Bien gouverner votre coopérative. La bonne gouvernance et un leadership moral pour les coopératives d'habitation

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1 Bien gouverner votre coopérative La bonne gouvernance et un leadership moral pour les coopératives d'habitation

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3 Table des matières Introduction 1 Pourquoi un guide sur la gouvernance et le leadership? 1 Remerciements 1 1 À propos de ce guide 3 Qu est-ce que la gouvernance et le leadership? 3 Ce que vous ne trouverez pas dans ce guide 3 2 Bonne gouvernance 5 Un conseil efficace la pierre angulaire de votre coopérative 5 Qu entendons-nous par gouvernance? 5 3 Leadership moral 9 Le leadership moral dans votre coopérative 10 Notre mouvement, nos valeurs 11 Les qualités des leaders moraux dans les coopératives 12 Ententes de bonne conduite 12 Le leadership et les conflits d intérêts 13 La bonne gouvernance et un leadership moral l un ne va pas sans l autre 13 Dix signes indiquant que la gouvernance doit être améliorée dans votre coopérative 14 4 La bonne gouvernance en pratique 15 Le conseil connaît ses obligations juridiques 15 Le conseil connaît les buts de la coopérative 16 Le conseil a une orientation stratégique 17 Votre conseil agit en toute transparence 17 Votre conseil est redevable 18 Le conseil agit équitablement 19 Votre conseil répond aux besoins des membres 20 Votre conseil obtient des résultats 20 Le conseil évalue son propre rendement 21 Le conseil planifie sa succession 23 Dix bons conseils pour assurer une bonne gouvernance 25 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E i

4 5 Le rôle des membres pour assurer une bonne gouvernance 27 6 Les fondements de la bonne gouvernance et du leadership moral 29 L engagement des membres du conseil 29 L importance de la formation pour les membres du conseil 30 L appui que procure une bonne gestion 31 7 Le mot de la fin 35 8 Ressources 36 ii U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

5 Introduction Pourquoi un guide sur la gouvernance et le leadership? Dans son guide intitulé Bien gérer votre coopérative, la FHCC insiste sur l importance pour les coopératives d habitation d avoir une bonne gouvernance afin d assurer une saine gestion. Dans ce guide, nous présentions certains des résultats que les coopératives cherchent à obtenir de la gouvernance et de la gestion, et nous expliquions les différences importantes entre les deux. Nous soulignons aussi que, même si une bonne gouvernance et une saine gestion ne sont pas identiques, elles sont très étroitement liées. Comme nous le précisons dans Bien gérer votre coopérative, si l une est faible, l autre sera affaiblie. Les gestionnaires de coopératives nous ont indiqué qu une bonne gouvernance est un élément important pour les aider à bien faire leur travail. Pour leur part, les membres des conseils d administration des coopératives nous ont demandé de leur montrer des façons d améliorer la gouvernance. C est la raison pour laquelle nous avons préparé ce guide. Depuis la publication de Bien gérer votre coopérative, nous avons reçu beaucoup de commentaires positifs au sujet de l interdépendance entre la gouvernance et la gestion. Les gestionnaires de coopératives nous ont indiqué qu une bonne gouvernance est un élément important pour les aider à bien faire leur travail. Pour leur part, les membres des conseils d administration des coopératives nous ont demandé de leur montrer des façons d améliorer la gouvernance. C est la raison pour laquelle nous avons préparé ce guide. Remerciements Nicholas Gazzard a rédigé la première version de ce guide avec l aide de Thom Armstrong, Dale Reagan, Karla Skoutajan et Kim Weiman. Thom Armstrong, Diana Devlin et Dale Reagan ont contribué à cette deuxième édition. La conception et la mise en page originales ont été faites par Stephanie Ballantyne, de la firme Ego Creative Solutions. La page couverture est l œuvre d Aerographics. Bien gouverner votre coopérative est une initiative du projet Vision 2020 MC. Mars 2010 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 1

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7 1 À propos de ce guide Qu est-ce que la gouvernance et le leadership? Qu entendons-nous par gouvernance et leadership dans une coopérative d habitation? La gouvernance désigne le rôle d orientation et de protection que joue le conseil d administration de votre coopérative d habitation. Le leadership concerne les membres du conseil d administration eux-mêmes. Il repose sur les qualités et les valeurs dont ils ont besoin pour bien faire leur travail au conseil et remplir leur devoir de diligence et de loyauté. Ce guide traite du double thème de la gouvernance et du leadership. Les membres d une coopérative d habitation ont également un rôle à jouer au niveau de la gouvernance, et nous examinerons aussi cette question. Toutefois ce guide concerne surtout votre conseil d administration. La gouvernance désigne le rôle d orientation et de protection que joue le conseil d administration de votre coopérative d habitation. Le leadership concerne les membres du conseil d administration eux-mêmes. Il repose sur les qualités et les valeurs dont ils ont besoin pour bien faire leur travail au conseil et remplir leur devoir de diligence et de loyauté. Ce guide traite du double thème de la gouvernance et du leadership. Ce que vous ne trouverez pas dans ce guide Même si la bonne gouvernance concerne le rôle du conseil dans votre coopérative, ce manuel ne s adresse pas uniquement à votre conseil d administration. Nous ne vous montrerons pas quoi chercher dans les états financiers, ni comment bien diriger une assemblée. Cette matière est déjà amplement et très bien décrite dans les ressources disponibles sur le site Web de la FHCC et dans les ateliers offerts par la FHCC et nos fédérations membres. Dans ce guide, nous examinerons ce qu il faut pour être un bon administrateur plutôt que ce que comporte ce travail au quotidien. Nous vous parlerons beaucoup de l importance des valeurs pour les membres du conseil, mais nous ne vous décrirons pas comment consigner un procèsverbal, ni ce que fait le trésorier. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 3

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9 2 Bonne gouvernance Commençons notre examen de la bonne gouvernance en revoyant combien il est important d avoir un conseil efficace. Un conseil efficace, la pierre angulaire de votre coopérative Le succès de votre coopérative repose largement sur votre conseil d administration. Vous pouvez avoir un bon gestionnaire, un vérificateur compétent, d excellents conseils du mouvement de l habitation coopérative, de l Agence des coopératives d habitation et des organismes gouvernementaux, mais les choses peuvent encore mal tourner si le conseil ne fait pas bien son travail. Autrement dit, le conseil peut prendre des décisions, faire des recommandations et poser des gestes qui ont des conséquences énormes pour la coopérative, et ce, pour le meilleur et pour le pire. La gouvernance est la façon dont les administrateurs, et les membres qui les élisent, établissent et guident la direction globale de la coopérative afin d assurer son succès comme entreprise viable et comme communauté coopérative. Qu entendons-nous par gouvernance? La gouvernance est un terme dont on entend beaucoup parler par les temps qui courent. Non seulement dans les coopératives d habitation, mais un peu partout dans le milieu des affaires. Le concept semble intéressant, mais que signifie-t-il vraiment? Essayons de nous entendre sur ce qu il signifie pour une coopérative d habitation. Voici une définition que nous pouvons utiliser : La gouvernance est la façon dont les administrateurs, et les membres qui les élisent, établissent et guident la direction globale de la coopérative afin d assurer son succès comme entreprise viable et comme communauté coopérative. La gouvernance est la responsabilité du conseil, appuyé par les décisions des membres qui l élisent. Elle est motivée par : une connaissance claire du rôle du conseil ; les aptitudes nécessaires pour assumer ce rôle ; des valeurs qui placent les intérêts de la coopérative et de ses membres en premier. La gouvernance est la responsabilité du conseil, appuyé par les décisions des membres qui l élisent. Elle est motivée par une connaissance claire du rôle du conseil, les aptitudes nécessaires pour assumer ce rôle et des valeurs qui placent les intérêts de la coopérative et de ses membres en premier. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 5

10 Il n est pas difficile d avoir un conseil efficace, qui agit sagement et qui prend les bonnes décisions pour la coopérative, à condition de respecter les normes de ce qu on appelle la bonne gouvernance. La bonne gouvernance commence par l éthique, c est-à-dire les normes de conduite qui guident la façon dont le conseil prend ses décisions et les intérêts qu il sert. Ce que nous entendons par bonne gouvernance? La bonne gouvernance commence par l éthique, c est-à-dire les normes de conduite qui guident la façon dont le conseil prend ses décisions et les intérêts qu il sert. Vous en apprendrez plus à ce sujet tout au long du guide. Notez ce que notre définition ne dit pas : elle ne fait aucunement allusion à la gestion de la coopérative. Le rôle de gouvernance est différent du travail lié à la gestion et il est important d éclaircir ce point dès le départ. Le rôle du conseil dans la gestion de la coopérative consiste à : établir les grandes orientations ; guider les gestionnaires ; suivre de près les résultats. La gouvernance concerne les fins, c est-à-dire les objectifs que vous voulez atteindre. Vos gestionnaires s occupent des moyens soit la façon de les atteindre. Les gestionnaires s occupent de la gestion quotidienne de la coopérative. Il est important que ces deux rôles soient bien équilibrés dans votre coopérative. Beaucoup de conseils ont fait l erreur de penser que leur travail consiste aussi à gérer la coopérative. Lorsque cela se produit, non seulement la gestion de votre coopérative en souffre, mais sa gouvernance aussi. La bonne gouvernance est déjà un défi assez grand pour les membres bénévoles des conseils des coopératives d habitation, et c est là qu ils devraient concentrer leurs énergies. La gestion d une coopérative exige des compétences de nature plus technique et administrative. Ce n est pas un travail pour des bénévoles. Bien entendu, le conseil doit s assurer d avoir une bonne gestion et il doit examiner la situation si le travail ne semble pas être fait. Comme on dit, les membres du conseil peuvent mettre leur nez dans la gestion de la coopérative, mais pas leurs mains. Même s ils ne devraient pas s occuper de la gestion de la coopérative, les administrateurs doivent s assurer que le travail est bien fait. 6 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

11 Il se peut que la loi sur les coopératives de votre province ou territoire précise que le conseil doit gérer les affaires de l association. Il est important de bien comprendre le sens de cet énoncé. Il ne signifie pas que les membres du conseil doivent quitter leur emploi régulier pour s occuper de la gestion du bureau de la coopérative. Il signifie que le conseil doit s assurer que la coopérative est bien gérée. C est justement le message que nous véhiculons dans ce guide. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 7

12 Que fait ma coopérative? Elle confie la gestion à des bénévoles. Certaines coopératives ont toujours fait appel à leurs membres, à titre bénévole, pour effectuer les tâches de gestion. Beaucoup de petites coopératives pensent qu elles n ont pas les moyens de payer des gestionnaires, compte tenu de leur budget limité. Ces coopératives considèrent la gestion par des comités de bénévoles comme une tradition. Comment réconcilier cette situation avec notre assertion que la gestion n est pas un travail pour des bénévoles? Le guide qui accompagne celui-ci, Bien gérer votre coopérative, contient quelques conseils au sujet de la gestion par comités qui méritent d être mentionnés. Nous nous sommes demandés si les comités avaient obtenu de bons résultats de gestion pour les coopératives et nous avonsconstaté qu après 35 ans d expérience, les résultats sont mitigés, au mieux. Voici deux questions qu il faut se poser lorsque nous avons recours à des comités pour gérer la coopérative : 1. Les comités font-ils bien leur travail tout le temps? 2. Les comités font-ils bien leur travail lorsqu il le faut? Si la réponse à ces deux questions n est pas incontestablement un «oui» les coopératives devraient examiner attentivement la pertinence de recourir à des comités pour gérer leurs affaires. On dit que la gestion assurée par des bénévoles fonctionne bien dans les petites coopératives. Mais peu importe la taille de votre coopérative, vous devriez au moins faire appel à un teneur de livres qualifié pour gérer vos finances. Nous connaissons beaucoup trop de coopératives qui ont éprouvé des difficultés financières parce qu elles ont fait appel à des bénévoles pour tenir leurs livres. Il en est de même pour les tâches administratives essentielles, comme la présentation des rapports annuels au gouvernement. Ce genre de service ne coûte pas plus cher, proportionnellement, pour une petite coopérative que pour une grande. Par conséquence, le prix à payer si on se prive de ces services peut être très élevé. 8 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

13 3 Leadership moral La bonne gouvernance exige du leadership, un autre mot dont on entend beaucoup parler par les temps qui courent. Le leadership, c est avoir une idée claire de la bonne direction d un organisme et pouvoir guider les autres dans cette direction. Les membres des conseils des coopératives ne se considèrent peut-être pas comme des leaders, mais ils devraient. Ils devraient aussi savoir ce que signifie être un leader. Le leadership n est pas une question de pouvoir ou de contrôle. Les bons leaders sont des motivateurs et des rassembleurs qui servent les intérêts des autres, qu il s agisse des membres d une coopérative ou des citoyens d un pays. Les leaders doivent gagner la confiance s ils veulent obtenir des appuis pour la direction qu ils veulent établir. C est ce qu on appelle le leadership par consentement. C est le seul type de leadership qui fonctionne dans une coopérative d habitation. Le leadership, c est avoir une idée claire de la bonne direction d un organisme et pouvoir guider les autres dans cette direction. Les membres des conseils des coopératives ne se considèrent peut-être pas comme des leaders, mais ils devraient. Ils devraient aussi savoir ce que signifie être un leader. Le leadership est une qualité personnelle. Dans une coopérative, nous recherchons le leadership chez les membres du conseil, que ce soit au plan individuel ou collectif. Les coopératives d habitation commencent à parler de leadership moral. Le leadership moral signifie qu un ensemble de valeurs guident les gestes des dirigeants en tout temps. Il est synonyme d intégrité personnelle un engagement à faire ce qui est bon et juste, ce qui est moral. Voici une façon de décrire le leadership moral : Le leadership moral signifie prêcher par l exemple en appliquant des normes morales dans nos décisions et nos gestes, de manière à refléter nos valeurs communes. On ne peut échapper aux principes moraux et aux valeurs lorsqu on aborde ce sujet. Le leadership moral repose sur ces qualités. Le leadership moral signifie prêcher par l exemple en appliquant des normes morales dans nos décisions et nos gestes, de manière à refléter nos valeurs communes. Voyons maintenant comment ce concept s applique dans une coopérative d habitation. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 9

14 Le leadership moral dans votre coopérative Le leadership moral commence par le respect de nos valeurs communes. Dans une coopérative d habitation, ces valeurs sont nos objectifs de fondation, nos règlements ou nos règles* et nos politiques, ainsi que nos énoncés de mission et de vision que nous avons choisis ensemble, et les valeurs de notre mouvement. Nos valeurs sont avant tout fondées sur le bien-être global de la coopérative et le traitement juste et équitable de ses membres. À titre de dirigeants moraux, les membres du conseil mesurent leurs gestes en fonction de ces valeurs. Le leadership moral axé sur les valeurs ne signifie pas qu il n y a qu une seule réponse à chaque question. Le jugement joue aussi un rôle important. Il suppose toutefois qu il n y a qu une seule façon de prendre une décision : en mettant les valeurs et les intérêts de la coopérative et des membres avant toute autre chose. La FHCC a mis au point le Compas 2020, un processus qui aidera votre coopérative à éclaircir ses valeurs, ses objectifs et le genre de futur qu elle entrevoit pour elle-même. Pour en savoir plus au sujet du Compas 2020, allez sur le site Web de la FHCC et suivez les liens vers la Vision * Les lois régissant les coopératives n exigent pas toutes l adoption de règlements. Par exemple, en Colombie-Britannique les coopératives adoptent plutôt des règles. 10 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

15 Notre mouvement, nos valeurs À l assemblée annuelle de 2009 de la FHCC, les délégués ont adopté un ensemble de valeurs communes pour les coopératives d habitation canadiennes, intitulé «Notre mouvement, nos valeurs». Voici ce que nos membres ont convenu. Les valeurs du mouvement canadien de l habitation coopérative Les coopératives d habitation sans but lucratif du Canada ont été conçues pour créer des communautés de logement fortes contrôlées par leurs membres-résidents, pour leur bénéfice mutuel, selon un mode de fonctionnement sans but lucratif. À titre de mouvement, nous sommes unis par un engagement à respecter et à promouvoir les valeurs communes suivantes : 1. Les principes coopératifs internationaux guident notre façon de gouverner et de gérer nos coopératives d habitation. 2. Il est primordial de continuer à gérer nos coopératives selon une formule sans but lucratif pour assurer notre avenir et respecter notre promesse envers tous ceux qui ont besoin d un logement au Canada. 3. Les coopératives s efforcent de loger des membres de tous les niveaux de revenus. 4. Les coopératives d habitation traitent leurs employés et les autres fournisseurs de services de gestion de façon équitable et elles valorisent la contribution qu ils font à leur communauté. 5. Les coopératives d habitation sont des communautés inclusives et elles acceptent la diversité en favorisant l adhésion de membres provenant de différents milieux et ayant différentes aptitudes. 6. L engagement envers la viabilité environnementale guide les méthodes de fonctionnement des coopératives d habitation. 7. Les coopératives cherchent à offrir un milieu de vie de qualité à leurs membres et font de leur mieux pour répondre à leurs besoins de logement qui changent avec le temps. 8. Le droit des membres de vivre dans leur coopérative est protégé, tant que ceux-ci respectent les règles qu ils ont convenu ensemble pour régir leur logement. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 11

16 Les qualités des leaders moraux dans les coopératives Voyons comment les membres des conseils d administration des coopératives d habitation appliquent le leadership moral. Les leaders moraux : placent leur devoir envers la coopérative et les membres avant leurs propres intérêts ; prennent les bonnes décisions pour la coopérative, pas nécessairement celles qui sont les plus populaires ; aident à tracer une voie pour la coopérative qui est conforme à ses objectifs et à ses valeurs ; cherchent à gagner la confiance des membres ; sont respectueux des membres et des autres qui sont associés à la coopérative ; sont de bonne foi dans leurs rapports avec les autres membres du conseil et les autres membres de la coopérative ; prêchent par l exemple, en s assurant de respecter eux-mêmes les règlements ou les règles de la coopérative. Le respect de ces principes facilite le rôle des membres du conseil parce que leur expérience sera plus enrichissante. L Institut canadien des comptables agréés a préparé une excellente publication sur la gouvernance et le leadership, intitulée 20 Questions que les administrateurs d organismes sans but lucratif devraient poser sur la gouvernance. Cette publication renferme une liste des qualités personnelles qui sont très utiles pour les administrateurs. Il vaut la peine de consulter ce guide en langage clair d où provient la liste de qualités énumérées ci-dessus. Vous la trouverez sur le site Web des Comptables agréés du Canada, au Ententes de bonne conduite Beaucoup de coopératives demandent à leurs administrateurs de signer une entente de bonne conduite pour confirmer leur engagement à agir comme des leaders moraux. Vous trouverez un exemple d une entente de bonne conduite dans le guide sur la Certification 2020 sur le site Web de la Vision 2020 de la FHCC. Vous n avez qu à aller à notre page d accueil et à suivre les liens vers la Vision U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

17 Le leadership et les conflits d intérêts Le leadership moral signifie qu il faut placer les intérêts de la coopérative et des membres avant ses propres intérêts et ce, en tout temps. Dès lors, il s agit vraiment des intérêts de la coopérative, non pas de ceux des membres, qu il s agisse de groupes de membres ou de l ensemble des membres, qui peuvent être différents. Rien ne nuit plus au leadership qu un conflit d intérêts, c est-à-dire prendre une décision au sujet d une question dans laquelle vous avez un intérêt personnel, mais pas tous les autres membres. Il est important que les administrateurs sachent reconnaître les situations de conflits d intérêts et connaissent les procédures en place pour les éviter. Car la loyauté primordiale d un administrateur est toujours envers sa coopérative, peu importe dans quelle mesure les meilleurs intérêts de la coopérative peuvent diverger de ses intérêts personnels. Lorsqu il s agit de conflits d intérêts, les administrateurs devraient bien s informer et se fixer des objectifs très élevés. Le leadership moral signifie qu il faut placer les intérêts de la coopérative et des membres avant ses propres intérêts, et ce, en tout temps. Il est important que les administrateurs sachent reconnaître les situations de conflits d intérêts et connaissent les procédures en place pour les éviter. Les administrateurs devraient bien s informer et se fixer des objectifs très élevés. Il est important ici d apporter une précision au sujet des conflits d intérêts et des droits d occupation. Les administrateurs ont un intérêt très personnel en ce qui concerne la fixation des droits d occupation de la coopérative et cette fois il s agit d un intérêt personnel qui est partagé par tous les administrateurs, par tous les membres en fait. Or, lorsqu il s agit de recommander aux membres un montant pour les droits d occupation qui convient au budget annuel de la coopérative, les administrateurs ne peuvent avoir qu un seul intérêt à l esprit : les besoins financiers de la coopérative. Les administrateurs ne doivent en aucun cas penser à l effet que les hausses des droits d occupation ont sur eux personnellement. Ils doivent aussi toujours payer leurs droits d occupation à la date prévue. Les administrateurs en situation d arrérages n ont simplement pas l autorité morale nécessaire pour percevoir les droits d occupation s ils ne paient pas les leurs. La bonne gouvernance et un leadership moral l un ne va pas sans l autre Il n est pas difficile de voir que la bonne gouvernance et un leadership moral sont les deux côtés de la même médaille. La bonne gouvernance de votre coopérative nécessite un leadership moral des membres du conseil. Vous pouvez considérer le leadership moral comme un des ingrédients clés qui contribuent à la bonne gouvernance. La bonne gouvernance en est le résultat. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 13

18 Dix signes indiquant que la gouvernance doit être améliorée dans votre coopérative Comment savoir si vous avez besoin d améliorer la gouvernance dans votre coopérative? Prenez quelques minutes pour faire ce petit test! 1. Le conseil renverse souvent ses propres décisions - parce qu il ne se donne pas la peine de prendre d abord la bonne décision à l aide des bons renseignements. 2. Il semble qu il y a toujours des réunions du conseil - les conseils instables ou carrément inefficaces se réunissent très souvent et n obtiennent toujours pas de résultats. 3. Il y a souvent des conflits entre le conseil et les gestionnaires - ce qui peut signifier qu ils se pilent sur les pieds parce que leurs rôles ne sont pas clairement définis. 4. Il est difficile de combler tous les postes du conseil - ce qui peut être un signe de nombreux problèmes, mais cela indique certainement qu occuper un poste au conseil n est ni attirant ni satisfaisant, alors que ce devrait être les deux. 5. Les membres ne font pas confiance au conseil - le conseil n est pas transparent avec les membres ou il ne prend pas des décisions équitables. 6. Vous perdez de bons employés - une indication certaine que les relations entre le conseil et le personnel sont mauvaises et que les conditions de travail ne sont généralement pas bonnes. 7. L orientation change à chaque fois qu un nouveau conseil est élu - c est toujours un signe que les personnalités et la politique passent avant le devoir du conseil d assurer le bien-être de la coopérative. 8. Certains membres de votre conseil ne respectent pas les règlements/ ou règles, et les politiques de la coopérative - comment les membres du conseil peuvent-ils parler de conduite morale s ils ne donnent pas le bon exemple? 9. Votre conseil ne profite pas des possibilités de formation pour les administrateurs - vous n aurez pas une bonne gouvernance si vos administrateurs ne savent pas ce qu on attend d eux. 10. Les assemblées des membres ressemblent à la période de questions à la Chambre des communes - c est assez! Vous avez un sérieux travail à faire si les choses vont aussi mal! 14 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

19 4 La bonne gouvernance en pratique Nous avons décrit la bonne gouvernance et le leadership moral en termes généraux. Voyons maintenant ce que ces concepts signifient en pratique et comment nous pouvons les reconnaître dans nos coopératives. Nous allons examiner 10 pratiques de bonne gouvernance et des façons simples de mesurer le rendement de votre conseil par rapport à chacune d entre elles. Commençons donc par les nommer. Un conseil d administration qui pratique une bonne gouvernance : Une bonne gouvernance et un leadership moral ne sont pas seulement des idéaux : on peut les mettre en pratique. Vous pouvez savoir si votre conseil est à la hauteur. connaît ses obligations juridiques ; connaît les buts de la coopérative ; a une orientation stratégique ; agit en toute transparence ; est redevable ; agit équitablement ; répond aux besoins de ses membres ; obtient des résultats ; évalue son rendement ; planifie sa succession. Examinons chacun de ces éléments de plus près. le conseil connaît ses obligations juridiques Pour que le conseil connaisse son rôle et ses obligations à l endroit de la coopérative, il doit d abord savoir ce que la loi exige de lui. Les membres du conseil ont un devoir de diligence et de loyauté, et ils doivent agir avec prudence, dans les meilleurs intérêts de la coopérative. Agir de façon éthique, ce n est pas seulement quelque chose que les membres du conseil font volontairement. C est la loi qui l exige. Il ne s agit pas seulement d une recommandation. Vous trouverez ce genre de formulation dans les lois qui régissent la conduite des administrateurs d entreprises et, en fait, de tous les types d entreprises. Beaucoup d autres lois peuvent avoir une incidence sur leurs actions, comme celles qui régissent les conditions d emploi. Les administrateurs ont aussi ce qu on appelle des obligations de droit commun. Le droit commun est l ensemble des lois qui sont fondées sur la coutume, l usage et les décisions des tribunaux, et non sur les lois ou les règlements adoptés par les gouvernements. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 15

20 Ce guide n est pas un guide juridique. Nous ne passerons donc pas en revue toutes les obligations juridiques des administrateurs de coopératives. Les fédérations abordent les obligations juridiques des administrateurs dans leurs programmes de formation à l intention des conseils d administration. Vous pouvez également consulter la section «Respecter ses obligations juridiques» dans le Centre des ressources sur le site Web de la FHCC. Si vous tapez les mots obligations juridiques des administrateurs dans votre navigateur Internet, vous trouverez une foule de ressources. Mais rappelez-vous de ceci : agir de façon éthique, ce n est pas seulement quelque chose que les administrateurs font volontairement. C est la loi qui l exige. Voici des signes qui montrent que votre conseil est conscient de ses obligations juridiques : les membres du conseil reçoivent une formation qui comprend de l information au sujet de leurs obligations juridiques ; les membres du conseil signent une entente de bonne conduite précisant leurs devoirs de diligence et de loyauté. Il n est pas difficile de connaître les principes et les valeurs que votre coopérative a adoptés. Il suffit de consulter les documents de constitution de votre coopérative au moment où les objectifs de fondement ont été établis. le conseil connaît les buts de la coopérative Cela peut sembler évident. Après tout, les buts de votre coopérative ne peuvent pas être plus clairs : fournir des logements coopératifs abordables, n est-ce pas? Mais à quand remonte la dernière fois que vous avez consulté les documents de constitution de votre coopérative dans lesquels sont énoncés les objectifs de fondement de votre coopérative? Et plus précisément, sur quelles valeurs vos buts reposent-ils? Heureusement, ce n est pas très difficile de connaître les principes et les valeurs adoptées par votre coopérative. La question est de les mettre en pratique. Voici des signes montrant que votre conseil est conscient des buts de votre coopérative : les membres du conseil ont lu les articles de constitution de votre coopérative ; les membres du conseil comprennent les principes coopératifs ; les membres du conseil connaissent tous les autres énoncés de valeur adoptés par la coopérative, comme le document Notre mouvement, nos valeurs, ainsi que la mission et la vision de la coopérative. 16 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

21 le conseil a une orientation stratégique Pour être efficace, le conseil doit connaître clairement son rôle. La bonne gouvernance signifie que le conseil doit s intéresser à l image globale, soit à la direction d ensemble de la coopérative. Il doit donc se concentrer sur les éléments suivants : Pour être efficace, le conseil doit connaître clairement son rôle. La bonne gouvernance signifie que le conseil doit s intéresser à l image globale, soit à la direction d ensemble de la coopérative. assurer la planification (y compris la planification financière) et établir les objectifs ; mettre en place les règlements/règles et les politiques appropriés ; se tenir informé au sujet de la gestion de la coopérative ; surveiller attentivement les finances ; s assurer que la coopérative respecte ses obligations juridiques ; protéger la coopérative contre les risques. Ce sont toutes des tâches de haut niveau et c est sur ces tâches que le conseil doit se concentrer ; pour ainsi dire, il doit regarder audessus des arbres. Le conseil prend des décisions au sujet de ces questions globales, souvent en demandant l avis du gestionnaire. Ensuite, le gestionnaire doit les exécuter. Pour assurer une bonne gouvernance, le conseil doit se concentrer sur l image globale ou sur les orientations stratégiques et non sur le fonctionnement quotidien de la coopérative. Le conseil demeure toutefois responsable du fonctionnement de la coopérative. Il doit s assurer que la coopérative et ses actifs ne sont pas en danger, et que ses orientations et ses plans sont suivis. Il doit donc avoir une excellente relation de travail avec les gestionnaires de la coopérative. Nous aborderons cette question un peu plus loin. Voici des signes montrant que votre conseil a une orientation stratégique : les réunions du conseil portent sur la planification et l examen des affaires de la coopérative, et non sur leur exécution ; la coopérative a de bons gestionnaires qui rendent des comptes au conseil d administration. votre conseil agit en toute transparence Dans le contexte de la gouvernance d une coopérative, la transparence signifie que le conseil mène ses affaires et prend ses décisions de façon ouverte et apparente pour les membres. Une gouvernance transparente signifie que le conseil doit tenir les membres informés de ce qu il fait. Le conseil doit parfois se pencher sur des questions de nature confidentielle. Les renseignements personnels des membres doivent être protégés, mais on peut parfois faire un usage abusif de la confidentialité. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 17

22 Il est particulièrement important de communiquer les décisions du conseil qui touchent l ensemble des membres. Le conseil doit parfois se pencher sur des questions de nature confidentielle. Les renseignements personnels des membres doivent être protégés et parfois les intérêts juridiques ou commerciaux de la coopérative exigent la confidentialité. Toutefois, on peut parfois faire un usage abusif de la confidentialité. Il doit y avoir de bonnes raisons pour ne pas communiquer certains renseignements aux membres. Il ne faut pas que ce soit un prétexte pour éviter de rendre des comptes. Nous en parlerons un peu plus loin. Il est particulièrement important de communiquer les décisions du conseil qui touchent l ensemble des membres. Vous aurez besoin de leur appui pour vos décisions, alors tenez-les informés des réflexions du conseil et écoutez ce qu ils ont à dire. Voici des signes qui montrent que votre conseil agit de façon transparente : le conseil partage les procès-verbaux, les états financiers et d autres rapports non confidentiels avec les membres ; le conseil garde des renseignements confidentiels seulement lorsque c est nécessaire pour protéger la vie privée des membres ou les intérêts de la coopérative. Un conseil redevable s assure de prendre de bonnes décisions équitables sur les questions qui lui sont présentées et il tient toujours compte des intérêts globaux de la coopérative. votre conseil est redevable La bonne gouvernance signifie que le conseil est prêt à répondre de ses gestes devant les membres. Les membres confient la bonne garde de la coopérative au conseil, et le conseil est redevable aux membres pour le travail qu il fait en leur nom. Un conseil redevable : prend au sérieux son rôle d orientation et son devoir d assurer le bien-être de la coopérative ; s en tient à ses actions et à ses décisions, et il en assume collectivement la responsabilité. Un conseil redevable s assure de prendre de bonnes décisions équitables sur les questions qui lui sont présentées et il tient toujours compte des intérêts globaux de la coopérative. S il procède de cette façon, le conseil ne devrait pas avoir de difficulté à s en tenir à ses décisions, même si elles ne sont pas toujours les plus populaires. Ce dernier point est important. Le conseil doit écouter ses membres, mais lorsqu il a pris une décision qu il croit être la bonne 18 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

23 pour la coopérative, il doit la maintenir et tous les membres du conseil doivent l appuyer. Voici des signes démontrant que votre conseil est redevable à ses membres : le conseil informe les membres quant aux décisions qu il prend pour la coopérative et des raisons pour lesquelles il les prend ; le conseil fournit aux membres l information dont ils ont besoin pour prendre eux-mêmes de bonnes décisions. le conseil agit équitablement Vous est-il déjà arrivé d entendre les membres dire que le conseil semble parfois improviser? Qu il ne respecte pas toujours les politiques et les règlements de la coopérative? Qu il traite certains membres différemment des autres? L application cohérente et équitable des règles est un signe important de la bonne gouvernance à tous les niveaux. Le même principe s applique aux coopératives d habitation. La bonne gouvernance dans une coopérative signifie que les règles et les procédures sont appliquées de façon égale et équitable, et ce, en tout temps. Le conseil doit s assurer que la coopérative agit de façon cohérente et juste. Il doit donc tenir compte des actions des gestionnaires dans leurs échanges directs avec les membres. Peu importe les droits ou les privilèges accordés à un membre, tous les membres devraient en bénéficier, à condition que les circonstances soient les mêmes dans chaque cas. Ce principe est particulièrement important dans le cas où des membres qui ne respectent pas les politiques ou les règlements de la coopérative. Le conseil doit s assurer que la coopérative agit de façon cohérente et juste. Il doit tenir compte des actions des gestionnaires dans leurs échanges directs avec les membres. Être équitable ne signifie pas seulement s assurer que les règles et les règlements sont appliqués de façon juste. Ce concept s applique aussi à la relation du conseil avec les membres en général. Peu importe les droits ou les privilèges accordés à un membre, tous les membres devraient en bénéficier, à condition que les circonstances soient les mêmes dans chaque cas. Voici des signes démontrant que votre conseil agit de façon équitable : le conseil vérifie toujours les règlements/règles et les politiques de la coopérative lorsqu il prend ses décisions ; lorsque le conseil discute d une question qui concerne des ménages individuels, tout administrateur qui a une relation personnelle ou un lien de parenté avec ce ménage se retire. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 19

24 Le rôle du conseil est de servir les membres et d aider à répondre à leurs besoins collectifs. Pour y parvenir, le conseil doit écouter les membres et tenir compte de ce qui est important pour eux. votre conseil répond aux besoins des membres Le conseil ne devrait pas donner l impression d être une planète lointaine, orbitant loin des membres. Le rôle du conseil est de servir les membres et d aider à répondre à leurs besoins collectifs. Pour y parvenir, le conseil doit écouter les membres et tenir compte de ce qui est important pour eux. Une gouvernance réceptive signifie que le conseil : privilégie le service et est à l écoute des membres ; permet aux membres d aborder les questions qui comptent pour eux ; tient compte des besoins changeants des membres. En même temps, vous devez éviter de vous laisser entraîner dans des conflits mineurs et des discordes qui sont souvent fréquents dans toutes les communautés. Si vous tombez dans ce piège, vous n aurez jamais le temps de rien faire d autre. Vous devez encourager vos membres à régler ce genre de problème entre eux ou recourir à un processus de médiation s il y a des différences personnelles importantes entre les membres. Les membres du conseil doivent se concentrer sur l image globale, sur ce qui est important pour tous les membres, comme offrir de bons services de logement. Voici des signes qui montrent que votre conseil est sensible aux besoins de ses membres : le conseil sonde les membres pour savoir si les services de leur coopérative répondent à leurs besoins ; le conseil s assure que la coopérative répond aux préoccupations des membres. Une gouvernance efficace, ce n est pas compliqué. C est élémentaire : il faut s organiser, avoir l information dont le conseil a besoin pour faire le travail et travailler en collaboration avec des gestionnaires compétents. votre conseil obtient des résultats Votre conseil doit faire le travail et obtenir des résultats s il veut répondre aux besoins de vos membres. En d autres termes, il doit être efficace. Pour que la gouvernance soit efficace, il faut s assurer de bien mener les affaires de la coopérative et regarder en avant pour voir ce qui nous attend. 20 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

25 Beaucoup trop de conseils d organismes de tous genres, tant à but lucratif que sans but lucratif, semblent somnoler et ils se réveillent soudainement en situation de crise. C est une des principales faiblesses de la gouvernance parce qu elle est assez fréquente : des conseils qui dorment aux commandes. Votre conseil doit faire beaucoup mieux. Pour avoir une gouvernance efficace, il faut : avoir une idée claire de ce que le conseil essaie de faire ; s assurer que les décisions et les projets mènent à des actions et à des résultats ; regarder vers l avenir en tenant compte de ce qui pointe à l horizon pour votre coopérative ; s assurer que la coopérative a des gestionnaires compétents ; établir les bons rapports entre le conseil, les gestionnaires et les comités afin que personne ne se pile sur les pieds ou ne laisse les autres faire son travail. Une gouvernance efficace, ce n est pas compliqué. C est élémentaire : il faut s organiser, avoir l information dont le conseil a besoin pour faire le travail et travailler en collaboration avec des gestionnaires compétents. Comme nous le verrons, la formation des membres du conseil aide vraiment le conseil à être plus efficace. Voici des signes qui démontrent que votre conseil est efficace pour obtenir des résultats : le conseil planifie les opérations de la coopérative et vérifie si le plan est réalisé ; le conseil mesure la qualité de la gestion coopérative. le conseil évalue son propre rendement C est une bonne idée pour les membres du conseil de regarder dans le rétroviseur à l occasion pour établir le bilan de son rendement, tant comme membre individuel du conseil que collectivement. Un bon outil pour le faire est l auto-évaluation. Parfois, les conseils peuvent s égarer et perdre leur orientation sans même le savoir. Peut-être y a-t-il eu trop de crises récemment et dès lors le conseil a relégué son rôle stratégique à l arrière-plan même si une pensée stratégique aurait pu éviter certaines de ces crises en premier lieu. Peut-être que le conseil empiète trop sur le rôle du gestionnaire. Les réunions du conseil ne sont peut-être pas efficaces. C est une bonne idée pour les membres du conseil de regarder dans le rétroviseur à l occasion pour établir le bilan de son rendement, tant comme membre individuel du conseil que collectivement. Un bon outil pour le faire est l autoévaluation. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 21

26 Une évaluation peut permettre de détecter des problèmes comme ceux-ci que vous n auriez jamais remarqués autrement. Ensuite, il y a les membres individuels du conseil. Quel est le rendement de chaque membre du conseil? Ont-ils la formation nécessaire pour faire leur travail? Se préparent-ils pour les réunions? Dans quelle mesure contribuent-ils de façon efficace aux réunions du conseil? Placent-ils toujours les intérêts de la coopérative avant leurs propres intérêts? Quelles questions les administrateurs devraient-ils se poser dans une évaluation? Voici quelques exemples. Est-ce que le conseil : se concentre sur l image globale sans s embourber dans les tâches de gestion? a une idée claire de la mission et de la vision de la coopérative? reçoit une formation pour l aider à bien faire son travail? planifie ce qu il veut accomplir au cours de l année? comprend les finances de la coopérative? organise des réunions efficaces et bien organisées avec la bonne information? communique avec les membres? À titre de membre du conseil, est-ce que : je comprends et j assume mes devoirs de diligence et de loyauté envers la coopérative? je place les besoins de la coopérative en premier et j évite les conflits d intérêts? je me prépare suffisamment pour participer aux réunions? je participe aux discussions pendant les réunions du conseil? j écoute les autres membres du conseil, même si je ne partage pas toujours leurs opinions? j appuie les décisions du conseil une fois qu elles sont prises? Ce ne sont que quelques-unes des questions qui peuvent faire partie de l évaluation des conseils et des membres individuels. Comment devez-vous procéder à l évaluation? La meilleure façon est de le faire individuellement et collectivement. Vous pouvez utiliser un processus qui préserve l anonymat et vous pouvez même le faire en ayant recours à un outil en ligne comme Survey Monkey, qui vous permet de créer facilement vos propres sondages et de les distribuer. Si vous effectuez une évaluation sur papier, demandez à votre 22 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

27 gestionnaire ou au secrétaire de votre conseil de compiler les résultats. Ils peuvent le faire sans révéler les noms. Un dernier mot sur ce sujet : tirez des leçons des résultats. Si vous pensez que votre conseil éprouve des difficultés, dites-vous que vous n êtes pas seul et vous pouvez obtenir de l aide. Il suffit de vous adresser à votre fédération ou de communiquer avec nous à la FHCC. Voici des signes que le conseil évalue son rendement : le conseil et les membres individuels sont évalués chaque année ; le conseil utilise les résultats des évaluations pour améliorer son rendement. le conseil planifie sa succession C est une chose de faire des efforts pour que le conseil auquel vous siégez assure une bonne gouvernance, mais comment garantir que ce sera le cas pour le prochain conseil et ceux qui suivront? Afin d éviter les écueils qui peuvent entraîner une gouvernance inégale d une année à l autre, les conseils doivent penser à l avenir. Où se trouvent les prochains dirigeants de la coopérative? Que pouvons-nous faire pour nous assurer que les administrateurs dont nous aurons besoin seront prêts et disposés à faire le travail? Les conseils doivent penser à l avenir. Où se trouvent les prochains dirigeants de la coopérative? Vous devez encourager activement les membres à envisager de siéger au conseil. Vous pouvez commencer par montrer le bon exemple. Si les membres voient que siéger au conseil est une expérience enrichissante et qu être administrateur permet de faire une différence dans la qualité de vie à la coopérative, ils seront plus susceptibles de vouloir occuper un poste au conseil. Bien entendu, l inverse est également vrai. Toutefois, vous devez en faire plus et encourager activement les membres à se présenter à un poste du conseil. Plus loin, nous aborderons la possibilité d ouvrir la formation du conseil aux membres de la coopérative qui ne sont pas membres du conseil. Il est utile d avoir un comité de mise en candidature actif pour inviter les membres à se présenter au conseil. Sans montrer de favoritisme, cherchez des membres qui s intéressent activement à l endroit de la coopérative. Cherchez aussi ceux qui semblent avoir du potentiel, surtout du côté des jeunes membres. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 23

28 Nous ne pouvons trop insister sur ce point. Les futurs dirigeants de votre coopérative ne se manifesteront pas s il n y a pas de mélange de générations au conseil. Une coopérative qui n a pas un mélange de générations au conseil fera éventuellement face à des problèmes de direction. Voici des signes montrant que votre coopérative planifie sa relève : vous avez un comité de mise en candidature qui cherche à recruter des candidats pour les élections au conseil vous encouragez activement les jeunes membres à participer au sein de la coopérative. Vous croyez qu il y a un écart énorme entre la situation dans votre coopérative et ces signes d une bonne gouvernance? En fait, ce n est pas aussi difficile que vous pourriez le penser d atteindre ces normes. Vous serez bien avancé sur la voie d une bonne gouvernance si vous prenez au sérieux le poste d administrateur, si vous accordez une attention aux bonnes communications et si vous établissez de bonnes relations de travail avec les gestionnaires de votre coopérative. 24 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

29 Dix bons conseils pour assurer une bonne gouvernance 1. Demandez aux membres du conseil de signer une entente de bonne conduite et de la respecter. 2. Prenez le temps d établir de bonnes relations au sein du conseil. Le conseil prend les décisions collectivement, alors apprenez à connaître les autres administrateurs et ce qui les intéresse. 3. Organisez des réunions efficaces et bien présidées où vous réalisez des choses. C est là où vous ferez la majorité de votre travail d administrateur, alors faites en sorte que les réunions du conseil comptent. 4. Assurez-vous d avoir une bonne gestion la bonne gouvernance en dépend. 5. Écoutez les différents points de vue exprimés au conseil, même si vous n êtes pas d accord avec eux. Quand le conseil prend une décision, appuyez-là. 6. Apprenez à bien connaître votre rôle. Les administrateurs ont des pouvoirs seulement en tant qu entité gouvernante lorsqu ils agissent ensemble, et leur rôle n est pas d agir comme la police de la coopérative. 7. Planifiez votre cycle d affaires. Sachez à l avance ce que vous voulez accomplir au cours des 12 prochains mois. 8. Agissez en fonction des politiques et des règles ou règlements établis, n improvisez pas au fur et à mesure. Si vous trouvez que certaines politiques ne sont pas efficaces, vous pouvez en proposer de nouvelles aux membres. 9. Organisez régulièrement des assemblées de membres, mais pas plus souvent que nécessaire. Ne gaspillez pas le temps de vos membres. 10. Si vous avez des comités, assurez-vous qu ils connaissent leurs rôles. Les comités ont un rôle consultatif. Contrairement au conseil, ils n ont pas le pouvoir de prendre des décisions. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 25

30 26 U N E B O N N E G O U V E R N A N C E

31 5 Le rôle des membres pour assurer une bonne gouvernance Dans ce guide, nous nous concentrons surtout sur le conseil d administration. Toutefois, la bonne gouvernance est l affaire de tous les membres et, comme nous l avons mentionné au début, ils ont aussi un rôle à jouer à ce chapitre. Les membres, évidemment, ne sont pas le conseil. Ils ne possèdent pas la gamme de pouvoirs que les lois sur les coopératives accordent au conseil pour diriger les affaires de la coopérative, et ils ne devraient pas essayer de faire (ou de défaire) le travail du conseil dans les assemblées générales. Par contre, il y a des décisions de gouvernance importantes que seuls les membres peuvent prendre, comme : Le conseil doit aider les membres à savoir en quoi consiste la bonne gouvernance en leur offrant la possibilité de l apprendre. Pensez à envoyer vos membres qui ne sont pas des administrateurs aux ateliers de formation offerts par le mouvement de l habitation coopérative. choisir les administrateurs ; modifier les règles et les règlements de la coopérative ; adopter les politiques établies par les membres. Dans certains cas, comme en Ontario, seuls les membres peuvent approuver les droits d occupation qui sont fixés chaque année. Vérifiez la loi qui s applique à votre coopérative pour savoir quelles décisions doivent être prises par les membres. En plus de respecter leurs obligations juridiques, les membres appuient la bonne gouvernance : en sachant ce qui constitue une bonne gouvernance ; en connaissant les valeurs et les principes de la coopération et de l habitation coopérative ; en participant aux assemblées des membres et en prenant la parole ; en appliquant les principes de la bonne gouvernance dans leur travail avec les comités ; en choisissant des administrateurs qui agiront de façon éthique et qui tiendront d abord compte des intérêts de la coopérative ; en encourageant des possibilités d éducation et de formation pour les membres, et en y participant. U N E B O N N E G O U V E R N A N C E 27

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