le projet est suffisamment simple pour être contrôlé par l Agence ; la localisation du Projet n impose pas au personnel de l Agence des déplacements ou charges additionnelles incompatibles avec l exécution de ses tâches habituelles. [Voir en annexe A3.1 Modèle TDR Supervision de Travaux] SECTION 9.3- COMPTABILITE DES MARCHES ET PAIEMENTS Engagements Le marché y compris ses éventuels avenants constitue la référence de base de comptabilisation des engagements et des décaissements. Dès la signature d'un marché, l Agence tient une fiche marchée et enregistre un engagement égal au montant de ce marché. La date et le montant de chaque règlement effectué sont enregistrés au fur et à mesure dans la fiche marchée ; à tout moment la part engagée non décaissée est la différence entre 6

7 l'engagement initial et la somme des règlements déjà effectués. Une fiche marchée doit être tenue par l Agence Présentation des décomptes Sauf stipulation contraire figurant dans le marché, les décomptes sont présentés mensuellement par l'entreprise. Tout décompte est obligatoirement justifié par une situation de travaux certifiée par le Maître d Œuvre. Le décompte précise le montant des travaux effectués, des approvisionnements effectués dans le cas où ceux-ci donneraient lieu à paiement d acompte sur approvisionnements, le montant de la déduction éventuelle au titre de l'avance de démarrage (le cas échéant au titre des acomptes sur approvisionnements versés précédemment) le total restant à payer ainsi que la référence de la (ou des) situations(s) de travaux justificative. Le décompte est daté et signé par la personne habilitée à représenter l'entreprise Contrôle des décomptes et règlement La Direction Technique vérifie les décomptes de l entreprise et les situations des travaux (attachements) annexées. Elle certifie après vérification par le Chef de Projet la réalité des services, approvisionnements travaux ou prestations fournis, et transmet ensuite le dossier à la direction financière pour paiement. La direction financière procède aux contrôles comptables du décompte en comparaison avec le reliquat engagé non décaissé qui figure sur la fiche marché, et ordonne le cas échéant le règlement. Sauf cas de force majeure dûment justifié, le délai total entre la réception du décompte par la direction technique, et le paiement à l'entreprise (ou l'envoi de l'ordre de virement à la banque) ne doit pas excéder dix jours ouvrables. Le respect de ce délai constitue l'un des critères d'évaluation des performances du personnel et de l'agence Ordonnancement des paiements L'ordonnancement du paiement comporte les opérations suivantes: Préparation des documents de paiement : par chèques ou ordres de virement, dans le cas où l Agence dispose d un compte spécial ou d un compte de projet, par demande de paiement au Maître de l Ouvrage, dans les autres cas et selon les dispositions prévues dans la convention et/ou l accord de prêt/crédit/subvention du projet concerné ; et inscription du règlement dans la fiche marchée. Les engagements doivent être actualisés au fur et à mesure que des modifications aux marchés auront été notifiées aux entreprises. Aucun paiement ne peut être effectué si ce paiement devait conduire à un dépassement des montants engagés Signature des documents de paiement Les documents de paiement (chèques, ordres de virement ou demandes de paiement) sont signés par le Directeur Administratif et Financier et contresignés par le Directeur Général de 7

8 l'agence. L'un et l'autre peuvent déléguer par écrit leurs signatures uniquement en cas d absence ou d empêchement. Une photocopie du chèque, de l'ordre de virement ou de la demande de paiement, signé et, le cas échéant, de la ou des délégation(s) de signature est annexée au décompte avant classement de celui-ci parmi les pièces comptables justificatives conservées par l'agence à la disposition des réviseurs comptables Clôture du marché La clôture d'un marché est complète après : remboursement intégral de l'avance de démarrage lorsqu'elle a été consentie, réception définitive des ouvrages et travaux, main levée de la caution venant en remplacement de la caution de retenue de garantie ou remboursement des retenues de garantie, notification à l entreprise du décompte général et définitif. Lors de la clôture du marché, le reliquat éventuel engagé non décaissé est désengagé pour réutilisation éventuelle. 8