UNE MISSION COMPLEXE MANAGEMENT : GÉRER/ANIMER

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1 Manager un projet UNE MISSION COMPLEXE MANAGEMENT : GÉRER/ANIMER Mohammed DAOUDI /2011 1

2 LES IMLICATIONS DU MANAGEMENT D UN PROJET Regard sur la complexité du management d un projet Manageme nt du contenu du projet Manageme nt des délais Manageme nt des coûts AFNOR FD X PRÉ-REQUIS DU CHEF DE PROJET L organisation Le chef de projet Compétent dans au moins 5 domaines La méthodologie La communication La stratégie Le management Mohammed DAOUDI /2011 2

3 PROJET MÉTHODOLOGIE D ATTAQUE SCHÉMAS DE CONDUITE DE PROJET NORMALISÉS ISO Lancement Planification Réalisation Clôture Maîtrise Initiating Planning Executing Closing Controling Mohammed DAOUDI /2011 3

4 AFNOR FD X Initialisation & Préparation Mohammed DAOUDI /2011 4

5 LA PHASE INITIALISATION ET PRÉPARATION Le lancement du projet Définir le projet (définition macroscopique / objectifs), Valider la viabilité/faisabilité du projet, Nommer le chef de projet, Donner un nom au projet, Lancer officiellement le projet. Réunion de lancement / Kick off meeting LA PHASE INITIALISATION ET PRÉPARATION LE LANCEMENT DU PROJET Définir l objet du projet Formaliser l'objectif et finalités du projet Positionner le projet dans son contexte Identifier les contraintes (délais, coûts, environnement, ) Les éléments d entrée (macro-besoins & besoins spécifiques ) les résultats attendus, Cette définition peut être le résultat d une phase «d avantprojet». Mohammed DAOUDI /2011 5

6 LA PHASE INITIALISATION ET PRÉPARATION Valider le projet Réalité de l'objectif, validé par le client, Réalité de l environnement de travail Réalité du client, Réelle adhésion et engagement des acteurs, Le projet, est-il viable et réalisable?. LA PHASE INITIALISATION ET PRÉPARATION Nommer le chef de projet + groupe de pilotage Nommer le chef de projet et lui confier l autorité nécessaire pour mener à bien sa mission, En acceptant le projet, le chef de projet prend la responsabilité de son succès. Le chef de projet, peut, au besoin, renégocié l adéquation Moyens / Objectifs, Le chef de projet propose une équipe pluridisciplinaire pour le pilotage du projet. (groupe ou comité de pilotage) Mohammed DAOUDI /2011 6

7 LA PHASE INITIALISATION ET PRÉPARATION Donner un nom au projet Le baptême du projet est une action de communication. Trouver un nom évocateur, rassembleur, motivant, dynamique, etc. Bon exercice pour le groupe de pilotage Un moyen astucieux de mobiliser les différents acteurs, Ce nom, permettra de renforcer l esprit de groupe de la future équipe projet. La phase Initialisation et Préparation Donner un nom au projet Exemple projet : Plan de développement informatique du pôle universitaire Belgaïd. Nom choisi : Développement Informatique du pôle universitaire Belgaïd(DIUB). Outils de communication (mascotte et logo) Mohammed DAOUDI /2011 7

8 LA PHASE INITIALISATION ET PRÉPARATION Réunion de lancement Informer et communiquer auprès de toutes les fonctions concernées, Montrer l implication de la direction dans le projet, La réunion de lancement : Rappeler le contexte, Présenter les objectifs, les enjeux, Présenter et mettre en place le chef de projet, Evoquer les rôles de chacun, Présenter le planning général. PROCHAINES SÉANCES Planification (méthodes et outils) Réalisation (techniques de maîtrise) Évaluation (analyse des résultats et actions correctives) Mohammed DAOUDI /2011 8

9 PLANIFICATION DU PROJET PLANIFICATION DU PROJET : DÉFINITION C est l activité qui consiste à : Ordonnancer les tâches du projet (ordonner, donner des priorités aux taches, agencer ) Estimer leurs charges et déterminer les moyens nécessaires à leur réalisation. Suivre et communiquer l avancement du projet Affecter les ressources aux tâches Mohammed DAOUDI /2011 9

10 1 ère étape Découpage du projet LE DÉCOUPAGE DU PROJET La conduite d un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant pour chaque phase : Ce qui doit être fait (tâches) Par qui cela doit être fait (Ressources Humaines) Avec quoi (moyens) Natures du Livrable Comment valider le livrable (Jalons) Mohammed DAOUDI /

11 NÉCESSITÉS DE DÉCOUPAGE Projet : bloc complexe L UTILITÉ DU DÉCOUPAGE D UN PROJET Faire face à la complexité des activités Aborder le projet en termes de phases distinctes de réalisation (Toujours garder l œil sur l'objectif du projet) Diminuer les risques de dérives Affecter des activités aux acteurs Ordonnancer (Planifier le travail sur un calendrier) Mohammed DAOUDI /

12 DIFFICULTÉ DU DÉCOUPAGE Identifier précisément les tâches compte tenu de la complexité du projet Tenir compte des contraintes de succession des taches. Tenir compte des contraintes internes. Tenir compte des contraintes externes notamment environnementales. PRINCIPE DU DÉCOUPAGE Méthodes courantes de découpage sur critère temporel : Nombre de taches Durée des taches Succession des taches Pour chaque taches, définir les ressources humaines, matériels et financières Mohammed DAOUDI /

13 LES JALONS Chaque étape peut faire l'objet d'un livrable et d'une validation par le maitre d ouvrage. =>Cela permet de maîtriser la conformité des livrables à la définition des besoins ainsi que de s'assurer de l'adéquation aux objectifs de coûts et de délai. CHOISIR UNE MÉTHODE DE DÉCOUPAGE Méthodes généralement utilisées : WBS (Work Breakdown Structure) (en français : Structure de découpage du projet SDP) OBS : Organisation Breakdown Structure. (L organisation humaine du projet / OBS) Brainstorming Mohammed DAOUDI /

14 WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Il s agit d une opération de découpage minutieuse du projet en sous-ensembles et à plusieurs niveau avant de les hiérarchiser en plusieurs niveaux EXEMPLE WBS (WORK)/OBS division hiérarchique du travail global à réaliser en work packages, qui peuvent être estimés, planifiés, et affectés à un responsable (personne ou service). Mohammed DAOUDI /

15 LE BRAINSTORMING (REMUE MÉNINGES) Le brainstorming est un moyen pour les groupes de générer très rapidement un maximum d idées en mettant à profit la dynamique du groupe et la créativité des participants. Conçue dans les années 30 par Alex Osborn, qui travaillait pour une agence de publicité américaine. LE BRAINSTORMING EST : une technique de créativité qui se pratique en groupe et a pour objectif la résolution de problème Mohammed DAOUDI /

16 Les quatre phases sont : 1. La constitution du groupe 2. Le cadrage et la définition de la question de départ 3. La collecte des idées 4. La sélection des solutions applicables IL FAUT UN ANIMATEUR C est lui qui initie et qui pilote le processus Sélection des participants Organisation pratique de la session Cadrage, voire recadrage en cours de route Proposition des méthodes à mettre en œuvre Respect du temps, responsable de l efficacité Participation de tous, facilitation Mohammed DAOUDI /

17 1/ CONSTITUER LE GROUPE DE TRAVAIL Le groupe ne doit pas être trop grand 10 personnes maxi Il doit contenir de «bonnes» personnes Ouvertes à l échange d idées Complémentaires Expertes/représentantes de domaines différents Éviter les contraintes du genre : Incompatibilités/intimitiés entre participants Présence d un «chef» qui va intimider certains participants Conditions de succès : Les participants Prennent leur rôle au sérieux, ne confondent pas spontanéité et anarchie Le groupe ne doit pas être dominé par quelques participants (méthode du tour de table) 2/ LE CADRAGE Il est indispensable de cadrer clairement le sujet au début de la réunion. C est ce qui constitue la question de départ La question de départ doit être : 1. Claire 2. Spécifier un périmètre précis Le sujet doit être compris par les participants et ces derniers doivent avoir les bases (connaissances) nécessaires pour réagir En plus d un intérêt à participer et partager leurs idées La période de temps allouée à chaque phase est prédéterminée en accord avec les participants Par exemple : 1h au total dont introduction 10 minutes, collecte d idées 20 min, tri/sélection 30 min Mohammed DAOUDI /

18 CADRAGE : LE CHOIX DES QUESTIONS DE DÉPART Comment peut-ont découper notre projet 10 mm? Quelles sont les étapes clé du projet 10 mm? Combien de taches peut-ont identifier 10 mm? Quelles sont les contraintes du projet 10 mm? L animateur valide que tous les participants sont d accord et que le thème est bien formulé, puis lance la phase de 3/ SUSCITER ET COLLECTER LES IDÉES La démarche est basée sur trois facteurs : 1. Émettre des idées de façon spontanée 2. La suspension du jugement 3. La fertilisation croisée Ces idées sont enregistrées par la personne responsable (secrétaire) Aucune évaluation ou critique durant la période de collecte. La suggestion d'idées irréalistes et le rythme sont des éléments vitaux pour la réussite du processus. Libre association d'idées : les idées émises en génèrent de nouvelles (originales). Il est recommandé de copier les idées des autres, de proposer des variantes, de faire appel à son imagination => Le but majeur de cette phase n est pas de trouver de bonnes idées, c est d en trouver le plus possible Mohammed DAOUDI /

19 4/ APRÈS LA COLLECTE : LA SÉLECTION Cette partie du brainstorming est certes agréable et sympathique, mais cela ne suffit pas : il faut déboucher sur des actions Lorsque le processus de collecte est terminé (=plus de nouvelles idées ou plus de temps ), il reste donc à mettre de l ordre dans les idées qui ont été émises Discuter de la valeur relative des idées, sélectionner celles qui sont les plus pertinentes Pour cela deux points sont à fixer : 1) Déterminer des critères (qu est-ce qu une bonne idée?) 2) S accorder sur une méthode (comment procède t-on?) LE RÉSULTAT DU DÉCOUPAGE Le découpage efficace permet d avoir une première base de données structurées pour la planification du projet. Ex : Construction d un entrepôt N Taches Drée semain es Antécéd ent success eur Ressour ces RH A Préparation du terrain 1 - C,D 3 B Préparation des matériaux 1 - D 2 C Creusage des fondations 1 A D 2 D Coulage des fondations 1 A,B,C E 5 E Préparation du sol 2 D F 3 F Montage de la charpente 2 E H,I 4 G Préparation des portes et fenêtres 1 - J 1 H Pose des murs, 2 F J 2 I Pose du toit 2 F - 3 J Mise en place des portes et fenêtres 1 H,G K 2 K Contrôle, Réception et Livraison au client 1 J - 2 Mohammed DAOUDI /

20 L ORDONNANCEMENT DU PROJET L ordonnancement est l élaboration d un plan d action permettant de déterminer les séquencements ou au contraire les parallélismes possibles entre l exécution des tâches précédemment identifiées. LES OUTILS D ORDONNANCEMENT Deux grands outils restent les plus utilisés par les chefs de projet : Le diagramme de GANTT Le diagramme de PERT Un diagramme est une représentation visuelle simplifiée et structurée des concepts, des idées, des constructions, des relations, des données statistiques etc. Un diagramme permet aussi de décrire des phénomènes, de mettre en évidence des corrélations entre certains facteurs ou de représenter des parties d un ensemble. Mohammed DAOUDI /

21 DIAGRAMME DE GANTT Le diagramme de GANTT est un outil permettant de modéliser la planification de tâches nécessaires à la réalisation d'un projet. Il s'agit d'un outil inventé en 1917 par Henry L. GANTT. DIAGRAMME DE GANTT Le diagramme GANTT représente un outil efficace pour le chef de projet, permettant de représenter graphiquement l'avancement du projet, mais c'est également un bon moyen de communication entre les différents acteurs d'un projet. Mohammed DAOUDI /

22 LOGICIELS GANTT Ce type de modélisation est particulièrement facile à mettre en œuvre avec un simple tableur mais il existe des outils spécialisés dont le plus connu est MS Project. Il existe par ailleurs des équivalents libres (gratuits) à l exemple de GanttProject. COMMENT ÇA MARCHE? PRINCIPES ET DÉMARCHE 1/ Un diagramme de GANTT se présente sous forme de graphique. les tâches sont représentées en ordonnée et la durée (heures, jours, semaines,...) en abscisse. 2/ Chaque tâche est représentée par une droite horizontale, dont la longueur est proportionnelle à la durée. Mohammed DAOUDI /

23 EXEMPLE : DESSINER UNE TACHE A B Taches C D E F G COMMENT ÇA MARCHE? PRINCIPES ET DÉMARCHE 3/ En dessinant les tâches, en doit représenter au fur et à mesure, la contrainte d antériorité si celle-ci existe. (une tache ne peut démarrer que si sa tache antérieure est achevée). Les relations d'antériorité peuvent être modélisées par une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en aval Mohammed DAOUDI /

24 EXEMPLE : INTÉGRATION LIEN DE SUCCESSION A B C D E F G Taches Lien D antécédence LES JALONS Il est possible de faire apparaître sur le planning des événements importants autre que les tâches ellesmêmes, constituant des points d échéance intermédiaire (contrôle/évaluation) pour le projet : il s'agit des tâches jalons (en anglais milestones). Un Jalon est représenté par un losange Mohammed DAOUDI /

25 EXEMPLE : INTÉGRATION JALONS A B C D Jalon E F G LES RESSOURCES Il est également possible de représenter sur le même graphique les ressources affectées pour chaque tache Humaines Matériels Financières (Budget ou coût) Mohammed DAOUDI /

26 EXEMPLE : INTÉGRATION RESSOURCES A B C D E F G RH Tp=54 Il devient donc possible de calculer le nombre de ressources par unité de temps et pour la totalité du projet Nbre RH (u/t) = calculer verticalement Nbre RH (tache) = calculer horizontalement par tache Nbre RH (Tp) = calculer horizontalement les totaux Mohammed DAOUDI /

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