Prise en main d Access 2007

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1 Introduction Microsoft Office Access 2007 ne représente qu une partie de la stratégie globale des produits de gestion des données de Microsoft. Comme toutes les bonnes bases de données relationnelles, Access permet aisément de mettre en relation des informations liées par exemple, des données de clients et des commandes que vous saisissez. Access 2007 vient en outre complémenter d autres produits de base de données car il possède plusieurs puissantes fonctionnalités de connectivité. Comme son nom l implique, Access 2007 peut opérer directement avec des données d autres sources, dont de nombreux programmes de bases de données PC populaires (comme dbase et Paradox) et de nombreuses bases de données SQL (Structured Query Language) pouvant s exécuter sur des ordinateurs de bureau, des serveurs, des micro-ordinateurs ou des ordinateurs centraux avec des données sur des serveurs Internet ou intranet. Access 2007 prend également entièrement en charge la technologie ActiveX de Microsoft. Une application Access peut donc agir en tant que client ou en tant que serveur pour toute autre application du système Microsoft Office 2007, comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, FrontPage, Publisher et OneNote. Access fournit un système de développement d applications très sophistiqué pour Windows, qui vous permet de créer des applications rapidement, quelle que soit la source de données. En fait, vous pouvez construire des applications simples en définissant des formulaires et des états à partir de vos données et en les associant à quelques macros ou instructions Visual Basic. Il n est pas nécessaire d écrire du code complexe comme en programmation classique. Comme Access utilise Visual Basic, vous pouvez exploiter les mêmes compétences qu avec d autres applications du système Microsoft Office ou avec le langage Visual Basic lui-même. Pour les petites entreprises (ou pour les consultants qui créent des applications pour les petites entreprises), les fonctionnalités de développement de bureau Access conviennent parfaitement pour stocker et gérer les données utilisées pour les activités commerciales. Access couplé à Microsoft SQL Server (sur le bureau ou un serveur) est un moyen idéal pour de nombreuses entreprises de taille moyenne de créer rapidement et à peu de frais de nouvelles applications pour Windows. Pour améliorer la productivité des groupes de travail, vous pouvez utiliser Access pour créer une application liée à des données sur un serveur Microsoft Windows SharePoint Services. Pour les grandes entreprises ayant largement investi dans des applications de base de données relationnelle à grande échelle ainsi que dans une prolifération d applications de bureau qui s appuient sur des bases de données d ordinateur personnel, Access propose des outils pour lier aisément les données des ordinateurs centraux et des ordinateurs personnels dans une unique application Windows. Access

2 2 Introduction inclut des fonctionnalités qui permettent d exporter ou d importer des données au format XML (la lingua franca des données stockées sur le Web). Prise en main d Access 2007 Si vous n avez jamais utilisé de programme de base de données (dont Access), vous constaterez qu Access 2007 est très facile d accès. En s appuyant sur les résultats de tests de productivité exhaustifs, Microsoft a totalement remodelé l interface utilisateur de l ensemble des programmes Microsoft Office. La nouvelle technologie du Ruban permet bien plus facilement aux utilisateurs novices de se familiariser avec Access et de découvrir ses fonctionnalités les plus utiles. Pour mettre en selle les nouveaux utilisateurs, Microsoft a proposé une dizaine de modèles de base de données locaux qui se chargent sur votre disque dur à l installation du programme. En outre, vous trouverez de nombreux modèles de base de données supplémentaires à télécharger sur le site Web de Microsoft Office directement depuis Access. Microsoft prévoit de continuer d ajouter des modèles après la sortie d Access 2007 afin de continuer à améliorer votre productivité. Si vous avez utilisé une version précédente d Access, vous risquez d être assez surpris. Les menus et les barres d outils ont disparus et sont remplacés par le nouveau Ruban. La fenêtre Base de données a été remplacée par le volet de navigation. La première fois que vous commencerez à utiliser Access 2007, vous remarquerez une diminution de productivité (ce fut notre cas) mais il ne vous faudra pas longtemps pour vous habituer à la nouvelle interface. Vous découvrirez probablement rapidement des fonctionnalités que vous ne connaissiez pas auparavant. Presque tous les objets familiers sont présents (tables, requêtes, formulaires, macros et modules) et vous constaterez que les modes de création et d affichage des données classiques que vous appréciiez sont toujours présents. Vous découvrirez aussi rapidement comment les nouveaux modes Page et État améliorent votre productivité. Contenu du livre Si vous développez une application de base de données avec les outils d Access 2007, ce livre vous donne une compréhension complète de la programmation sans difficulté. Il fournit des acquis solides pour créer des bases de données, des formulaires et des états et les combiner les uns aux autres. Vous apprendrez à créer rapidement des applications complexes en associant des éléments composants à des macros ou du code Visual Basic. Ce livre vous montrera aussi comment tirer parti de certaines fonctionnalités plus avancées d Access Vous apprendrez à utiliser des outils Access pour vous connecter à vos données depuis le Web ou lier votre application Access à des données stockées sur le Web. Si vous débutez dans le développement d applications et notamment d applications de base de données, il est sans doute préférable de commencer par lire un autre livre

3 Introduction 3 avant celui-ci. Microsoft Office Access 2007 De fond en comble est divisé en douze chapitres : Le chapitre 1 explore en détail la nouvelle interface utilisateur introduite dans la version 2007 d Office. Ce chapitre explique aussi la sécurité du contenu, le travail avec le Ruban et le volet de navigation et la configuration des options pour personnaliser votre espace de travail Access Le chapitre 2 traite de la manière de créer des requêtes pour travailler avec des données de plusieurs tables, résumer des informations, créer des requêtes qui nécessitent de travailler en mode SQL et travailler avec les modes Tableau croisé dynamique et Graphique croisé dynamique des requêtes. Le chapitre 3 se concentre sur la modification des ensembles de données avec des requêtes (mise à jour des données, insertion de nouvelles données, suppression d ensembles de données ou création d une nouvelle table à partir d une sélection de données de tables existantes). Les chapitres 4 et 5 vous apprendront à créer des formulaires dans une application de bureau, depuis les formulaires simples avec un assistant jusqu aux formulaires complexes qui incluent eux-mêmes des sous-formulaires ou des contrôles ActiveX. Les chapitres 6 et 7 montrent comment concevoir, générer et implémenter des états simples et complexes dans votre application de bureau. Le chapitre 8 aborde le traitement des événements dans Access, fournit une liste complète des événements et explique la séquence dans laquelle des événements critiques se produisent. Le chapitre 9 couvre la conception des macros en profondeur et explique comment utiliser les nouvelles fonctionnalités de capture des erreurs et les macros incorporées. Le chapitre 10 traite en détail de certaines des tâches les plus importantes que vous pourriez souhaiter automatiser en Visual Basic. Chaque section décrit un problème, présente des techniques de conception de formulaire ou d état spécifiques que vous devez utiliser pour le résoudre et vous guide dans le code d une ou plusieurs des bases de données d exemple qui implémentent la solution. Le chapitre 11 propose une vue d ensemble des moyens de publier des données sur un site Web. Le chapitre 12 traite des fonctionnalités d Access qui gèrent le XML, dont l importation, la mise à jour et la publication de données. Ce chapitre vous montre également comment utiliser du XML pour modifier des modèles de table et créer des rubans personnalisés.

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5 CHAPITRE 1 Le nouveau look d Access Ouvrir Access pour la première fois...5 Prise en main : Access se refait une beauté...7 Sécurité du contenu...19 Comprendre le nouveau Ruban...27 Le nouveau volet de navigation Utiliser l interface à document unique et l interface à documents multiples...62 Modifier les paramètres généraux avec la boîte de dialogue Options Access Avant d explorer les nombreuses fonctionnalités de Microsoft Office Access 2007, il peut être utile de passer quelques minutes à observer l application dans son ensemble. Comme le nouveau modèle d une voiture de prédilection, cette dernière mouture d Access inclut d importants changements au niveau de sa carrosserie (l interface utilisateur) en plus d un nouveau moteur sous le capot (le moteur de données Access). Dans ce chapitre, nous allons présenter les nouveautés de l interface utilisateur et montrer comment parcourir le nouveau «Ruban» de Microsoft qui vient remplacer les anciennes barres d outils du programme. Ouvrir Access pour la première fois La première fois que vous ouvrez Office Access 2007, deux écrans d options préliminaires s affichent. Le premier est la boîte de dialogue Options de confidentialité (voir figure 1-1) où apparaissent trois cases à cocher (sélectionnées par défaut). Notez que vous devez posséder une connexion active à Internet pour utiliser ces options. Lorsqu elle est cochée, l option Rechercher du contenu d aide dans Microsoft Office Online permet à Access de consulter les ressources en ligne de Microsoft Office pour retrouver des informations correspondant à vos recherches. Access télécharge ces données sur votre ordinateur local afin d accélérer la recherche lorsque vous effectuez des recherches dans l aide du programme. Si vous cochez cette case, vous pourrez ainsi disposer des dernières informations d aide à ce jour. La deuxième case à cocher appelée Maintenir le système en fonctionnement correspond à un outil spécial à télécharger qui interagit avec le système Microsoft Office Cet outil de diagnostic peut être utilisé pour identifier les problèmes liés à votre installation Office. S il n est pas requis pour exécuter la version 2007 d Access, il peut cependant être utile pour déterminer la cause d éventuelles pannes système imprévues. La troisième case à cocher de la boîte de dialogue Options de confidentialité, intitulée Améliorer Office, vous permet de vous inscrire au programme 5

6 6 Chapitre 1 Le nouveau look d Access Chapitre 1 d amélioration du produit de Microsoft. Cet utilitaire analyse différentes statistiques d utilisation d Access 2007 et de la version 2007 de la suite Office, puis transmet ces informations à Microsoft. Notez que cette option ne transmet aucune information personnelle à Microsoft. En surveillant ainsi l utilisation de ses produits par ses clients, Microsoft se donne les moyens d améliorer sa ligne de produits Office lors des versions ultérieures. Cliquez sur le lien Lire notre déclaration de confidentialité dans le coin inférieur gauche pour consulter la déclaration de confidentialité de Microsoft. Après avoir opéré vos sélections ou décoché les options que vous ne souhaitez pas activer, cliquez sur le bouton OK pour commencer à utiliser Access Figure 1-1 Choisissez vos options de confidentialité au premier lancement d Access Note La boîte de dialogue présentée dans la figure 1-1 est celle qui apparaît lorsque vous ouvrez Access 2007 pour la première fois sous Windows Vista. Il se peut que vous découvriez une autre séquence d invites si vous installez Office 2007 sous Windows XP. Lorsque vous avez sélectionné vos options dans la boîte de dialogue Options de confidentialité, vous gardez la possibilité d y revenir et de les modifier par la suite. Pour plus d informations sur la modification de ces réglages, consultez la section «Modifier les paramètres généraux avec la boîte de dialogue Options Access», plus loin dans ce chapitre. Attention! Si vous travaillez sur un réseau d entreprise, vérifiez auprès de votre service informatique que votre société n impose pas de directives précises avant de cocher inconsidérément les options de la boîte de dialogue Options de confidentialité.

7 Prise en main : Access se refait une beauté 7 Prise en main : Access se refait une beauté Si vous êtes un développeur confirmé des précédentes versions d Access, attendezvous à un choc à l ouverture de la version Microsoft s est affairé à relooker toute l interface d Access et des autres produits de la suite Office Dans une certaine mesure, il faut admettre que les utilisateurs des précédentes versions du programme auront fort à faire pour s adapter à toutes les modifications que l équipe de développement a incorporées dans cette édition. Si vous faites partie de ces utilisateurs, il se peut que vous soyez momentanément confronté à une légère baisse de productivité le temps de vous habituer à l emplacement des commandes et des outils dans le nouveau Ruban (pour plus de détails à son sujet, consultez la section «Comprendre le nouveau Ruban», plus loin dans ce chapitre). Chapitre 1 Pour ceux des utilisateurs qui découvrent Access, Microsoft a consacré un effort de développement considérable à améliorer l appréhension du logiciel et à le rendre plus intuitif que jamais. Avec un nouvel écran de démarrage, une foule d applications de base de données prêtes-à-l emploi et un ruban graphique riche et contextuel, les utilisateurs pourront plus facilement et plus rapidement créer des applications de base de données à l allure professionnelle. Au premier lancement d Access, un nouvel écran de démarrage apparaît (voir figure 1-2). La section Modèles en ligne au milieu de l écran affiche des modèles de base de données créés par l équipe de développement Microsoft Access. Ces modèles correspondent à certains des cas d usage les plus courants des bases de données et vous sont donc présentés en premier. À gauche de l écran apparaissent plusieurs catégories de modèle regroupées par sujets. Cliquez sur l une d entre elles pour modifier la vue au centre de l écran et afficher une liste des modèles correspondants. La catégorie Modèles locaux contient des modèles de base de données disponibles sur votre disque dur local qui y ont été placés lors de l installation d Access. La catégorie À partir de Microsoft Office Online inclut des modèles de base de données à télécharger vous devrez donc être connecté à Internet pour voir et télécharger les modèles de chacune de ces catégories. Microsoft ajoute et modifie continuellement les sélections disponibles dans ces catégories : la liste que vous obtiendrez pourra donc différer de celle de la figure 1-2. Si vous avez activé vos options de confidentialité de manière à ce qu Access mette à jour ces liens, assurez-vous de consulter ces groupes de temps à autre pour voir s il existe un nouveau modèle adapté à vos besoins. Pour plus d informations sur les Options de confidentialité, consultez la section «Centre de gestion de la confidentialité», plus loin dans ce chapitre. Juste au-dessus de la section Modèles en ligne au milieu de l écran se trouve un bouton appelé Base de données vide. Utilisez-le pour lancer le processus de création d une nouvelle base de données vide sans objet.

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