Guide du signataire DocuSign SAP

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1 Guide du signataire DocuSign SAP Table des matières 1. Guide du signataire DocuSign SAP Réception d'une notification électronique Signature du document Autres options Terminer ultérieurement Imprimer, signer, scanner et télécharger Attribuer à quelqu'un d'autre Refuser de signer Téléchargement ou impression de tous les documents Téléchargement d'une signature scannée ou photographiée P a g e

2 1. Guide du signataire DocuSign SAP Ce guide explique comment signer un document de manière électronique à l'aide du service DocuSign. La signature électronique permet de recevoir, signer et renvoyer des documents à leur expéditeur de manière simple, rapide et sécurisée, et ce, sans contact ni envoi physique. Pour plus d'informations, consultez le portail d'assistance DocuSign ( Nous vous recommandons de toujours enregistrer le Contrat DocuSign final conjointement au Récapitulatif DocuSign sur votre disque local ou sur le système de gestion des contrats. 2. Réception d'une notification électronique Ce processus commence lorsque vous recevez un vous invitant à signer électroniquement un document. L' est envoyé par DocuSign au nom de SAP. Il comporte un message de l'expéditeur, ainsi qu'un lien permettant d'ouvrir une enveloppe électronique contenant les documents concernés. 2 P a g e

3 Une fois que vous avez ouvert l' , cliquez sur Examiner les documents pour accéder aux documents. Une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvre, affichant le site Web du service sécurisé de signature en ligne DocuSign. 3. Signature du document Cliquez sur le bouton situé en haut à droite de l'écran ; la première page du document s'ouvre alors. Prenez connaissance du document, puis cliquez sur la balise Signer ajouter votre signature. pour Remarque : Certains champs, tels que Date de signature, sont automatiquement renseignés en fonction des informations disponibles dans le système. Vous ne pouvez pas modifier ces informations. Si vous utilisez DocuSign pour la première fois, un message vous invitant à Adopter votre signature s'affiche lorsque vous cliquez sur la balise Signer. Vérifiez que vos nom et paraphe sont corrects. Si ce n'est pas le cas, modifiez-les au besoin. Pour adopter une signature, vous avez quatre possibilités : Cliquez sur Adopter et signer pour accepter la signature et le paraphe par défaut et ainsi passer à l'étape suivante. Cliquez sur Modifier le style, puis sélectionnez un autre script préformaté proposé par DocuSign. Cliquez sur Dessiner pour tracer votre signature et votre paraphe à l'aide d'une souris ou, si vous utilisez un écran tactile, à l'aide de votre doigt. Vous pouvez également télécharger une signature scannée ou photographiée. Toutefois, seuls les signataires disposant d'un compte DocuSign ont accès à cette option. (Voir les instructions de la rubrique 6.) 3 P a g e

4 Une fois que vous avez renseigné les informations requises, cliquez sur le bouton situé en bas à droite de l'écran. Une fenêtre contextuelle s'ouvre, indiquant que vous avez terminé de signer le document et vous invitant à ouvrir un compte DocuSign gratuit pour l'enregistrer. Si vous décidez d'ouvrir un compte, vous pouvez également y télécharger votre signature personnalisée. Lorsque tous les documents de l'enveloppe sont complétés et signés, vous recevez un e -mail confirmant que l'ensemble des parties ont complété et signé les documents, accompagné d'un exemplaire des documents au format PDF ainsi que d'un récapitulatif comportant le certificat d'accomplissement, le suivi des enregistrements et les événements relatifs au signataire. 4. Autres options Une fois que vous avez pris connaissance du document, vous pouvez cliquer sur AUTRES ACTIONS en haut à droite de l'écran afin d'afficher les autres options disponibles. 4 P a g e

5 4.1 Terminer ultérieurement Si vous n'êtes pas encore prêt à signer le document, cette option vous permet de remettre la signature à plus tard. Vous pouvez afficher le document ultérieurement en cliquant sur le lien fourni dans la notification électronique. Si vous possédez un compte de signataire, vous pouvez également retrouver vos enveloppes dans DocuSign. 4.2 Imprimer, signer, scanner et télécharger Cette option vous permet de signer une version papier du document si vous ne souhaitez pas le signer de manière électronique. a. Cliquez sur Imprimer et signer ; une fenêtre contextuelle s'affiche, vous invitant à indiquer si vous souhaitez renvoyer le document signé en le téléchargeant (Upload) ou par télécopie (Fax). 5 P a g e

6 b. Sélectionnez l'option applicable, puis cliquez sur Continuer. La fenêtre suivante s'affiche. c. Cliquez sur TÉLÉCHARGER pour télécharger le document et l'enregistrer sur votre disque local. Ensuite, lorsque vous êtes prêt, imprimez, signez et scannez le document dans DocuSign. Dès que vous le souhaitez, cliquez sur RETURN DOCUMENT. La fenêtre suivante s'affiche. 6 P a g e

7 d. Enfin, cliquez sur UPLOAD A FILE, puis sur TERMINER. Remarque : Si vous avez téléchargé le document en local et que vous souhaitez le télécharger dans DocuSign ultérieurement, vous pouvez le rouvrir en cliquant sur Examiner les documents dans la notification électronique que vous avez reçue. 4.3 Attribuer à quelqu'un d'autre Cette option vous permet d'envoyer le document à une autre personne pour qu'elle le signe. a. Cliquez sur Attribuer à quelqu'un d'autre ; une fenêtre contextuelle s'affiche alors. Saisissez le nom et l'adresse électronique du nouveau signataire et insérez un message à l'attention de l'expéditeur de l'enveloppe justifiant le changement de signataire. 7 P a g e

8 b. Une nouvelle fenêtre s'affiche, confirmant le changement de signataire et indiquant que vous serez ajouté en tant que destinataire en copie de l'enveloppe. Cliquez sur Quitter. c. Le nouveau signataire recevra alors une notification électronique signalant que vous lui avez réattribué l'enveloppe. d. L'expéditeur de l'enveloppe recevra quant à lui une notification électronique l'informant que le signataire a été modifié. Le nouveau signataire devra signer le document, dont vous recevrez une copie une fois celui-ci signé par toutes les parties. Remarque : Pour réattribuer la signature d'un document, utilisez l'option fournie dans DocuSign en cliquant sur «Attribuer à quelqu'un d'autre» sous «Autres actions». Vous ne devez en aucun cas transférer la notification électronique qui vous a été envoyée ou laisser un tiers accéder à votre messagerie afin qu'il signe le contrat. En effet, une autre personne risquerait de signer avec vos données personnelles sans qu'un tel changement ne figure dans le contrat/le récapitulatif DocuSign. 4.4 Refuser de signer Cette option permet d'invalider le document et de le rendre inaccessible aux autres signataires, ou de demander directement à l'expéditeur d'apporter des modifications au document. Remarque : Cette procédure entraînant la clôture de la transaction et son report en raison de l'annulation des différentes étapes de signature préalables, nous vous conseillons fortement de contacter l'expéditeur avant d'invalider un document. 8 P a g e

9 a. Cliquez sur Refuser de signer ; une fenêtre contextuelle s'ouvre alors. b. Cliquez sur Continuer pour invalider le document, sur Terminer ultérieurement pour demander l'apport de modifications ou sur Annuler pour revenir au document. 5. Téléchargement ou impression de tous les documents Pour télécharger ou imprimer tous les documents d'une enveloppe : Cliquez sur l'icône pour imprimer tous les documents. Cliquez sur l'icône pour télécharger tous les documents sous forme de document PDF combiné ou de PDF distincts. 6. Téléchargement d'une signature scannée ou photographiée (Disponible uniquement aux signataires disposant d'un compte ou d'une licence DocuSign.) 9 P a g e

10 a. Sur la page d'accueil DocuSign, cliquez sur Modifier dans la rubrique Carte d'identité DocuSign. b. L'écran Gérer l'identité s'ouvre alors. Cliquez sur Modifier. c. La page Gérer les signatures s'ouvre. Vous pouvez ajouter une nouvelle signature ou modifier la signature existante. Cliquez sur Modifier. 10 P a g e

11 d. En haut de l'écran suivant, vous avez la possibilité de «télécharger» une signature scannée. Cliquez sur le bouton Télécharger. e. Un cadre jaune entourant la signature s'affiche en surbrillance. Cliquez sur Browse pour sélectionner le fichier scanné ou photographié correspondant à votre signature. 11 P a g e

12 f. Patientez quelques secondes. Votre signature scannée ou photographiée apparaît alors dans la case prévue à cet effet. Un autre cadre jaune entourant le paraphe s'affiche alors en surbrillance. Cliquez sur Browse pour sélectionner le fichier scanné ou photographié correspondant à votre paraphe. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Adopter pour adopter les images scannées ou photographiées en tant que signature DocuSign. g. Vous serez alors redirigé vers un écran présentant votre nouvelle signature et votre nouveau paraphe. Cliquez sur Processus terminé pour terminer le processus de configuration de la signature. 12 P a g e