GUIDE TECHNIQUE POUR COMPLETER LE RAPPORT FINAL EN LIGNE Partenariats éducatifs Grundtvig

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1 GUIDE TECHNIQUE POUR COMPLETER LE RAPPORT FINAL EN LIGNE Partenariats éducatifs Grundtvig Pur rappel, le rapprt final est cnsidéré cmme vtre demande de paiement pur le versement du slde de la subventin. Le rapprt est cmpsé de 2 parties : - La Partie A cncerne les activités réalisées par tus les rganismes du partenariat, il est frtement recmmandé que les partenaires élabrent ensemble cette partie. - La Partie B cncerne uniquement vtre rganisme. Attentin! Même si les infrmatins de la partie A cncernent le partenariat dans sn ensemble, ce rapprt final est à cmpléter par chaque partenaire séparément. En effet, chaque partenaire recevra de sn agence natinale un lien URL avec le rapprt persnnalisé pur sa prpre institutin. C est ce rapprt persnnalisé que chaque institutin devra cmpléter, imprimer, signer et renvyer à sa prpre agence natinale. Remarques préalables : Le frmulaire de rapprt final en ligne permet 3 types d actin : - Valider le frmulaire (= vérifier que tutes les dnnées snt cmplétées). - Sumettre le frmulaire en ligne. - Imprimer le frmulaire à transmettre ensuite par vie pstale (signé). Le frmulaire en ligne est un dcument PDF. Le candidat dit dnc utiliser la versin 8.1. (u encre mieux la versin 9) du prgramme Adbe Reader. Adbe Reader est gratuit et accessible au lien suivant:

2 Principales étapes pur cmpléter vtre rapprt final en ligne Attendez de recevir un curriel persnnalisé de l Agence. Ce curriel cntient un lien URL. En cliquant sur ce lien URL, le rapprt final persnnalisé (versin PDF) pur vtre rganisme apparaîtra sur vtre écran. Enregistrez le rapprt pré-cmplété sur vtre disque dur. Vérifiez que ce mdèle pré-cmplété cntient des infrmatins crrectes cncernant vtre institutin (et ntamment les infrmatins de cntact). Si des infrmatins cntenues dans le rapprt pré-cmplété divent être mdifiées, veuillez prévenir l Agence qui vus enverra un autre mdèle pré-cmplété. Cmplétez le frmulaire 1 (hrs ligne). Durant cette étape, il n est pas utile d être cnnecté à internet. Validez 2 le frmulaire (hrs ligne). Cela permet de vérifier que tus les champs bligatires nt été cmplétés. Sumettez le frmulaire. La sumissin dit se faire en ligne. Si vtre sumissin en ligne est réussie, le numér de sumissin apparaîtra dans le rapprt final suivi du texte ci-dessus : Ceci est une cnfirmatin que vtre rapprt a crrectement été sumis en ligne. Veuillez maintenant imprimer, signer et envyer vtre rapprt à vtre agence natinale». Veuillez également nter que seul le rapprt électrnique crrectement sumis en ligne dit être imprimé, signé et envyé à vtre agence natinale. Un rapprt qui n a pas été crrectement sumis en ligne u qui a été mdifié après la sumissin en ligne, prtera la mentin DRAFT». Imprimez le frmulaire crrectement sumis. 1 ATTENTION. Si l agence natinale cnsidère que vtre rapprt manque de dnnées essentielles u de cntenu dans les répnses aux questins, celui-ci sera cnsidéré cmme inéligible et vus devrez renvyer un nuveau rapprt. Vus purrez réutiliser le dcument PDF déjà cmplété, y apprter les mdificatins nécessaires et le sumettre à nuveau. 2 ATTENTION : «Valider» n égale PAS «Sumettre en ligne». Cette fnctin présente sur chaque page passe en revue l entièreté du frmulaire chaque fis qu elle est activée. Si le frmulaire est cmplété crrectement, un message vus indique que le frmulaire est valide. Si le frmulaire n est pas valide, un message vus indiquera quels champs snt incrrectement cmplétés. En cliquant sur «OK», vus êtes autmatiquement redirigé vers le(s) champ(s) cncerné(s). Lrsque que vus avez effectué les crrectins nécessaires, re-validez le frmulaire afin de vus assurer que plus aucun prblème ne subsiste.

3 Dans la sectin «Déclaratin du Bénéficiaire» : Cmplétez manuellement les champs bligatires : lieu et date, nms et fnctins de la persnne de cntact et du représentant légal. Faites signer le frmulaire par la persnne de cntact du partenariat ET le représentant légal et appsez le cachet de vtre rganisme. Envyez, par vie pstale, à l AEF-Eurpe : le frmulaire signé ; ET les justificatifs suivants: - Les justificatifs des mbilités (attestatins de présence et tickets). - Les justificatifs des activités réalisées (preuves des activités réalisées : phts, prductins, publicatins, CD, cmptes-rendus de réunins ). (Dans le cas ù certains de ces justificatifs prennent trp de place, merci de les enregistrer sur un CD que vus jindrez au Rapprt)..au plus tard pur le 30 septembre 2010 AEF-Eurpe Partenariats Grundtvig Chaussée de Charleri, Bruxelles Et ensuite? Dans un délai de 45 jurs calendriers à cmpter de l apprbatin du rapprt final, l Agence ntifiera au Bénéficiaire par vie écrite le mntant final de la subventin et prcèdera au versement du slde de la subventin u émettra un rdre de recuvrement pur le rembursement dû par le Bénéficiaire.

4 ANNEXE - Spécificatins techniques 1. Types de champs dans le frmulaire : Il existe différents types de champs dans le frmulaire : 1. Champs pré-cmplétés u de calcul : ils apparaissent en gris et ne peuvent être mdifiés. 2. Champs bligatires : ils apparaissent en range avec une brdure ruge. Ils divent être cmplétés afin de puvir valider le frmulaire. 3. Champs ptinnels: ils apparaissent en jaune u sans brdure ruge. Ils peuvent être cmplétés si c est pertinent mais ne snt pas bligatires. Fig. 1. efrms Applicatin field types. Pur avir un aperçu des champs bligatires, cliquez sur le butn Highlight Fields. Les champs bligatires apparaîtrnt avec une brdure ruge. Fig. 2. Highlight Fields functin. Fig. 3. EFrms Applicatin field types: cmpulsry fields highlighted. Veuillez par ailleurs nter que: a. Pur les champs à multiples entrées, le candidat peut supprimer u ajuter des lignes. OU.

5 b. Le résultat de certains calculs apparaîtrnt autmatiquement (appuyez sur le butn «Calculer»). Pendant que vus remplissez le frmulaire, vus puvez à tut mment sauver les dnnées déjà cmplétées (butn Save ). Il est frtement recmmandé de sauver vtre frmulaire régulièrement pendant que vus le remplissez. 2. Répétitins Deux butns snt dispnibles pur ajuter u supprimer des lignes dans une liste. Fig. 4. Repeater - Default layut. Pur des lignes en plus, appuyez sur le butn +. Pur supprimer des lignes, appuyez sur le butn -. - AU CAS OU LA PROCEDURE DE SOUMISSION EN LIGNE NE FONCTIONNE PAS (UNE FOIS LE FORMULAIRE COMPLETE ET VALIDE), VEUILLEZ : - VERIFIER QUE VOTRE ORDINATEUR EST BIEN CONNECTE A INTERNET. - CONTACTER L AGENCE

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