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1 Listing J-> S des Astuces Microsoft Word. 1. Justifiez vos paragraphes par défaut 2 2. Manipuler les fichiers Office 2007 avec les versions précédentes - Office 2000/XP/ Mettre en valeur du texte en lui ajoutant de l'ombre - Word XP/ Mise en forme rapide - Word 3 5. Modifiez la police de caractères par défaut - Word 3 6. Ne pas numéroter la première page - Word 4 7. Numéroter les éléments identiques d'un document - Word 4 8. Numéroter les pages d'un document - Word 2000/XP/ Pas d'en-tête ou de pied pour la première page - Word 2000/XP Passer en majuscules dans Word Passer son texte en majuscules/minuscules - Word Plus de couleurs pour surligner - Word Plus de modèles de document - Word Supprimez un paragraphe à l'impression - Word xxx 10

2 1. Justifiez vos paragraphes par défaut Pour que l'alignement par défaut des paragraphes que vous tapez dans Word soit justifié (par défaut, ils sont alignés à gauche) il faut modifier les paramètres du style Normal. Cliquez sur le menu Format puis sur la commande Style. Sélectionnez le style Normal puis cliquez sur le bouton Modifier. En cliquant sur le bouton Format, une liste déroutante apparaît. Choisissez la commande Paragraphe. Dans la liste Alignement des Propriétés des paragraphes, choisissez Justifié pour que tous vos paragraphes soient par défaut justifiés. 2. Manipuler les fichiers Office 2007 avec les versions précédentes - Office 2000/XP/2003 La suite bureautique Office 2007 de Microsoft introduit de nouveaux formats de fichiers dont le but est de réduire la taille des fichiers, de gagner en fiabilité et de renforcer l'intégration à des sources externes. Or par défaut, vous ne pouvez pas ouvrir ou enregistrer dans ces nouveaux formats avec les versions précédentes d'office, ce qui est un peu gênant. Pour corriger cela, il vous suffit d'installer le pack de compatibilité Microsoft Office et vous pourrez manipuler ces nouveaux formats de fichiers avec votre version 2000, XP ou 2003 d'office. 1. Dans votre navigateur Web, rendez-vous à cette adresse. 8F43-C6BB74CD Cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le pack de compatibilité Microsoft Office (27,2 Mo). 3. Une fois le fichier FileFormatConverters.exe téléchargé, exécutez-le. L'installation du pack de compatibilité commence alors. Suivez les instructions de l'assistant. 2

3 4. Vous pouvez alors ouvrir et enregistrer des fichiers office 2007 (docx, xlsx,...) avec votre version 2000, XP ou Mettre en valeur du texte en lui ajoutant de l'ombre - Word XP/2003 Pour personnaliser vos documents et mettre en valeur du texte, vous pouvez lui ajouter de l'ombre. Il faut pour cela que votre texte ait été créé avec l'outil Zone de texte de la barre d'outils Dessin. Pour afficher cette dernière, cliquez sur le menu Affichage, Barre d'outils, Dessin. Cliquez alors sur le bouton Zone de texte puis saisissez votre texte, un titre par exemple. Cliquez ensuite sur l'outil Style ombre de la barre d'outils Dessin. Choisissez alors le style de l'ombre que vous souhaitez appliquer à la zone de texte. Et voilà, votre texte est mis en valeur avec de l'ombre. 4. Mise en forme rapide - Word Pour mettre en gras, italique ou souligné le texte sélectionné, il vous suffit simplement d'utiliser les raccourcis clavier suivants : Ctrl + G, Ctrl + I, Ctrl + U. Utilisez une nouvelle fois ces raccourcis pour revenir au style normal. 5. Modifiez la police de caractères par défaut - Word Par défaut, la police de caractères utilisée par Word est Times New Roman de taille 12. Si cette police de caractères ne vous convient pas et que vous lui préférez en une autre, par exemple Arial avec la taille 10, plutôt que de changer manuellement cette police de caractères à chaque ouverture de Word, il vous est possible de modifier la police de caractères utilisée par défaut avec Word. Pour modifier la police de caractères par défaut, déroulez le menu Format dans Word, puis cliquez sur Police. Dans cette nouvelle fenêtre, cliquez sur l'onglet Police, style et attributs. Sélectionnez alors la police de caractères de votre choix, dans notre exemple Arial, puis sa taille, ici 10. 3

4 Cliquez sur le bouton Par défaut se trouvant en bas à gauche de la fenêtre, un message d'information apparaît alors à l'écran, confirmez e cliquant sur le bouton Oui. Désormais, à l'ouverture d'un nouveau document Word, votre police de caractères que vous venez de personnaliser sera appliquée. 6. Ne pas numéroter la première page - Word Dans Word, vous avez activé la numérotation des pages de votre document. Or vous souhaitez certainement utiliser la page de garde pour y mettre un titre. Vous pouvez dans ce cas choisir de ne pas numéroter cette première page. 1. Ouvrez votre document avec Word. 2. Cliquez sur le menu Insertion puis sur Numéros de pages. 3. Décochez alors la case Commencer la numérotation à la première page. 4. Validez enfin par Ok. 7. Numéroter les éléments identiques d'un document - Word Si votre document comporte plusieurs éléments d'un même type, comme des formules, des images ou des équations par exemple, vous pouvez les numéroter pour y faire plus facilement référence. Plutôt que de faire ça manuellement et risquer de vous tromper dans la numérotation, vous pouvez laisser Word gérer l'incrémentation. 4

5 1. Dans votre document Word, placez vous à côté du premier élément à numéroter, une image par exemple. 2. Déroulez le menu Insertion puis cliquez sur Champ. 3. Dans la liste Champ, cliquez sur l'élément Seq. 4. Dans le champ Code de champ, à la suite de la formule SEQ, saisissez alors le nom de votre séquence, image par exemple. 5. Validez par OK. Votre image porte désormais le numéro 1. 5

6 6. Lorsque vous ajouterez une autre image, recommencez l'opération. Le champ sera automatiquement incrémenté. Pour aller plus vite, il vous suffit de copier/coller le champ numéroté. Si les champs ne sont pas mis à jour, cliquez sur le menu Fichier, sur Aperçu avant impression puis sur Fermer. 7. Vous pouvez utiliser plusieurs séquences pour numéroter des éléments différents dans le même document. Il vous suffit simplement de les différencier par le nom de la séquence. 8. Numéroter les pages d'un document - Word 2000/XP/2003 Pour faciliter le classement des pages des documents que vous imprimez, il peut être pratique de les numéroter. Vous pouvez bien sûr le faire manuellement mais vous allez vite vous lasser si votre document fait plusieurs dizaines de pages. D'autant plus que Word dispose d'une fonctionnalité avancée permettant de numéroter automatiquement toutes les pages. Dans le document que vous souhaitez numéroter, cliquez sur le menu Affichage puis sur En-tête et pied de page. Sélectionnez alors l'endroit où mettre le numéro de page, en haut de page dans l'en-tête ou bien en bas de page dans le pied de page. 6

7 Cliquez alors sur le bouton # pour ajouter le numéro de page. Vous pouvez bien sûr placer ce numéro où bon vous semble (centré et encadré par des caractères par exemple) en vous aidant de la barre d'outil Mise en forme. Les pages sont alors automatiquement numérotées. 9. Pas d'en-tête ou de pied pour la première page - Word 2000/XP Vous avez ajouté à votre document un en-tête ou un pied de page personnalisé avec par exemple le numéro de la page, le nom du document, un logo et la date. Or vous ne souhaitez pas forcément que l'entête et le pied de page apparaissent sur la page de garde de votre document. Pour cela, déroulez le menu Fichier, Mise en page puis cliquez sur l'onglet Disposition. Cochez alors la case Première page différente de la rubrique En-têtes et pieds de page. Validez par OK. L'en-tête et le pied de page ont disparu de la première page, mais pas des autres. 10. Passer en majuscules dans Word Pour passer automatiquement la première lettre d'un mot en minuscule en majuscule, sélectionnez le mot en question puis appuyez sur les touches Maj + F3. En effectuant une seconde fois cette combinaison de touches, le mot sélectionné se retrouvera entièrement en majuscule. Enfin, effectuez une troisième fois la combinaison pour retrouver le mot d'origine en minuscule. 7

8 11. Passer son texte en majuscules/minuscules - Word Si vous avez un texte dans Word en minuscules et que vous souhaitez le passer en majuscules, ou viceversa, Word met à votre disposition une fonction prévue à cet effet. Tout d'abord, sélectionnez le texte pour qu'il apparaisse en surbrillance, puis rendez-vous dans le menu déroulant Format et cliquez sur la commande Modifier la casse. Plus rapide encore, une fois votre texte sélectionné, appuyez simultanément sur les touches Maj et F3 de votre clavier. 12. Plus de couleurs pour surligner - Word Pour mettre en avant certains passages de vos documents, vous pouvez utiliser l'outil de surlignage accessible dans la barre d'outils de Mise en forme de Word. Cependant le nombre de couleurs que vous pouvez utiliser est assez limité. Pour étendre la palette de couleurs, vous devez effectuer les manipulations suivantes. Sélectionnez tout d'abord le texte que vous souhaitez surligner. Cliquez ensuite sur le menu Format puis sur Bordure et trame. Dans la boite de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Trame de fond. Dans la rubrique Remplissage, sélectionnez alors la couleur à mettre derrière votre texte. Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les couleurs proposées, cliquez sur le bouton Autres couleurs. 8

9 Déroulez ensuite la liste Appliquer à puis sélectionnez l'option Texte. Validez enfin par OK. 13. Plus de modèles de document - Word Word est livré avec quelques modèles de documents : lettres, rapports,... mais il n'y a rien de vraiment excitant. Or vous ne le savez certainement pas, Microsoft met à votre disposition sur Internet des centaines de modèles de documents inédits et totalement gratuits! Pour les utiliser, rendez vous sur cette page puis choisissez la rubrique qui vous intéresse. Après avoir cliqué sur le modèle à utiliser, un avertissement de sécurité apparaît. Validez par OK pour afficher le modèle. Cliquez ensuite sur le lien Edit in Word pour ouvrir le modèle de document dans Word. 14. Supprimez un paragraphe à l'impression - Word Pour une raison ou pour un autre, par exemple dans un souci de confidentialité, vous ne souhaitez pas imprimer l'intégralité d'un document Word. Plutôt que de supprimer temporairement ces données confidentielles, il vous est possible de définir dans Word les phrases ou paragraphes que vous ne souhaitez pas imprimer. Pour cela, dans votre document Word, sélectionnez la phrase ou le paragraphe que vous ne souhaitez pas voir apparaître lors de l'impression, puis déroulez le menu Format et cliquez sur Police. 9

10 Dans la fenêtre Police qui apparaît à l'écran, dans l'onglet Police, style et attributs, cochez la case Masqué et cliquez sur le bouton Ok. Vous pouvez alors imprimer votre document Word, vos phrases ou paragraphes masqués n'apparaîtront pas à l'impression. Pour retrouver dans votre document Word les phrases ou paragraphes masqués, déroulez le menu Edition et cliquez sur Sélectionner tout. Déroulez ensuite le menu Format et cliquez sur Police. Décochez alors la case Masqué que vous avez précédemment cochée. 15. xxx 10

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