1. Mot de bienvenue La présidente souhaite la bienvenue aux personnes présentes.

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1 FÉDÉRATION DES SCOUTS DE L OUEST FÉDÉRATION DES SCOUTS DE L OUEST («la Fédération» ou «la FSO») Procès-verbal de l Assemblée générale annuelle tenue au Four Point Sheraton Hotel, Québec le 13 avril 2014 à 10h00 PRÉSENTS : Rachel Desroches, présidente Roseline Cyr, secrétaire/trésorière et déléguée du président du District de l Ouest, Benoit Gauvin Claire Bérubé, Commissaire du District de l Ouest 1. Mot de bienvenue La présidente souhaite la bienvenue aux personnes présentes. 2. Réflexion Rachel fait la lecture d une réflexion intitulée «Comment être heureux». 3. Nomination d un(e) président(e) et d un(e) secrétaire d assemblée Résolution : AGA 2014 (01) Il est proposé par Roseline Cyr, appuyé par Claire Bérubé que Rachel Desroches soit présidente d assemblée. Résolution : AGA 2014 (02) Il est proposé par Claire Bérubé, appuyé par Rachel Desroches que Roseline Cyr soit secrétaire d assemblée. 4. Vérification du quorum Selon l article 8.4 des Règlements généraux de la Fédération des Scouts de l Ouest de 2005 le quorum est composé du tiers des personnes composant l Assemblée générale lesquels doivent représenter le tiers des districts. - Article 8.1 : Composition «L Assemblée générale de la Fédération se compose des districts reconnus par l Association des Scouts du Canada sur le territoire de la Fédération, ainsi que les membres du conseil d administration de la Fédération. La délégation d un district est formée du commissaire et du président du district. Ceuxci peuvent se faire représenter par des substituts nommés par le district.» Étant donné que le seul district reconnu sur le territoire de la Fédération des Scouts de l Ouest par l Association des Scouts du Canada est le District de l Ouest, le quorum est atteint avec les membres présents et l assemblée est déclarée ouverte à 09h40 (devancé de 20 minutes). 5. Adoption de l ordre du jour 1

2 L'ordre du jour suivant est présenté. 1. Mot de bienvenue 2. Réflexion 3. Nomination d un(e) président(e) et d un(e) secrétaire d assemblée 4. Vérification du quorum 5. Adoption de l ordre du jour 6. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale tenue le 12 avril Questions relevant du procès-verbal 8. Rapport du-(de la) président-(e) du Conseil d administration 9. Réception des états financiers au 31 décembre 2013 ou États des comptes Ratification des actes des administrateurs pour l'année Points particuliers: 11.1 Fusion administrative avec le District de l'ouest rapport d étape 11.2 Adoption de nouveaux règlements administratifs 11.3 Prorogation sous la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et approbation de statuts de prorogation 11.4 Déterminer l exercice financier 11.5 Fixer le nombre d administrateurs 11.6 Plan d actions Prévisions budgétaires 2014 et cotisation des membres 11.8 Nomination d un vérificateur pour l année Projets futurs 12. Élections des membres du Conseil d administration 13. Affaires nouvelles 14. Remerciements 15. Prochaine assemblée générale (date et lieu) 16. Levée de l assemblée Résolution : AGA 2014 (03) Il est proposé par Roseline Cyr et appuyé par Claire Bérubé que l Ordre du jour soit adopté tel que présenté. 6. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale tenue le 12 avril 2013 La présidente demande une dispense de la lecture du procès-verbal, les membres ayant tous reçu le procès-verbal à l avance de cette assemblée. Résolution : AGA 2014 (04) Il est proposé par Claire Bérubé et appuyé par Rachel Desroches que l on dispense de la lecture du procès-verbal de l assemblée générale de la Fédération des Scouts de l Ouest tenue le 12 avril 2013 et qu il soit adopté tel que présenté. Adoptée 7. Questions relevant du procès-verbal Abstention : R. Cyr Aucune question n est soulevée. Les points demandant des suivis seront traités selon l Ordre du jour adopté. 2

3 8. Rapport de la présidente du Conseil d administration Rachel présente et dépose son rapport. Annexe C. 9. Réception des états financiers au 31 décembre 2013 ou États des comptes 2013 Roseline dépose les États financiers vérifiés au 31 décembre Elle explique plusieurs détails des états financiers et clarifie les questions des membres présents. Annexe D. Un détail à rectifier pour l année qui s ensuit est de s assurer de conclure les États financiers au 31 décembre, et non au début janvier de l année suivante, d après les États de compte de banque. Roseline explique que nos états financiers sont jusqu au 9 janvier 2014, mais que Hélène Rush confirme les avoir vérifiés au 31 décembre 2013, puis jusqu au 9 janvier Hélène travaillera avec Roseline pour s assurer que les États financiers pour l année 2014 soient en date de la fin de l année fiscale. Roseline remercie Hélène Rush de nous avoir dépannés pour la vérification de nos États financiers, cette année, puisque Carmen Gareau ne pouvait pas le faire dû à un conflit d intérêt avec son emploi comme comptable. Résolution : AGA 2014 (05) Il est proposé par Roseline Cyr et appuyé par Claire Bérubé d accepter les États financiers vérifiés au 31 décembre Roseline donne une mise à jour du compte opérationnel au 13 avril Ratification des actes des administrateurs pour l'année 2013 Résolution : AGA 2014 (06) Il est proposé par Roseline Cyr et appuyé par Claire Bérubé de ratifier les actes des administrateurs pour l année Points particuliers Rachel reportera aussi tous les points de cet item à une réunion ultérieure du Conseil d administration pour bénéficier de l apport des autres membres de la Fédération Fusion administrative avec le District de l'ouest rapport d étape Rachel présente et explique son rapport d étapes des choses faites à jour pour la fusion éventuelle de la Fédération des Scouts de l Ouest avec le District de l Ouest. Les étapes #5 et #6 ont été les plus difficiles. Annexe E. Après que les Statuts de prorogation de la FSO sous la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif soient enregistrés avec le gouvernement fédéral il s agira de : 3

4 - modifier les Règlements généraux du District afin qu ils soient uniformes avec ceux de la FSO. Le travail est déjà commencé car Rachel et Roseline ont comparé les deux documents en préparant ceux de la FSO. - prendre les démarches nécessaires pour faire un changement de nom de la l Association des Scouts du Canada Fédération de l Ouest à l Association des Scouts du Canada, District de l Ouest. Ces changements devront être votés à la prochaine Assemblée générale annuelle ou à un Assemblée générale spéciale Adoption de nouveaux règlements administratifs Rachel présente et explique le document des nouveaux règlements administratifs qui ont été préparés selon la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Elle explique qu elle et Roseline ont vérifié tous les changements pour s assurer qu ils étaient conformes à la nouvelle loi et qu ils respectent les règlements de l ASC. Le Conseil national est au courant de la prorogation et en est d accord. Annexe A Résolution : AGA 2014 (07) Il est proposé par Roseline Cyr et appuyé par Claire Bérubé que l on adopte les nouveaux règlements administratifs, tels que présentés Prorogation sous la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et approbation de statuts de prorogation Rachel nous explique les démarches qu elle a prises à jour pour avancer ce dossier. Elle nous demande de voter sur la résolution suivante qu elle doit envoyer au gouvernement pour accompagner les Statuts de prorogation. 4

5 Résolution : AGA 2014 (08) Prorogation de la Fédération en vertu des dispositions de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et autorisation pour les administrateurs de demander un certificat de prorogation (transition). ATTENDU QUE la Fédération a été constituée en corporation en vertu de la partie II de la Loi sur les corporations canadiennes par lettres patentes en date du 4 e jour du mois d avril 1984, ATTENDU QUE l'on considère qu'il est dans les meilleurs intérêts de la Fédération de se proroger sous le régime de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la «Loi» ou la «Loi BNL»), et ce, conformément à l'article 297 de la cette même Loi, IL EST RÉSOLU COMME RÉSOLUTION EXTRAORDINAIRE QUE: 1. Les administrateurs de la Fédération soient autorisés et conduits à présenter au directeur nommé en vertu de cette même Loi une demande, en vertu de l'article 297 de la Loi BNL, en vue de l'obtention d'un certificat de prorogation. 2. Les statuts de prorogation (transition) de l'organisation, lesquels ont été soumis à la présente assemblée et joints à ce procès-verbal (Annexe A), soient par les présentes approuvées. 3. Les règlements administratifs existants de la Fédération sont par la présente abrogés à la date que la corporation est prorogée en vertu de la Loi OBL et par la présente les nouveaux règlements administratifs no 1 qui ont été soumis à cette assemblée et joints au procès-verbal en tant qu Annexe B sont approuvés et entrent en vigueur à cette même date. 4. La présidente ou la secrétaire de la Fédération soit autorisée à prendre de telles mesures et à signer et à remettre les documents pertinents, y compris les statuts de prorogation (transition) annexés, l avis du siège initial et la liste des administrateurs, de la manière établie par le directeur, qui sont nécessaires ou souhaitables pour la mise en œuvre de la présente résolution Déterminer l exercice financier L exercice financier est présentement la fin de l année fiscale, soit le 31 décembre chaque année. On ne voit pas la nécessité de le changer Fixer le nombre d administrateurs Résolution : AGA 2014 (09) Il est proposé par Claire Bérubé et appuyé par Roseline Cyr que le nombre de membres au Conseil d administration soit fixé à cinq Plan d actions Rachel propose certaines modifications au Plan d actions du District qui sera le même Plan d action pour la FSO. Annexe F 5

6 11.7 Prévisions budgétaires 2014 et cotisation des membres Résolution : AGA 2014 (10) Il est proposé par Roseline Cyr et appuyé par Rachel Desroches que le montant de la cotisation pour l année 2014 soit fixé à 40$ par membre Nomination d un vérificateur pour l année 2014 Roseline a demandé à Hélène Rush si elle serait d accord de se faire nommer comme vérificatrice pour l année 2014 et elle a accepté. Résolution : AGA 2014 (11) Il est proposé par Roseline Cyr et appuyé par Rachel Desroches qu Hélène Rush soit vérificatrice des états financiers pour l année fiscale Projets futurs Suite à une discussion avec le commissaire national, Guy Daoust, et d après sa suggestion, on discute de la possibilité d avoir un Jamboree dans l ouest en (À suivre) 12. Élection des membres du Conseil d'administration Résolution : AGA 2014 (12) ATTENDU QUE la Fédération n a qu un seul district dans son territoire, c est-à-dire le District de l Ouest et que les membres sont aussi les mêmes que ceux de la Fédération, les membres élus au Conseil d administration de la Fédération doivent donc provenir d au moins de 3 des 4 zones dans le District, soit : la Colombie- Britannique, l Alberta, la Saskatchewan et le Manitoba, Il est proposé par Claire Bérubé et appuyé par Roseline Cyr que les membres élus au Conseil d administration de la FSO soient les mêmes personnes qui ont été élues au Conseil d administration du District de l Ouest lors de leur AGA, tenue le 8 mars 2014, soit : Rachel Desroches (AB); Benoit Gauvin (AB), Jean-Louis Froment (CB), Ronald Labrecque (SK) et la commissaire du District, Claire Bérubé (MB). 13. Affaires nouvelles Aucunes affaires nouvelles. 14. Remerciements Rachel remercie les membres du Conseil d administration pour leur appui et travail durant cette dernière année. Claire remercie Rachel de ses années à la présidence de la FSO et tout son travail acharné à travailler les règlements administratifs et les documents de prorogation, ainsi 6

7 que son assiduité avec l enregistrement de ces documents avec le gouvernement fédéral. Rachel répète que ça a été un travail d équipe avec Roseline Cyr. 15. Prochaine assemblée générale (date et lieu) Résolution : AGA 2014 (13) Il est proposé par Rachel Desroches et appuyé par Claire Bérubé que la date et le lieu de la prochaine assemblée générale annuelle de la Fédération des Scouts de l Ouest soit décidée par le Conseil d administration de la Fédération. 16. Levée de l assemblée Résolution: AGA 2014 (14) Claire Bérubé propose la levée de l'assemblée à 10h55. Rachel Desroches Présidente Roseline Cyr Secrétaire 7